Как организовать нетворкинг на мероприятии
Одна из важнейших задач, которую на сегодняшний день должен решить организатор делового мероприятия, – это то, каким образом он реализует для своей аудитории возможность познакомиться, найти полезные контакты и оживить схему "доклады + перерыв на обед". В digital-среде есть большая вероятность, что участники вообще целый день просидят на докладах, уткнувшись в телефоны и ноутбуки. Помочь им, предложив легкие и интересные варианты для знакомства, – ключевая задача хорошего организатора. Давайте об этом поговорим.
Еще до начала мероприятия, за месяц-два-три, вокруг него начинает формироваться аудитория, лояльная к ивенту и организаторам. Что с ней надо делать? Правильно – людей нужно знакомить, помогать им завязывать дружеское общение и "утеплять". Одним из основных и самых простых способов это сделать является создание чата в мессенджере. На сегодня для себя мы выбрали закрытые супергруппы в Telegram. Такую группу мы создаем для каждой новой конференции. Ссылка на чат приходит в электронном билете, таким образом в чате собираются не все подряд (планирующие посетить мероприятие или просто мимо проходившие), а только те, кто реально к вам придет. Что происходит в группе?
• Организаторы сообщают последние новости о мероприятии, анонсируют спикеров, активности, появление программы или напоминают, что скоро повысятся цены. Отвечают на вопросы, помогают при возникновении проблем с оплатой или поиском отеля. Стимулируют участников к общению, задают вопросы для вовлечения аудитории.
• Присутствующие в чате спикеры, модераторы и партнеры (их всех обязательно нужно приглашать) отвечают на вопросы, уточняют, что бы хотела увидеть и услышать их аудитория.
• Участники рассказывают о себе (к этому их побуждает закрепленный сверху пост), ищут попутчиков, знакомятся, иногда начинают помогать организаторам оперативно отвечать на часто возникающие вопросы.
• Ближе к делу активность чата возрастает, среди участников появляются лидеры, которые комментируют чаще других. Зачастую они являются зачинщиками pre-party накануне мероприятия, где, в свою очередь, собирается несколько десятков человек, которым интересно познакомиться с новыми людьми. На следующий день, когда участники только приходят и проходят регистрацию, это уже не незнакомцы, а люди, которые знают друг друга, нашли общие интересы и своим живым общением и радостными встречами создают на мероприятии атмосферу дружелюбия и легкости вовлечения в коммуникацию. А не этого ли мы и добиваемся?
• Также в чате накануне даты ивента организаторы размещают подробности об участии, о том, как доехать, что будет в пакете участника, когда запланирован кофе-брейк, и отвечают еще на сто вопросов.
• В течение самого ивента в чате обсуждают доклады, спикеров, инсайты и фишки, договариваются о встречах, помогают друг другу, пересылают фотографии слайдов. Вечером собирают компании для походов в бар, если не запланирована общая вечеринка.
• После мероприятия чаты продолжают жить своей жизнью. Там ищут подрядчиков, исполнителей, приложения, софт, просят рекомендации, обмениваются ссылками на интересные статьи или актуальные новости. В этих чатах можно и нужно анонсировать будущие мероприятия, потому что там собирается (и остается после мероприятия) ядро лояльной аудитории.
Почему чат, созданный заранее, – это важно? Многие люди не умеют общаться, боятся знакомиться, для них это стресс. Находясь в чате, где все дружелюбны, где другие рассказывают о себе, остальные участники расслабляются, вовлекаются в общение и, когда приходят на мероприятие, они уже с кем-то немного знакомы, им проще коммуницировать и завязывать общение, они не боятся.
Следующий вариант нетворкинга (уже на самом мероприятии) – бизнескарусель или speed-dating. Это организованное в отдельном помещении пространство с небольшими столами и 2–4 стульями около каждого. Идет процесс постоянной пересадки за столами, присоединения новых участников. Время общения за столом небольшое – 5–7 минут, за это время люди успевают обменяться визитками, рассказать вкратце о себе и своих проектах. Если же взаимный интерес побуждает продолжить общение, то можно уйти в другое помещение и там уже дальше разговаривать. Этот вариант совершенно не подходит для интроверта, который по доброй воле никогда не сядет знакомиться с десятками новых людей. Но если перед сотрудником стоит четкая задача собрать побольше контактов, которые потом будет обрабатывать, например, отдел продаж, то принять участие в этом стоит. Чем плох данный вариант, если вы заинтересованы в эффективной коммуникации и перспективных знакомствах лично для себя и своего проекта? Без предварительного планирования и договоренностей можно потратить час на то, чтобы познакомиться и обменяться визитками с людьми, которые по тем или иным причинам неактуальны для вашего бизнеса.
Еще один вариант – биржа контактов. Под мероприятие создается приложение (сервис) для смартфонов, в котором можно заполнить информацию о себе, сделать мини-визитку с фото и описанием своей деятельности и назначить встречу с теми, кто так же, как вы, зарегистрировался и интересен вам. Минусов у этого формата три. Первый – далеко не все будут разбираться, вносить сведения о себе, назначать встречу и отвечать на ваше приглашение. Есть достаточно большая категория людей (в меньшей степени в области digital, в большей степени в других сферах), чьи телефоны просто не имеют возможности установки приложений или их владельцы не пользуются мобильным интернетом. Второй минус – часто люди, даже подтвердившие назначенную вами встречу, на нее не приходят. Не спасают напоминания – у кого-то могли измениться планы, кто-то слушает доклад, пьет кофе с коллегой или просто уехал с мероприятия. А вы ждете и бессмысленно теряете свое время. И, наконец, третий минус: многие люди хотят сохранить свою приватность, не желают озвучивать свои контакты, должность или свое полное имя, а аудитория хочет видеть именно вас и именно с вами, Петром Сергеевичем Самойловым, начальником отдела продаж крупного оператора связи, назначать встречи. Чат в мессенджере в данном случае позволяет сохранить privacy, если этого хочется.
Следующий вариант нетворкинга, который хорошо работает и разогревает аудиторию, стимулируя участников рассказывать о себе, – это активная помощь модератора. Пока все собираются в зале, модератор может начать вовлекать аудиторию, стимулировать людей выйти к микрофону, сказать несколько слов о себе, о том, чего они ожидают от мероприятия, от спикеров, с кем бы хотели познакомиться. Даже если на это отвести полчаса до самого мероприятия, можно успеть убить двух зайцев: раскачать аудиторию, разбудить ее, если дело происходит утром буднего дня, а также прямо на старте дать им пользу, показать, что в зале находятся потенциальные клиенты, подрядчики, партнеры. Например, на конференции "SMM-десант. Урал" наш модератор, профессиональный кипишолог Вера Бойко настолько активно вовлекла участников в утреннее знакомство, что даже не все желающие успели выйти к микрофону и рассказать о себе.
На своих конференциях мы постоянно используем флипчарты. Они размещаются в холлах, и на листах этих огромных блокнотов каждый участник маркером может написать о себе – кто он, чем занимается, кого ищет, что может предложить, контакты. Так как конференции тематические и аудитория собирается исключительно целевая, такой формат взаимодействия очень востребован. Эти листы потом силами волонтеров развешиваются на стены, где их фотографируют, тут же, не отходя, звонят по указанным телефонам и прямо сразу встречаются. Эффективно, просто. А еще эти листы можно брендировать партнерскими наклейками, как мы это сделали, например, на "Суровом питерском SMM. Эпизод II".
Кофе-брейк или обеденный перерыв с небольшими мотиваторами, побуждающими к знакомству, – тоже возможный вариант нетворкинга. На столы можно установить маленькие информационные стенды, на которых написать что-то типа "здесь можно не только поставить чашку, но и познакомиться с соседом справа". Зачастую на деловые мероприятия люди приходят в одиночестве, и, может, они даже не против познакомиться с коллегами, но не всегда знают, как начать общение.
Нетворкинг должен быть приятным естественным процессом. Вариант, который мы практикуем на своих мероприятиях, – то, что неофициально у нас называется "Вечерний нетворкинг в баре". Нет, пить там совсем не обязательно. После окончания основной программы мы устраиваем веселую игру, где участникам предлагается разбиться на команды. В составе команд они делают мини-проекты в тематике конференции, активно продумывают концепции, а потом защищают их. Команда-победитель по результатам голосования получает призы.
Например, на конференции "Найди свой трафик" командам было дано задание придумать и презентовать рекламные объявления (заголовок + изображение + текст) для необычных и смешных бизнесов. Это были узконишевые бизнесы: "Уборка мест преступлений", "Похороны в космосе", "Порно-такси" и другие, не менее достойные внимания. Такой нетворкинг хорош благодаря нескольким фактам:
• при работе над общим проектом люди в командах лучше и ближе знакомятся и после того, как нетворкинг закончится, часто в рамках этой команды продолжают общаться;
• появляется возможность сделать короткую самопрезентацию в начале мероприятия (участники команд кратко представляются);
• это легкий и нестандартный формат нетворкинга, где можно не только отдохнуть после продуктивного дня, но и поучаствовать в позитивном мероприятии;
• это хороший вариант, который вы можете предлагать партнерам как способ интеграции. Мы так делаем, и партнеры довольны результатом;
• и, наконец, это просто весело. Когда мероприятие живое, когда все вовлечены в процесс – люди чувствуют себя частью единого целого. И создается та уникальная атмосфера, из-за которой участники потом возвращаются снова и снова.
Проведение онлайн-мероприятия
Итак, дата проведения вашего онлайн-мероприятия все ближе. Что нужно предусмотреть на финальной стадии подготовки и непосредственно на вебинаре, чтобы все прошло максимально гладко и просто?
Накануне нужно разослать по e-mail доступы к трансляции, а за час до мероприятия – напоминание о том, во сколько старт (иногда это делают еще и за 5 минут до начала). Некоторые организаторы собирают также телефонную базу, чтобы продублировать напоминание в смс. Если мероприятие бесплатное или малозначимое для участника, то часто напоминания сильно влияют на то, придет к вам в веб-зал человек или забудет.
Как давать доступ к платным онлайн-мероприятиям?
Если мероприятие камерное (например, небольшой платный тренинг) и вы всех участников знаете в лицо, то достаточно просто дать ссылку только нужным людям.
На большой конференции, конечно, так не получится. И тут помогает доступ по паролю или по электронной почте.
Есть сервисы, которые генерируют индивидуальные пароли или индивидуальные ссылки для доступа на вебинар. Индивидуальная ссылка видится нам наиболее удачным и защищенным вариантом – вы отправляете каждому участнику ссылку, по которой может войти лишь он. Если по этой же ссылке зайдет еще кто-то, первого выкинет из веб-зала.
Доступ по паролю ИЛИ по электронной почте дают, кажется, все сервисы – Webinar.ru, Webinar.tw, Webinar.fm, Expertsystem, Wiziq, eTutorium, Mirapolis, Pruffme…
На площадке, встроенной в сервис рассылок Getresponse, можно давать доступ по паролю. На Expertsystem можно генерировать индивидуальные ссылки. Выбрать наиболее удобный вам вариант можно при тестировании площадок и общении с техподдержкой.
Что еще нужно сделать заблаговременно? Конечно же, получить от всех выступающих презентации и загрузить их на площадку. Формат, в котором требуются презентации, уточняйте заранее: где-то ppt(x), где-то pdf, где-то оба варианта. Если есть возможность грузить в pdf, лучше выбрать его – это формат неизменяемый, и поэтому нет риска, что в процессе выступления в презентации что-то съедет.
Если вы не только организатор, но и спикер, то, конечно же, очень важно постараться не волноваться. Особенно если вы выступаете перед аудиторией в первый раз. Порепетируйте свою речь с друзьями и попросите их присутствовать на трансляции.
Так как не все спикеры имеют достаточный опыт выступлений на онлайн-мероприятиях, стоит предложить им заранее посмотреть обучающий ролик или внимательно изучить инструкцию для спикера и для пользователей, которые есть на любой платформе. Если же опыт есть, то после работы на 3–5 площадках все остальные становятся интуитивно понятными, потому что у всех похожий функционал, сходное расположение элементов, а у спикера появляется навык действовать методом тыка.
Перед мероприятием, минут за 10 до начала вебинара, можно включить музыку и слайд, на котором написано, что сейчас идет проверка звука и что нужно делать, если звука нет. Обычно 10 минут хватает, чтобы все перезагрузились, сменили браузер, переустановили Adobe Flash Player. Это одновременно и забота об участниках, и минимизация вашего стресса – в первые 10 минут вы сможете уже вовсю давать людям информацию, а не читать чат с лихорадочными "Мне не слышно!", "Почему нет картинки??" и прочими вопросами, которые нужно будет решить.
В процессе проведения онлайн-мероприятия вам очень пригодится помощь администраторов трансляции и чата. Зачем они нужны?
• Администраторы понадобятся вам и до и после трансляции. Они открывают веб-зал, рассылают участникам ссылки, напоминалки, а затем, при необходимости, и записи.
• Администраторы помогают участникам решать технические проблемы. Если что-то не работает, организатор-спикер не сможет остановиться и помочь, пока все остальные будут ждать. На все вопросы отвечает администратор – прямо в чате или персонально. Он же связывается с техподдержкой, если что-то пошло не так.
• Администратор может отправлять в чат какие-то ссылки, если спикер по какой-то причине не способен этого сделать.
• Администратор модерирует чат. Если в нем появляется, например, несанкционированная реклама или тролли, он может быстро все разрулить. Этого может никогда не произойти, но лучше пусть у администратора не будет работы на протяжении всего вебинара, чем случится любая непредвиденная и неприятная ситуация.
• Если у спикера технические проблемы, администратор находится с ним на связи и транслирует в чат. Если спикер пропал – участники не знают, что стряслось и вернется ли он. Администратор держит всех в курсе.
• Ну и, наконец, администратор обязательно делает дублирующую запись мероприятия. Конечно, площадка генерирует свою запись. Но стопроцентных гарантий, что запись всегда будет годной (целой, в хорошем качестве, не битой) нет. Технические накладки бывают даже на самых надежных площадках. Может случиться, что вообще ничего не записалось, или звук обрезан за полчаса до конца, или записан только чат. Это редкость, но все равно очень неприятно бывает обнаружить, что записи нет и теперь придется повторить все то же самое на бис. Поэтому администратор всегда делает дубль записи.
Каким софтом писать вебинар? Вариантов очень много. Эту информацию можно легко нагуглить или узнать у коллег. Например, можно использовать Camtazia Studio. На Mac есть своя удобная программа – QuickTime. Один из элементов заботы об участниках – конвертация видео в аудио и рассылка доступов и к тому, и к другому. Некоторым участникам удобно посмотреть вебинар онлайн, а затем переслушать аудиозапись на прогулке или за рулем.
Хранить записи можно на любых файлообменниках: Яндекс. Диск, Google. Disc, DropBox – их множество. Если речь о тренинге, который проходит на специализированной площадке типа Getcourse, то можно прямо на площадке (но копию все равно держать в облаке). А если информация суперценная, то и сделать резервную копию, к примеру, на внешнем харде.
Вернемся к нашей трансляции. Один из элементов для взаимодействия с аудиторией – чат. Нужен ли он? Да, нужен.
Во-первых, есть разные типы людей. Кому-то лучше слушать, кому-то – смотреть, а кому-то – обязательно прикасаться пальцами к клавишам. Поэтому "плюсики в чате" нужны не для развлечения спикера, а для включения внимания участников.
Во-вторых, есть вопросы. Участники могут задавать их в процессе мероприятия. Многие спикеры просят задавать вопросы в конце или же предлагают администратору собирать их в текстовый файл и присылать в финале "оптом". Некоторые вебинары вообще построены в формате "вопрос-ответ", и живое общение в чате разогревает аудиторию, вовлекает ее в активную коммуникацию со спикером. Такой интерактив усиливает вовлеченность и позволяет спикеру не быть "говорящей головой", а создавать иллюзию живого зала.
Важно!
Хорошо, если площадка делает запись экрана с чатом. Тем, кто посмотрит вебинар потом в записи, будет видно, что писали участники, понятно, кому отвечает ведущий, ну и вообще получается живее.
Если в процессе проведения ивента веб-зал упал и перезагрузка компьютера и роутера не помогла, а с настройками все в порядке, нужно бежать в техподдержку.
В идеале надо иметь резервную площадку, особенно для масштабных, ответственных, платных событий. На камерном тренинге все же проще извиниться перед участниками и перенести мероприятие.
Если мероприятие камерное и онлайн находится маленькая группа – можно пойти на хитрость. Надо заранее составить список площадок, которые позволяют мгновенно создавать демокомнаты на нужное количество участников. И чуть что – срочно создавать демоаккаунт и проводить вебинар там. Но есть нюансы: заявка на создание демозала может оформляться не молниеносно, а безлимитное количество участников, как правило, предоставляют только новые площадки, и со временем эта возможность пропадает. Поэтому советовать ничего не будем, информация меняется достаточно быстро.
И, напоследок, несколько слов об автовебинарах. Автовебинар – это вебинар, записанный единожды и транслируемый в записи с определенной периодичностью.
Не все сервисы позволяют делать автовебинары. Алгоритм такой: на сервисе записывается вебинар (либо можно просто загрузить запись), после этого включается специальная функция, позволяющая участникам регистрироваться на мероприятие, выбирая удобные для них день и время, и потом система сама приглашает их на трансляцию.
Возможно, это удобнее, чем постоянно проводить живой вебинар. Но, конечно, люди бывают несколько разочарованы, увидев, что спикера на самом деле нет в эфире. Если вы делаете автовебинар, по крайней мере предупреждайте, что это запись. У довольно известного спикера был один неприятный случай, когда вместо вебинара была включена запись, и даже делались паузы якобы на вопросы, только аудитория все равно спикера раскусила, вышло некрасиво и очень непрофессионально.
Чем автовебинар лучше простой записи? Тем, что запись многие качают и не слушают, тогда как автовебинар больше мотивирует все-таки прийти и посмотреть.