И вот здесь мы выбираем нужную нам кассу из всего множества. Действительно, в Реестре есть POS-системы, вендинговые аппараты, автономные ККТ и т.д. Поэтому, исходя из условий эксплуатации и потребностей бизнеса, мы и выбираем нужный тип кассового аппарата.
Дальше, в соответствии с новыми требованиями Закона, нужно решить практически одновременно несколько задач:
– купить выбранную ККТ;
– зарегистрировать ККТ в ФНС;
– организовать правильное применение ККТ в бизнесе;
– разработать комплекс мероприятий и необходимых материалов для обеспечения данного правильного применения ККТ и т.д.
Рассмотрим подробней эти процессы. Итак, после того, как мы выбрали необходимый нам тип ККТ, мы ищем продавца ККТ. То есть, возникает самый простой рыночный вопрос: где и у кого купить ККТ. Здесь особых изменений по сравнению со "старым" порядком применения ККТ практически нет. Покупаем или у Производителя, или у их представителей, которые имеются во многих регионах. Естественно, их представителями являются Сертифицированные Сервисные центры (ССЦ), которым Производители делегировали часть своих полномочий. А именно: продажу и техническую поддержку своих типов ККТ.
Как найти Производителя или нужный Вам ССЦ? Это просто: наберите в Интернете поисковую строку "купить ККТ", и там Вы найдете большое многообразие тех фирм, которые предложат Вам эти услуги.
Можете также зайти на сайт "ФНС" в раздел www.nalog.ru/rn77/related_ activities/registries/reestrkkt/. Там указаны реквизиты практически всех Производителей касс, которые включены в Реестр. Также Вы можете проконсультироваться в своей налоговой инспекции, и они подскажут Вам, к кому лучше обратиться. Тем более они с учетом опыта предыдущих контактов с Сервисными центрами могут заранее предупредить, куда Вам лучше не ходить. Потому что, к сожалению, непрофессионалов у нас тоже хватает.
Следующий шаг. Вы уже знаете, что далее следует задача – зарегистрировать ККТ в личном кабинете ИФНС. Вы уже поняли, что раньше этого при применении ККТ не было. Раньше Вы, купив кассовый аппарат, заключали договор с ЦТО, затем делали заявку в налоговую инспекцию, Вам выделялось дата и время прибытия на регистрацию и фискализацию кассового аппарата. После этого "лихая троица": налоговый инспектор, Потребитель и инженер-программист ЦТО, совместными действиями активизировали фискальную память (т. е. фискализировали) ККТ. Ваш кассовый аппарат вносился в книгу учета ФНС, и Вам выдавалась карточка регистрации. Те бизнесмены, которые в бизнесе уже давно, знают, какие при этом приходилось отстаивать очереди, и какую это вызывало нервотрепку.
Теперь все гораздо проще. Зашли в Интернет, открыли личный кабинет и сами зарегистрировали на сайте ИФНС свой кассовый аппарат. Правда ведь здорово! Не надо стоять в очереди, не надо стыковаться с ЦТО, в удобное для Вас время открыли Интернет, заполнили все, что Вам нужно, и получили карточку регистрации. Но, это – теория. На самом деле, вы уже поняли, что перед тем, как это сделать, Вам нужно выполнить еще как минимум два дополнительных действа.
Первое: получить квалифицированную электронную подпись. Как это делается, что это и для чего, мы более детально расскажем Вам в главе 4 данного раздела.
Второе: необходимо заключить договор с ОФД, ибо в соответствии с новой редакцией Закона без этого договора Вам ККТ зарегистрировать не удастся.
Практически вот эти два момента являются одними из основных коренных и революционных изменений по сравнению с предыдущей системой эксплуатацией ККТ и по сравнению с ранее действующим Законом о ККТ. Как это делается – более детально мы расскажем в главе 3 данного раздела. Итак, Вы получили КЭП, договор с ОФД заключили, после этого можете регистрировать ККТ в ИФНС. Для этого Вам нужно открыть личный кабинет на сайте ФНС. И дальше по инструкции внести все необходимые данные, после чего Вы в режиме онлайн зарегистрируете свой кассовый аппарат. Конечно, там тоже не все так просто, и данные вопросы мы рассмотрим в главе 5 данного раздела. Что интересно, в соответствии с новой редакцией Вы можете регистрировать ККТ в любой налоговой инспекции.
После регистрации, получив карточку регистрации, Вы можете работать на своей ККТ. Но для этого, конечно, ее нужно еще запрограммировать, то есть, внести достаточно много различных данных, которые потом будут отражаться на чеках и, соответственно, которые потом будут отправляться в ОФД и ИФНС.
Итак, все подготовительные работы Вы сделали, ККТ можно применять для наличных денежных расчетов. Но готовы ли Ваши сотрудники для этого? Действительно, это самый сложный и "тонкий" вопрос. Сначала их нужно научить. Вопрос: как учить? Этому в нашей книге посвящен целый раздел (раздел 4), где Вы детально разберетесь, чему и как нужно научить своих кассиров-операционистов. А по-крупному, это – изучение следующих вопросов:
– работа на ККТ в процессе смены;
– правильный прием наличных денежных средств;
– вывод ККТ из сбойных состояний;
– готовность к контрольным закупкам и проверкам и т.д.
Вы прекрасно понимаете, что вот именно эти вопросы являются одним из важнейших составляющих жизненного цикла применения ККТ.
Отдельно следует решение вопросов разработки необходимых мероприятий, методик и распоряжений для того, чтобы организовать правильное применение ККТ на своей фирме. Также не следует забывать, что необходимо обучить своих сотрудников, а также представителей Администрации использованию различных программ, которые имеются в "Магазине приложений" многих ККТ.
Естественно, немаловажным является выполнение всех пунктов технической поддержки ККТ. В инструкции каждого кассового аппарата написано, что и когда нужно делать при обслуживании кассового аппарата, и Вы можете, в принципе, выполнять все это сами и силами своих сотрудников. Также Вы в зависимости от сроков самостоятельно можете заменить фискальный накопитель, выводить ККТ из сбойных состояний и ремонтировать ее в случае отказа. Действительно, сэкономите огромную сумму, порядка 600 руб. в месяц, и все организуете и сделаете сами. Вы понимаете, что мы это говорим с некоторым сарказмом? Ведь в своем автомобиле Вы тоже можете сами заменить масло, масляный фильтр, тормозные колодки, выполнить ТО. И какая разница: то ли это "Мерседес" или "Ауди"? Понимаете, к чему клоним? Онлайн-кассы – это кассы абсолютно нового поколения. Это Вам не старый "Запорожец" или "Жигули"… Но двигаемся дальше.
Вам необходимо в соответствии с жизненным циклом разработать комплекс мероприятий по обеспечению готовности Ваших сотрудников к различным проверкам ФНС, МВД и т.д. Естественно, на каждом этапе жизненного цикла ККТ Вас подстерегают различного рода вопросы и проблемы. Все их нужно знать. Основные проблемы у Вас могут возникнуть, если Вы:
● не изучили досконально новую редакцию закона 54-ФЗ;
● халатно отнеслись к выбору Сертифицированного Сервисного центра;
● не направили кассира-операциониста на комплексную подготовку (п.1.3., глава 1, раздел 4);
● не разработали на фирме необходимый комплекс документаций, приказов, инструкций и др.
Соответственно, присутствуют различные нюансы в жизненном цикле ККТ, если Вы их используете для продажи алкоголя, интернет-торговли, продаже бензина, в такси, приеме металлолома и др. Все эти вопросы также раскрыты в нашей книге.
Жизненный цикл ККТ в любом бизнесе достаточно продолжителен и, естественно, непрост. И Вы должны понимать и знать свои обязанности и возможные проблемы на конкретном этапе. Чтобы применение ККТ у Вас происходило, во-первых, без всяких сбоев, во-вторых, без претензий как покупателей, так и любых проверяющих органов.
Глава 3. Операторы фискальных данных. ("Третий глаз" налоговиков).
Оператор фискальных данных (ОФД) – это организация, созданная в соответствии с законодательством РФ, находящаяся на территории России, получившая в соответствии с законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники разрешение на обработку фискальных данных.
Стать оператором фискальных данных может любая фирма. Для этого необходимо соблюсти следующий ряд условий:
1. У фирмы должно быть оборудование (собственное или арендованное) для формирования и проверки фискальных данных.
2. У фирмы должна быть лицензия, выданная ФСБ.
3. Кроме лицензий на передачу информации и на работу с защищенной информацией, фирма должна еще пройти проверку в ФСБ у специальных экспертов. Проверка на предмет соответствия: фирма может (не может) работать в этой области.
4. Организация, которая собирается работать в качестве ОФД, должна также получить разрешение у налоговой службы на обработку фискальных данных. Любая организация (кроме ИП), которая соответствует указанным выше четырем требованиям, может работать в качестве оператора фискальных данных.
ФНС принимает решения о выдаче разрешения на обработку фискальных данных и об аннулировании разрешения на обработку фискальных данных, о проведении проверки осуществления деятельности ОФД в соответствии со статьей 44 Федерального Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении ККТ…".
На май 2017 года в Реестре операторов фискальных данных числилось восемь организаций:
Список операторов фискальных данных
В соответствии со своим предназначением ОФД – организация, которая осуществляет обработку данных с чеков, собирает, хранит и передает эти данные в электронном виде от онлайн-ККТ к ИФНС. Оператор фискальных данных – это своего рода сборный пункт, в который собирается вся информация о продажах с кассовых аппаратов, подключенных к Интернету (с онлайн-касс).
В соответствии с Законом обработка фискальных данных – любое действие (любая операция) или совокупность действий (операций), совершаемых ОФД с применением технических средств при формировании и использовании базы фискальных данных, включая получение, проверку достоверности, сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение в некорректируемом виде, извлечение, использование, передачу в адрес налоговых органов в виде фискальных документов, предоставление налоговым органам таких данных и доступа к ним.
Если говорить максимально просто, то ОФД играют роль посредников между пользователями ККТ и ФНС. Они:
● передают электронные чеки в ФНС;
● обеспечивают налоговикам онлайн-доступ к фискальным данным;
● хранят их не менее пяти лет и защищают от попыток что-то в них изменить;
● дают возможность покупателям получить чек в электронном виде.
Договор с ОФД в обязательном порядке заключается при покупке и активации кассового аппарата и на счет ОФД вноситься предоплата за определенный период обслуживания. В случае, если по какой-то причине предприниматель вовремя не внес предоплату за следующий период, кассовый аппарат блокируется, автоматически исключается из реестра, и в налоговую инспекцию отправляется об этом информация. А это может послужить причиной для проведения проверки предприятия и ведет за собой наложения штрафа. Будьте бдительны!
В случае смены ОФД нужно пройти процедуру перерегистрации ККТ. При этом пользователь ККТ обязан подать заявление не позднее одного рабочего дня, следующего за днем изменения сведений.
ОФД обязан вести учет договоров на обработку фискальных данных, уведомлять уполномоченный орган о заключении с пользователем договора на обработку фискальных данных или о расторжении указанного договора. При этом ОФД отправляет в ФНС уведомление с уточненными сведениями в течение одного рабочего дня с момента заключения или расторжения указанного договора, либо изменения сведений, указанных в договоре.
Организация и техническое обеспечение работы Оператора достаточно сложны и ответственны. В то же время возможности ОФД достаточно велики и позволяют Пользователям получать дополнительно много возможностей для повышения эффективности своего бизнеса.
Потребитель, который заключил договор с ОФД и зарегистрировался в личном кабинете (ЛК), получает дополнительную возможность получать следующую информацию:
– статистику по торговым операциям;
– осуществлять просмотр чеков;
– статистику по сменам (X, Z-отчеты);
– сводную аналитику по выбранным параметрам.
При обеспечении бесперебойной работы базовый сервис ОФД выполняет следующие сложные и ответственные функции:
1. Обработку и передачу фискальных данных клиента.
2. Просмотр информации об операциях в ЛК.
3. Проверку подлинности чека на сайте ОФД.
4. Хранение данных о продажах.
Основной принцип работы ОФД.
Давайте представим: в Ваш магазин приходит покупатель, чтобы купить, к примеру, упаковку молока. Кассир сканирует штрих-код на упаковке или вводит сумму на кассовом аппарате.
Внутри кассы стоит фискальный накопитель. Накопитель сохраняет чек, присваивает ему фискальный признак и отправляет данные на сервер ОФД.
ОФД формирует квитанцию, подписывает ее ответным фискальным признаком и отправляет контрольно-кассовой машине. Фискальный накопитель на кассе регистрирует ответную квитанцию – теперь регистрация чека завершена.
ОФД передает полученные данные в налоговую. У покупателя остается бумажный чек, а на почту или абонентский номер приходит его электронная версия.
Принципиальная схема работы базового сервиса ОФД, прохождение сигналов показаны на следующем рисунке.
Для обеспечения хранения баз данных практически все ОФД:
● находятся под круглосуточным наблюдением;
● имеют автономные источники питания и могут работать автономно несколько дней и устойчивы к "катастрофам";
● база данных имеет резерв в двух географически разнесенных зонах;
● имеют коэффициент отказоустойчивости не менее 99,989%;
● соответствуют категории TIER III;
● сертифицированы по стандарту ISO 27001 и PCI DSS.
Алгоритм работы Потребителя при взаимодействии с ОФД:
1. Подключить Интернет.
2. В Удостоверяющем центре получить квалифицированную усиленную электронную подпись. Список аккредитованных Удостоверяющих центров выложен на сайте Минкомсвязи России.
3. Заключить с ОФД договор в ЛК.
4. Зарегистрировать ККТ в личном кабинете на сайте ФНС.
Внешний вид чеков изменился – теперь каждый чек содержит QR-код и ссылку. Если покупатель отсканирует код, он переходит на сайт проверки чеков. На сайте можно сравнить, соответствует ли бумажный чек электронному. Если нет, покупатель может пожаловаться на магазин.
Заменит ли электронный чек бумажный? Со временем, наверное, да. В электронном чеке указывается ИНН магазина, названия товаров, их цена, сумма налогов и другая информация – как в привычном бумажном чеке. Однако по Закону продавец все еще обязан выдавать бумажные чеки по требованию покупателя.
Особенности отправки электронных чеков:
● отправка электронных чеков по sms или e-mail происходит по требованию покупателей;
● повторная отправка в ЛК – при необходимости;
● стоимость отправки sms по себестоимости от оператора связи;
● отправка по e-mail – бесплатно.
Какие дополнительные обязанности и проблемы возникают у Вас при взаимодействии с ОФД?
– во-первых, обязанность выдать покупателю не только кассовый чек на бумажном носителе, но и в электронном виде на адрес электронной почты Покупателя ложится на пользователя ККТ;
– во-вторых, все пользователи обязаны иметь договор с ОФД при применении онлайн-ККТ;
– в-третьих, при аннулировании разрешения на обработку данных ОФД пользователь имеет право не передавать данные на сервер ФНС в течение 20 календарных дней. Но в этот период пользователю необходимо заключить договор с новым ОФД и отправить через его сервер всю накопленную информацию в ККТ;
– в-четвёртых, усилена административная ответственность в виде штрафных санкций на потребителя за неприменение ККТ, а нарушение сроков передачи данных и будет квалифицироваться как неприменение ККТ;
Для ОФД в Законе также установлены достаточно жесткие штрафные санкции. Если они нарушат свои обязанности, то в соответствии с изменениями в законе на ОФД налагаются следующие штрафы:
