18. И, наверное, последний момент: акты сдачи-приемки помещения. Есть эта опция далеко не везде, но если она вам попалась – не ленитесь пройти по всем арендуемым помещениям (и прилегающим пространствам, типа лестниц и лифтов) с менеджером площадки и досконально записать, какие есть царапины на дореволюционном паркете, где на стекле трещина, а где краска осыпалась. Потому что, если вы все это не запишете в акте сдачи помещения, то потом вам не подпишут акт приемки, пока вы не заплатите за весь (зачастую придуманный) нанесенный вами ущерб. Так, один особо нервный владелец площадки пытался вменить нам в вину разбитый плафон в совершенно незаметном и труднодоступном месте гардероба, отказывался подписывать акт и даже угрожал нам. И требовал за этот плафон, кажется, 15 000 рублей. Наличкой. В итоге мы нашли ему точно такой же, новенький, за 600 рублей на Avito и даже привезли на площадку. Похоже, он был не очень доволен таким поворотом событий, но документы мы подписали. И больше, конечно, проводить у него ничего не будем, благо пространств в городе много, и есть настолько прекрасные, что туда хочется возвращаться снова и снова.
И, напоследок, лайфхак о сидячих местах: если вы арендуете залы заранее и не можете спрогнозировать окончательное количество участников, то найдите помещения, в которых вы можете регулировать количество стульев при расстановке их рядами (театром). Это можно делать за счет количества и ширины проходов (но помните, как мы говорили выше: не надо арендовать помещение на 1000 человек, если вы изначально понимаете, что не соберете больше 300), за счет количества стульев в ряду. Лучше убрать лишние стулья и потом доставить, чем потом видеть на фотографиях многочисленные пустые места.
Если есть возможность выбора, не арендуйте залы с зафиксированными рядами кресел (как в кинотеатре). Даже если к вам придет в два раза меньше народу, чем вы планировали, то вы не сможете вынести лишние сидячие места (ну разве что вырвать с корнем, но этого не одобрят владельцы площадки). И, как результат, будут у вас очень унылые (из-за незаполненного зала) фотографии.
Выбор площадки для онлайн-мероприятия
Вебинары, конференции, целые образовательные курсы можно проводить в онлайн-формате. С одной стороны, это существенная экономия. Вы не тратите деньги на аренду залов, питание, трансфер спикеров и "раздатку", у вас другое (меньшее) количество персонала, обслуживающего мероприятие. С другой стороны, важно помнить, что у этого формата есть своя специфика, собственные правила и условия проведения качественного ивента в Сети. Для начала надо понять, как выбирать онлайн-площадку, на которой вы будете устраивать свое действо.
Самый простой вариант – попросить рекомендации коллег, если в вашем окружении есть те, кто регулярно занимается проведением онлайн-мероприятий, следит за новыми предложениями на этом рынке и участвует (в идеале) в чужих событиях, чтобы иметь возможность сравнить большее количество площадок. В ситуации, когда таких знакомых нет, приступаем к самостоятельному поиску.
Если задать в поисковике запросы "площадка для вебинаров" или "где провести вебинар", на вас обрушится огромный поток информации. На что обратить внимание при выборе?
• Опыт площадки. Как давно существует, сколько клиентов ее выбрали, сколько мероприятий проведено. Новая площадка всегда функционирует с перебоями, латает дыры, устраняет баги. Если вы хотите работать максимально спокойно, то такую выбирать не стоит. Правда, в данном случае плюсом будет наличие оперативной техподдержки. Например, на площадке eTutorium не только быстро решают технические вопросы, но и прислушиваются к пользователям, "допиливая" функционал в соответствии с их просьбами.
• Объемы вебзалов/тарифы. Если вебзал нужен очень большой – конечно, надо смотреть те площадки, которые предоставляют такую возможность. Если маленький – опять же, следует изучить, какие варианты есть на рынке. Если требуется зал на 100 человек, а у площадки есть только на 50 и на 300, то нет смысла переплачивать – стоит поискать альтернативные варианты.
• Не надо выбирать площадку с максимальным функционалом (за который порой приходится серьезно переплачивать). Зачастую вам нужны только несколько базовых функций (например, презентация + чат + видео + аудио), а остальные 30 окажутся для вас бесполезной тратой денег. Какие основные функции, которые могут понадобиться, вам стоит проверить на выбранном тарифе? Прежде всего, это возможности:
• транслировать видео (подгружать ролик);
• включать одновременно нескольких спикеров;
• делать запись без конвертации сразу после завершения мероприятия;
• позволять участникам "поднять руку" и "выйти к доске";
• демонстрировать экран;
• смотреть вебинары со смартфонов;
• сразу же в процессе занятия скачивать дополнительные материалы прямо из вебзала;
• рисовать на доске или слайдах;
• проводить опросы и собирать статистику;
• включать подсказки для спикера к слайдам;
• брендировать площадку (размещать свой логотип);
• делить чат на несколько "потоков" (для общения, для вопросов, для административных моментов);
• скачивать историю чата
• и так далее.
Платная или бесплатная площадка?
Мы рекомендуем платные. Из более-менее адекватных и "грузоподъемных" бесплатных можно говорить только о Google Hangouts, но оперативно вызвать техподдержку будет проблематично. Также там есть не самая приятная особенность – тормозит чат. Если нужен интерактив, если спикер общается с участниками мероприятия, на Hangouts это затруднительно, задержка около четырех секунд. Еще случаются паузы в трансляции видео, задержка слайдов и прочее. Также он не всегда интуитивно понятен для спикера, особенно если тот (а такое бывает) пока не сталкивался с онлайн-вещанием.
Резюмируем: бесплатный сыр, как обычно, бывает лишь в мышеловке или рядом с ней. Если хотите оперативную техподдержку, много удобных функций и качественную работу, за это придется платить.
У выбранной вами платформы может быть и дополнительный функционал: сервисы рассылок, возможность создавать лендинги, рассылки напоминаний о вебинарах, автовебинары и пр. Если у вас уже есть сервисы, выполняющие эти функции, то переплачивать за них тоже нет смысла.
Существует и обратная история: если вас все устраивает на площадке и вы, протестировав, хотите купить ее дополнительный функционал, то от других своих сервисов (например, e-mail-рассылок) можно будет отказаться.
Идеальный вариант – со списком всех нужных вам функций обратиться к техподдержке, которая на его основании ответит на все вопросы и посоветует вам тариф. Это быстрее, чем изучать вопрос самостоятельно. Шишки, скорее всего, вы все равно набьете, но их окажется меньше.
Важно!
Надо обязательно иметь возможность потестировать площадку в демоверсии. Чем ближе возможности демо к реальной работе, тем лучше. Например, если на площадке продолжительность записи в демоверсии составляет 20 минут, то узнать, насколько стабильно записывается длинное мероприятие и как долго обрабатывается запись, вы не сможете.
А еще крайне существенна оперативность техподдержки. Реальность такова, что мгновенная техподдержка осуществляется только на дорогих площадках (в том числе потому они и дорогие).
Форс-мажоры на мероприятии
Даже у самого прекрасного, профессионального и опытного организатора, который провел сотни больших и малых ивентов, съел десяток собак на сложных клиентских мероприятиях и может одной левой решить практически все проблемы, бывают ситуации, которые от него никак не зависят. Потому что мы живем в реальном мире, в котором могут подвести все: подрядчики, техника, собственная память. Когда происходит то, что можно назвать емким shit happens, главное – не растеряться, не впасть в состояние паники и не утратить контроль над ситуацией. Что же это может быть?
Форс-мажор – это то, что случилось неожиданно. Нельзя, например, сказать, что у вас форс-мажорно не продались билеты. Плохо продавали, значит. Это не моментальная проблема, а системная ошибка. А вот если:
• отключили электричество. Такое бывает: начиная от того, что просто выбило пробки, и заканчивая блэкаутом во всем районе. Что вам может тут помочь? Стоит заранее узнать, есть ли у площадки, на которой вы проводите мероприятие, резервный генератор, который позволит вам хотя бы вернуть свет в залы. Также обязательно нужно уточнить, будет ли во время проведения вашего мероприятия на площадке дежурный технический специалист, и если нет, то кто отвечает за быстрое реагирование на подобные ситуации. Если вы сам себе организатор или владелец данного места, то вам, конечно, нужно знать телефоны электрика, управляющей компании и аварийных служб. Никогда большое количество информации, даже если она вам не пригодится, не будет лишним. Если срок возвращения света адекватный – придется сидеть и ждать. Предложите гостям воду и что-то перекусить.
• Не работает ноутбук/кликер/проектор. В идеале нужно иметь по дополнительной единице каждого элемента из списка оборудования. Но если взять с собой, допустим, запасной кликер вполне реально, его может заменить беспроводная мышка, то захватить еще один ноутбук или проектор получается далеко не всегда. Как минимизировать риски? Ну, во-первых, если вы арендуете оборудование у площадки, то нужно подробнейшим образом обсудить, когда было его ТО, проверить, как оно работает, увидеть своими глазами, что яркость проектора достаточная, а ноутбук не тормозит столь ужасно, что открывает простую презентацию по 5 минут, а видео вообще не в состоянии воспроизвести. Если в первом приближении все хорошо, то нужно задать вопрос, как все будет налажено, если что-то сломается. Ответ "ну, мы обязательно решим эту проблему, вы не беспокойтесь, да и не возникнет она, скорее всего" не должен вас удовлетворить и успокоить. Узнавайте, кто и как будет этим заниматься, какими средствами и в какие сроки. Вам нужны контакты данного специалиста и уверенность в том, что он окажется на связи. Также стоит иметь под рукой телефоны компаний (внимание: желательно работающих 24/7, такие есть в крупных городах точно), которые готовы в ограниченные сроки привезти вам в аренду оборудование. Да, там может быть заоблачный коэффициент, но в такой ситуации вам важнее репутацию сохранить, чем сэкономить.
• Не приехал спикер (или музыкальная группа, или Снегурочка с Дедом Морозом, или любой другой ключевой участник). Сразу спросим: он у вас один? Или в этот день будет еще несколько? Если это ключевая фигура, то, конечно, большой вопрос, как так получилось. Потому что, во-первых, находиться в постоянном контакте с выступающими – одна из главных задач организатора, а во-вторых, так портить репутацию могут позволить себе считанные единицы. Как такое могло случиться, вы будете выяснять позднее, и иногда бывают вполне реальные ситуации, вследствие которых происходит подобное. Задержка самолета на несколько часов, приступ аппендицита, потеря паспорта… Да мало ли. Вариантов у вас два: вернуть деньги за билеты (не надо сходу обещать провести это мероприятие в другой день, разберитесь сначала, почему такое стало возможным) или предоставить равнозначного спикера или Снегурочку. Да, вероятно, вы понесете серьезные финансовые потери ввиду такого форс-мажора, но запомните: лучше потерять деньги, чем репутацию. Потому что первое зарабатывается легче и быстрее второго. Есть, конечно, еще один вариант: иметь в запасе 1–2 спикеров из числа живущих в городе проведения мероприятия, которым будет удобно приехать и оперативно спасти вас. Но это полумера. Потому что, как вы понимаете, топовые спикеры на такое вряд ли подпишутся, хороших всех вы, по идее, и так позвали, а остальные могут просто не подойти вам по уровню подготовки и качеству информации.
Если же, допустим, у вас конференция, один из спикеров до последнего момента находился на связи, и все было нормально… А утром в день своего выступления к телефону не подходит, на сообщения не отвечает, и вот до его выступления остается час, полчаса, десять минут. Вы понимаете, что он не приедет, и уже неважно, почему. Вам надо спасать ситуацию. Опять же, у вас два варианта. Если поток один – устроить внеплановый кофе-брейк (площадка всегда должна быть готова к тому, чтобы за 10–15 минут накрыть вам чай-кофе с печеньем как минимум). Почему нельзя переставлять спикеров внутри сетки выступлений? Мы говорили об этом выше, но повторим: потому что кто-то, заранее с ней ознакомившись, приедет только к 17 часам, например, чтобы послушать конкретного докладчика. Поменяв местами выступающих, вы, скорее всего, ничего не измените в настроениях тех, кто уже пришел к вам. А вот от тех, кто планирует свое время исходя из анонсированного вами расписания, вы можете словить негатив, и эти люди будут совершенно правы.
Если потоков несколько – можно предложить участникам перейти в соседние залы (извинившись перед ними за эту накладку и пообещав компенсировать каким-то ценным бонусом от спикера, который не приехал, или от вас лично как организатора) или же пригласить их на незапланированное выступление, например, блок "Вопрос-ответ" с интересным для многих докладчиком. Так, к примеру, совершенно неожиданно накануне конференции "Найди свой трафик" у нас пропал один из спикеров (сейчас он появляется в соцсетях; судя по активности, с ним все хорошо, и до сих пор совершенно непонятно, куда же и почему он вдруг делся). Мы ждали его до последнего, обрывали ему телефон и верили, что он влетит в зал за 10 минут до начала. Не влетел. Но уже накануне вечером у нас было понимание, что если он не приедет, то в образовавшемся окне мы сможем устроить диалог зала с Дмитрием Румянцевым, где он ответит на любые вопросы об интернет-маркетинге, соцсетях и ивентах. Модераторы двух других залов проанонсировали этот внеплановый "доклад", и все получилось более чем славно. И почти никаких нервов никому это не стоило.
• Не готова площадка. Первый вариант: она не готова потому, что не убрана после предыдущего ивента. В разделе о выборе места проведения вашего мероприятия мы вспоминали совершенно эпичную ситуацию с креативным кластером в центре Петербурга, где проводили первый фестиваль о путешествиях и удаленной работе "Путевое дело". Ситуация простая: когда вы договариваетесь (и, в идеале, подписываете соглашение) с владельцем площадки, то оговариваете, в какое время и в каком виде получите в свое пользование все нужные вам помещения. Если вы пришли, и вам передают не то, о чем был уговор, то вариантов немного. Или вы отказываетесь от некондиционного пространства и уходите, но тогда срываете собственный ивент, и последствия, думаем, объяснять не нужно. Или же оперативно решаете вопрос с площадкой: кто это все сейчас же уберет и приведет в порядок. Тут вам в помощь договор, который мы настоятельно рекомендуем заключать всегда и со всеми и в котором все должно быть прописано.
Второй вариант: на арендованной площадке к моменту проведения вашего мероприятия не закончился ремонт. Бывает, что строители обещают сдать помещения к одному сроку, но в процессе понимают, что не успеют, и сроки сдвигаются, а владелец площадки уже сильно хочет начать ее эксплуатировать и при общении с арендаторами идеализирует ситуацию. Вообще крайне не советуем планировать что-то на не сданной после ремонта площадке – это большие риски. Если же получилось так, что вы ее арендуете, то будьте на связи с владельцем, постоянно следите за процессом ремонта, получайте реальные данные о том, в какой стадии он находится и когда будет закончен. В договоре прописывайте санкции, которые последуют при несвоевременной сдаче площадки. Если же договор с устраивающими вас условиями не хочет подписывать вторая сторона, настоятельно рекомендуем поискать другую площадку.
• Не хватает мощностей интернета. Если, например, вы делаете трансляцию вашего события, то для этих целей вам нужно заранее заказывать у площадки отдельный канал (или несколько), которой будет отдан только под нее и не станет раздавать wi-fi. Такая услуга стоит, как правило, отдельных денег, но это совершенно не те расходы, на которых стоит пробовать сэкономить. Если же вашим гостям не хватает мощностей wi-fi – это тоже тот момент, который нужно было обсуждать заранее с менеджментом площадки и при необходимости оплачивать дополнительно.
• Подвела погода на мероприятии под открытым небом. Грусть-тоска-печаль. То, с чем мало что можно сделать, если только вы не устраиваете событие федерального значения, ради которого над городом разгонят тучи. Заранее предупреждайте всех, кто будет делать застройку, чтобы они брали с собой побольше скотча и крепежей для фиксации зон при сильном ветре, чтобы продумывали шатры и тенты на случай дождя. Уделяйте особое внимание электричеству и безопасности. Организуйте подобное мероприятие с таким содержанием и оформлением, которое никто не захочет пропустить, даже если будут град и ураган. Но принципиально повлиять на стихию вы не сможете, примите этот факт.
• Звук/свет плохие. Ну тут уж никто, кроме вас, не виноват. Вы же сами выбирали площадку, смотрели ее заранее, тестировали все оборудование, которое она предоставляет, – обязаны были это сделать. Площадку с не устраивающим вас оснащением просто не надо арендовать. Благо почти везде уже есть выбор, масса вариантов. И это заставляет участников рынка становиться лучше и делать свои предложения конкурентоспособными, а оборудование качественным. Если же вы поверили на слово технику или звукорежиссеру и не стали сами проверять все досконально, то это не форс-мажор, а просто ваша капитальная недоработка. Можно приехать на площадку с утра, чтобы все настроить и добиться идеального звука или света. Но для этого они изначально должны быть хорошими.
• Не записалось видео. Ситуация редкая, но вполне реальная. Или сели батарейки, и фрагмент записи оказался без звука. Если не записался маленький кусочек, который не влияет на информацию в целом, то с соответствующими извинениями и скидками эти записи можно отдавать или продавать тем, кому они предназначены. Если же получилось так, что вообще ничего не записалось, а запись является неотъемлемой частью вашего продукта (или даже им самим), значит, нужно перезаписывать или, если речь идет о записи конференции, например, то возвращать деньги тем, кто не получил то, за что заплатил. Снова ситуация, когда репутация дороже потерянных денег. Крайне важно в таких случаях скрупулезно выбирать подрядчика, который оказывает вам услуги записи и суперответственно подходит к задаче. Потому что ответственный специалист, если что-то пошло не так, способен оперативно устранить проблему и минимизировать негативные последствия.