• Не идет трансляция. Опять же: нужно заранее тестировать оборудование и интернет. Даже если вы уже десять раз работали на этой площадке, с этим подрядчиком и этим оборудованием – все равно, как в первый раз, тестируйте, проверяйте, просите предоставить площадку раньше, доплачивайте, если это необходимо. И старайтесь выбрать того подрядчика, который в любой, даже практически безвыходной ситуации, будет искать варианты решений проблемы и находить их.
• Не приехал кто-то из подрядчиков. Например, вы не можете дозвониться до тех, кто везет вам готовую еду на обеденный перерыв, или обеспечивает подарки для спикеров, или доставляет оборудование. Ну, во-первых, такое бывает крайне редко, потому что каждый, с кем вы сотрудничаете, как правило, не в первый раз реализует заказ и дорожит своей профессиональной репутацией. Во-вторых, вы же как опытный (или стремящийся к этому) организатор постоянно держали руку на пульсе, контролировали подрядчика и обо всем договаривались заранее. По-хорошему, при планировании нужно всегда закладывать в тайминг временной запас на пробки (рассчитывается он исходя из расположения точек А и Б, а также понимания трафика в это время суток на маршруте между точками). И, в-третьих, в вашем телефоне всегда должны быть контакты запасных игроков из любой сферы рынка, которым можно позвонить и заказать срочный кейтеринг или быстро привезти вам проектор с экраном. Да, это будет дороже и, вероятно, тайминг собьется, но если подвижки в расписании не будут критичны, это обязательно надо сделать, чтобы сохранить карму организатора.
• Не читается флешка/не открывается презентация. Нет ничего хуже, чем когда спикер доделывает презентацию за полчаса до своего выступления. Ну только если он, конечно, не вносит страшно важные и решающие данные "с пылу, с жару". Заранее узнавайте, ноутбуки какой системы будут работать у вас на площадке, чтобы не получилось в последний момент, что презентация сделана для одной ОС и в другой корректно открываться не желает. Просите спикеров заранее присылать вам презентации, дублируйте их на презентационный ноутбук, на флешку (две, которые вы заранее проверили – они рабочие и читаются ноутбуками на площадке), в облако и почту. Паранойя? Нет, просто опыт.
• Спикер хочет выступать со своим ноутбуком, подключить его к интернету и показывать экран. Если такое вдруг случилось, а вы не готовы, то виноват в этом только организатор, поскольку не узнал об этой потребности заранее. Попросите у аудитории 5 минут на решение технических вопросов, привлеките своего специалиста и быстро все подключите. Всегда нужно иметь всякие разные переходники (для Mac, да и вообще для всех возможных вариантов подключений). Данный пункт не форс-мажор. Это, как и многое, просто плохая подготовка технической части.
Итак, какие советы можно дать для минимизации рисков, впоследствии приводящих к форс-мажорам.
1. Не надо называть форс-мажором то, что на деле является вашими ошибками в сроках и объемах заказа оборудования или "раздатки". Также им нельзя считать пускание на самотек процессов подготовки мероприятия, поиска и проверки подрядчиков, неправильное планирование и делегирование. Да, все это способно привести к форс-мажорам, но изначально их зачастую можно было легко избежать. Обстоятельств непреодолимой силы на самом деле не так много, и порой их роль в глазах заказчика или организатора играют банальное раздолбайство, неграмотное и нечеткое делегирование и исконно русское "авось".
2. Никогда не обещайте того, что вы не можете гарантировать: починить, восстановить, исправить. Не давайте обещаний, которые не сможете сдержать по объективным причинам, не внушайте напрасных надежд. Доверие к вам будет просто подорвано.
3. Имейте под рукой телефоны поставщиков всего, что может вам пригодиться, которые готовы работать в сжатые сроки. Естественно, с ними надо предварительно связаться и уточнить, что нужное вам есть у них в наличии, могут ли они сами доставить его в 3 часа ночи в дальний пригород и получить оплату наличными, а не по договору и счету с предварительным согласованием с юристами.
4. Зачастую помогает банальный предварительный тест оборудования, качества интернет-соединения и прочих важных моментов, а не вера в то, что "как-нибудь оно само", или воспоминание о том, что "в прошлый раз нормально было".
5. Ведите черный список подрядчиков и спикеров. У нас он существует, и в нашем блоге во "ВКонтакте" даже есть специальная тема; там на данный момент два спикера и несколько подрядчиков из разных ниш.
Мы, надо сказать, весьма терпеливы и лояльны, поэтому, чтобы в него попасть, нужно постараться.
6. Всегда необходимо иметь запасные батарейки. Это очень важный пункт, его нужно выделить красным. Батарейки АА и ААА – по 2–3 упаковки каждых. И скотч. Это самые главные элементы, составляющие основу "чемоданчика организатора", о котором написан отдельный раздел.
И последнее. Если вы понимаете: что-то идет не так, или ждете слов от кого-то из вашей команды о том, что проблема решена, или не можете дозвониться до кого-то очень важного – не надо стоять посреди зала, полного участников, с напряженным лицом, как у Тони Старка за секунду до того, как его джинсы и рубашка превратятся в доспехи Железного человека. Уйдите в подсобку, на лестницу, в комнату организаторов. Решите все вопросы там и выходите к людям уверенно и с улыбкой. Это сильно помогает побеждать любые форс-мажоры, проверено.
Как создать работающее коммерческое предложение
Коммерческое предложение – документ, в котором кратко и емко собрана информация о вашем мероприятии, обозначены его преимущества, уникальность, выгоды для партнеров, а также то, что вы им можете предложить.
Один из самых частых вопросов – как составить работающее коммерческое предложение. Что в нем должно быть? Кому и как его рассылать, чтобы привлечь внимание к своему проекту, а за ним и деньги? Предлагаем по шагам разобраться в этом вопросе.
Перед тем как передать дизайнеру компред на оформление, нужно подробно расписать, из каких слайдов оно будет состоять и что на них обязательно должно быть.
Слайд 1.
Название мероприятия, краткое описание, даты, время и место проведения, логотипы крупных партнеров (если они у вас уже есть, то есть их можно размещать только после подписания договора) – они прибавят веса вам и доверия вашему ивенту в глазах потенциальных партнеров.
Оговоримся сразу, пока мы разбираемся с первым слайдом: настоятельно не рекомендуем ставить лого любого, особенно крупного, но не гарантированного партнера – такое пускание пыли в глаза может выйти для вас боком. И вообще, при взаимодействии с партнерами никогда не используйте чужие лого и фотографии. Опирайтесь только на то, к чему вы имеете непосредственное отношение.
Слайд 2.
Аудитория вашего мероприятия – можно кратко (должности), можно более подробно (расписать аватары). По канонам – не больше пяти, не меньше трех.
На этом же слайде (или, если сделаны и расписаны аватары с фото/рисунками и места больше нет, то на следующем) – сколько ожидаете участников. Можно описать их географию, возраст, пол. Только не увлекайтесь: важно соблюсти баланс между актуальной информацией и второстепенными подробностями.
Слайд 3.
Что даст партнеру участие в вашем мероприятии. Хорошо, когда это не только написано, но и приведены примеры прошлых удачных интеграций для партнеров из сходной ниши, с цифрами и фактами (например: партнеры сделали зону с активацией, которая побуждала оставлять визитки и заполнять короткую анкету, как результат – уже второй месяц проводят собеседования по оставленным анкетам).
Слайд 4.
В чем уникальность мероприятия, как оно отстроено от аналогичных ивентов в нише. С примерами, взятыми из проведенных ранее ивентов (если они были). Если таковых пока нет – кратко и емко опишите свое УТП в понятных и актуальных для партнера категориях. Если, например, выступающий – безусловная звезда, участие которой в проекте может стать решающим фактором в принятии решения о поддержке вашего ивента, то информация и фото должны быть на этом слайде.
Слайд 5.
Продвижение мероприятия.
Какой охват планируется, какие каналы продвижения будут задействованы. Не завышайте до небес – ваше предложение читают не идиоты. Пишите только о реально работающих и интересных для вашей аудитории каналах.
Слайд 6.
Об организаторах и их кейсах (уже устроенных ими ивентах). Если ранее проведенные мероприятия будут на слуху (в том числе и удачно реализованные на них партнерские интеграции, подкрепленные реальными отзывами), то ваши шансы на получение согласия от потенциального партнера возрастают.
Слайд 7.
Далее идут непосредственно предложения для партнеров. Вариантов подачи может быть два: готовые пакеты (от минимального до эксклюзивного) или компред-конструктор, когда вы перечисляете все возможные опции, которые партнер может купить по отдельности, актуальные лично для него, и из их стоимости сложится стоимость его партнерского пакета (в зависимости от количества опций вы сможете дать некоторую скидку). Такая гибкая система очень хорошо работает. Зачастую партнерам, у которых нет большого рекламного бюджета, интересна лишь страница в блокноте участника (тиражом, например, 900 экземпляров) или размещение листовок на задней стороне спинки кресел в зале. Выбрав конкретные опции из конструктора и заключив договор, даже партнер с маленьким бюджетом сможет удачно интегрироваться в ваше мероприятие.
Старайтесь, чтобы перечисление всех опций не занимало больше 2 слайдов: подумайте, какие из них действительно сработают на вашу аудиторию, и отражайте только их. Так вы и себе обеспечите актуальные партнерские интеграции, и сэкономите время потенциального партнера на изучение вашего предложения.
Предпоследний слайд.
Небольшая галерея славы, если вы ею обладаете: мы ставим туда фотографии партнерских интеграций с прошлых мероприятий. Она является продающим инструментом. Внизу – ссылка на небольшой видеоролик, сверстанный специально из материалов нескольких событий, – двухминутная нарезка партнерских интеграций в наши конференции. Благодаря такой нарезке мы продали как минимум один пакет генерального партнера (точнее, пока достоверно знаем только один случай, когда она стала решающим элементом в цепочке принятия решения).
Последний слайд.
На нем повторяются название вашего ивента, дескриптор, дата и место проведения, а дальше идут контакты: имя, телефон, e-mail, ссылка на страницы в социальных сетях и сайт мероприятия.
Итак, вы составили подробное ТЗ, собрали цифры, фотографии и скрины – теперь все это нужно отдать дизайнеру. Если вы обладаете достаточными навыками, можете сделать компред и самостоятельно, у нас эта задача делегирована. Обычно производство компреда занимает 1–2 дня со всеми правками, после чего можно приступать непосредственно к работе по поиску и привлечению партнеров.
Работа с бартерными партнерами
Огромная головная боль для множества организаторов – обеспечение мероприятия достаточным количеством опций и достоинств при зачастую ограниченном бюджете. Ни для кого не секрет, что бартер – взаимовыгодное сотрудничество по предоставлению товаров или услуг организатором и подрядчиком в равном денежном эквиваленте без прямых денежных расчетов – является весьма распространенным вариантом работы при проведении ивентов. Как сделать его максимально "экологичным" и выгодным для обеих сторон?
Начнем с того, что по бартеру можно получить практически все, что угодно. Площадку, кейтеринг, сувениры, полиграфию, трансфер и проживание, инфомационную поддержку (о ней мы подробно рассказываем в соответствующем разделе) – перечислять можно очень долго. И необходимо заметить, что бартерные партнеры ничем не хуже, не менее значимы, чем коммерческие. Работа с ними ведется совершенно одинаково. И большой вопрос, где найти тех, кто вам как организатору готов будет предоставить все, что вам нужно, и что вы можете предложить взамен, чтобы вторая сторона осталась довольна? Алгоритм поиска бартерных партнеров, как правило, следующий:
1. Составление подробного списка того, что вам требуется для проведения мероприятия и что в идеале вы хотели бы получить по бартеру. Вот прямо садитесь и пишете список с самого начала:
• площадка – и подробно описываете, какова она, ваши к ней требования, если есть конкретные варианты – перечисляете их;
• питьевая вода – кулеры или бутылки, сколько их нужно;
• кофе-брейк – что он включает, сколько раз в течение дня должен состояться;
• wi-fi – какова скорость, на сколько участников;
• полиграфия – список позиций с подробным описанием, количество единиц по каждой;
• фотосъемка – каковы задачи, временной интервал, какое количество фотографий и в какой срок вы хотите получить;
список можно продолжать бесконечно.
2. Составление подробного списка того, что вы можете дать партнеру взамен. Необходимо помнить, что бартер – это ВЗАИМОвыгодное сотрудничество. Если же взаимности нет, тогда это спонсорство, о котором мы поговорим в следующем разделе.
Обычно организатор может предложить базовые опции (посты в соцсетях мероприятия, лого на сайте, полиграфии и пресс-волле, стенд, лого в перерывах на экранах, "раздатка" в пакете участника, брендирование футболок волонтеров/лент для бейджей/зоны нетворкинга, анонсирование модератором со сцены, розыгрыш на мероприятии). Ваши более масштабные пакеты подразумевают большой объем бартерной поддержки со стороны потенциального партнера.
Важно!
Будьте готовы не просто рассылать компреды (это ничего вам не даст), но и реально много работать с потенциальным партнером и креативить, чтобы придумать интеграцию, которая поможет ему релевантно вписаться в ваше мероприятие и получить максимум отдачи. Это очень существенный момент: вам никто ничего не должен, и вы так же заинтересованы в товарах или услугах, которые хотите получить бесплатно, как и ваш партнер в том, чтобы вы помогли ему наиболее выгодно засветиться перед вашей аудиторией.
У нас есть файл, в котором мы собираем идеи для будущих партнерств. Потому что просто размещение логотипов и стендов уже практически никому не интересно. Намного более актуальна на сегодняшний день адекватная и качественная интеграция партнера в проект – как коммерческого, так и бартерного.
3. Составление отдельного по каждому направлению таргетированного предложения для партнеров. Важно понимать, что для типографии, службы такси и школы ораторского мастерства на вашем мероприятии будут привлекательны разные активности, различные опции из числа тех, что есть в вашей подборке. Поэтому очень важно скрупулезно подходить к разработке предложения для каждой ниши, для каждой компании. Поверьте, на дистанции это окупается.
4. Анализ рынка и составление списка потенциальных бартерных партнеров вашего мероприятия. Давайте рассмотрим на примере питьевой воды: в поисковой системе вы задаете запрос "Доставка воды" и изучаете первые 2–3 выпавшие по нему страницы. Звоните по указанным телефонам, находите человека, ответственного за маркетинг/продажи/PR.
В разных компаниях один и тот же вопрос могут решать представители разных отделов. И дальше уже только от вас зависит, сможете ли вы донести ценность вашего предложения, гарантировать наличие актуальной ЦА на мероприятии. Есть еще один вариант: спросить у коллег-организаторов, кто поставляет им воду и на каких условиях. Третий вариант: посмотреть фотоотчеты с чужих ивентов и сделать выводы. Правда, в таком случае вы не будете совершенно точно знать, был ли это бартер, включенный в бюджет мероприятия кейтеринг или просто закупка воды в "Ашане".
5. Поиск контактных лиц, рассылка компреда и телефонный разговор. Самое важное и трудное при работе с партнерами любого уровня – найти ЛПР (человека, который компетентен и может принять решение по вашему вопросу). Ключевая задача – настойчиво добиваться общения именно с ним, потому что, по факту, все остальные сотрудники компании все равно не смогут ничего решить. Еще необходимо понимать, что просто разослать коммерческое предложение, даже красиво и правильно составленное специально для конкретной компании, мало – нужно убедиться, что оно получено, прочитано и рассматривается. Сделать это можно только при телефонном разговоре или личной встрече.
Важно!
Когда вы начинаете общаться с контактными лицами в интересующих вас компаниях, то сталкиваетесь с тем, что это огромный труд, и одним из ключевых его элементов является личный контакт. Поэтому смиритесь сразу: если вы хаотик и/или интроверт, то вам будет очень трудно заниматься этим делом. Фактически работа с бартерными партнерами отнимает столько же сил, времени и энергии, сколько и работа с коммерческими.
6. Поиск устраивающего обе стороны варианта взаимодействия, заключение договора. Понятно, что если вы хотите получить от партнера услуги кейтеринга на 600 000 рублей, а взамен готовы предложить размещение логотипа на сайте, то для него это может иметь смысл разве что в ситуации, когда это сайт Олимпиады. А если серьезно – измеряйте деньгами ваши опции и не жадничайте при обсуждении того, кто, кому и сколько. Адекватная оценка своего предложения и "разумное потребление" того, что может предоставить вам партнер, скорее всего, станут залогом подписания договора.
7. Согласование сроков, объемов, процедуры получения сторонами того, что им причитается. Не устаем повторять – подписывайте все договоренности. Особенно если вы взаимодействуете с партнером впервые или чувствуете себя неуверенно при поставке второй стороной обещанного. Просчитывайте сроки производства того, что вам нужно, своевременно запрашивайте все необходимые вам материалы для реализации своей части обязательств. Контролируйте, чтобы все было выполнено в строгом соответствии с подписанным партнерским пакетом.
8. После мероприятия обязательно нужно поблагодарить партнера, получить от него обратную связь, закрыть всю документацию. Бартерные отношения, как вы уже наверняка понимаете, такие же важные и частые, как и коммерческие. А четкое и своевременное выполнение обязательств с обеих сторон крайне желательно для положительных выводов о совместной работе над проектом. Если все прошло хорошо и вы с партнером остались взаимно довольны друг другом, то, вполне вероятно, первый совместный ивент станет основой для регулярных бартерных (и, возможно, коммерческих) отношений. По крайней мере, у нас зачастую происходит именно так.
Иногда складывается ситуация, когда одна из сторон недовольна тем, что получила в итоге. Например, вы пригласили по бартеру кофе-точку, предполагая, что естественный поток участников на мероприятии в течение дня составит 5000 человек. Кофе-точка не заплатила за участие, но безлимитно угощала кофе всю вашу команду из 50 человек, получив возможность зарабатывать на продажах. Однако что-то пошло не так: град, буря и +12 вместо ожидаемых вами +25 – и вместо 5000 человек пришло 700. Затраты на кофе для вашей команды явно не окупились.