Вероятно, мантра окажется самой запоминаемой фразой из всего вашего выступления, поэтому выбирайте ее тщательно. Она должна быть содержательной, краткой и привлекательной. И главное, удостоверьтесь, что ваша мантра подкрепляет вашу главную побудительную мысль – пункт Б.
8. Промежуточные итоги
Промежуточные итоги – это возможность прояснить сказанное, очистить вкусовые рецепторы аудитории, остановившись на одном-двух ключевых моментах презентации со словами: "А теперь давайте подведем итог тому, что мы рассмотрели…".
Стремительное развитие ваших мыслей прекрасно известно вам, но совершенно ново для аудитории. Им нужно некоторое время, чтобы усвоить то, что вы рассказали и показали. В противном случае их ждет синдром "у меня глаза на лоб" или, что еще хуже, полная потеря интереса к вашей презентации.
Какими бы умными ни были ваши слушатели, они не могут принимать ваши идеи с той же скоростью, с которой вы излагаете их. В американском футболе крайние точно знают, какую часть поля им контролировать, в отличие от корнербэков, угловых прикрывающих игроков, что дает первым особое преимущество. Однако игроки имеют право поменяться ролями. В презентациях же все роли закреплены, поэтому особенно важно предоставлять аудитории преимущество и всегда давать им знать, на каком этапе вы находитесь и куда направляетесь.
Подведя промежуточные итоги, вы можете кратко обрисовать, о чем пойдет речь в следующей части вашей презентации. Считайте данную технику связки миниатюрным вариантом концепции "Скажите им, что собираетесь сказать".
9. Нумерация
Допустим, вам нужно представить четыре новых продукта вашей товарной линии. Вместо того чтобы говорить поочередно о каждом, анонсируйте сначала все четыре. Пусть аудитория увидит лес, а не только отдельные деревья.
Представьте их как группу: "Сегодня мы представляем вашему вниманию новую линию их четырех продуктов, каждый из которых направлен на определенный рыночный сегмент". Затем, если нужно, рассмотрите каждый из них более подробно: "Продукт А идеален для начинающих, поскольку…". Обсудив все четыре, подведите краткий итог всей товарной серии: "Надеюсь, теперь для вас очевидно, что четыре наших продукта полезны каждому, кто нуждается в…".
Однако же знайте меру. Не стоит загружать аудиторию шестью подтемами для каждой темы и восемью подзаголовками для каждой подтемы. Слушатели не смогут уследить за вашей мыслью и понять ее настолько глубоко, и вам не следует от них этого ждать. Вся ваша нумерация должна ограничиваться одним лаконичным списком.
10. Подсчет
Приводя числовую информацию, предоставляйте аудитории перспективу, сравнивая, сопоставляя и интерпретируя числа. Например: "Дискуссия длится 45 минут, а значит, каждому кандидату предоставляется порядка 22 минут. Чтобы эффективно донести до аудитории призыв к действию, один кандидат озвучил свой пункт Б 21 раз, а второй – 27 раз, то есть в среднем пункт Б звучал один раз в минуту ".
11. Подкрепление пункта Б
Когда мы говорили о форме истории, вы наверняка обратили внимание, как важно постулировать пункт Б в начале и конце вашей презентации. Как показывает опыт, лучше всего слушатели запоминают две части презентации – начало и конец. Поэтому обязательно заявляйте свой пункт Б на этих ключевых этапах выступления.
Однако в любой не самой краткой презентации пункт Б следует заявлять несколько раз. Это лучший способ гарантировать, что аудитория осознает пункт Б, запомнит его и поймет, как его подкрепляет каждая часть вашей презентации.
12. Название компании
В бизнес-презентациях вы почти неизбежно упоминаете о своей компании, и такое упоминание служит вполне естественной связкой. Однако удостоверьтесь в том, что вы называете имя компании – допустим Acme Widgets – а не просто говорите "наша компания", "компания" или "мы". То, так публика запомнит название вашей фирмы, особенно важно потому, что презентации, как правило, проходят в рамках общеотраслевых мероприятий – конференций или выставок, где за внимание аудитории борется множество ваших конкурентов.
Кроме того, название компании подчеркивает индивидуальность бренда. В наше время многие фирмы тратят немало времени, усилий и денег на то, чтобы их образ был запечатлен где только можно, начиная от кофейных чашек и заканчивая футболками и бейсболками. А ведь куда дешевле и эффективнее продвигать название компании непосредственно на презентациях, называя его.
Внутренние связки в действии
Сколько связок нужно использовать в презентации? Лучший ответ – достаточно. Используйте столько связок, сколько необходимо для создания компактного и целостного повествования. Вы должны получить презентацию, каждый элемент которой связан со следующим, и все ее части приводят к одному заключению – пункту Б.
Тщательно просмотрите и выберите те связки, которые сочтете наиболее подходящими для вашей презентации и вашей манеры изложения. Планируйте связки на этапе разработки презентации, отрабатывайте их каждый раз, когда проговариваете свое выступление, а затем применяйте на практике.
...
Планируйте связки на этапе разработки презентации, отрабатывайте их каждый раз, когда репетируете выступление, а затем применяйте на практике.
Формулировка
Завершающая стадия подготовки презентационной истории – это выбор слов, или формулировка.
Как вы помните из главы 4, структурой программы "Эффективные презентации" и данной книги служит модель "Проблема/Решение". То есть рассматривая каждый из важнейших аспектов презентации, я демонстрирую, как не следует поступать. А затем уже рассказываю, что нужно делать. Чтобы сохранить такую последовательность и сейчас, вашему вниманию предлагается ряд наиболее часто используемых в презентациях формулировок (вы наверняка узнаете их), каждая из которых порождает проблемы и для вас, докладчика, и для ваших слушателей. За каждой такой проблемной фразой приводится решение – правильный способ выражения той же мысли. Первый пример, пожалуй, встречается чаще всего:
• "А теперь мне хотелось бы…"
Звучит знакомо? Возможно, вы слышите эту фразу почти так же часто, как и я. Этот, по сути, шаблон звучит не только в деловых презентациях, но и в политических выступлениях, лекциях, проповедях, благодарственных речах и свадебных тостах… список можно продолжать до бесконечности.
И что же в такой фразе плохого? А то, что она сфокусирована на выступающем. Она подразумевает, что выступающий делает выбор, не принимая во внимание аудиторию: "Мне все равно, что вы бы хотели услышать, лично я хочу перейти к следующему…".
Кроме того, непонятен смысл ее использования. Если вы хотите сделать что-то, почему бы просто не взять и не сделать? Слышали, как некоторые стюардессы после приземления самолета говорят: "Я бы хотела первой поприветствовать вас в Сан-Франциско"? Не лучше ли всего-навсего сказать: "Добро пожаловать в Сан-Франциско"?
Решение проблемы: стройте четкие фразы, в которых ориентиром выступаете не вы, но ваша аудитория. Вместо "хочу" и "хотелось бы" говорите просто
• "Сейчас я расскажу о…"
или даже приглашайте публику присоединиться к вам, подразумевая местоимение "мы":
• "Давайте посмотрим на…".
А что подразумевает следующая фраза:
• "Как я уже говорил…"?
Это разновидность обратной ссылки, попытка связать некую идею с тем, что было сказано ранее. К сожалению, такая формулировка дает основания предположить, что аудитория не поняла вашей премудрости, когда вы в первый раз озвучили какую-то мысль, и теперь вам приходится снисходительно повторять ее.
Я вовсе не призываю вас отказаться от обратных ссылок. Щедро используйте их (заметили, как часто они встречаются в этой книге?). Обратные ссылки – эффективный инструмент, который обеспечивает целостность повествования и подкрепляет ваши основные идеи.
Однако, используя его, старайтесь выстраивать фразу, подчеркивая свое внимание к аудитории. В этом вам помогут следующие фразы:
• "Как вы помните…"
• "Как мы обсуждали ранее…"
• "Вы видели…".
А что не так в следующей фразе:
• "Я очень кратко расскажу вам…"?
Она подразумевает, что вы извиняетесь за собственный материал, что информация, которую вы хотите озвучить, не так уж важна, и поэтому вы изложите ее вкратце. Извиняясь, вы говорите, что не настолько заботитесь о собственных слушателях, чтобы подготовить презентацию тщательно.
Существует множество разновидностей подобных извинений, например:
• "У меня мало времени…"
• "Если бы вы смогли прочитать этот слайд…"
• "Это очень подробный слайд…"
• "Это не мой слайд…"
• "На это можете не обращать внимания…"
• "Прежде, чем я начну…".
Держу пари, вы слышали нечто подобное хотя бы раз за всю свою карьеру.
Никогда не извиняйтесь и всегда готовьтесь тщательно. Пренебрегайте любой темой, которая не заслуживает времени и внимания вашей аудитории. С гордостью представляйте любой вопрос, достойный стать частью вашей презентации.
Что не так в следующей фразе:
• "Компания Acme прислушивается к своему клиенту и удовлетворяет его потребности"?
Проблема в том, что в данной фразе подчеркивается пол вашего клиента. Разве все ваши клиенты – мужчины? Скорее всего нет, если только вы не занимаетесь производством лосьонов после бритья и тому подобного. Дело здесь не в политкорректности, а в точности. В таких случаях лучше использовать множественное число.
• "Компания Acme прислушивается к своим клиентам и удовлетворяет их потребности".
Местоимение "их" не имеет гендерной специфики, оно относится и к мужчинам, и к женщинам.
Вот еще несколько проблемных фраз:
• "Мы полагаем…"
• "Мы думаем…"
• "Мы считаем…"
Каждая из этих фраз вносит элемент неопределенности. Вы полагаете что-то, но так ли это на самом деле? Вы привносите сомнение, пусть даже подсознательное, в умы ваших слушателей. Но ведь ваша задача – выражать уверенность. Чтобы перейти от сомнения к уверенности, следует заменить предположения утверждениями. Перестраивайте фразы так, чтобы избавиться от любой нетвердости.
Вместо того чтобы говорить:
• "Думаю, вы видите, что благодаря таким большим возможностям и нашей совершенной технологии рост компании Acme предопределен",
скажите:
• "Вы видите, что благодаря таким большим возможностям и нашей совершенной технологии рост компании Acme предопределен".
Простое исключение слова "думаю" усиливает воздействие всего предложения.
Это не значит, что в случае, когда исход неясен, вы должны делать прогнозы и голословно заявлять о своем будущем успехе. Рискованное дело. Используйте в таких случаях условное наклонение, но вместо слов "думаем", "верим" и "считаем" выбирайте более решительные альтернативы: "мы убеждены…", "мы уверены…", "мы ожидаем…".
В чем недостаток следующего предложения:
• " Acme не придает конкуренции особого значения"?
Здесь несколько проблем. Во-первых, это весьма заносчивое утверждение. Оно позволяет предположить, что руководство компании Acme не воспринимает вопрос конкуренции всерьез. Кроме того, это заявление звучит глупо. Любая конкуренция имеет значение.
Кроме того, на чисто вербальном уровне данное предложение также негативно, поскольку в нем присутствует ужасная частица "не". Люди в большинстве своем, и особенно бизнесмены, отрицательно реагируют на отрицание. Давайте переделаем это предложение и избавимся от высокомерия, глупости и ужасной частицы "не":
• " Acme имеет сильные конкурентные преимущества".
Вот еще одна распространенная форма отрицания:
• "Мы – не…".
Многие презентации начинаются с описания того, чем не является компания; говорите вместо этого, чем она является .
И наконец, рассмотрим еще одну проблемную фразу, для чего вернемся в январь 1987 года. Президент Рональд Рейган долго не высказывался по очень щепетильному вопросу, муссировавшемуся в СМИ: об участии его администрации в скандале "Иран – контрас" [9] . Наконец, Рейган согласился выразить свое мнение на пресс-конференции. На следующий день газеты пестрели заголовками, включавшими его главное утверждение:
• "Допущены ошибки".
Но Рейган не сказал, кто их допустил.
А теперь перейдем на десять лет вперед. В январе 1997 года президент Билл Клинтон долго не высказывался по очень щепетильному вопросу, муссировавшемуся в СМИ: об участии его администрации в незаконной деятельности по сбору средств. Наконец, он дал согласие выступить на пресс-конференции. На следующий день газеты пестрели заголовками:
• "Допущены ошибки".
История повторяется. И Рейган, и Клинтон сформулировали свои заявления в страдательном залоге. Эта грамматическая конструкция сообщает, что было сделано, но не упоминает, кто это сделал. В результате создается впечатление, что говорящий пытается избежать ответственности, фальсифицируя данные и туманно выражаясь.
Это весьма распространенная практика в политике, где Рейган и Клинтон (также как и тысячи других государственных деятелей) стремятся защитить своих коллег, избирателей и самих себя. Но она совершенно не приемлема в бизнесе, где ответственность первостепенна. Страдательные предложения лишают действие деятеля, снимают с руководства и выступающего ответственность и вину за любые события, хоть плохие, хоть хорошие.
Все приведенные выше примеры касаются не только синтаксиса, но и психологии. Разница между пассивным и активным залогами не всем очевидна грамматически, но весьма влиятельна. Избегайте первого, используйте второй. Верните деятеля в предложение и менеджмент в уравнение.
Вместо того чтобы говорить:
• "Допущены ошибки",
• "Достигнут прогресс",
• "Коэффициент ошибок снижен",
скажите:
• "Мы ошибались".
• "Мы достигли прогресса".
• "Мы снизили коэффициент ошибок".
Возвращая в предложение деятеля, вы возвращаете менеджмент в уравнение. Подсознательно это воспринимается как эффективный менеджмент.
Итог
Когда вы разработаете четкую историю и подготовите ясный графический материал, отрепетируйте свое выступление. Проговаривайте его несколько раз через определенные промежутки времени. В процессе продумайте и отработайте формулировки, которые вы будете использовать для выражения своих мыслей. Выберите и запланируйте четкие внутренние связки. Стройте позитивные, вежливые и уверенные фразы.
Точно так же как выбор дизайна слайдов может воспрепятствовать пониманию или улучшить восприятие вашей презентации, конкретные слова, фразы и предложения могут раздражать вашу аудиторию или помогать вам завоевывать ее. Заблаговременно обращая пристальное внимание на выбор слов и тщательно отрабатывая выступление, вы сумеете сделать презентацию живой и яркой.
Глава 11 Настройка презентации
...
Пример из практики компаний
• Elevation Partners
• Cisco Systems
В первый день учебы в Нью-Йоркском университете я, в состоянии полного бесчувствия, посетил ориентационное собрание для первокурсников. Мне пришлось расстаться со школьными товарищами и бетонными стенами Нью-Йоркской средней школы, и теперь, одинокий, оторванный от близких друзей последних четырех лет, я вошел в мраморные залы мемориальной капеллы Гулда. Я был былинкой в море незнакомцев, таких же запуганных грандиозным окружением и еще более усмиренных нашими обязательными головными уборами – яркими фиолетовыми шапочками.
Мой благоговейный страх усилился, когда вошла процессия деканов и профессоров, облаченных в черные академические мантии, и заняла места на сцене, свысока взирая на нас, желторотых первокурсников.
Каждая из этих августейших особ по очереди приветствовала нас, и их громоподобные голоса отражались от куполообразного потолка капеллы. Я поразился тому, как отличается их речь от привычной мне в школе, где все учителя говорили с сильным нью-йоркским акцентом, гнусаво и отрывчато. Я был в том же городе, но создавалось впечатление, будто я в Оксфорде или Кембридже.
Наконец, заговорил декан, речь которого была особенно впечатляющей и четкой. "Джентльмены, – начал он (тогда в Нью-Йоркском университете девушки не учились), – теперь вы понимаете, что ваша университетская жизнь будет сильно отличаться от школьной. Но кое-что из школьной практики останется. Мы проводим переклички". И тут он, запустив руку под мантию, достал из кармана пиджака пачку каких-то карточек, похожих на визитки. "Это карточки посещаемости", – объяснил он. Затем, подняв руку, он раскрыл их веером и вытянул одну: "Предположим, вы Джерри Вайссман…" – прочел он.
Представьте мою реакцию! Я бы не больше поразился, услышав свое имя из уст Господа Бога.
Не только я так отреагировал. Несколько других первокурсников, стоявших поблизости, с которыми я только познакомился, повернулись и посмотрели на меня, и вслед за ними волной повернулись все остальные.
Позже мне стало известно, что декан выбрал мою карточку совершенно случайно и что так он делает всегда, выступая на собраниях первокурсников. Я также узнал, что этот декан возглавляет кафедру ораторского мастерства.
Спустя некоторое время профессор Ормонд Дж. Дрейк стал моим наставником. Еще позже – моим руководителем, когда я преподавал на его кафедре, моим поручителем, когда порекомендовал меня в брокерскую фирму на Уолл-стрит, и коллегой, когда я ставил и режиссировал его ток-шоу на канале CBS. Но с того дня мне больше всего запомнилось потрясение, которое я испытал, услышав свое имя в его приветственной речи новому поколению студентов.
Именно в этом и заключается сила настройки.
Иллюзия первого раза
Многие деловые презентации содержат информацию, которую нужно многократно доносить до самых разных аудиторий. Продавцы, например, должны представлять новый продукт разным группам покупателей, а менеджерам по персоналу приходится объяснять выгоды нового проекта компании десяткам небольших групп сотрудников. В мире презентаций, приуроченных к первичному размещению акций, сотрудники компании выступают с презентациями перед инвесторами по многу раз. Как правило, они проводят от шестидесяти до восьмидесяти презентаций за две-три недели, нередко по шесть-восемь презентаций в день.
В таких условиях сложно сохранить ощущение свежести и новизны каждой презентации. Отчасти дело в энергии и концентрации. Когда вы говорите одно и то же в третий, десятый, пятнадцатый раз, сложно демонстрировать такой же энтузиазм, естественность и воодушевление, как и впервые. Очень легко заскучать и вообще потерять интерес. А когда вы действуете на автопилоте, ваша презентация становится неестественной, а аудитория – невовлеченной, равнодушной и неубежденной.