страховка персонала, выставочного имущества, экспонатов, рисков третьих лиц; разработка проекта и создание элементов экспозиции, подготовка выставочных машин по оформлению, приборов, оборудования и иных товаров, размещаемых на стенде;
подбор и обучение стендистов и другого персонала стенда (заведующего хозяйством, директор экспозиции и др.); разработка и изготовление рекламных материалов, размещение рекламы в городе, где происходит выставка и в иных необходимых местах.
В тематическом плане экспозиции определяется что будет показано и задаются условия, которым должен отвечать стенд: его площадь, высота помещения, необходимость использования открытой площадки, характер энергоснабжения, потребность в сжатом воздухе, воде и др. В плане приводится перечень экспонатов, их основные характеристики, описание формы показа (натурный экспонат, макет, фотография на планшете и др.) и распределение по разделам экспозиции.
Тематико-экспозиционный план представляет собой своеобразный сценарий, на основе которого ведутся все дальнейшие работы, связанные с подготовкой экспозиции. В плане расписывается, какое необходимо художественное оформление, какие технические и дидактические средства воздействия на посетителя будут использованы для усиления восприятия экспонатов и побуждения к контактам со стендистами. По каждой теме, выделенной в тематическом плане, в тематико-экспозиционном плане должен содержаться полный текст надписей, цитат, цифровые и текстовые данные по всем таблицам, графикам, диаграммам; тексты пристендовых табличек (этикеток) на все натурные экспонаты, модели и макеты; все цветные фотографии и слайды, графические материалы в упаковке, исключающей их повреждение.
Тематический и тематико-экспозиционный планы служат основой для художественного проектирования стенда и детальной разработки его художественного оформления. Эти два последовательных этапа рекомендуется разделить и решать последовательно. Вначале разрабатывается генеральная компоновка: экспонаты распределяются по тематическим разделам и подразделам в соответствии с последовательным раскрытием темы. В небольшом стенде, который охватывается взглядом сразу, необходимо выделить наиболее значимый в коммерческом отношении экспонат, фотографию и др.
Предметы экспозиции можно экспонировать индивидуально, группой или комплексно. Способ выбирается, исходя из самого экспоната и его связи с другими изделиями на стенде. Экспонаты, которые могут быть испорчены при неосторожном обращении или представляют большую материальную ценность, должны быть ограждены барьерами, стеклянными плоскостями и др. В этом случае следует стремиться к тому, чтобы эти ограждения не выглядели нарочито, а представляли собой органический художественный элемент композиции.
Оценивая проект композиции, необходимо проверить, насколько хорошо выделены в ней зоны показа экспонатов, коммерческой работы и обслуживания. Первую зону рекомендуется создавать таким образом, чтобы максимально привлекать посетителей. Вторая зона является рабочей. Ради действия в ней принимают участие в выставке или ярмарке. Поэтому она должна быть оборудована так, чтобы там было удобно и приятно вести переговоры. Чаще всего для этого используют изолированные перегородки на 4 – 6 человек. Третья зона предназначается для хранения продуктов, сувениров, рекламной литературы. Здесь сервируют кофе, закуски, моют посуду. С учетом этого зону обслуживания необходимо соответственно оборудовать, иначе можно столкнуться с непредвиденными трудностями.
Необходимо указать все линии электроснабжения, освещения и пожарной сигнализации. Комплект чертежей и монтажные листы, в которых даны указания по размещению деталей оформления и экспонатов, представляют собой художественный проект. На месте экспонирования по этому проекту производят сборку стенда и устанавливают экспонаты.
Стенд следует организовывать ради товара, а не ради предприятия, которое его выпускает. Посетителей привлекают не названия предприятий и фирм, а их товары, поэтому необходимо демонстрировать использование товара таким образом, чтобы все пять чувств посетителя участвовали в его восприятии. Следует показать, как другие уже применяют выставленный товар в своих целях. Выставка – это показ, поэтому нужно как можно больше показывать. Если на стенде демонстрируется оборудование, следует показать и то, что оно производит. Лучше всего показывать много изделий, а не фотографии. На стенде посетитель должен видеть реальные вещи.
Основной задачей участия в выставке или ярмарке является привлечение посетителей на стенд. Поэтому в рекламной работе во время участия в выставке или ярмарке необходимо учитывать следующие особенности: реклама в местной прессе должна быть использована так, чтобы максимально побудить деловых людей посетить стенд предприятия. Радиорекламу лучше всего передавать во время, когда люди едут на работу и возвращаются домой. Для телевизионной рекламы необходимо иметь подготовленные короткие видеофильмы. Рекламную литературу на стенде – проспекты, буклеты, каталоги, листовки и т.п. следует разделить на две группы – ориентированные на широкую публику и предназначенные для специалистов. Кроме этого следует тщательно продумать методы рекламирования в гостиницах, а также рассылку информационных писем с пригласительными билетами.