Каждая запасная часть (номер по каталогу) является самостоятельным товаром, поэтому работа с каждым наименованием должна вестись отдельно. Невозможно, как это пытаются делать на практике, успешно управлять даже группой запчастей, пусть и относящейся к одному агрегату. Обязательно одни детали будут ходовыми, другие неликвидами. Нельзя, как это делают многие, предоставлять единую скидку на весь прейскурант или увеличивать цены всего прейскуранта на единый процент. В подобных случаях убытки неизбежны.
Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами.
Признаки (коды):
– признак группы спроса – ABC (автоматически вводится после анализа за период);
– коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводится после анализа за период);
– признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа);
– признак ручного контроля;
– признак важного резерва;
– признак наличия страхового запаса;
– группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);
– группа обрудования (топливка, электрика, резино-технические и т. д.);
– коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;
– коэффициент рентабельности фактический в периоде;
– признак категории калькуляции розничных цен;
– признак категории изменения розничных цен;
– признак группы скидок с розничных цен;
– признак группы стоимости – XYZ;
– признак степени конкуренции;
– признак показательных цен;
– коэффициент общего изменения цен;
– признак группы цен;
– признак группы скидок;
– признак необходимости снижения цен поставщика;
– фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий;
– коэффициент пересчета нетто-цен после коррекции;
– коэффициент пересчета нетто-цен после максимальной скидки.
Основные данные:
– название изготовителя машин (группа);
– номер детали по каталогу изготовителя машин;
– номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;
– номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей;
– наименование на русском языке;
– наименование на английском языке;
– код изготовителя детали (несколько полей);
– код и название подгруппы;
– в какой комплект или сборку входит – если не поставляется отдельно;
– модели машин, для которых предназначена деталь;
– применяемость (неограниченно полей);
– период применения на машине;
– VIN-код применяемости;
– код модели двигателя;
– какой деталью заменена (после снятия с производства);
– вместо какой детали введена в конструкцию;
– код взаимозаменяемости;
– код наименования;
– срок службы расчетный;
– возможность восстановления после износа;
– единица измерения;
– вес;
– объем;
– количество на 1 машину;
– количество в комплекте;
– вид упаковки;
– количество в упаковке;
– вид тары.
Складские данные:
– адрес хранения;
– наличие на складе фактическое;
– наличие на других складах;
– минимальный запас или точка заказа;
– максимальный запас;
– страховой запас;
– неприкосновенный запас – до решения руководства. Ценовые данные:
– закупочная цена в валюте;
– закупочная цена в рублях;
– розничная цена в валюте;
– розничная цена в рублях;
– признак категории калькуляции розничных цен;
– признак категории импортной пошлины;
– признак категории изменения розничных цен;
– признак группы скидок с розничных цен;
– признак степени конкуренции;
– признак показательных цен;
– коэффициент общего изменения цен;
– признак группы цен;
– признак группы скидок;
– признак необходимости снижения цен поставщика;
– фактический коэффициент пересчета текущий;
– коэффициент пересчета нетто после коррекции;
– коэффициент нетто после максимальной скидки;
– другие признаки (до 10).
Данные для заказов и отгрузок:
– срок поставки;
– минимальное количество для заказа, норматив поставщика;
– оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка – срок поставки;
– заказано у поставщика;
– подтверждено поставщиком к поставке;
– недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;
– неудовлетворенный спрос, шт.;
– недогружено заказчику (долг), шт.;
Статистические данные:
– продано в периоде – нарастающим с начала года, шт.;
– продано в периоде, кг;
– продано в периоде, куб. м;
– продано в периоде в закупочных ценах;
– продано в периоде в розничных нетто ценах;
– валовой доход в периоде;
– продано в году "текущий-1", шт.;
– продано в году "текущий-2", шт.;
– продано в году "текущий-Х", шт. /до 5 и более лет/. Аналитические данные:
– признак группы спроса – ABC;
– признак группы стоимости – XYZ;
– коэффициент оборачиваемости запаса фактический;
– коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;
– коэффициент рентабельности фактический в периоде;
– сбыт на 1000 машин в год, шт.;
– сбыт на 1000 машин в год, кг;
– сбыт на 1000 машин в год, куб. м.
Особенности учета сервисных операций
Модуль "сервис" должен обеспечивать возможности контролировать трудозатраты, израсходованное машинное время, материалы, сырье в многоуровневом режиме.
и отдельный учет сервиса собственных машин, принадлежащих предприятию или арендованных для производственных нужд с отнесением расходов на затраты производства;
и учет восстановления отдельных агрегатов для помещения на склад в качестве оборотного ремфонда и товара для продажи с отнесением расходов и доходов на реализацию запасных частей;
и обеспечение строгого разделения прав пользователей сервисного цеха – менеджер, например, не сможет обслужить клиента в обход фирмы, так как без регистрации заказа в программе работники цеха не выполнят работы, требуемые клиенту, при отсутствии накладной склад не выдаст запчасти и расходные материалы, а охрана не выпустит обслуженный автомобиль без отметки об оплате денег в кассу; в этом случае сотрудники не в состоянии предпринимать действия, наносящие ущерб предприятию.
Операции и запросы:
– сохранение всех отчетных документов с возможностью их последующей распечатки;
– автоматическое занесение в базу данных информации о клиенте и его автомобиле при заполнении наряда-заказа на работы с последующим автоматическим извлечением занесенной информации;
– заполнение наряд-заказа на выполненные работы, с применением норм времени по конкретной марке автомобиля;
– выборка нормативов трудозатрат из базы, применимой к выбранной модели автомобиля;
– анализ стоимости работ по ремонту автомобиля;
– возможность редактирования норм времени, создание собственных баз по нормам времени;
– печать заказа;
– ввод результатов производства;
– вывод информации о результатах производства;
– зачет результатов производства;
– вывод журнала производства;
– автономный расчет стоимости продукции.
Отчеты и справки:
• отчет о проведенных работах (за любой день или период);
• отчет об исполнителях работ (за любой день или период);
• сохранение всех отчетных документов, с возможностью их последующей распечатки;
• отчет о незавершенном производстве;
• запрос о доступности компонентов (деталей, материалов);
• запрос об использовании компонентов;
• вывод спецификации изделия;
• вывод информации об использовании;
• отчет по истории производства;
• ввод перемещений между хранилищами;
• отчет о перемещениях между хранилищами.
Статистика по клиентам:
– информация о клиенте и его автомобиле;
– информация о выполненных работах, даты их проведения, исполнители работ.
Организация заказов
Себестоимость продукции:
• включает накладные расходы, затраты рабочего и машинного времени;
• можно задавать количество часов в норме времени;
• можно задавать тариф за норму времени.
Гибкое задание количества используемых материалов и норм времени:
• по группе;
• по единице продукции.
Оформление заказов
Возможность печати комплектовочных документов. Используемые запасы резервируются за компонентами продукции. Полная интеграция, если необходимо, с модулем управления партиями при распределении материалов.
Отслеживание завершенных производственных заданий. Корректировка заказов
Полное отслеживание реальных значений предполагаемых затрат ручного и машинного времени. В ходе производственного процесса может быть указано использование дополнительных компонентов.
Завершение заказов
Автоматическое обновление значений стоимости по записям журнала производства. Автоматическая генерация транзакций Главной Книги по операциям журнала производства. Возможность обновлять счета в Главной Книге в случае использования непрерывного товарно-материального учета. Система осуществляет учет использования компонентов на момент завершения производственного процесса.
Пользователь может ввести следующую информацию для ведения статистики:
• произведенное количество;
• количество отбракованных;
• количество поврежденных;
• количество проверенных.
Возможности комплектации
Возможно структурировать наборы товаров для отработки заказов на поставку:
• информация о наборах отражается в комплектовочных документах;
• информация о наборах отражается в счетах.
Гибкая структура спецификаций:
• любая единица товарно-материального учета может быть включена в спецификацию;
• неограниченное число уровней вложения в спецификации.
Возможен многоуровневый анализ доступности компонентов. Многоуровневые отчеты предоставляют информацию с заданным числом уровней отображения. В спецификацию могут быть помещены указания и комментарии.
Отчеты и запросы:
• производственный заказ;
• журнал производства;
• спецификация продукции;
• запрос доступности (многоуровневый) компонентов;
• незавершенное производство;
• история производства;
• запрос "где используется" (многоуровневый);
• обновление результатов производства.
Распечатки: и продукция;
• используемые компоненты (многоуровневая);
• производственное задание;
• "где используется" (многоуровневая).
Расчеты для длительных производственных процессов
Модуль предназначен для управления запасами и расчета себестоимостей применительно к длительным производственным процессам.
Неограниченное количество описаний процессов (а именно спецификаций продукции), представляющих предопределенные шаги производственного цикла.
Неограниченное число производственных процессов в спецификации продукции.
Каждый вид продукции связывается с процессом.
Описание продукции включает:
• оценку затрат ручного труда и машинного времени на единицу продукции;
• тип стоимостного учета выпущенной продукции – нормативная стоимость, средняя стоимость или расчетная по факту;
• тип стоимостного учета использованных полуфабрикатов и произведенных побочных продуктов;
• средний процент выхода готовой продукции;
• предполагаемый выход побочных продуктов;
• перечень используемых полуфабрикатов, включая количество, требуемое для каждого изделия;
• фактор перевеса, используемый в упаковочных процессах.
Данные, относящиеся к конкретному процессу, включают:
• признак контроля потерь веса;
• номер счета главной книги для учета непредвиденных потерь и номер подразделения;
• последовательность процессов при вычислении себестоимости;
• максимальный процент отклонения от номинального значения затрат ручного и машинного времени для предупреждения оператора при вводе в систему результатов производства.
Предопределенные производственные затраты по процессу:
• возможность задания стандартных расценок на производство продукции за период.
Система обеспечивает неограниченное число промежуточных результатов производства в виде изделий (полуфабрикатов), представляющих собой предопределенные этапы технологического цикла производства.
Каждое изделие или полуфабрикат связываются с производственным процессом.
Описание изделия/полуфабриката включает:
• ожидаемый выход побочных продуктов данного процесса.
Данные о результатах производства
Автоматическое обновление состояния запасов.
Замена используемых материалов на аналоги. Возможность "примешивать" дополнительные компоненты в ходе производства.
Подсчет непредвиденных затрат для точного определения стоимости готовой продукции.
Подсчет забракованных изделий:
• нерегистрируемых как часть складируемой готовой продукции;
• стоимость забракованных изделий учитывается в стоимости готовой продукции.
Автоматический контроль правильности веса на выходе производства:
• общий произведенный вес = вес продукции + вес брака + вес упаковки.
Автоматический расчет и обновление нормативов стоимости по результатам производства:
• накопление результатов производства в течение отчетного периода;
• средняя стоимость единицы продукции включает в себя накладные расходы;
• стоимости побочных продуктов выделяются из общей стоимости;
• учитываются стоимости отходов;
• автоматически создается заключительная по периоду запись в журнале производства.
Отчеты
Полная отчетность по результатам производства:
• по процессам;
• по видам продукции;
• по складам;
• за определенный период.
Подробные отчеты включают:
• общее количество произведенной продукции и возвращенных материалов;
• потери и брак;
• объем готовой продукции за период;
• общие непредвиденные затраты;
• средняя стоимость единицы продукции на конец периода.
Автоматический расчет выхода основной продукции: и расчет отклонения реального выхода от предполагавшегося;
• расчет среднего выхода основной продукции, размещение продукции по многим местам хранения.
Отчеты и запросы:
• историческая справка по производству;
• запрос "где используется".
Распечатки:
• параметры производственного предприятия;
• производственный процесс;
• состав изделия;
• где используется;
• норма времени;
• продукция;
• производственное задание.
Справочники:
• справочник нормативов стоимости работ, разрабатываемых поставщиками машин, институтом НАМИ;
• справочник марок автомобилей;
• справочник материалов;
• прайс-лист фирмы и т. п.
Особенности учета операций с запасными частями
Необходим раздельный учет выдачи запасных частей на гарантийный сервис, на коммерческий сервис, на поставки в цех и в магазин, со статистикой для анализа и отчетными сводками, с отнесением расходов по гарантийному сервису на поставщиков, а расходов и доходов при коммерческих поставках – на реализацию запасных частей как отдельного вида деятельности.
Необходим отдельный учет запасных частей для сервиса собственных машин, принадлежащих предприятию или арендованных для производственных нужд с отнесением расходов на затраты производства, а также учет для восстановления отдельных агрегатов, которые будут помещены на склад в качестве оборотного ремфонда и товара для продажи с отнесением расходов и доходов на реализацию запчастей.
Применение современных стратегий управления невозможно без компьютеризации всех необходимых операций, включая:
– ежедневный анализ и прогноз спроса по каждому наименованию;
– ежедневный расчет с применением математических методов (теории вероятности, теории игр, теории массового обслуживания, теории очередей и др.) объемов основных и страховых запасов по каждому наименованию;
– ежедневная автоматическая подготовка на основании вышеупомянутых расчетов проектов заказов на пополнение запасов по тем или иным наименованиям.
Каждый компьютерный проект заказа обязательно должен корректироваться товароведом с учетом факторов, которые не в состоянии учесть компьютер: уход клиентов к другим продавцам, ожидаемый временный всплеск спроса из-за подхода срока капремонтов у крупного клиента, замена детали на деталь новой конструкции и т. д. и т. п.
Разумеется, руководство компании должно быть достаточно компетентным, чтобы понимать все вышеизложенное, и стратегически мыслящим, чтобы ежегодно выделять средства для развития компьютеризации.
Бизнес-планирование
Инвестиции
Привлечение инвесторов
Предприниматели заинтересованы в привлечении инвесторов. Инвесторы, в свою очередь, заинтересованы в перспективном и безрисковом вложении средств.
Для того чтобы быть конкурентоспособными, т. е. привлекать потребителей к своим услугам, привлекать инвесторов, желающих предоставить необходимый капитал для финансирования деятельности, российские предприятия должны принять на вооружение современную практику ведения бизнеса, включая практику ведения прозрачного бухгалтерского учета, который показывает реальное состояние предприятия, проливает свет на его перспективы и обеспечивает руководству достоверную информацию, позволяющую реагировать на изменения конъюнктуры потребительского рынка.
Нельзя рассчитывать на выживание в конкурентной борьбе на рыке товаров и услуг, не соблюдая дисциплины потребительского рынка и дисциплины рынков капитала.
Первая дисциплина требует соблюдения критериев результативности, качества и цены.
Вторая дисциплина предполагает соблюдение критериев разумного управления, открытость результатов деятельности для общественности.
От внимания к дисциплине рынков капитала будет зависеть успех российских предприятий в привлечении капитала в форме стратегических инвестиций, прямого кредитования или их комбинации. Стратегические инвесторы, т. е. банки или финансовые группы, пользуются услугами специалистов по развитию бизнеса. Эти специалисты в целях построения прогнозов движения денежных средств, а также выработки логистики операций опираются на надежную информацию, чтобы смягчить или снизить возможные риски.
Информация является движущей силой рынков капитала и процесса принятия решений. На банки работают десятки аналитиков, изучающих инвестиционные возможности, которые ставят перед собой вопрос: "Если я начну развивать эту инвестиционную возможность, каковы риски и какова отдача?"