1. Отсматриваем материалы. Нужно убедиться, что в соответствии с договоренностями на фото есть наша вотермарка и вотермарка фотографа, что мы получили то количество фото и в том размере, которые были оговорены. Требования к тому, какими должны быть фотоотчеты, мы уже подробно перечисляли. Выполняйте эти базовые условия, и тогда ваши фотоотчеты будут живыми и содержательными.
2. Выкладываем фотоальбомы во встречи мероприятия в социальных сетях (по умолчанию это ВК и FB). Старайтесь соблюдать последовательность репортажа, отмечайте на фото людей, которых знаете, упоминание привлечет дополнительное внимание к альбому. Можно давать описание к избранным фото или ко всему альбому, если хватит ресурса. Альбомы должны быть открытыми, чтобы те, кто вас не посетил, могли увидеть "как это было" и, вероятно, замотивироваться прийти в следующий раз.
3. Выкладываем новость со ссылкой на альбом на стену встречи, даем ссылку в чаты мессенджеров, если они созданы для ивента.
4. Даем ссылки на фотоальбомы в пострассылке. Просим отмечать друзей. Участники и сами с радостью делятся удачными кадрами, делают из них подборки, забирают на аватарки.
5. Отслеживаем комменты и, если нужно, реагируем на них, отвечаем на вопросы.
Видеосъемка на мероприятии
На любом мероприятии, имеющем мало-мальскую ценность для своей целевой аудитории, есть смысл организовать видеосъемку. Она является такой же обязательной и базовой, как профессиональная фотосъемка участников и мероприятия в целом. В свою очередь, такую видеосъемку можно разделить на:
1) трансляцию/запись ивента;
2) съемку видеоролика о мероприятии.
В чем ценность и важность организации профессиональной трансляции и съемки ролика? Дело в том, что они решают целый ряд задач, которые с первого взгляда могут быть неочевидны и, возможно, вам не захочется усложнять себе жизнь и тратить на это дополнительный бюджет и усилия. Однако давайте разберемся – так ли велики эти затраты в сравнении с той пользой, которую принесут вам полученные в итоге материалы.
• Видеотрансляцию можно продавать. Если вы проводите конференцию или семинар, то помимо тех, кто смог прийти к вам лично, вы охватите большую аудиторию, которая по тем или иным причинам не имеет возможности приехать на ваше мероприятие. Мы транслируем все наши конференции, и география покупки доступов чрезвычайно широка.
• Видеоматериалы, полученные в результате трансляции, также можно продавать. Эти допродажи, если правильно их настроить, могут приносить вам неплохой доход и расширять распространение вашего продукта. Мы продаем записи всех наших конференций – пакетами и по отдельности. Из видеозаписей ваших мероприятий можно создать самостоятельный пакет инфопродуктов.
• Профессиональный атмосферный видеоролик о мероприятии – хороший инструмент продаж. С его помощью можно предложить будущее мероприятие потенциальным участникам, продать партнерство и спонсорство. В роликах вы показываете экспертных спикеров, полные залы, воодушевленных людей, полезный нетворкинг, участники и спикеры могут на камеру рассказать о своих впечатлениях. На основании ТЗ оператор может снять материал для нескольких разноплановых роликов: один – для вдохновения и воодушевления нынешних и будущих участников, другой – для спонсоров, третий – для рекламы. Вложенные в видеоролик 10–30 тысяч рублей окупаются моментально, если правильно им распорядиться, а технические возможности позволяют снимать с разных планов, монтировать интересное и профессиональное маленькое кино и потом использовать его для разных целей организаторов.
Как заказывать видео?
• Первое и самое важное – просите отзывы и примеры роликов. На основании этого зачастую уже можно составить мнение о специалисте. Отзывы лучше собрать среди людей, знакомых вам лично. Также вам помогут знакомства с операторами, завязанные на мероприятиях, где у вас есть возможность увидеть "товар лицом", то есть работу оператора непосредственно на ивенте. Как общается, как взаимодействует его команда, нет ли сбоев или поверхностности при выполнении задачи.
Ну и, конечно, просмотр итогового материала – качество и полнота реализации замысла.
• Заключение договора: вы прописываете даты, время работы, объем и сроки сдачи материала, исполнителей, ответственных с обеих сторон. Также составляете смету и график платежей. Мультикамерная съемка на конференции, например, предпочтительнее, но в условиях ограниченного бюджета можно согласовать и съемку в одну камеру. А некоторые мероприятия (типа психологических тренингов), как говорит наш постоянный специалист по видеотрансляциям Федор Слюсаренко, лучше снимать именно в одну камеру, и дело вовсе не в экономии.
• Составление подробного ТЗ и согласование его с оператором. Если масштаб и ваши требования по съемке подразумевают работу не одного, а нескольких специалистов, то не экономьте, создайте адекватные задаче условия труда.
• Предоставление информации и материалов для титров, врезки слайдов – ваша задача прислать их вовремя, чтобы трансляция была максимально полноценной, а ролик – предельно информативным.
Кстати, пакет генерального спонсора на одну из наших конференций мы продали именно благодаря ролику, снятому на одной из предыдущих конференций и смонтированному специально для того, чтобы показывать его потенциальным партнерам. Там был сделан акцент на интересные и продуманные партнерские интеграции. Сам ролик был коротким, полторы минуты, но ЛПР со стороны потенциального партнера увидел все, что ему было нужно. В том числе наш последовательный и ответственный подход к работе с партнерами и командой, снимавшей видео.
Что мы делаем с видеоматериалами после их получения?
Так же, как и в случае с фотоотчетами, зная даты отдачи готового материала, за 1–2 дня можно напомнить о себе и уточнить, в какой стадии находится работа.
После получения отчетных видероликов, если есть необходимость, вносим правки, смотрим, все ли заставки и логотипы на месте. Если есть договоренности о наличии в ролике логотипов или интеграций партнеров – проверяем, все ли соблюдено. Размещаем видеоролики на всех своих ресурсах, анонсируем.
Что касается видеозаписей, которые вы должны разослать и которые можно продавать, то предварительно вы можете заказать отбивки для начала и конца видеовыступления, выслать информацию и шрифт для титров, поставить в запись, если есть договоренность, партнерский логотип.
После получения и заливки докладов на сервис (кто-то имеет свои платформы, кто-то пользуется общедоступными, с платными расширенными тарифами, позволяющими хранить большие объемы материала) вы максимально оперативно делаете рассылку по базе участников и информируете их на своих ресурсах (встречи в соцсетях, рассылка) о том, что записи были высланы. Иногда они, правда, блокируются или попадают в спам. Это корректируется уже в ручном режиме. Главное – не бросать своих участников, в итоге все им прислать, дослать и переслать.
Проблема воровства платного контента на данный момент не имеет гарантированно удачного решения, как бы вы ни старались защитить его паролями и закрытыми доступами.
Видеотрансляция мероприятия
Трансляция любого мероприятия становится все более доступной. Это самостоятельный полноценный продукт, а не какое-то дополнение к билету. Можно смотреть выступление любимой группы на огромном фестивале, оперной дивы в La Scala или спикера-практика на профессиональной конференции – и все это, не вставая с дивана или с кресла в любимом офисе. Нам же как организаторам важно сделать трансляцию в таком качестве картинки и звука, чтобы зритель остался доволен. В идеале надо добиться того, чтобы трансляция максимально погрузила онлайн-участника в действо, передала атмосферу мероприятия и, вероятно, побудила в следующий раз присутствовать лично.
Как искать подрядчика для реализации онлайн-трансляции? Предлагаем действовать так же, как при поиске фотографов или видеооператора для съемки ролика:
• гуглить. Профессиональный рынок существует, продолжает формироваться, и простым поиском можно собрать несколько компаний, среди которых по представленным кейсам выбрать достойную;
• расспрашивать коллег. Если в вашем окружении есть организаторы, которые делают мероприятия с онлайн-трансляцией, то можно попросить их посоветовать вам подрядчика, а также, вероятно, отсоветовать работать с кем-то недобросовестным на рынке;
• изучать трансляции, которые понравились вам, и узнавать, кто их делал. Потом найти контакты в интернете будет очень легко.
На рынке сейчас существует три основных типа команд, делающих видеопродакшн. Первая категория – крупные компании с большой командой, которая реализует все аспекты работы с видео, имеют серьезный парк собственного оборудования, офис. Сотрудничать с ними имеет смысл масштабным проектам, запросы организаторов которых более мелкие подрядчики просто не смогут удовлетворить (вы же не привлечете для съемки 150-тысячного музыкального фестиваля компанию студентов, только начинающих свой путь в видеоиндустрию?).
Вторая категория – представители так называемой уберизации видеопродакшна. У них небольшой объем своего оборудования, все необходимое они зачастую берут в аренду и привлекают нужных специалистов под конкретные проекты. Эти подрядчики являются наиболее привлекательными с точки зрения цены и качества продукта ввиду малых издержек в бизнесе.
Третья категория – новички, студенты, начинающие операторы. Работать с ними можно порекомендовать только в том случае, если видео не является для вас обязательным элементом мероприятия. Будет – хорошо, нет – ничего страшного. Для серьезных проектов, где вы планируете зарабатывать на качественно отснятом материале, стоит привлекать профессионалов, у которых есть портфолио и с которыми вы можете заключить договор.
Зачастую видеооператоры и компании, занимающиеся видеопродакшном, сами пишут организаторам с предложением сделать трансляцию, причем порой бесплатно. Соглашаться на бесплатное видео мы вообще крайне не советуем, так как не видим в такой ситуации ответственности подрядчика. Золотое правило: всегда лучше сделать что-то за деньги, но с гарантией качества, чем сэкономить и приобрести проблемы (и, вероятно, не достичь ожидаемого результата). Поэтому, получив такое предложение, все равно изучите информацию об этой компании, а потом уже принимайте решение.
Как понять, что следует выбрать: мультикамерную съемку или съемку в одну камеру? Если ваш бюджет ограничен, нет высоких требований к видео и главная задача – донести смысл, то можно ограничиться съемкой с одной точки. Также она рекомендована для трансляций/записей психологических тренингов. В этом случае создается ощущение вовлеченности, общения tet-a-tet, а в случае съемки в несколько камер сознание зрителя переключается, он начинает смотреть как будто со стороны, и эффект теряется.
Чем хороша мультикамерная съемка? Она позволяет показать нюансы, делает картинку более живой, больше похожей на телепередачу с эффектом присутствия. Можно взять выступающего крупным планом, можно перевести камеру на происходящее в зале, на аудиторию.
Какой вариант выбрать – каждый решает, исходя из задач и бюджета. На конференциях, где мы делаем трансляцию, всегда заказываем мультикамерную съемку в 2–3 камеры.
Для заказчика итоговая стоимость привлечения команды для видеотрансляции складывается из стоимости аренды или амортизации оборудования (даже если оно свое, то обслуживание, ремонт и расходники подрядчик закладывает в сумму), транспортных расходов, оплаты работы персонала и, конечно же, прибыли.
Оговаривать, что входит в перечень работ со стороны подрядчика, нужно заранее. Чтобы потом не выяснилось, что что-то ляжет на заказчика, тогда как он к этому не готов и не хочет этим заниматься. Также необходимо заранее обсудить и прописать в соглашении, кто и что будет делать, если возникнут проблемы. Например, как будет решен вопрос, если вдруг накроется оборудование или интернет, сядут батарейки, не будет хватать переходника или он выйдет из строя. Хороший подрядчик выгодно отличается тем, что умеет предусматривать все возможные форс-мажоры, имеет при себе запасные переходники, аккумуляторы и батарейки, находится на связи с техниками площадки и располагает контактами тех, кто сможет срочно доставить запасное оборудование. Главное правило для подрядчика, с которым захочется постоянно сотрудничать, – обещай меньше, а делай больше.
Какую платформу выбрать для трансляции? Это часто задаваемый вопрос. Если трансляция бесплатная и общедоступная, то нет ничего лучше и проще, чем YouTube. Единственное, на что нужно обращать пристальное внимание, – на музыкальный контент. Специальная система Content ID следит за соблюдением авторских прав на музыку и нещадно банит за ее использование без ведома правообладателя. Согласитесь, обидно потерять свой раскрученный канал, если вдруг в своей трансляции спикер решит использовать даже 10 секунд авторского трека. Будьте бдительны!
Платных сервисов для трансляций достаточно, нужно выбирать. Многие из них позволяют делать мультипарольные трансляции с уникальной ссылкой для каждого участника. У разных специалистов по трансляциям свои преференции, у некоторых имеются собственные неплохие хостинги. Вопрос, кто оплачивает сервис (входит ли это в стоимость работы подрядчика или ляжет на заказчика), также стоит обсудить заранее.
Формулы расчета времени, необходимого на монтаж и демонтаж оборудования, его тестирование и подготовку к работе, нет. Есть четкие правила: специалист по видеотрансляции должен заблаговременно осмотреть площадку и все имеющееся на ней оборудование, задать свои вопросы местным техникам, проверить мощности интернета и выделенные каналы для трансляции. Каждой команде нужно разное время на то, чтобы развернуть трансляцию – это зависит от количества и технических характеристик оборудования, параметров площадки, опыта работы и числа участников процесса.
У администрации площадки нужно обязательно уточнить, когда можно заехать на монтаж, будет ли перед вами какое-то другое мероприятие (не придется ли ждать, пока его организаторы все закончат, и хватит ли вам времени на спокойную работу по оборудованию площадки к трансляции и на тесты) и нет ли сразу после вас ивента, ради которого придется оперативно сворачиваться.
Для качественной трансляции вам обязательно нужно заказать выделенные интернет-каналы (на каждый зал по каналу плюс один резервный) – на них ничего, кроме вашей трансляции, не должно происходить (и, конечно, никакого "народного" wi-fi). Также необходимо уточнить, как на площадке обстоят дела с электричеством, есть ли дополнительный генератор, какого качества аудиооборудование, освещение и проекторы. Иногда, чтобы все сделать хорошо, проще дозаказать оборудование, чем пытаться добиться качества на слабом проекторе или с "шумящими" колонками.
И последнее, о чем нужно обязательно помнить. Видеотрансляция мероприятия – такой же полноценный процесс и продукт, как и сам ваш ивент. Это не довесок к мероприятию, не вторичный проект – к реализации трансляции нужно подходить серьезно, ответственно и не экономить на ней. В конце концов, записи можно продавать, качественная трансляция повышает ваш организаторский класс и прокачивает ваш опыт.
Подготовка онлайн-мероприятия
Итак, платформу для проведения онлайн-мероприятия вы выбрали, мероприятие анонсировали, спикеров собрали, рекламу дали, аудитория ждет. Что необходимо сделать заранее, чтобы ваша трансляция прошла гладко, материал записался, а участникам все понравилось?
Для начала проверьте свою технику. Да, почти наверняка на сегодняшний день у всех, кто читает это, есть ноутбуки или стационарные компьютеры достаточной мощности. Однако надо учесть ряд требований и нюансов. Итак, вам нужно иметь в наличии:
• интернет (в идеале от 100 мБит, если нет – хотя бы от 50) и резервную возможность подключения. То есть в случае, если ваш привычный и постоянный провайдер вдруг "упадет" и перезагрузка роутера не поможет, вы должны иметь возможность моментально подключить, например, модем, которые продают все операторы сотовой связи. А с провайдером разбираться уже потом. На большинстве площадок прописаны требования к скорости интернета и есть возможность протестировать свой канал. Если вы понимаете, что вам не хватает скорости и ее никак не повысить, отключайте видеокамеру – тогда компьютер станет работать немного резвее. Учитывайте, что в старых домах с толстыми кирпичными стенами или в подвальных помещениях качество сигнала ухудшается;
• микрофон с шумоподавлением. Есть ноутбуки, где он встроен, но качество не всегда на высоте – надо тестировать. Если шумы идут – не стоит экономить, лучше купите хороший выносной микрофон. Качество звука выяснится при тестировании на демогруппе. Почему с шумоподавлением? Никто не работает в звуконепроницаемом бункере. В офисе могут громко разговаривать сотрудники, за стеной – петь соседи, на улице – лаять собаки или трудиться асфальтоукладчики;
• вебкамера – как правило, достаточно самой обычной, встроенной или выносной;
• из программного обеспечения – последняя версия Adobe Flash Player.
Если говорить о требованиях к технике, с помощью которой ваш вебинар будут смотреть участники, то их практически нет. Единственное обязательное требование – должен быть установлен Adobe Flash Player, иначе не будет видео и звука.
Есть площадки, которые позволяют смотреть вебинары со смартфонов. Например, на Expertsystem и eTutorium для этого достаточно браузера со встроенным flash-плеером (например, Puffin). Для Wiziq есть мобильное приложение. По опыту – это нужная функция.
Нюанс, связанный со звуком: иногда у зрителей слабые колонки и звук тихий – в таком случае можно посоветовать им подключить наушники, в них будет громче.
Как тестировать площадку для онлайн-мероприятия?
Без теста нельзя проводить ни крупную конференцию, ни самый маленький вебинар. Вы должны заранее ознакомиться с вебзалом, с возможностями платформы, протестировать звук, связь, провести небольшой тестовый вебинар с администраторами, если они планируются на вашем мероприятии. Оптимальный алгоритм тестирования такой:
• Изучите крупные онлайн-мероприятия, которые есть на рынке. Посмотрите, на каких площадках они проводятся. Площадки с опытом – лучше, чем непроверенные. Если вы организуете небольшое мероприятие, то можно воспользоваться наработками не только организаторов конференций, но и тех, кто устраивает камерные тренинги.
• Напишите организаторам этих мероприятий. Возможность получить рекомендации от кого-то, кто работал на площадке, бесценна. Реклама и отзывы, размещенные на сайте вебзала – одно, личный опыт практиков – другое. Многие нюансы вскрываются лишь после того, как начинаешь использовать сервис. При этом стоит собрать несколько мнений, обязательно свежих (сервисы быстро модернизируются и изменяются).