Марти Ларни
Я никогда не думаю о будущем. Оно само приходит достаточно скоро.
Альберт Эйнштейн
У нас было бы вдоволь времени, если бы его не существовало.
Станислав Ежи Лец
Когда обстановка не ясна, ложись спать.
Бравый солдат Швейк
1.2. Первая древнейшая профессия
Конечно, самая древняя профессия – Управление временем. Какие могут быть сомнения, ведь это организация любой деятельности в жизни человека.
Еще в Древнем Египте, 4000 лет до н. э., было известно, что для успеха таких сложных дел, как строительство пирамид или создание оросительной системы в прибрежной области Нила, необходимо сначала разработать план. Более того, в работе требуется отслеживать выполнение этого плана, подправляя его при необходимости. То есть "План – не догма, а руководство к действию".
В эпоху Старого царства (3000 лет до н. э.) начали использоваться принципы разделения труда и материальной заинтересованности: работники получали довольствие с огородов, пастбищ и рыбных угодий.
Не прошло и трех тысяч лет (500 до н. э.), как идея организации времени нашла своих приверженцев в Китае, где были созданы принципы специализации и первые стандарты измерения деятельности. Так и стал китаец неофициальным живым стандартом трудолюбия. Впрочем, японец тоже.
На Кипре (400 до н. э.) менеджмент выражался в изучении трудовых движений, вопросов транспортировки и планирования.
В XV веке в Италии уже были известны некоторые стороны современного управления производством: стандартизация, сборочные линии, организация запасов. Венецианский арсенал мог изготовить боевую галеру за одни сутки.
XVIII век положил начало научному менеджменту. Адамом Смитом и Эли Уитни вслед за древними китайцами проработаны принципы специализации производства. Эти достижения, как свидетельствует Пушкин, докатились и до России: "Великий эконом" Евгений Онегин читал Адама Смита.
В XIX веке появились научные методы организации рабочего времени: изучение стандартных процедур, анализ человеческих движений при выполнении трудовых операций.
XX век отметился широким изучением элементов трудовых движений; исследованием операций и системным анализом. Были разработаны такие методы как управление тотальным качеством, параллельный инжиниринг. Главная цель этих исследований – найти структуру организации, которая бы отвечала потребностям рынка: Покупатель прав даже тогда, когда он явно не прав.
Персональная деятельность
Философ Кант выходит на балкон,
Над скопом крыш и площадей старинных
Усталым взглядом наблюдает он
Родную кёнигсбергскую картину.Во-он острый шпиль пронзает высоту,
Ключом вскрывая в поднебесье двери,
На нем удобно зренья остроту
С утра после вчерашнего проверить.И вдруг, как говорится, вот те на! -
Он видит, неужели с перепоя? -
Возводится какая-то стена,
Что кирху – всю! – любимую закроет…С профессором был бургомистр учтив:
"Брандмауэр спасёт нас от пожаров!"
Но быстро согласился, получив
За снос строенья 300 сотен марок.С.А., Мой категорический императив
Помимо управления временем в производстве издавна развивались и взгляды на персональную деятельность, направленную на достижение личных целей, повышение эффективности жизни и самосовершенствование.
Если перед молодым читателем встает Маяковский вопрос – делать бы жизнь с кого? – отвечаем наперекор поэту: с Эпикура.
Древнегреческий философ Эпикур (342–271 до н. э.) так выразил свое мнение о плодотворной жизни: Следует смеяться, философствовать, в то же время заниматься хозяйством и пользоваться всеми остальными способностями.
Но классики тайм-менеджмента (ТМ) предпочитают вести начало от другого философа – Сенеки (4-65 н. э.). Именно Сенека рекомендует вести письменный учет времени. Он разделяет время на хорошо, дурно потраченное и безделье. Сенека, однако, не строго держался за свои принципы:
– Если философы и не поступают всегда так, как говорят, то все-таки они приносят большую пользу тем, что они рассуждают… А если бы они и действовали согласно своим речам, то никто не был бы счастливее их.
Некоторые современные специалисты по управлению временем достигли почти таких же сенековских высот. Один из них честно признался, что неоднократно срывал сроки издания своей книги по этой проблеме.
В отличие от Сенеки, Иммануил Кант (1724–1804) соблюдал жесткий режим дня. Говорят, когда он выходил на прогулку в Кенигсберге, соседи проверяли часы. Без этой притчи не обходится почти ни одна книга по тайм-менеджменту, не будем и мы отступать от традиции. Добавим только, что Кант считал себя хозяином своего времени, которое "присуще не самим предметам, а только субъекту, который их созерцает".
Рене Декарт (1596–1650) в своих "Началах философии" дал, как высек на камне, четкие правила планирования и контроля личного времени:
"Первое – никогда не принимать за истинное ничего … что не дает мне никакого повода подвергать его сомнению.
Второе – делить каждое из исследуемых мною затруднений на столько частей … для лучшего их преодоления.
Третье – придерживаться определенного порядка мышления, начиная с предметов наиболее простых и восходя постепенно к познанию наиболее сложного, предполагая порядок даже и там, где объекты мышления вовсе не даны в их естественной связи.
И последнее – составлять всегда перечни столь полные … чтобы была уверенность в отсутствии упущений".
Бенджамин Франклин (1706–1790) определил 13 добродетелей человека, из них 4 прямо относятся к экономии времени:
• Молчаливость. – Избегай пустых разговоров.
• Соблюдение порядка. – Пусть каждая твоя вещь имеет свое место; каждое дело делай вовремя.
• Решимость – Твердо выполняй то, что ты должен сделать; непременно выполняй то, что решил сделать.
• Прилежание – Не теряй время попусту; будь всегда занятым чем-то полезным.
С последним пунктом поспорил бы один веселый китаец:
Все говорят о пользе полезного, но никто не говорит о пользе бесполезного.
Лао Цзы
1.3. Современные подходы к персональному управлению Временем
Дал приказ несокрушимый Сталин
Одолеть пространство и простор.
И одолевали, и вставляли
Вместо сердца пламенный мотор.Годы шли, и планов было много,
Самых сногсшибательных затей:
В горизонты прорубить дорогу,
Повернуть в пустыню Енисей,Империалистам выбить зубы
В самом их оплоте – чем не план? -
Сунув им ракетами из Кубы,
И освободить Афганистан.Жизнь пришла и поломала планы
Грубой неизбежностью своей,
Не срослась любовь с Афганистаном
И течёт на Север Енисей.С горизонтом тоже всё в ажуре,
Зря пугали неизбежным злом,
Пятилетних планов стихли бури,
Доктора сказали, пронесло.Остаётся ВВП удвоить,
Дать квартиры ветеранам всем,
А уйдут последние герои -
Вот вам и решение проблем.С. А., Планы и Жизнь
Ниже я привожу краткий обзор современных подходов по вопросам управления временем.
Основные процессы в тайм-менеджменте (ТМ)
• Постановка целей и определение приоритетов;
• Анализ затрат времени;
• Планирование;
• Исполнение и контроль.
Основные принципы управления временем
мы найдем в книге о профессоре Любищеве. Кратко эти принципы заключаются в следующем:
• наличие главной цели жизни;
• совершенствование личности;
• учет всего времени;
• деление занятий на категории по степени их важности;
• выделение большего времени на более важные категории за счет менее важных;
• чередование утомительных и приятных занятий.
Дальнейшее развитие предлагает Г. Архангельский Его комплексная система организации времени имеет следующие основные ступени:
1) Философия (зачем ехать?);
2) Стратегия (куда ехать?);
3) Технология (на чем ехать?);
4) Эффективность (как идти?).
Основательную систему организации своего времени человек может разработать только сам;
• анализ данных личной практики тайм-менеджмента, выявление резервов повышения эффективности;
• первостепенную роль в организации времени играет мышление, направленное на эффективность; технология (например, компьютерные программы) – вопрос уже второй.
Вот ключевые полезные советы Глеба Архангельского:
• Ритмичность отдыха в течение рабочего дня. Эффективный сон.
• Мотивация для решения сложных задач.
• Найти свои, а не идти к чужим целям.
• В классическом менеджменте рекомендуют ставить цели в технике SMART – от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound – конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.
• План дня должен быть изложен в письменном виде.
• Список задач необходимо разметить по приоритетности.
• Умение говорить "нет" делам, не соответствующим вашим целям или принципам.
• Первый вопрос при получении любой задачи: нужна ли она вообще?
Постановка целей
Выбрать цель – значит определиться, что желательно достигнуть и в какое время.
• Стратегические цели – на срок 3-15 лет;
• Годовые цели;
• Месячные цели;
• Ежедневные задачи.
Долгосрочные стратегические цели иначе называются жизненными целями. В каждой области деятельности (Работа, Семья, Образование, Творчество) желательно иметь свою стратегическую цель.
При большом разнообразии интересов выбор целей представляется непростым делом. Поэтому, советует Джулия Моргенстерн, начинать надо с того, что приносит радость, здесь и сейчас.
Брайан Трейси, строгий список по вопросу выбора целей:
1. Решить, чего желательно достичь в разные периоды жизни.
2. Записать свои решения.
3. Установить крайний срок. Для большой цели – промежуточные сроки.
4. Составить список дел для достижения, намеченного.
5. Превратите список в план, определив первоочередные дела и менее важные.
6. Каждый день делать что-нибудь приближающее главную цель.
Определение приоритетов
Приоритет – понятие, показывающее важность, первенство, он определяет:
• в науке – первенство изобретений, открытий, научных идей;
• в тайм-менеджменте – порядок выполнения действий во времени.
Для определения приоритетности задач используется часто матрица Эйзенхауэра.
A: Важные, Срочные B: Важные, Несрочные
C: Неважные, Срочные D: Неважные, Несрочные
• Задачи категории – A: Важные, Срочные (критические ситуации, проекты с горящим сроком) – необходимо выполнять без промедления.
• Задачи категории – B: Важные, Несрочные (стратегическое планирование) – устанавливаются временные рамки.
• Задачи категории – C: Неважные, срочные (мелкие поручения) – по возможности отказаться или перепоручить.
• Задачи категории – D: Неважные, Несрочные (перекуры, болтовня, телевизор) – желательно такие дела из жизни исключить.
Правило 80/20
Правило 80/20, или принцип Парето, предложил Вильфредо Парето: "20 % усилий дают 80 % результата, остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата".
Таким образом, если верить этому правилу, нужно уметь выявить 20 % главных задач и сосредоточиться на их решении, остальные дела могут подождать.
Хронометраж
Анализ затрат времени – это прежде всего – хронометраж.
1. Начинается с письменного учета своего времени. Фиксировать каждые 30–40 минут расходы времени с точностью, например, до 6 минут (одной десятой часа).
2. Форма учета личного времени может быть, например, такой: Начало работы – Окончание – Что сделано.
3. По результатам хронометража, проведенного в течение месяца, делается собственный анализ потерь времени. Определяются участки в расписании, требующие повышения эффективности.
4. 4. Создается персональная экономная система управления временем.
План распределения времени (недельное расписание)
План распределения времени, как пишет Юлия Моргенстерн, – это структурированное расписание, где все виды деятельности размещены в порядке, как в вещевом шкафу. Это простая таблица, в которой по горизонтали проставлены дни недели, по вертикали – часы дня. В образовавшихся клетках отмечаем предстоящие дела. Примеры можно найти в различных компьютерных программах типа Календарь, Записная книжка. Подробнее о составлении недельного расписания с учетом бюджета активного и пассивного времени см. в Разделе 3.4 Недельное расписание.
Как составить распорядок дня по Маршаллу Куку.
1. Не планируйте слишком много дел. Реально смотрите на свои возможности.
2. Оставляйте свободное время для непредвиденных дел.
3. Вписывайте не то, что можно сделать, а то, что нужно.
4. План должен быть гибким, дающим возможность что-то изменить.
5. Все самое важное делается в первую очередь.
6. Разбивайте крупные задания на этапы.
7. Короткие перерывы в работе для поддержания тонуса.
9. Не бойтесь отказываться от своих планов.
10. Не нравится составлять ежедневное расписание – не составляйте.
Решение проблемы нехватки времени
Необходимо бороться с "поглотителями времени – хронофагами", основными из которых по списку Лотара Зайверта ("Ваше время в ваших руках") являются:
• нечеткая постановка цели;
• отсутствие приоритетов в делах;
• попытка слишком много сделать за один раз;
• личная неорганизованность;
• выполнение чужой работы;
• телефонные звонки, письма и разговоры;
• неполная или несвоевременная информация;
• неумение довести дело до конца;
• неподготовленные совещания;
• синдром откладывания;
• спешка, нетерпение;
• перенос дел, которые можно решить по телефону, на личную встречу.
Основным способом выявления хронофагов является Хронометраж (см. выше в этом разделе).
Искусство успевать
Приведем некоторые правила достижения своих целей и экономии времени из "искусства успевать". Я объединил эти правила в группы, что позволило изложить их более сжато.
1) Решения.
Принимайте решения быстрее, даже при неполной информации. это поможет вам и тем, кто имеет с вами дело.
В условиях кризиса ориентируйтесь не на проблему, а на имеющиеся возможности.
2) Борьба с расточительством времени
Стремление к совершенству, отделка второстепенных деталей может погубить все дело.
Концентрируйтесь на одной задаче, пока не решите ее до конца.
Старайтесь сделать все так, чтобы не потратить много времени на переделку.
Не подменяйте стремление к цели выполнением срочных, но мелких задач.
Руководствуйтесь принципом Парето (см. выше Правило 80/20).
Говорите "нет" тем, кто напрасно отнимает ваше время.
3) Делегирование (передача) обязанностей
Передавайте дела другим вместе с правом на ошибки, на которых учатся.
Обращайтесь за помощью к специалистам, если какая-то проблема им известна лучше.
4) Планирование и организация работы
Ставьте себе сроки выполнения работы, сообщайте друзьям об этих сроках.
Организуйте рабочее место, сделайте его удобным.
Система регистрации и хранения бумаг должна быть понятна, а папки доступны.
Будьте кратким в телефонных разговорах.
Интересные идеи заносите в дневник или карточки, которые должны быть всегда под рукой.
Ежедневно важные дела стремитесь сделать раньше, давая на них больше времени.
Легкую работу откладывайте на конец дня.
Поменьше плодите бумаг, каждую бумагу берите один раз.
Выделяйте три часа в месяц для разбора пустяковых дел.
Не зацикливайтесь на хронометраже, восстанавливайте по памяти, что не успели записать.
5) Режим
В будние дни рано ложитесь спать и рано вставайте.
Не ешьте много за обедом, чтобы не спать во второй половине дня.
Старайтесь ходить на работу пешком.
Не увлекайтесь телевизором.
Используйте время ожидания, для расслабления, планирования и тренировки памяти.
Для творческой работы отводите первую половину дня.
По выходным дням старайтесь не думать о работе.