Если эти работы не будут включены в ваш общий план, они незаметно для нас перейдут в разряд ненужных, второстепенных, отвлекающих вас от ваших высоких, благородных целей. Кто-то перестает бриться, кто-то – делать массаж, кто-то запускает дом и т. д. А тут еще попросили сделать работу за кого-либо другого. Когда обстоятельства вынуждают заниматься этими делами, мы чувствуем себя обманутыми, стараемся от них отделаться. Таким образом, часть нашей жизни протекает без радости, от чего надо уберечься.
С другой стороны, если кому-то кажется спокойней выполнять эту самую рутинную работу – она ведь самая безответственная! – у него не будет времени выполнять этапы продвижения к вашим основным целям.
Следовательно, ТКР – текущая работа включается в план, но занимает небольшую часть нашего времени.
Оба зайца убиты одним выстрелом: наши дела не различаются на важные и неважные, а только на большие и маленькие. Приоритеты дел расставлены: они определены временем, которое мы выделяем на них. Маленькие дела помогают отдыхать от больших, на которых мы реализуем себя в полной мере, с настоящим энтузиазмом.
Кстати о погоне за двумя зайцами. Те, кто начал управлять своим временем, очень скоро обнаруживают, что некоторые дела можно выполнять одновременно. Не обязательно быть Цезарем или Наполеоном, чтобы
• убирать квартиру и учить урок, записанный на магнитофонную кассету;
• проводить совещание и собирать информацию у специалистов для своего доклада;
• осваивать новую компьютерную программу, используя ее для украшения очередного отчета;
• брать в командировку рабочие бумаги, до которых раньше не доходили руки и пр.
Это знает каждый занятой человек, но не все награждают себя за потогонный труд. Между тем специалисты – организаторы советуют поощрять себя, например, после трудного дела переходить на более легкое, лечь на диван и расслабиться или съесть мороженое вопреки диете.
Выполняем два дела одновременно, – записываем в актив приращение эффективного времени Те по обоим сразу. Строгие организаторы могут на вторую задачу учитывать время с понижающим коэффициентом, например, 0,5, это их дело.
Поощрение временем – на дороге не валяется. Не зря один из героев турецкого писателя Мехмета Теврика говорил:
– Вино укорачивает жизнь: если бы ты не пил, тебе было бы уже 80 лет, а не 60.
Задачи распределения и упорядочения времени
Первые 90 % работы отнимают 10 % времени,
а последние 10 % работы – 90 % времени.
"Правило сроков выполнения проекта"
Задача распределения обычно характеризуется следующими условиями:
• Существует ряд операций (дел, занятий), которые должны быть выполнены.
• Предположительно, имеется недостаточное количество ресурсов (времени) для выполнения всех операций.
• Некоторые операции допускается выполнять различными способами, используя различные комбинации ресурса времени.
При распределении обычных ресурсов задача может сводиться к такому распределению, чтобы общая стоимость выполнения операций была бы минимальна или прибыль максимальна. При распределении личного времени мы стремимся, например, к быстрейшему достижению целей.
Задача распределения времени особенно интересна тогда, когда возможностей не хватает для выполнения задуманного, и мы стоим перед решением отказываться или не отказываться от любимых занятий, стоящих в стороне от главных целей.
Пример задачи упорядочения операций во времени показана в популярном американском сериале о военном госпитале Мэш. Героям, военным хирургам, потребовалось разрядить невзорвавшуюся бомбу. Они решали эту проблему таким образом: один читал инструкцию, а другой выполнял операции. Нажать на синюю кнопку – нажали, повернуть рукоятку – повернули, отпустить кнопку – о, ужас! – кнопка-то была отпущена перед поворотом рукоятки. "Специалисты" бросились врассыпную и тем спасли свою жизнь.
Будем считать, что последовательность решения наших задач не повлияет на нашу безопасность, как у хирургов в роли сапёров. Но эта последовательность может повлиять на время выполнения задачи. Теория исследования операций (и наш здравый смысл!) показывают, что время, затраченное на совокупность нескольких операций, зависит не только от продолжительности каждой операции, но и от последовательности их чередования.
Если нам удастся оптимально стыковать отрезки времени на различные занятия, мы будем успевать больше. В этом я неоднократно убеждался, когда бывал председателем Государственной комиссии по испытаниям электрооборудования. Только изменением графика проведения испытаний, оптимального их чередования удавалось сократить время испытаний на 20–30 %.
Гастрономический подход
Допустим, мы определили, что наша норма – это 8 часов чистого рабочего времени. Рано утром, когда впереди у нас 16 часов бодрствования, эта норма не кажется столь уж не выполнимой. Но вспомним вчерашний день: мы откладывали начало очень трудного дела вплоть до вечера, потом был телесериал. И, в конце концов, мы легли спать в легкой грусти оттого, что так мало сделано, но с намерением изменить свой распорядок завтра. Намерение твердое? В таком случае начнем с общеизвестных рекомендаций, изложенных в Главе 1, раздел Искусство успевать.
Значимость и сложность работы растут прямо пропорционально времени, затраченному на ее выполнение. Допустим, мы отвели на замену электрической лампочки два часа. А если предусмотреть падение со стремянки и связанное с ним лечение поломанной ноги, значимость замены может прилично возрасти!
Если наша предусмотрительность не заходит столь далеко, мы отводим время на работу, исходя из предыдущего опыта о конечном результате. Это время и наше умение во многом определяет качество работы. На замену лампочки нам потребуется 5 минут, но мы решили заодно за полчаса почистить всю люстру, чтобы в следующий раз было бы не стыдно перед гостями.
Качество работы – прежде всего, вопрос затраты времени.
Дела, которые мы выполняем, в зависимости от нашего к ним отношения мы привыкли делить на важные и не важные. В свое время, и я полагал такое деление само собой разумеющимся. Закончить сегодня работу к сроку важнее, чем поиграть с приятелем в шахматы или ввернуть ту же лампочку.
Но посмотрим на дела наши с другой стороны, например, с гастрономической. Что важнее, овощи, молоко, мясо, или пиво? Одни предпочитают то, другие это, третьи любят разнообразную еду, полагая, возможно ошибочно, что спорт отрегулирует все как надо.
Я – третий. Для меня важно считать, что, если уж я что-то делаю, это нужно прежде всего для меня. Подобный настрой не дает место досаде оттого, что жизнь проходит мимо, пока я пишу этот дурацкий отчет или мою посуду. Исчезают сами собой дела, которые не нравятся, но делать нужно. Для меня это было открытие:
1) Все выполняемые дела необходимо включать в план.
2) Все, включенное в план, становится необходимым.
3) И тогда все необходимое становится хотя бы сносным.
Мои дела делятся на те, которыми я занимаюсь и которыми не занимаюсь: так, я исключил парусный спорт не потому, что он мне не нравился, просто он не вписался в поворот при движении к моим целям. Оставшиеся дела разделяются на:
Когда мы включаем все наши занятия в ежедневные, еженедельные и ежемесячные планы, рано или поздно исчезнут те дела, которые, как мы раньше полагали, не нравятся, но делать нужно. Либо мы их перестанем делать, либо будем считать, что они разнообразят меню наших дел, и потому нужны.
2.3. Мотивация личности и Управление временем
Где работать мне тогда, чем заниматься?
Маяковский
Если девочка в пять лет
Вьётся вроде мотылёчка,
Значит скоро наш балет
Засверкает чьей-то дочкой.Если ваш сынишка смог
Лихо выиграть в орлянку,
Знает даже педагог,
Он найдёт дорогу к банку.Если девочка цветёт,
Вся в косичках-шпильках-лентах,
До больших взлетит высот,
Например, до референта.А не годен никуда,
Ни в балеты, ни в солдаты,
Это горе – не беда,
Станет нашим депутатом.С.А., Кем быть?
Мотивация человека – это побуждения, вызывающие его активность определенной направленности. Термин "мотивация" используется в областях психологии, исследующих причины целенаправленного поведения человека. Считается, что инстинкты и потребности являются причиной и источником активности, мотивом деятельности.
Попросту схема мотивированного действия такова:
1) Потребность (мотив) → 2)Побуждение (мотивация)→ →3) Действие → 4) Удовлетворение потребности.
Скажем, мотивом к созданию системы управления временем явилась потребность распределения усилий для достижения основных целей автора, сбалансирования его занятий в науке, культуре и спорте. Этот мотив вызвал мотивацию – желание разумно распределить время между различными областями деятельности. А мотивация породила действия по разработке системы.
В широком смысле психологи употребляют понятие мотивации как внутреннее состояние и поведение, определяемое потребностью, т. е. все блоки вышеприведенной схемы. Однако оставим терминологические тонкости специалистам. Как было сказано в английском учебнике по электротехнике для морских инженеров: "Никто не знает точно, что такое электричество, но мы попробуем рассказать, как им пользоваться".
Наша задача состоит не в исследовании мотивации как психологического феномена, а в использовании ее при составлении и реализации жизненных планов.
Потребности человека и управление временем
Так стань же тем, кем можешь стать!
Ницше
Согласно одному из основоположников теории мотивации, американскому психологу и философу Абрахаму Маслоу, динамический подход к мотивации предполагает ее непрерывное изменение, при этом фундаментальные потребности, присущие всем индивидуумам, остаются неизменными.
Список человеческих потребностей весьма обширен. Перечни потребностей, составляемых различными психологами, зависит от их тенденциозности и скрупулезности. Но в любом случае они свидетельствуют о взаимной противоречивости, поскольку противоречива сама человеческая натура. Например, не найдено объяснение парадоксальному факту одновременной тенденции организма к инерции, лени, минимальной затрате усилий и потребности в активности, стимуляции, возбуждении.
Маслоу приводит следующий список видов потребностей в порядке возрастания уровней.
Физиологические потребности являются потребностями самого низшего уровня, но самыми насущными и сильными. Это такие разновидности позывов как голод, жажда, сексуальное влечение, материнские реакции, стремление ко сну и пр. При удовлетворении физиологических потребностей сознанием человека овладевают уже другие, более высокие желания. Как мы установили выше, на эти потребности мы положили 16 часов в сутки (пассивное время), и не дай Бог, вторгаться постоянно в этот огород активному времени, последствия будут печальными.
Потребность в безопасности (в стабильности, защите, свободе от страха, в порядке, и пр.). Эти желания на новом уровне могут доминировать в мотивационной жизни личности, подчинив ее достижению безопасности.
Конечно, управление временем не является средством достижения безопасности от внешних сил. Но оно позволяет чувствовать себя живущим в более стабильном режиме, когда мы знаем, что проходим именно тот путь, который намечен.
Потребность в принадлежности и любви – новый уровень мотивации, возникающий после удовлетворения потребностей физиологических и безопасности. Человек остро ощущает нехватку друзей, отсутствие любви. Ему необходимо чувствовать себя дома, на родине, сознавать, что он принадлежит к определенному, своему кругу.
"Друзья отнимают время", – сказал один из героев Михаила Булгакова. Но если мы не можем выделить время для родных и близких, много ли приобретём от такой экономии?
Потребность в признании – это стремление добиться успеха, репутации и престижа. Человеку необходимо ощущение собственной значимости, компетентности, уверенности и свободы.
Неудовлетворение этой потребности может вызвать чувство бессилия, привести к серьезным неврозам.
Потребность в самоактуализации. Допустим, у человека удовлетворены его физиологические потребности, а также потребности в безопасности в принадлежности, любви и в признании. Скорее всего, он почувствует неудовлетворенность оттого, что не может уделить достойное внимание любимому делу. Чтобы человек жил в мире с самим собой, он обязан быть тем, кем он может быть.
Потребность соответствия собственной природе американский психолог Курт Гольдштейн назвал потребностью к самоактуализации. Под этим понимается стремление человека к воплощению заложенных в нем талантов, способностей. Неудовлетворение высших потребностей может вызвать фрустрацию – состояние подавленности, тревоги, ощущение бессмысленности и бесцельности жизни.
Когнитивные потребности, или тяга к знанию, – особое свойство человеческой натуры, хотя феномен любопытства можно наблюдать и у животных. Но только человек способен платить высокой мерой за постижение и отстаивание истины. Достижение своих целей в жизни с помощью управления временем – не самая простая штука. Трудности не заставят себя ждать при решении все более и более сложных задач. При этом собственно планирование также усложняется, но именно поэтому оно интересно.
Эстетические потребности (потребность в порядке, симметрии, завершенности, законченности, структуре) обнаруживаются практически у каждого здорового ребенка. Некоторые взрослые люди, лишенные эстетических радостей, заболевают весьма специфично, и болезнь их может излечить только красота.
Планирование личного времени, разумеется, помимо движения к нашим основным целям, должно предполагать и наши эстетические потребности. Вначале нас будет удовлетворять простое управление запасами времени. В дальнейшем мы почувствуем потребность идти по более сложному пути – совмещению эстетического и рационального. То, что красиво, как правило, эффективно. Наши планы, изложенные на бумаге, тоже должны выглядеть красиво.
Иерархия потребностей, согласно Маслоу, не имеет для всех людей стабильную, жесткую структуру. В ряде случаев наблюдается инверсия: потребность высшего уровня преобладает над неудовлетворенной потребностью более низкого уровня. Люди, преданные высоким идеалам и ценностям, готовы ради них терпеть лишения и даже жертвовать жизнью.
2.4. Управление временем как Игра
Я знал одну даму, что проводила
полжизни на пару с ракеткой,
и в теннисе званье Великая Жила,
она получила за это.
Профессор известный. Теперь академик.
Его не могли отучить
себе присуждать, словно гранты и премии,
на корте чужие мячи.Знал пару супругов, игравшую вместе
в таком сокрушающем стрессе,
как будто они выступают не в "миксте",
а в бракоразводном процессе!И что говорить про того генерала,
который орал, как динамик,
себя укоряя:
– Мазила! Марала!
Сундук антикварный с клопами!?
………………………………………
Сколь часто блеснувшая было удача,
померкнув, кончалась печально,
и корт становился стеною плача,
построенною горизонтально!С.А., Рабы азарта
Что такое игра?
Йохан Хейзинга в своей известной книге "Homo ludens" ("Человек играющий") утверждал, что с давних пор вся человеческая культура развивается как игра. При этом игра старше культуры, ибо человек не учил животных играть, а они играют.
Игра лежит за рамками процесса непосредственного удовлетворения наших нужд и страстей. Она является свободным действием, которое протекает ради удовлетворения, приносимого самим совершением действия. Игра может быть отложена или отменена, и многие взрослые люди вполне обходятся без нее.
Следующим свойством игры является условность действия. Даже дети понимают, что играют "понарошку". Однако процесс игры может настолько увлекать, что несерьезность на время снимается.
Соперничество является душой игры. В эллинском обществе соперничество занимало такое полноценное место в жизни, что дух не сознавал его игрового характера.
Игра обособлена от обыденной жизни местом действия и продолжительностью, в определенный момент начинается и в определенный момент заканчивается: она сыграна.
Повторяемость – существенное свойство игры, ее внутренней структуры. Повтор, рефрен, чередование присутствуют во всех развитых игровых формах.
Напряжение, равновесие, балансирование, чередование, контраст, вариантность, завязка и развязка, – эти элементы игры во многом принадлежат эстетической сфере.
Правила игры безусловно обязательны. Как сказал Поль Валери, в отношении правил игры невозможен скептицизм. Строгость правил стимулируют изобретательность в игре.
Свойства игры в Управлении временем
Уметь с умом распорядиться досугом -
высшая степень цивилизованности.
Бертран Рассел
По словам Й. Хейзинга, игровые элементы присутствуют в настоящее время во многих видах человеческой деятельности – бизнесе, искусстве, суде и даже войне. Дополним этот список Управлением временем.
Во-первых, управление личным временем в большинстве случаев является свободным действием, подобным игре. Прежде всего, это относится к задачам, которые мы сами поставили себе.
Вторая особенность игры – условность – является неотъемлемой чертой планирования. Наши планы – только модель реальных действий, а в модели мы можем разыгрывать все, что угодно. Забавным был бы проект журнала "Планы и Жизнь".
Такой признак игры как обособленность в отношении планов не вызывает никаких сомнений. Пространственные рамки ограничены листом бумаги, на котором расписаны наши гениальные прожекты. Рамки времени тоже весьма ограничены и не всегда совпадают со временем реальных действий.
Свойственные игре напряжение и контраст создаются наглядной картиной выполненного и запланированного за определенные сроки. Не напряженный план становится неинтересным планом.