...
Прочное основание – прекрасно подготовленные история и графика – в сочетании с вербализацией обеспечивают необходимый уровень комфорта.
В рамках программы "Эффективные презентации" я прошу своих клиентов дать уверенный старт своей презентации за 90 секунд: вступление, УТП, связка с пунктом Б, связка со "скажите им…" и еще одна связка с обзором. С первой попытки сделать это без запинки никому не удается. Я прошу попробовать снова. На второй раз они сбиваются меньше, и еще меньше с каждой новой вербализацией. Попробуйте сами, и вы убедитесь, насколько действен этот метод.
Будьте готовы к тому, что во время каждой репетиции и выступления перед живой аудиторией вы не будете повторяться слово в слово. Не смущайтесь – логичность отточенного плана и достигнутый благодаря вербализации уровень комфорта гарантируют, что вы сумеете выразить свои главные мысли четко и убедительно. В этом и заключается сила вербализации.
Интервальное обучение
Педагоги-теоретики проводят различие между распределенным обучением и массированным. Первое, распределяемое по времени, более эффективно, поскольку оно позволяет впитывать и осмыслять информацию. Распределенное обучение – синоним интервального обучения; массированное – синоним зубрежки.
Каждый школьник в Америке слышал историю о том, как Авраам Линкольн написал Геттисбергское послание на обратной стороне конверта. Подразумевается, что он набросал эту классическую речь практически без всякой подготовки.
Эта история имеет несколько вариаций. В книге "Линкольн в Геттисберге", получившей Пулитцеровскую премию, Гэрри Уиллс привел менее известную версию той же истории: "Линкольн обдумывал речь на пути в фотомагазин в Вашингтоне и записывал ее на куске картона… он писал ее, пока ехал в поезде… и ночью накануне посвящения… утром перед выступлением и даже про себя проговаривал ее, пока выступал Эверетт [предыдущий оратор на Геттисбергской церемонии]" [7] .
Возможно, хрестоматийный вариант этой истории многим нравится потому, что деловые люди нередко готовят свои выступления подобным же образом. Чарльз М. Боесенберг, ныне член совета директоров Callidus Software and Interwoven, в свое время был президентом MIPS, компании по разработке полупроводников, и участвовал в презентации накануне публичного размещения акций компании в 1989 году. Позднее, когда Чарльз стал главным исполнительным директором Central Point Software, он обратился ко мне, чтобы подготовить аналогичную презентацию. Я познакомил Чарльза с теми же техниками и инструментами, о которых рассказывал вам: с формой для подготовки презентаций, техникой мозгового штурма, кластеризацией и структурами потока.
В середине первого дня программы Чарльз расплылся в улыбке и сказал: "В MIPS мы проделывали все это в такси по дороге на презентацию!"
Чарльз не исключение. Когда я спрашиваю своих клиентов, подготавливались ли они когда-нибудь к презентации в последнюю минуту, на их лице обычно появляются смущенные усмешки. Варианты ответов сводятся к следующим:
• "Обычно у меня нет времени готовить презентацию, и я выступаю экспромтом";
• "Я опаздываю на презентацию. Пожалуйста, набросайте мне речь";
• "У меня нет времени работать над докладом, пусть в отделе маркетинга подготовят что-нибудь".
И наконец, существует, к сожалению, еще один весьма популярный подход: "Посмотрим… Я использую три слайда Тома, шесть – Дика и четыре – Гарри". Помните, как это называется? Франкенштейн.
Если вам знаком хоть один из этих подходов, понятно ваше стремление верить в то, что Авраам Линкольн составил свою классическую речь подобным же образом. Однако дела обстоят с точностью до наоборот. Гэрри Уиллс окончательно рассеял этот, по его словам, "глупый, но устойчивый миф", детально поведав сложную историю создания Геттисбергского послания. Уиллс описывает, что заложило фундамент ораторского искусства Линкольна: классическая риторика, особенно популярная в XIX столетии; увлечение Линкольна литературой и Библией; учеба и практика на протяжении всей жизни; его восхищение ораторским искусством Даниэля Уэбстера. Уиллс добавлял: "Линкольн писал медленно, всегда классифицировал свои мысли и любил оттачивать логику и формулировки. Этот процесс предшествовал любому его публичному выступлению".
В дополнение ко всему Уиллс также говорит о том, что Линкольн сочетал вербализацию с интервальным обучением: "Несомненно, секрет ораторского искусства Линкольна в том, что он не только готовился вслух, чтобы облечь мысли в слова, но и писал, чтобы упорядочить свои мысли".
Затем Уиллс полностью развенчивает миф Геттисбергского послания. Он приводит несколько исторических свидетельств, указывающих на то, что Линкольн начал готовиться к выступлению как минимум за два дня и продолжал работать над текстом по пути в Геттисберг. Затем, в тот знаменательный день 19 ноября 1863 года Линкольн поднялся на сцену "с одним или двумя листками бумаги". И все ради речи из 272 слов!
А теперь перейдем от потрясающего красноречия Авраама Линкольна к обычному человеческому хобби. Опытные кроссвордисты знают: если кроссворд не разгадывается, лучше отложить его на какое-то время. Когда они к нему вернутся, все получится. Те, кто признает важность интервального обучения, говорят: если вернуться к презентации или речи спустя некоторое время, можно сразу же увидеть несколько возможностей усовершенствовать ее. Объясняется это тем, что так вы смотрите на презентацию с иной точки зрения или же позволяете своему подсознанию переработать материал, в то время как сознание занято чем-то другим. Более того, благодаря такому свежему взгляду вы еще лучше овладеваете материалом и чувствуете себя уверенным человеком.
Почему же при таких преимуществах интервального обучения многие выступающие откладывают подготовку презентации на последний момент? Большинство деловых людей, как и вы, постоянно заняты и загружены. Однако если вы считаете, что каждая презентация – событие критической важности, такие отговорки неправомерны.
Всем нам знаком тезис Энди Уорхола о том, что любой может стать знаменитым за 15 минут. Я бы развил это высказывание, добавив, что каждый выступающий за 15, 30 или 60 минут выделенного времени может заставить аудиторию воскликнуть: "Ага! " . Разве вы не хотите использовать каждую минуту этого времени максимально эффективно? Разве вам не хочется, чтобы каждый инструмент и каждая техника помогали вам захватывать внимание аудитории, проводить их по всем этапам вашего выступления, ни на миг не отпуская, и, наконец, доставлять их в пункт Б?
Всего этого вы можете достичь с помощью интервального обучения.
Я сам применяю на практике то, чему учу. Большая часть материалов этой книги на протяжении двадцати с лишним лет оттачивалась в рамках курса "Эффективные презентации", за исключением данной главы. Я решил написать ее после того, как прочел книгу Уиллса. Для этого мне потребовалось 37 черновиков и более трех дней работы, не считая дополнительных черновиков, которые я составил после беседы с редактором и издателем.
Если эта глава окажется для вас полезной, благодарите интервальное обучение. Вы тоже можете использовать этот инструмент для собственного блага.
Внутренние связки
Вы будете выстраивать презентацию, используя ключевые элементы из формы рассказа. Эти элементы можно считать кирпичиками, но для того, чтобы кирпичи держались вместе, им нужен строительный раствор. Таким клеем служат особые нарративные инструменты – связки: выразительные устные переходы от одного слайда к другому, от одной части презентации к следующей.
Чтобы наглядно представить значение связок, давайте вернемся к конференциям инвестиционных банкиров, которые я впервые описывал в главе 4. Я часто посещаю такие конференции, поскольку они дают мне возможность за короткий срок побывать на самых разных презентациях. На каждой такой конференции я наблюдаю, как десятки руководителей компаний – уверенные, опытные и уравновешенные ораторы – проводят свои презентации. Однако же подавляющее большинство докладчиков проводит презентации по примерно одинаковому сценарию: переход от слайда к слайду со словами "А теперь мне хотелось бы рассказать о…", и так на протяжении всего выступления.
Эта банальная фраза – не просто бесполезное клише, она также разрушает любую последовательность и поток. По сути, из-за нее с каждым слайдом презентация как будто бы начинается заново. Она равнозначна перезагрузке и усложняет восприятие презентации аудиторией. Идеи, вырванные из контекста и не связанные с ним, опускают публику на уровень деревьев, и ваши зрители видят лишь по дереву за раз, не имея представления о целом лесе, что скрывается за кронами. Здесь отсутствуют связки, "вербальный клей", который должен предоставить сам выступающий.
Связки бывают двух типов: внутренние – утверждения, которые связывают разные части презентации, и внешние – высказывания, "соединяющие" вашу презентацию с аудиторией. В этой главе мы рассмотрим 12 типов внутренних связок, а внешние оставим на следующую главу.
1. Ссылки на структуру потока. На протяжении всего выступления несколько раз напоминайте слушателям о структуре презентации.
2. Логический переход. Завершите предыдущую тему и плавно переходите к следующей.
3. Перекрестные ссылки. Ссылайтесь на то, что уже сказано в презентации и будет сказано в дальнейшем.
4. Риторический вопрос. Ставьте релевантные вопросы, а затем отвечайте на них.
5. Лейтмотив (рефрен). Приведите какой-то пример или факт в начале презентации, а затем возвращайтесь к нему несколько раз в ходе выступления.
6. Bookends – реклама в двух частях. Приведите пример или факт в начале презентации и не возвращайтесь к нему до самого конца.
7. Мантра. Постоянно используйте броскую фразу или слоган.
8. Промежуточные итоги. Останавливайтесь на переходах от темы к теме и подводите итог сказанному.
9. Нумерация. Объединяйте близкие концепции в группы и нумеруйте их.
10. Подсчет. Приводите числовую информацию в перспективе.
11. Подкрепление пункта Б. Повторяйте призыв к действию несколько раз на протяжении презентации.
12. Название компании. Часто произносите название своей компании, наименование продукта или услуги.
Щедро используйте эти связки на протяжении всей презентации, и аудитории будет легче следовать за потоком информации. А теперь давайте более подробно рассмотрим все двенадцать внутренних связок, дополнив каждую примером.
1. Ссылки на структуру потока
Если из всех остальных типов внутренних связок вы можете выбирать, то использовать первую из них – ссылки на структуру потока – просто необходимо. Именно она открывает вашей аудитории панораму леса, скрытую за деревьями.
Вот как это выглядит на практике. Если вы выбрали структуру "Проблема/Решение", постоянно возвращайтесь к проблеме, на решение которой направлен ваш бизнес. Используйте в ходе презентации подобные предложения: "Итак, вы видите, как наше уникальное решение позволяет справиться с проблемой, которая касается миллионов людей".
Подобным же образом при выборе структуры "Возможность/Средство реализации" снова и снова повторяйте об этой возможности и о том, как продукция или услуги вашей компании позволяют использовать ее.
Или, если вы предпочли числовую структуру потока и, допустим, построили презентацию по принципу "Десять причин купить наш продукт", не забывайте отсчитывать вслух. Давайте слушателям знать, где находятся точки поворота вашей презентации: "Вот первая причина… А теперь причина номер два… И наконец, десятая и главная причина…".
2. Логический переход
Логический переход – это самая простая и прямая из внутренних связок. Он означает всего-навсего утверждение логической связи между одной идеей и следующей.
Предположим, что вы вместе со своими коллегами выступаете с подробным отчетом о деятельности вашей компании и планах на будущее. Если вы завершите свою часть презентации словами: "Ну вот, я все сказал. А теперь выступит моя коллега Нэнси и расскажет еще кое о чем", вы не установите связи между вашим выступлением и речью Нэнси. Логического перехода не будет. Вы просто безо всяких указаний передадите эстафету другому и перестанете управлять своей аудиторией. Если же вы скажете: "Теперь, когда вы узнали о возможности, которая открывается перед нами, и о том, как мы собираемся воспользоваться ею, уверен, вам будет интересно услышать, насколько мы готовы реализовывать ее с финансовой точки зрения. Позвольте мне передать слово нашему главному исполнительному директору Нэнси", это будет четкая связка. Она даст вам возможность завершить свою часть презентации и естественно перейти к части Нэнси. Вы передадите эстафету уверенно и сохраните контроль над аудиторией.
Логический переход – это близкий родственник слайда-заставки, о котором вы читали в главе 9 "Графические средства в помощь потоку". Оба перехода играют роль завершения/вступления и позволяют аудитории прояснить ум между частями вашей презентации точно так же, как шербет очищает вкусовые рецепторы в перерывах между разными изысканными блюдами.
3. Перекрестные ссылки
Перекрестные ссылки – еще одна эффективная форма связок. Предположим, вы упоминаете некую сложную техническую идею в самом начале своей презентации, но не хотите углубляться в нее на этом этапе. Тогда просто сделайте опережающую ссылку , сказав, что вы расскажете о ней более подробно в дальнейшем. Кроме того, когда вы доберетесь до этой идеи, сделайте обратную ссылку , сказав: "А теперь давайте вернемся к вопросу, о котором я говорил ранее".
Опережающие и обратные ссылки – очень действенный инструмент, если использовать его правильно. В противном же случае опережающие ссылки порой приводят к обратным результатам. Нередко выступающие делают опережающие ссылки, но затем про них забывают. В свою очередь многие слушатели о них помнят и чувствуют разочарование, осознавая, что их ожидания не оправдались. Даже если они не отдают себе в этом отчета, у них может возникнуть смутное чувство некоторого упущения. И то и другое охлаждает аудиторию. Если вы сделали опережающую ссылку, не забывайте завершить цикл и рассказать то, что обещали.
Обратные ссылки, напротив, почти всегда надежный инструмент. Когда вы возвращаетесь к мысли, о которой говорили ранее, вы укрепляете ее. И посылаете подсознательное сообщение: эффективный менеджмент .
Выступая командой, вы можете также ссылаться друг на друга. Назовите пару раз за презентацию имена своих коллег: "Как объяснил Фрэнк, в нашу проектно-конструкторскую группу входят лучшие в мире специалисты в данной области". Такие утверждения говорят о том, что вы умеете сотрудничать.
4. Риторический вопрос
Краткий существенный переход можно сделать с помощью риторического вопроса. Поставьте вопрос, который вытекает из предшествующего повествования или логически ведет к последующей части презентации, а затем дайте ответ.
К примеру, рассказав о том, над чем работала ваша компания на протяжении последнего года, задайте риторический вопрос: "И что же дальше?", прежде чем перейти к разговору о планах. Объяснив, как ваша компания намерена воспользоваться возможностью расширения рынка, предварите беседу о производственном плане вопросом: "Как мы осуществим это?". А затем, и в том и в другом случае, обязательно дайте ответ.
Не злоупотребляйте риторическими вопросами – их чрезмерное использование неестественно. Также неестественны сложные формулировки. Вопрос "Разве не разумно было бы открыть для наших клиентов колл-центры и нанять опытных сотрудников, чтобы справляться со всеми проблемами сервисного обслуживания?" звучит натянуто. Формулируйте вопросы так, как их сформулировали бы ваши слушатели: "Как мы справляемся со всеми проблемами сервисного обслуживания?"
...
Не злоупотребляйте риторическими вопросами – их чрезмерное использование неестественно.
5. Лейтмотив
Лейтмотив – это тема, которая вплетена в ткань всей вашей презентации. Допустим, во вступлении вы рассказали о некой вашей клиентке по имени Луиза Кинг. На протяжении всей презентации вы можете несколько раз вернуться к этой Луизе Кинг и миллионам других таких же довольных клиентов. Описывая эффективность производственного процесса вашей компании, вы можете сказать: "Благодаря низкой себестоимости нашего продукта мы имеем возможность продавать его по цене, приемлемой для таких людей, как Луиза Кинг". Или, рассказывая об успешной маркетинговой кампании, приуроченной к выпуску вашего нового продукта, скажите: "Луиза Кинг увидела нашу рекламу на развороте в USA Today и позвонила по указанному там бесплатному телефону".
6. Bookends
Альтернативой лейтмотиву служит bookends – упоминание некой темы в начале презентации и затем только в самом конце. Допустим, вы ссылаетесь на свою клиентку Луизу Кинг во вступлении, а в заключении говорите: "Помните Луизу Кинг?" Таким образом, вы приходите к развязке и тем самым добиваетесь удовлетворения аудитории на подсознательном уровне.
7. Мантра
Мантра – это фраза или слоган, которую вы повторяете несколько раз за презентацию. Данная техника восходит к греческим ораторам.
Многие современные ораторы весьма эффективно использовали этот прием. Сэр Уинстон Черчилль во время Второй мировой войны сплотил осажденных британцев своей вдохновляющей речью, в одном параграфе которой он 11 раз повторил фразу "мы будем": "…будем идти до конца, мы будем сражаться во Франции, мы будем сражаться в морях и океанах, мы будем сражаться, все увереннее и сильнее, в воздухе, мы будем защищать наш Остров любой ценой…".
Мартин Лютер Кинг употребил фразу "У меня есть мечта" 16 раз в своей исторической речи в защиту гражданских прав.
Джон Ф. Кеннеди в знаменитой инаугурационной речи 5 раз сказал слово "спроси́те" всего лишь в трех предложениях: "Итак. Мои дорогие американцы, спроси́те, не что страна может сделать для вас, спроси́те, что вы можете сделать для страны. Мои сограждане мира, спроси́те, не что Америка сделает для вас, но что можем сделать мы вместе во имя свободы человека, спроси́те с нас по тем же высоким стандартам силы и жертв, по которым мы спрашиваем с вас". Менее известен факт, что в той же самой четырнадцатиминутной речи Кеннеди использовал слово "пусть" 16 раз.
Компании тратят огромные деньги на специальных маркетинговых консультантов, которые разрабатывают корпоративные слоганы и девизы. Вспомните, к примеру, "Ваши возможности. Наша страсть" Microsoft , "Изменим мир к лучшему" Philips или "Intel inside" Intel .
Мантра – это необязательно слоган вашей компании. Ее можно придумать специально для презентации. Если вы, к примеру, рассказываете о новой стратегии вашей компании и о переменах, которые уже состоялись, почему бы не повторить несколько раз: "Так было раньше, а так стало сейчас". Если вы пытаетесь убедить потенциальных клиентов попробовать ваш новый продукт или воспользоваться новой услугой, процитируйте китайскую пословицу о том, что путь в тысячу ли [8] начинается с одного шага, а затем несколько раз попросите аудиторию сделать этот первый шаг.