Отчет обговаривается заранее – нужно получить четкие инструкции, что вторая сторона хочет увидеть: какие фото и сколько, в течение какого срока, какие видео, какие детали должны быть учтены в фотоотчете (реакция публики/отзывы + фото). Представители партнера показывают это руководству и говорят, какие они молодцы.
Как мы интегрируем партнеров в наши мероприятия. Примеры
Придумать работающую, полезную и вовлекающую партнерскую интеграцию почти так же непросто, как и донести до партнера ценность участия в вашем мероприятии. Уже на стадии обсуждения партнерства от вас будут требовать варианты того, как компания сможет интегрироваться в ваш ивент, и без дельных предложений с вашей стороны вероятность подписания договора стремится к нулю.
Поэтому заранее, до начала общения, имеет смысл понимать, какие носители, активности, форматы взаимодействия с аудиторией будут максимально перспективны для компании, и уже на первые переговоры выходить во всеоружии.
Мы не будем говорить здесь о многомиллионных контрактах или, например, о том, как происходят партнерские интеграции на стотысячных фестивалях электронной музыки. Большинству читающих эту книгу важно понимать, какие интеграции партнеров бывают в рамках пакетов, стоимость которых варьируется от 30 000 до 300 000 рублей. На примере наших ивентов давайте рассмотрим, как можно взаимовыгодно интегрировать коммерческих, бартерных и информационных партнеров, чтобы это было нескучно и не сводилось к логотипу на пресс-волле и в подвале сайта.
1. Использование возможностей площадки – когда вы не просто предоставляете четыре стены, на которые предлагаете налепить баннеры, а полноценно задействуете пространство для того, чтобы аудитория напрямую ассоциировала его с партнером, и ассоциации эти были исключительно положительные. Два ярких примера, которые в 2016 году реализовали мы:
Первый – это крыша "Сбербанка" на конференции "Hello, blogger". Представьте себе: крыша высокого здания в центре Петербурга, солнечный теплый день в середине лета, виды на крыши Петроградской стороны, приятная lounge-музыка. Зона отдыха, в которой много столиков и мягких пуфов, вкусный лимонад и печенье, постоянные розыгрыши от партнера, съемки с квадрокоптера активностей, инициируемых ведущим. Зона ненавязчиво забрендирована "Сбербанком" и хэштегом #крышаблогеров. Огромное количество фотографий с этой конференции в социальных сетях было выложено именно с крыши и с хэштегом партнера. Получилась стильная и эффективная интеграция. И, что немаловажно, достаточно бюджетная в реализации и застройке.
Второй пример использования пространства – это организация мероприятия непосредственно на площадке партнера, когда она изначально им забрендирована. Такой опыт был у нас в мае 2016 года, когда мы проводили конференцию "VideoDays" на территории компании "Билайн" в Москве. Любая фотография, сделанная на конференции, скорее всего, содержала в кадре стены, логотипы, символику и фирменные цвета компании-партнера. А фотографий на таких конференциях делается немало.
2. Интеграция с помощью необычных и полезных предметов и решений, привлекающих внимание. Такой формат мы реализовали, например, совместно с компанией "KudaGo", которая предоставляла нам бартерное информационное партнерство. На наши ивенты компания привозила зону отдыха – брендированные мягкие пуфы для отдыха в паузах между докладами и специально сделанного для мероприятий брендированного коня (символ компании), в котором есть много полочек и зарядных устройств для мобильных телефонов. Можно сидеть на пуфе, заряжать телефон и любоваться конем. Ну или соседями.
3. Брендированные подарки, полезные для аудитории мероприятия. Самое простое и запоминающееся из того, что было, например, на конференции "Суровый питерский SMM", – это "Суровая кислота" (обыграли простую аскорбинку), наушники и магнитные блокноты компании "Комус", положенные в пакет каждого участника (всем нужны наушники!), а также кружки компании "Mevix" (с котиком! – мы же знаем, что все в глубине души любят котиков), которые можно было получить на стенде партнера в обмен на визитку. Эта компания поставила на конференции стенд и активно вовлекала аудиторию, чтобы собрать побольше контактов и привлечь новых сотрудников, специалистов в нише SMM. После конференции ее руководство сообщило нам, что количество потенциальных сотрудников значительно превзошло то, которое формулировалось изначально. Следовательно, интеграция была взаимовыгодной.
4. Бартерные интеграции – кефир на кофе-брейк, предоставленный компанией, производящей молочную продукцию, или печенье с надписями по теме конференции, сделанное фирмой, которая занимается производством и продажей необычных подарков. Взамен компании получают рекламные возможности, а вы – дополнительные элементы, чтобы позаботиться о вашей аудитории. Знаете, как много на конференциях людей, ведущих здоровый образ жизни? А тут кефир как проявление заботы и альтернатива сэндвичам на кофе-брейке.
5. Использование современных технологий для интеграции. Так, например, на конференции "Найди свой трафик" компания Sociate привлекала на свой стенд присутствующих предложением надеть VR-очки и в них пройти простой квест, в финале которого можно было найти промокод на ее услуги. Интересно, несложно и выгодно как для участников, так и для компании, которая получает новых клиентов.
6. Интеграция с помощью необычной активации. На одном из вечерних нетворкингов работал "PRобирка-бар", где участникам предлагались настойки с названиями, понятными ЦА мероприятия, разлитые в настоящие химические пробирки. Необычно? Очень. Запомнилось? О, да. Их потом многие хотели заполучить на свои ивенты.
7. Интеграция крупного партнера в рабочий процесс мероприятия. На том же нетворкинге команды, вышедшие в финал после отборочного тура, разрабатывали уже вполне себе настоящие и серьезные рекламные продукты для банка "Точка". Пространство, столы, "раздатка" и канцелярия были забрендированы банком, задания на финал тоже были от банка, а команду-победителя награждали его представители. Так как сам нетворкинг проходил на позитиве, с огромным вовлечением аудитории и всем все очень понравилось, то впечатление распространилось на всю конференцию – в итоге банк "Точка" стали считать не только партнером нетворкинга, но и вообще генеральным партнером конференции.
Есть еще игра на трендах и мемах. Зная популярные у своей аудитории шутки и устоявшиеся выражения, можно обыгрывать их в фотозонах, в "раздатке" – это будут гарантированно вирусные элементы. Как раз такую историю мы придумали для одной из наших ближайших конференций.
При взаимодействии с партнерами по изобретению удачных интеграций нужно всегда быть готовым к тому, чтобы придумывать новые варианты. Потому что ваши идеи, одобренные менеджером, не обязательно придутся по душе, например, директору, за которым будет последнее слово. Всегда держать пару козырей в рукаве, следить за тем, что делают коллеги и западный рынок, знать все последние тренды и новости – обязательные условия реализации качественных и работающих интеграций.
Фактически вариантов интеграций – море, в котором как ивентщики, так и партнеры только начинают учиться плавать. Рынок профессионального взаимовыгодного взаимодействия "мероприятие – партнер" находится в зачаточном состоянии, при этом стремительное развитие технологий позволяет открывать все новые и новые возможности. Поэтому тут мы освещаем самые простые и очевидные, несложные в реализации интеграции, параллельно продолжая постоянно учиться и придумывать все новые и новые темы, форматы и фишки.
Фотосъемка на мероприятии
"А где фотографии посмотреть?", "А когда фоточки будут готовы?", "А ролик уже смонтировали?", "А почему я только на одной фотографии, и то с закрытыми глазами?". Такие вопросы постоянно догоняют организаторов, потому что мероприятие – это повод не только получить новые знания, приятные эмоции и полезные знакомства, но и, вероятно, новое профессиональное фото на аватарку. Нет, это не о вас? Оk, тогда просто поговорим о том, как взаимодействовать с фотографами, зачем они нужны и как заработать на фотоматериалах, сделанных на ивенте.
Давайте без иллюзий – фотограф нужен на любом мероприятии. Даже бесплатном и безбюджетном, самом маленьком. Как минимум для того, чтобы вы могли добавить в свое организаторское портфолио фотоотчет, как делаем мы в своих сообществах "Event-маркетинг от А до Я" во "ВКонтакте" и Facebook. Обратите внимание: в разделе "Фотографии" мы выкладываем фотоотчеты со всех проведенных или продвинутых нами ивентов. Они могут многое рассказать о событии, аудитории и организаторе – важно грамотно выбрать ракурсы и дать четкое ТЗ фотографу.
Где искать фотографов?
• По рекомендации коллег. Съемка репортажа – отдельный вид фотоискусства. Мы видели фоторепортажи (и знаем, что за них даже был заплачен гонорар!), откуда практически нечего было взять в портфолио. Мы наблюдали за "профессионалами" с очень убедительного размера объективами, которые в итоге не могли отдать ничего пристойного. Размер в данном случае не имеет никакого значения. И поэтому крайне важно посмотреть, что фотограф делал до этого, какие мероприятия он снимал, в каком виде и как быстро отдавал материал.
• По работам. Наткнулись на хороший фотоотчет? Смотрите, кто его сделал. Часто фотограф ставит лого своей студии/название сайта/ссылку на себя в соцсетях в углу фотографии. Если такого нет – попросите контакт у организатора.
• По фотошколам. Студентам-фотографам нужна разнообразная практика, в том числе репортаж. Как правило, они снимают в обмен на упоминание в соцсетях мероприятия и возможность поставить свой логотип в углу фотографий. Не стоит этим злоупотреблять – здесь примерно так же, как с волонтерством: вам никто ничего не должен и вы не вправе требовать гарантированного результата. Это больше помощь студентам, чем прямая выгода для вас или уж тем более вариант сэкономить на фотографе.
Сколько платить фотографам?
Вопрос, на который нельзя ответить однозначно – разные города, разный уровень цен, разный опыт фотографов, разный объем работы. Но платить, безусловно, нужно – деньгами или рекламой. Не жадничайте. И не забывайте после мероприятия сделать хотя бы два минимальных действия в отношении фотографа и его работ: разместить пост события во встречах в социальных сетях (если они есть) и упомянуть фотоотчет с активными ссылками в пострассылке ивента (если она есть).
Активация с помощью фотографий
Не секрет, что чем сильнее вовлеченность аудитории в мероприятие, чем больше всего полезного и интересного вы для нее придумали, тем больше фотографий и роликов о вас и с вашим упоминанием появится в интернете. Как можно повысить эти показатели?
• Использование фотобудок на мероприятии. Мгновенная печать любима и востребована многими аудиториями. Если грамотно подобрать антураж, заранее приготовить реквизит (ну только не усики на палочке и очки-звездочки – пожалуйста, подумайте еще!), то отклик будет. Потом результаты этих микрофотосессий частенько можно встретить в социальных сетях с соответствующим хэштегом. Только учтите: если фотобудка будет платной, то ее загруженность окажется в десятки раз меньше, чем если бы вы на каких-то условиях договорились с ее владельцами (за рекламу или за деньги, как сможете), чтобы для ваших гостей съемка была бесплатной.
• Упоминание партнера на фотографиях. Ставим его хэштег при публикации – получаем приз/подарок/скидку/пользу. Это работает, но партнеры должны иметь в виду один момент. Если они (с вашей помощью, вероятно) не продумали фотозону или идею фотографии для получения подарка, то с огромной долей вероятности сразу после получения желаемого фотография будет удалена. Пример № 1: на одной из конференций за фотографию стойки партнера с упоминанием инстаграм-профиля и специальным хэштегом на ней бесплатно наливали лимонад. Любопытно было проследить: с утра упоминаний было 12, потом в какой-то момент стало 48, а на следующий день осталось 6. Профит? Не думаем. Пример № 2: #крышаблогеров на конференции "Hello, blogger". Продуманный антураж, красивое пространство, лаконичное и стильное решение всей зоны, интересные активации от "Сбербанка". Как итог – упоминаний партнера и фотографий с хэштегом было 125 только в Instagram (при количестве гостей на конференции около 350), а в ФБ и ВК писали реально развернутые отзывы в большом количестве. И никто эти фотографии потом не удалял, хотя размещение специального хэштега никаких дополнительных бонусов и не давало.
• Быстрая фотопечать. Вы фотографируете гостей на фоне пресс-волла (либо в каком-то другом фотогеничном месте) или постоянно ведете фоторепортаж, потом оперативно отправляете отснятый материал в ближайший фотоцентр (или печатаете прямо на мероприятии, оборудование для этого можно арендовать, стоит недорого), благо современные технологии позволяют фотографу это сделать, не покидая рабочего места на вашем ивенте. Через час курьер привозит уже готовые фотографии (или печатная машина выдает их вам в соседнем помещении). Вы размещаете их на стенде или раздаете участникам, если таковых немного и вы всех знаете/можете идентифицировать. Профит – такое внимание и оперативность могут очень понравиться гостям.
Важно!
Эти фотографии можно забрендировать вашим лого или хэштегом, а также логотипом спонсора, если это условие входит в рамки его пакета.
• Также можно продавать размещение логотипа партнера на всех фотоотчетах в интернете с вашего мероприятия – иногда их бывает достаточно много, и фотографии расходятся широко. (Но учтите, что лого может быть обрезано/замазано участником при размещении у себя. Не стоит игнорировать и отрицать данный факт при продаже этой дополнительной опции).
Обращаем ваше внимание: каждому фотографу за 1–2 дня до мероприятия нужно давать четкое ТЗ. Если его работа предполагает наличие специального оборудования или реквизита, то присылать ТЗ следует еще раньше, чтобы он успел полноценно подготовиться.
ТЗ можно присылать в свободной форме с четким указанием:
• адреса съемки, времени работы (от и до), когда можно делать перерывы;
• телефона контактного лица на площадке;
• количества залов, их расположения, если они далеко – вплоть до того, сколько времени занимает переход из одного в другой;
• списка лиц, которых надо обязательно снять, с планом их выступлений/ перемещений; пришлите расписание заранее;
• времени обеденного перерыва. Кормите фотографов – вообще всех кормите, пожалуйста. Даже если вы как организатор соберетесь позавтракать только в 11 вечера, сделайте так, чтобы ваши подрядчики более ответственно подходили к этому вопросу. Сытый фотограф лучше снимает;
• какие эмоции, планы залов, какие лица и действия вам обязательно нужно увидеть в фотоотчете. Максимально подробно расписанное ТЗ сильно облегчает жизнь фотографу и повышает ваши шансы на получение отличного фотоотчета.
До сих пор вспоминаем рассказ коллеги: она очень ждала фотографии с одного ивента, а получив фотоотчет, расстроилась: нашла себя только на одной фотографии и то с закрытыми глазами. Не надо так! И фотографам вашим расскажите эту поучительную историю.
Уточняем: если вы делаете мероприятие, на котором много спикеров, ключевых лиц и лидеров мнений, то количество фотографов должно позволять спланировать работу таким образом, чтобы все обязательно были сфотографированы, желательно с разных ракурсов, можно в различных условиях (выступление, ответы на вопросы в кулуарах, кофе-брейк, у пресс-волла, с подарками). Спикеру, как и гостю, приятно получить от вас фидбек в виде профессиональных фотографий. Обратите внимание: у ряда спикеров на аватарке стоят фотографии с выступлений. Во-первых, потому что это хороший ход с точки зрения позиционирования и личного бренда. Во-вторых, потому что многим из них некогда, лень или они просто не готовы тратить время на профессиональную фотосессию. Поэтому нам особенно приятно, что у многих спикеров, выступавших на наших конференциях, на аватарке или в портфолио стоят фотографии, сделанные нашими фотографами. Значит, правильно формулируем ТЗ.
Что еще надо (и не надо) сделать?
• Не надо снимать пустые залы, даже если получится очень концептуальное, с точки зрения автора, фото. Если только это не фото зала, готового к приему участников, с ровно разложенными на стульях блокнотами или сувенирами.
• Не надо выкладывать фотографии с грустными, скучающими или спящими людьми.
• Просите снимать полные залы, единые действия, яркие эмоции, улыбки. Больше жизни!
• Обязательно оговаривайте сроки сдачи материала, подписывайте соглашение или договор. Через полгода фотоотчет с вашего мероприятия никому не нужен, потому что вы с тех пор уже пять других сделали и даже участники о том, давнишнем, уже забыли.
• Собирайте исходники, грузите их в облако, пусть лежат. Иногда они очень нужны, а у вас на руках – только картинки для размещения во "ВКонтакте", и фотограф давно все удалил. Печаль.
• Давайте ссылки на фотоотчеты в пострассылке, если таковая делается, или просто в своей рассылке, чтобы привлечь подписчиков к будущим мероприятиям, и обязательно размещайте все фотоотчеты во встречах в социальных сетях. И, как мы, в блоге. Это дополнительное социальное доказательство.
• Помните, что фотографии проведенных вами ивентов очень нужны для продвижения ваших следующих мероприятий. Сохраняйте их в специальном альбоме – пригодится для портфолио, а также для будущего таргета, статей, интервью.
• Заранее присылайте фотографу все вотермарки, которые должны быть на фотографиях. Вашу, партнера. Также уточняйте, можно или нельзя фотографу ставить свою вотермарку.
• Отдельно просите фотографии партнерских зон, команды волонтеров, медийных персон. Они понадобятся вам при последующей продаже и рекламе ваших мероприятий.
И напоследок давайте посмотрим, что мы делаем с фотографиями после мероприятия.
На стадии договоренностей с подрядчиками, которые снимают вам фото и видео, вы должны четко согласовать сроки, когда они отдадут готовые материалы. За 1–2 дня до озвученной даты будет нелишним напомнить о себе и спросить, все ли в силе по срокам. Итак, что же мы делаем, получив заветные архивы и ссылки?