6. Конкретизация предложения. Оно должно быть четким и ясным. Операторы не должны забывать подчеркнуть характерные черты предлагаемого товара. Акценты расставляются на основе информации, полученной из ответов потребителя на открытые вопросы оператора. Например: "Вы говорили, что очень цените человеческий труд? Наш новый станок требует для установки и работы минимум затрат времени и рабочей силы. С ним вы сможете сэкономить до 40 % затрат труда".
7. Правильное завершение разговора. Открытый вопрос – отличный способ подвести клиента к желаемой концовке беседы. Вопрос можно построить следующим образом: "Когда именно вам подвезти партию товара?", "Сколько вам понадобится станков до окончания вашего проекта?" или "Какого цвета пылесос вы будете заказывать – белый, серебристый или черный?" В сценарий надо включить от 5 до 10 вариантов концовок разговора.
8. Правильные ответы на жалобы и возражения клиента.
Сразу стоит отметить, что возражения – это хороший знак. Если клиент был бы совсем недоволен и не желал бы сотрудничать, он прекратил бы разговор сразу же. Если клиент озвучивает жалобы и возражения, значит, он заинтересован. Возражения и жалобы клиента дают оператору возможность вычислить самые важные моменты предложения и сосредоточиться на них. Правильный ответ на жалобы включает в себя четыре этапа.
Первый этап – оператор должен проверить, правильно ли он понял суть претензии. Этого можно добиться, повторив претензию: "Мы очень сожалеем, что у вас возникли проблемы с доставкой в прошлый раз". Клиент поймет, что к его мнению прислушиваются.
Второй этап – выяснить, есть ли у клиента еще какие-либо жалобы. Например: "Вас беспокоит только возможность задержки с доставкой? Мы можем предложить согласование графика поставок с вами в первую очередь". После выяснения всех претензий надо дать клиенту ответ, способный развеять все его сомнения.
Третий этап – опровержение жалобы. "Вам обязательно доставят ваш заказ не позднее завтрашнего дня!" Оператор сосредотачивается на преимуществах предложения.
Четвертый этап – возвращение клиента к преимуществам товара: "Специально для вас время доставки сокращено (сделана скидка, доставка бесплатная). Мы уверены, что проблем больше не будет и вы будете довольны сотрудничеством с нами".
9. "Обертка" разговора. После достижения цели разговора (заключения сделки, продажи продукта, исчерпывания проблемы, ознакомления клиента со всей нужной информацией) нужно обернуть разговор в красивую обертку. Оберткой могут выступать назначение времени следующего звонка, внесение (обновление) информации о клиенте в базу данных и т. д.
Во время обзвона попутно необходимо составлять базы данных. Оператор заносит однозначную, четкую информацию в определенную таблицу. Для более четкой работы оператора с базами данных можно создать кодировку или определение долей. Например, настроение клиента можно отражать в баллах: лоялен – 5, сомневается – 4, не знает о компании – 3, безразличен – 2, относится весьма настороженно – 1 и полностью отрицательно настроен – 0. Можно создать в базе данных колонку (строку, поле) для комментариев. В этой колонке оператор оставляет свои замечания – клиент хорошо идет на контакт, недостаточно знаком с новинками и др. При недостаточно хорошо продуманном сценарии комментарии помогут дополнить его.
После того как сценарий принял окончательную форму, его необходимо испытать. Испытания сценария проводятся операторами. Очень важным моментом является то, насколько уверенно чувствует себя оператор, как именно он следует сценарию. Оператор не должен неуверенно считывать фразы с монитора или бумаги, он не должен механически проговаривать слова. Оператор должен чувствовать себя комфортно во время беседы, разговор должен протекать естественно, без неловкости.
Каждому оператору необходимо сделать от 5 до 20 звонков для того, чтобы определить плюсы и минусы данного варианта сценария. После проверки нужно внести соответствующие поправки в сценарий, после коррекции еще раз проверить и опять отредактировать. Проверку нужно проводить периодически, через определенные периоды времени. Дело в том, что появление новых товаров, предложений, скидок, акций и иного требуют изменения сценария. Помимо этого, опыт, приобретенный операторами, обязательно отразится на сценарии в виде его усовершенствования.
Сценарий поможет наилучшим способом проводить продажи по телефону.
5.2. Этапы переговоров по телефону
Хотя на первый взгляд кажется, что все телефонные переговоры с целью продажи абсолютно не похожи друг на друга, можно сказать, что они являются одной большой совокупностью. И каждый разговор можно разделить на несколько этапов:
1) установление контакта оператора с потенциальным клиентом
(приветствие, представление);
2) разъяснение сути предложения;
3) отражение и опровержение возражений и жалоб;
4) закрепление и фиксация полученных результатов;
5) прощание.
Следует помнить, что еще одного шанса произвести хорошее впечатление на клиента и сделать его постоянным не будет, поэтому нужно очень внимательно отнестись к каждому этапу переговоров. У каждого этапа есть свои особенности. Помимо этого, надо знать тонкости делового общения в целом и владеть эффективными методами воздействия на потенциального клиента. Только руководствуясь всеми этими знаниями и пользуясь умениями, можно добиться положительного эффекта (в виде высокого уровня продаж, множества клиентов и большой прибыли) от телефонных продаж.
Первый этап – установка контакта – включает в себя несколько шагов:
1) приветствие, обращение;
2) представление себя;
3) идентификация.
Даже такая простая вещь, как приветствие, скрывает в себе тонкости, которые надо знать. Так, например, лучше говорить "Добрый день (утро, вечер)!" вместо приветствия "Здравствуйте!" Дело в том, что слово "добрый" изначально несет в себе позитив и положительный настрой, в то время как сочетание множества твердых согласных звуков – "здр" – не лучшим образом влияет на ход беседы.
После приветствия оператору (менеджеру по продажам) нужно представиться. Лучше всего сразу выдать всю необходимую информацию о себе (кто, какую компанию представляет и по какому поводу звонит). Например: "Добрый день! С вами разговаривает оператор Ирина Иванова. Я представляю компанию "1234", и у нас к вам очень выгодное предложение". Сразу представившись, можно избежать лишних вопросов.
Далее надо удостовериться, правильно набрали телефон, туда ли попали. Это можно сделать тремя способами. Один из способов пассивный – это когда человек на другом конце провода, взяв трубку, сразу же представляется сам, но это происходит, только когда оператор звонит в фирму, а не частным лицам, и то не всегда.
Второй способ – самый благоприятный – включить идентификацию в приветствие: "Добрый день, Михаил Михайлович!" или "Добрый день! Я хочу поговорить с главным редактором – Андреем Андреевичем". Если попали не туда, то после такого приветствия об этом сразу же сообщат.
Третий способ – прямой вопрос: "Добрый вечер! Это компания "FF"?" Но сомнения в тоне и сам вопрос подрывают профессионализм. У принимающего звонок может возникнуть мысль вроде: "Они что, наугад звонят?" Однако такие мысли возникают только у представителей компании, а в разговоре с частными лицами этот вопрос вполне уместен. Но все-таки лучше использовать второй способ он экономит время.
Чтобы сразу войти в контакт с клиентом и расположить его к разговору, надо применять следующие языковые приемы.
1. После приветствия, самопрезентации и идентификации надо сразу же сформулировать цель своего звонка.
2. Называть потенциального клиента следует по имени. Знание имени человека отметает его сомнения по поводу того, по адресу ли попал звонящий.
3. Как можно чаще употреблять местоимение "вы" – это персонифицированный способ обращения (конечно, менее персонифицированный, чем предыдущий, но, если не знать имя, можно использовать хотя бы этот прием). Когда представитель целевой аудитории слышит обращение "вы", он чувствует, что обращаются конкретно к нему, чувствует свою избранность.
4. Лучше всего построить речь из коротких, "телеграфных" фраз. Если оператор будет слишком много и долго говорить (не вовлекая потенциального клиента в диалог), то клиент заскучает, отвлечется на свои мысли и после того, как положит трубку, не вспомнит, с кем и по какому вопросу сейчас разговаривал.
5. Необходимо исключить возможность двоякого восприятия речи. Все фразы должны пониматься только однозначно и быть предельно четкими, не имеющими подтекста и намеков.
6. Следует проявлять предельную внимательность к тому, что говорит потенциальный клиент. Во-первых, эта информация может пригодиться. Во-вторых, если клиент поймет, что его не слушают, он в тот же момент перестанет слушать и скорее всего никогда не перейдет из разряда потенциальных в разряд постоянных клиентов. Но, когда говорит потенциальный клиент, он не должен слышать тишину. В этом случае он может испугаться, что разговор прервался или его на самом деле не слушают. Или, как ни парадоксально, может возникнуть испуг оттого, что его действительно слушают. Поэтому оператор должен вставлять предельно короткие уточнения: "Конечно", "Понимаю", "Да-да" и т. д.
7. Если оператор что-то недопонял, не расслышал или просто хочет уточнить какую-то информацию, не стоит переспрашивать. В том, что оператор переспрашивает, потенциальный клиент может усмотреть невнимательность к нему. В этой ситуации лучше всего повторить спорную информацию своими словами. Если оператор все правильно понял, клиент утвердит это, если какая-то информация искажена – поправит.
8. Никогда не звонить представителям целевой аудитории в плохом настроении или неважном самочувствии. Если звонок не является срочным, важным, его лучше отложить. Если испорчено настроение или человек заболел, у него не получится производить благоприятное впечатление и правильно и в полном объеме излагать всю необходимую информацию.
Второй этап переговоров – разъяснение предложения – является самым важным. Совершить предложение – это половина цели звонка, вторая половина – продажа товара. Правда не всегда телефонные продажи являются наилучшим способом реализовать товар. Во время телефонного разговора намного проще дать отказ, чем во время беседы при встрече. Чтобы не потерпеть поражение, нужно очень и очень хорошо знать сценарий переговоров (причем несколько его вариантов, адаптированных к разным случаям), уметь хорошо, естественно двигаться по сценарию. Также перед звонком убедитесь, что
у операторов есть вся необходимая информация, которая может понадобиться в ходе беседы. Плюс к этому операторы должны делать замечания по ходу беседы и заносить их в базу данных. Содержание разговора, помимо стандартных приветствий и других приемов расположения клиента, состоит из уточняющих вопросов:
1) получения отправленной информации;
2) выяснения отношения клиента к предложению;
3) выявления причин в случае отказа.
Третий этап – отражение и опровержение жалоб – состоит в выслушивании, уточнении и отражении жалоб и недовольств клиента. Недовольные, агрессивные клиенты требуют особого подхода и деликатности. Если принимающий звонок человек в плохом настроении, надо его сначала внимательно выслушать. Оператор должен потратить несколько минут на приобретение информации о том, как плохо с клиентом обошлась другая фирма. Клиент выскажется и успокоится.
После того как клиент выговорился, необходимо выказать ему глубокое сочувствие и понимание. Если виной недовольства стала данная компания, нужно несколько раз извиниться и пообещать, что этого больше не повторится, а также предложить клиенту особые условия, обсудить с ним, как можно решить проблему. Потом надо повернуть разговор в нужном направлении.
Четвертый этап – закрепление и фиксация полученных результатов – является заключительной частью разговора, его итогом. На этом этапе необходимо подтвердить полученные договоренности и информацию, проверить, правильно ли понял собеседник. Лучше всего на третьем этапе повторить всю полученную от собеседника информацию и озвучить своими словами договоренности. Во-первых, при помощи такого приема можно выяснить, насколько верно принята информация, во-вторых, проявить предельное внимание к принимавшему звонок человеку.
Для фиксации результатов нужно разработать специальную форму. Это не зависит от того, заносит ли оператор информацию в компьютер или отражает на бумаге. Лучшая форма – таблица. Назначение каждой колонки (графы, ячейки, строки и т. д.) должно быть однозначно понятно с первого взгляда. Необходимо провести разъяснительную беседу с операторами, проверить, все ли они поняли правильно. Не стоит доверять сортировку информации на "нужную" и "не нужную" операторам, пусть даже у них будет многолетний опыт большого количества активных продаж.
Процесс занесения данных в таблицу не нужно делать предельно механическим. Излишняя автоматизация приведет к утрачиванию, например, такого важного момента, как эмоциональная окрашенность разговора. Эти моменты помогут в дальнейшей деятельности. Для того чтобы информация была "живой", следует создать в таблице графу "Примечания" или "Комментарии", где оператор может отмечать дополнительную информацию.
И последний, пятый этап – прощание. Как бы ни закончилась беседа, никогда не нужно бросать трубку, буркнув: "Счастливо!" Всегда надо вежливо попрощаться с клиентом, даже если он отказал, еще раз напомнить человеку о своей надежде на сотрудничество, хотя бы в будущем, выразить благодарность за оказанное внимание и т. д. Всегда нужно сохранять спокойствие и выдержку. Научитесь контролировать интонации голоса, так как по ним можно легко уловить настроение. Если клиент уловит, что оператор раздражен, или если его оскорбили, то это может обернуться большими проблемами. Эффект "сарафанного радио" очень быстро разнесет весть о "нервных операторах" или "хамской фирме". После этого вполне возможно, что любой звонок из компании будет прерываться на первом этапе.
Выгоды можно извлечь даже после отказа от покупки. Договоритесь о возможности повторного звонка, "выбейте" из представителя целевой аудитории разрешение внести информацию о нем в базу данных и т. д. Даже если отказали, нельзя портить отношения. Ищите в любом исходе хорошие стороны.
Ошибки телефонных продаж, которые мешают добиваться намеченных целей
Самой распространенной ошибкой является отклонение от конечной цели. Эту ошибку можно нейтрализовать при помощи хорошего сценария, правила написания которого рассмотрены в предыдущем пункте.
Нередко причиной отказа не то что в покупке, а даже в самом разговоре является его неправильное начало. Самые неудачные способы начать разговор следующие.
1. Прямой вопрос: "Меня зовут Маша, я представляю интересы фирмы "1234" и предлагаю вам купить чайник. Вас это интересует?" Как правило, ответом служит одно слово "нет", если только компания не продает качественные ювелирные изделия по цене менее 10 рублей.
2. Попытка манипуляции: "Мы занимаемся составлением баз данных для Министерства финансов Российской Федерации. Как зовут вашего генерального директора и какова ваша валовая прибыль за год?" За таким началом следует просьба перезвонить позднее, или позвонить в другой отдел, или дождаться, когда секретарь согласует ответ на этот вопрос с начальником.
3. Стандартное нападение: "Наша фирма выпускает продукцию по ценам в 2 раза ниже рыночных. Хотите сэкономить?" Тут есть два варианта ответа. Первый: надо побеседовать с сотрудником, которого нет на месте, и будет он не скоро, так как в отпуске или в больнице. Второй вариант: расскажут, что уже есть поставщики товара, который предлагает звонящий, и они им доверяют, и цены у тех поставщиков в 3 раза ниже рыночных.
Если операторы начали беседу одним из этих способов, то отказы будут всегда, а также не будет ни продаж, ни клиентов, ни прибыли.
Еще одна ошибка – посторонние шумы. Потенциальный клиент не должен слышать ничего, кроме голоса оператора, сообщающего ему информацию. Жевание, курение, прихле-бывание кофе, сленг – все это недопустимо при разговоре с представителем целевой аудитории. Если оператор хочет что-то уточнить у руководителя или специалиста, то ему надо воспользоваться специальной функцией телефона. При этом необходимо извиниться и предупредить клиента о том, что придется секундочку подождать. В случае, когда в разговоре должны принимать участие несколько человек, нельзя передавать трубку множество раз, и уж совсем плохо, если трубка передается одному и тому же человеку. У клиента создается впечатление, что оператор не подготовлен к разговору и его время тратится впустую. Оператор должен договориться о времени нового звонка и, извинившись и поблагодарив за внимание, повесить трубку.
Так как звонок в процессе телефонных продаж является полной инициативой компании, то отказы нередко происходят из-за неудачного времени звонка. Не стоит звонить до обеда в понедельник (в начале первого дня недели обычно проходят планерки), после обеда в пятницу (в преддверии выходных все уже расслабились и не проявят особого желания к беседе), во время обеда (вполне понятно, почему) и в первый и последний час рабочего дня. Даже если звонок не приходится на эти моменты времени, всегда нужно уточнять, удобно ли клиенту сейчас общаться. Если неудобно, то необходимо попросить назначить (или предложить свой вариант) время следующего звонка.
Достаточно большой проблемой для операторов телефонных продаж становятся секретари. Эти верные стражи руководителей сделают все, чтобы не беспокоили "мудрого и занятого правителя" компании. Операторов нужно отдельно готовить к разговорам с секретарями. Очень помогают уверенность в голосе и понятная секретарю цель звонка. Если же соединение с руководящим составом полностью блокируется секретарем, нужно выяснить имя, фамилию, отчество того, с кем хотели побеседовать, и позднее позвонить напрямую.
Иногда разговоры с секретарями превращаются практически в анекдоты, настолько беседа не поддается логике. Пример: секретарь наотрез отказался соединять с руководителем. Был задан вопрос: "А как вы нашли наш телефон?" Ответ – через телефонную справочную службу. Голос секретаря стал подозрительным, "за кадром" приглушенный разговор (трубку прикрыли рукой):
– Там какая-то журналистка звонит.
– А откуда она номер знает?
– Говорит, что в справочной сказали (на этой фразе голос стал таким, как будто звонящий как минимум сказал, что номер нашептал волшебный гном).
– Этого не может быть!
И после короткого повтора фразы: "Этого не может быть!" трубку бросили. Это был звонок в страховую компанию, и, что самое интересное, номер действительно узнали в справочной службе.
Нередко после долгих баталий секретарь соединяет не с тем человеком. Причем не всегда это можно понять сразу. Лучше после переключения сразу же уточнить: "Михаил Михайлович?" или "Я разговариваю с начальником отдела рекламы?"
Бывают и такие ситуации, когда секретарь сразу при поступлении звонка переключает на руководителя. Хуже, когда переключение происходит без предупреждения. К таким ситуациям надо заранее готовиться.