Getting Things Done(GTD) Как привести дела в порядок
В книге Дэвида Аллена развернута система технологических приемов приведения личных дел в порядок, организации продуктивной сбалансированной жизни. В США эта система пользуется большой популярностью. Её основные положения:
1. Организовать поступающую информацию, держать её в упорядоченных списках, а не в голове, чем значительно уменьшается стресс.
2. Группировка действий отличается от привычного деления по темам, а опирается на контекст, т. е. в широком смысле на среду, в которой существует объект, связанный с информацией: компьютер, телефон, по дороге в машине, поезде.
3. Критерии выбора действия:
3.1. Контекст (обстоятельства и возможности на текущий момент);
3.2. Самочувствие, готовность для данного действия;
3.3. Приоритеты (важность в настоящее время).
4. Определение следующего шага в проекте, состоящем из совокупности ряда задач.
5. Естественная модель планирования:
5.1. Определение сути и принципа работы над проектом;
5.2. Мысленное представление цели, конечного результата;
5.3. Генерация идей, в том числе "мозговой штурм";
5.4. Организация выполнения;
5.5. Определение ближайших действий.
6. Еженедельный обзор для просмотра (многочисленных!) списков задач, идей, проектов, "большая чистка", отброс устаревшего и не актуального.
Вот в этом месте я говорю себе, хорошо, что ты познакомился с методом Дэвина Аллена сейчас, когда он не смог соблазнить тебя встать на путь составления и пересоставления многочисленных списков и превратиться в заорганизованного менеджера!
Глава 2. Базовые основы управления временем
В данной главе мы выходим за пределы собственно тайм-менеджмента (ТМ), т. е. технологии организации времени. Сделана попытка изложить популярно теоретические основы, на которых мы хотели бы построить свой ТМ, а именно Системность, Операционный менеджмент, Теорию мотивации личности, а также Игровой подход.
Читателям, которые интересуются только практической стороной создания собственной Системы Планирования и Контроля (СПК), эту главу можно пролистать по диагонали.
2.1. Начальные сведения о системном подходе
Что такое система
Всё – система.
Всё – часть еще большей системы.
Закон Мерфи
Развивая лаконичное определение капитана Мерфи, можно сказать, что Система – такая штука, которую мы:
1) выделили из её окружения;
2) разделили на части;
3) организовали связи в единую структуру;
4) вложили эту структуру как нечто целое в рамку ещё большего объекта.
Вдобавок, в случае искусственных систем, –
5) мы изготовили эту штуку для наших целей.
Возьмём хотя бы молоток, известный людям с каменного века как инструмент и как боевое оружие, – чем не система? Он выделен из своего окружения, инструментального ящика. Разделён на части, – головку молотка и рукоятку, – связанные между собой, вложен как нечто целое в нашу руку – часть вышестоящей, надеемся, разумной системы.
Но говоря о Системе, чаще всего подразумевают сложное устройство, организацию, совокупность взаимосвязанных элементов, действующих как единое целое для достижения поставленных целей. Автомобиль – это больше, чем сумма деталей, и согласно формуле Остапа Бендера, не роскошь, а средство передвижения.
В основу Системного подхода положено то соображение, что составная часть системы влияет на другие части и всю систему в целом. Поэтому при рассмотрении отдельной части необходимо учитывать ее взаимосвязи со всей системой, а также с окружающей средой, надсистемой.
Свойства систем
• Целостность – система выступает как единое целое в определенных границах пространства и времени.
• Обособленность – система обособлена, отделена своими границами (корпусом, стенами и пр.) от внешней среды.
• Синергичность – принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов (неаддитивность). Возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих ее элементов.
• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы Б может рассматриваться как система В; при этом сама система Б будет элементом некоторой надсистемы А (суперсистемы).
Структура системы
Внутренность иерархичной Системы обычно неоднородна, отдельные её составляющие части называются Подсистемами. Подсистема может также делиться на более мелкие части, или подсистемы уровней 1, 2, 3 и т. д. Самые мелкие, неделимые составляющие, принято называть элементами.
Для правильного функционирования системы недостаточно иметь полный набор ее подсистем и элементов – состав. В любом механизме мало наличия полного набора деталей, эти детали должны иметь между собой определенные связи, или отношения. Совокупность этих междуэлементных отношений, необходимых для функционирования, называется Структурой системы. Часто границы между подсистемами условны, относительны. Корабельный штурвал мы можем отнести к подсистеме движения корабля или к подсистеме его управления.
Структура отображает систему как фотография, она является статической, независимой от времени. В отличие от неё, динамическая модель служат для описания изменения процессов и моделей именно во времени. Различают два типа динамики системы: ее функционирование и развитие. Под функционированием подразумевают процессы, которые реализует заданную цель. Например, часы предназначены для показа времени, транспорт – для перевозки, школа – для обучения. Развитие характеризует систему при изменении ее целей.
Структура деятельности
Некоторые люди любят всё, что делают,
даже если делают то, что не любят.
Богуслав Войнар
Под деятельностью понимается целесообразная работа, занятия личности. Нашу собственную деятельность, если она, конечно, организована, можно представить, как систему, состоящую из взаимосвязанных элементов). В структуре деятельности можно выделить следующие уровни:
• В целом наша Деятельность представляется как некоторая Система высшего, нулевого уровня.
• Подсистемы – Направления деятельности, имеющие постоянные цели. Например, для меня, когда я перешёл на свободную занятость, этими направлениями стали 1)Работа, 2)Литература, 3)Дом, 4)Культура, 5)Спорт. В дальнейшем, для удобства планирования, я объединил направления 3) и 4).
• Второй уровень – Задачи, – дела, требующие выполнения в ближайшее время. Несколько взаимосвязанных одной целью задач могут объединяться в проект. Простую задачу будем считать элементом системы деятельности.
• В системе деятельности, как и в любой системе, деление на части весьма условно. Длительный проект может рассматриваться как постоянное направление деятельности. Даже несложную задачу можно разбить на еще более простые задания. И так вплоть до чистки зубов по утрам. Однако в разумных пределах структурирование помогает упорядочить деятельность, выявить
• Часто интуиция подсказывает нам выбор варианта решения, который противоречит ранее задуманному, ломает наше расписание. Кто-то предпочтёт не отступаться от плана, он сказал – как отрезал, кремень-человек. Другой, откладывая вечернюю работу по месячному отчету, идёт в театр. У него готово оправдание: старший субъект системы деятельности (он сам) отдыхает, чтобы завтра со свежими силами наработать такое!
Планирование – это когда есть время подумать, взвесить свои возможности на определенный период времени, а уж потом действовать, не боясь корректировать свои планы.
Зная устройство и взаимосвязи в своей системе деятельности, мы можем более свободно ею управлять.
Системный подход в управлении временем
Вернемся к началу этого раздела, уточнив его. Система Планирования и Контроля личной деятельности (СПК) – такая штука, которую мы:
1) выделили из её окружения, собственно деятельности, личной жизни, организации, семьи, друзей и пр.;
2) разделили на части: области, направления занятий, задачи;
3) связали части между собой в единую структуру посредством планирования всего личного времени, а не только того, которое мы отпускаем на решение основных задач;
4) приспособили для выполнения наших целей.
Как всякой приличной системе, СПК должны быть свойственны:
• Целостность – Система Планирования и Контроля представляет собой единое целое, представляющее собой совокупность как текущих, так и долгосрочных планов личности.
• Обособленность. СПК отделена от остальной деятельности, в том смысле, что это только наши планы на бумаге или в компьютере
• Синергичность – несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов. Возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих ее элементов. Например, значение эффективности нашей деятельности грубо можно определить, как объем решенных задач за данное время. Это значение во многом зависит от правильных взаимосвязей в системе деятельности, рассмотренных в разделе 1.3, а именно: постановки целей, определения приоритетов, хронометража и пр.
• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы может рассматриваться как система.
Поскольку СПК – искусственная система, эти замечательные свойства проявляются в ней не автоматически, а зависят от её хозяина, создателя.
Если наш план включает только перечень подлежащих решению задач, – это статическая модель – мечты, занесенные на бумагу. Когда перечень будет дополнен алгоритмом (последовательностью действий, их взаимной обусловленностью) – это уже некоторые динамические элементы. Наконец, настоящей динамической моделью план станет, когда в него будут вноситься необходимые отметки и корректировки в процессе выполнения. Т. е. мы перейдем к динамике системы – Операционному Менеджменту.
2.2. Операционный менеджмент
Хорошо гулять по свету,
Игнорируя закон,
Что зимою или летом,
Но конец нам предрешён.Пусть на мрачном горизонте
Туча черная видна,
Не гружу подмышку зонтик,
Несмотря прогнозы на.Хорошо, вильнув налево,
В заповедные кусты
Быть уверенным, что дева
Ждёт того же, что и ты.А потом столкнуться с дамой
Через дважды двадцать лет
И сказать в глаза ей прямо,
Что она, как маков цвет.С. А., Хорошо быть оптимистом
В самом общем смысле операция является процессом,
методом или рядом действий главным образом практического характера. С точки зрения операционного менеджмента мы не просто живём, а совершаем операции. Но если серьёзно, неотъемлемые черты операции – Организованность и Продуктивность.
По определению Леса Гэлловэя, операционный менеджмент представляет собой виды деятельности, связанные с преднамеренным преобразованием (трансформацией) материалов, информации или покупателей. Это преобразование, или операционная функция, является одной из важнейших функций бизнеса.
Например, производитель телевизоров превращает готовые комплектующие части в телеприемники;
В страховой компании покупатель пострадавший от потери превращается в покупателя, получившего компенсацию.
А теперь поближе к нашей теме. В компании концессионеров, где командовал парадом Остап Бендер, трансформация ещё не совершилась, но формула её уже имеется:
Время, которое у нас есть → это деньги, которых у нас нет
Идя по стопам великого комбинатора, мы преобразуем время, которое у нас есть, в результаты деятельности, которые будут!
Операционная стратегия
Эффективность и рациональность
Как говорил Сенека, когда не знаешь, в какую гавань держишь путь, ни один ветер не будет дуть в нужном направлении. Для организации операционная стратегия заключается в точном определении своей деятельности, т. е. что является центральной частью ее бизнеса (приоритетом, фокусом), а что она может перепоручить по договору. Обычно выделяют четыре вида деятельности, которые могут считаться операциями: производство, поставки, транспортировка и сервис.
Операционная функция должна обеспечивать баланс видов деятельности. Слишком малое внимание сервису приводит к неудовлетворению покупателей, а слишком большое – делает работу неэффективной.
Баланс при управлении личным временем также достигается во многом правильным выбором цели. Можно говорить о нескольких целях в каждой области деятельности. Как ставить цели, мы рассмотрели в разделе 1.3. Постановка целей.
Эффективность определяется как способность достижения поставленных целей. В бизнесе это может быть степень соответствия системы удовлетворению потребностей покупателей. Высокая эффективность означает наиболее полное достижение целей (подробнее об эффективности – в Главе 4).
Рациональность – способность достижения целей (удовлетворение потребностей) с использованием минимума ресурсов.
Несомненно, повышение рациональности сокращает затраты, но это не должно делаться в ущерб эффективности. Так, у Анатоля Франса одна хозяйка харчевни готовила в котле для своих посетителей единственное блюдо – жаркое, причем котел никогда не чистился. Вполне рационально с точки зрения поварихи, и некоторые гости утверждали, что на дне-то и был самый смак. Однако такая эффективность могла выйти боком для гостей с недостаточно крепкими желудками.
Ресурсы и Запасы времени
К ресурсам принято относить то, что можно использовать для получения некоторых ценностей путем преобразования ресурсов, например, полезных ископаемых. Добытые ресурсы превращаются в запасы – продукцию, ожидающую вступления в процесс личного или производственного потребления.
При управлении личным временем можно говорить о его следующих запасах:
• Общий запас времени – это время на всю оставшуюся жизнь. Но лучше взять конкретный срок, определяемый, например, месячным планированием. Значит, это 24 часа, умноженные на число суток в месяце, т. е. от 672 до 744 часов.
• Активное время – (составная часть Общего времени) работа, творчество, учеба, активный отдых. Для себя я установил постоянную норму активного времени в месяц – Т = 200 ч, а именно – 8 часов в день, в месяце активных – 25 дней, суббота и воскресенье – как один день, первые два-три дня месяца – работа в щадящем режиме, больше отдыха, подведение итогов за прошлый месяц. Подробности в 5-й главе на примере месячного плана. Активное время бывает структурированное (упорядоченное) и неструктурированное. Структуризация времени – это распределение его по различным сферам деятельности.
• Пассивное время – сон, ничегонеделание, пассивный отдых, включая перерывы во время активных занятий. 16 часов в сутки.
В производстве задача управления материальными запасами возникает тогда, когда требуется снизить издержки, зависящие от роста запасов. При увеличении запасов увеличиваются складские расходы, потери, связанные со старением и порчей, страховые расходы и пр. С другой стороны, увеличение запасов ведет к уменьшению вероятности запаздывания с поставками, снижению расходов на обработку заказов.
Никаких таких забот у запасов времени не существует, и это прекрасно. Другая хорошая новость: своеобразие времени как запаса заключается в том, что его потери на переключение занятий компенсируются увеличением такого ресурса как работоспособность.
Положим, мы определили ресурсное плановое время как время, потребное для выполнения задач. В конце месяца случается обычная ситуация: самая важная задача, например, задача А не выполнена. Ресурсное время задачи и запас исчерпаны. Что делать в этом случае?
Мы можем поступить самым естественным образом: отнимаем ресурс времени у задачи В и передаем его в задачу А. Очевидно, задача В подождёт следующего месяца.
Однако при этом остается ощущение человека, который не сдержал своего слова. Не важно, что слово было дано самому себе и без свидетелей.
Поэтому я прибегаю для завершения задач А к помощи "кредитора", создавая запас.
Запасное плановое время Тзп предназначено для пополнения ресурса в случае его нехватки, это время нужно не только для компенсации неточности планирования, но для различных пустяковых дел, повседневной, рутинной работы. Мы отвечаем на служебные письма, убираем квартиру, делаем утреннюю зарядку. Этот запас проявляется в направлении Текущая работа (ТКР).
Из ТКР мы можем пополнять ресурсы времени более важной задачи, когда они исчерпаны, а задача все еще не выполнена. На ТКР выделяется запасное плановое время Тзп.