Все бы хорошо, но этого оказалось мало. И я решил, что пора заняться аутсорсингом моих волнений. Последние несколько недель я только и делаю, что рву на себе волосы: сделка зашла слишком далеко, чтобы идти на попятный. Я спросил Зиту, не могла бы она рвать волосы вместо меня. Хотя бы несколько минут в день. Эту мысль она сочла блестящей. "Я буду волноваться за вас каждый день, - пообещала она в письме. - Не беспокойтесь".
Аутсорсинг моих неврозов - самый успешный эксперимент в моей жизни. Каждый раз, когда на меня накатывает хандра, я напоминаю себе, что за меня уже хандрит Зита, и успокаиваюсь. Я не шучу: ради одного этого стоило заняться аутсорсингом.
Беглый обзор: что вам светит
Будущее уже здесь, просто оно еще не везде распространилось.
УИЛЬЯМ ГИБСОН (р. 1948), автор "Нейроманта", ввел в обращение термин "киберпространство"(1984)
А что, если представить себе полную автоматизацию?
Итак, я проснулся утром, и поскольку наступил понедельник, то после изысканного буэнос-айресского завтрака в течение часа проверял электронную почту.
Сомья из Индии разыскала одного из моих одноклассников, с которым я давно потерял связь, а Анакуль из компании YMII сделала сводные таблицы в программе Excel, в которые вошли отчеты о счастливой жизни на пенсии и средние показатели ежегодной трудовой нагрузки в часах в разных сферах деятельности. Собеседования на эту неделю назначил третий виртуальный референт из Индии, он же нашел контактную информацию по лучшим школам кендо в Японии и самым знаменитым учителям сальсы на Кубе. Из следующего письма я с удовольствием узнал, что мой исполнительный финансовый менеджер из Теннесси, Бет, успешно разрешила почти две дюжины проблем, висевших дамокловым мечом с прошлой недели, ублажила крупнейших клиентов из Китая и ЮАР, а также оперативно согласовала с моими бухгалтерами в Мичигане вопрос уплаты налога с продаж по калифорнийским сделкам. Налоги были уплачены электронно с его помощью кредитки, и одного взгляда на выписки из моих счетов хватило, чтобы убедиться:
Аутсорсинг жизни...
Шейн и остальные члены команды, радеющие о пополнении моего счета, положили туда больше денег, чем в прошлом месяце. В мире автоматизации царил полный порядок.
День выдался чудесный. Я с улыбкой закрыл лаптоп. За завтрак в форме шведского стола с кофе и апельсиновым соком я заплатил 4 доллара. Индийским референтам - 4-10 долларов в час. Американским сотрудникам - сдельно или с продаж. В таких случаях возникает курьезный бизнес-феномен: превышение наличных выплат над поступлениями становится невозможным.
Когда зарабатываешь доллары, живешь на песо и расплачиваешься рупиями, случаются забавные вещи, и это лишь начало.
Но я же наемный работник! Мне-то как быть?
Никто не может дать тебе свободу. Никто не даст тебе равенство, справедливость и т.д. Если ты мужчина, возьми их сам.
МАЛКОЛМ ИКС; (1925-1965), общественный деятель, оратор, проповедник, идеолог "черного национализма"
Начало работы с удаленным помощником-референтом - важная отправная точка, она отмечает момент, когда вы приучаетесь отдавать приказы и командовать, а не подчиняться. Таким образом, вы понемногу развиваете самые необходимые для НБ навыки: удаленный менеджмент и коммуникацию.
Пора научиться быть боссом. Много времени это не займет. Само по себе занятие низкозатратное и с риском не связанное. Нужна вам помощь постороннего человека или нет - неважно. Это просто упражнение.
А еще _ лакмусовая бумажка, проверка предпринимательских качеств: умеете ли вы управлять (руководить, наказывать) другими людьми? При небольшой практике и руководстве к действию это возможно. Большинство предпринимателей терпят фиаско потому, что прыгают в воду с глубокой стороны бассейна, не удосужившись научиться плавать. Работа с виртуальным помощником (ВП) - простое упражнение, выполняя которое, вы ничем не рискуете, но всего за 100-400 долларов и 2-4 недели знакомитесь с основами менеджмента. Это инвестиции, а не расходы, прибыль на инвестируемый капитал в данном случае колоссальна. Вложения окупятся самое большее за 10-14 дней, а дальше пойдет чистая прибыль - сэкономленное время.
Помните: стать НБ - не просто рационализировать работу. Гораздо важнее выстроить систему, заменяющую вас.
Вот вам первое упражнение.
Даже если вы не собираетесь становиться предпринимателем, вас ждет естественное продолжение процесса 80/20, или устранения: готовя себе заместителя (даже если он никогда не понадобится), мы составляем сверхточный свод правил, срезаем с работы весь лишний жир, подчищаем расписание. Долгому затылкочеса-нию над несущественными задачами придет конец сразу же, как только потребуется кому-нибудь платить за работу.
А как быть с затратами?
Преодолеть это препятствие труднее всего. Если я справляюсь с работой лучше, чем помощник, зачем вообще платить ему? Затем, что ваша цель - высвободить время и заняться более важными и увлекательными делами.
Данная глава - низкозатратное упражнение, благодаря которому вы преодолеете серьезный барьер на пути к успешному жизненному дизайну. Прежде всего следует понять: любую работу всегда можно сделать дешевле, причем ценой собственных усилий, а не ценой своего времени. Если вы тратите на работу время стоимостью 20-25 долларов в час, которую другой человек мог бы выполнить за 10 долларов в час, вы попросту нерационально используете ресурсы. К мысли о необходимости платить другим людям надо приближаться постепенно, мелкими шагами. Об этом мало кто знает, именно поэтому далеко не все ведут идеальный образ жизни.
И даже если поначалу затраты будут выше, чем отдача, попробовать все равно стоит. Допустим, вы зарабатываете 50 тыс. долларов в год (25 долларов в час) и при этом вкалываете с девяти до пяти, с понедельника по пятницу, 50 недель в году. Если вы будете платить квалифицированному помощнику 30 долларов в час, а он сэкономит вам полный 8-часовой рабочий день в неделю, ваши затраты составят 40 долларов за лишний свободный день. Вы согласились бы платить 40 долларов в неделю, лишь бы работать только с понедельника по четверг? Лично я - да, потому и плачу. Не забывайте, что пока мы рассматриваем худший расклад из возможных. А если взбесится ваш босс?
Вопрос в целом надуманный, в данном случае профилактика эффективнее лечения. Нет никаких этических и юридических причин, по которым ваш босс обязан знать, что вы делегируете неинтересные задачи кому-то другому. Во-первых следует позаботиться о личных предпочтениях. Время - это время, и если вы тратите его на хлопоты и поручения, облегчающие кому-то жизнь, то ваш ВП точно так же будет менять к лучшему вашу жизнь и работу. Во-вторых, вы можете делегировать только те задачи, в которых не задействована финансовая информация и не упоминается ваша компания.
Вы готовы собрать армию помощников? Посмотрим сначала, чем чревато делегирование полномочий. Следующий раздел поможет вам избежать злоупотреблений властью и расточительства.
Опасности делегирования: прежде чем начать
Первое правило любой технологии, применяемой в бизнесе, гласит, что автоматизация рациональных операций повышает их рациональность. Второе - автоматизация нерациональных операций влечет за собой рост их иррациональности.
БИЛЛ ГЕЙТС
Вам когда-нибудь давали невразумительные задания, поручали мелкую работу, приказывали сделать что-нибудь идиотским образом? Это и не смешно, и не продуктивно.
Теперь ваша очередь показать, что вы умнее. Делегирование - сокращение объемов работы, а не предлог, чтобы изображать бурную деятельность и наращивать обороты несущественных дел. Запомните: работу следует выполнять лишь в том случае, если она четко определена и действительно имеет значение.
Сначала - устранение лишнего, а затем - делегирование.
Никогда не автоматизируйте то, что можно устранить, и не делегируйте то, что можно автоматизировать или упростить. В противном случае вместо своего вы будете прожигать чужое время, да еще платить за это деньги. Тут уже не до рациональности и эффективности. Сейчас на кону стоят ваши собственные деньги. Для начала свыкнитесь с мыслью, что двигаться вперед надо мелкими шажками и делать небольшие ставки.
Я уже говорил, что сначала надо устранять лишнее, а уж потом делегировать?
Например, многие руководители поручают разбирать свою почту ассистентам. В некоторых случаях это полезно. А я пользуюсь фильтрами-антиспамами, автоответами с перечнем типовых вопросов, автоматической пересылкой отдельных писем удаленным помощникам. Таким образом, на мою долю приходится 10-20 писем в неделю. На разбор почты я трачу 30 минут в неделю, потому что мне помогают методы устранения лишнего и автоматизация.
Помощникам не приходится посещать собрания и селекторные совещания вместо меня, потому что я устранил необходимость присутствовать на них. Если мне требуется назначить на конкретный месяц 20-минутный телефонный разговор, я посылаю письмо с двумя предложениями - и готово.
Принцип номер один - уточнение правил и процессов перед привлечением к работе новых людей. Применение уточненных правил и процедур многократно увеличивает производительность труда, а привлечение к работе новых людей для решения проблем только усугубляет их.
Меню: мир возможностей
Меня не прельщает возможность подбирать крошки сочувствия, падающие со стола тех, кто считает себя моими хозяевами. Я предпочитаю целое меню прав.
ЕПИСКОП ДЕСМОНД ТУТУ (р. 1931), южноафриканский религиозный и политический деятель, лауреат Нобелевской премии мира 1984 года
Следовательно, возникает еще один вопрос: какие именно дела надо делегировать? Вопрос резонный, но отвечать на него мне не хочется. Зато хочется смотреть "Гриффинов".
* "Гриффины" (Family Guy) - анимационное телешоу, созданное по заказу канала Fox. - Примеч. ред.
Честно говоря, писать о том, как поменьше работать, - адский труд. Ритика из компании Brickwork или Венки из YMII запросто справятся с этим разделом, так что я дам лишь две рекомендации, а дальше пусть шевелят мозгами, придумывая подробности.
Золотое правило № 1. Каждая делегированная задача должна быть трудоемкой и конкретной. Если вы привыкли метаться, как курица, которой отрубили голову, и того же самого ждете от виртуального помощника, порядка в мире не прибавится.
Золотое правило № 2. И о плюсах: делегировать задачи - это весело. Пусть какой-нибудь бангалорец или шанхаец рассылает вашим друзьям письма с датой званого ужина и т. п. Озадачьте босса странными телефонными звонками с незнакомых номеров и непривычным акцентом. Работать эффективно - не значит быть убийственно серьезным. Для разнообразия забавно побыть в роли начальника. Дайте волю чувствам, не подавляйте их, не то наживете комплекс.
______,_._,---.".."а,...-.........I............-,---------------■-~-
Переход на личности, или Говард Хьюз как образец для подражания
овард Хьюз, сверхбогатый кинопродюсер и эксцентричный герой "Авиатора", прославился тем, что давал помощникам странные поручения. Вот некоторые из них в качестве пищи для размышлений.
1. После первой аварии Хьюз как-то признался другу, что быстро пришел в норму только благодаря целительным свойствам апельсинового сока. Хьюз считал, что на воздухе сок быстро утрачивает эти свойства, поэтому требовал, чтобы сок из свежих апельсинов выдавливали в его присутствии.
2. Когда Хьюз проводил ночи в Лас-Вегасе, его помощникам вменялось в обязанность проводить переговоры с девушками, которые ему понравились. Если девушку приглашали за сголик Хьюза и она соглашалась, помощник должен был дать ей на подпись документ, удостоверяющий согласие и отказ от претензий.
3. Брадобрей ждал вызова Хьюза круглосуточно, семь дней в неделю. Но ногти и волосы Хьюз подстригал только раз в год.
4. Ходят слухи, что в период жизни в отелях Хьюз поручал помощникам влезать на дерево возле окон его пентхауза ровно в 16:00 каждый день и пристраивать на ветках единственный чизбургер независимо оттого, находился сам Хьюз в это время в отеле или нет.
Сколько возможностей! Когда-то автомобиль марки Ford T открыл широким массам свободу передвижения. А виртуальные помощники способны превратить в эксцентричного миллиардера каждого мужчину, женщину или ребенка. Да, несомненный прогресс.
и задачами делаем покупки в сети *~ оформляем юридические документы занимаемся поддержкой сайтов (веб-дизайн, размещение материалов, загрузка файлов), которая не требует вмеша-1ельства профессионального дизайнера ^ отслеживаем, редактируем и публикуем комментарии на форумах размещаем в сети объявления о вакансиях ► готовим документы вычитываем и проверяем документы на правописание и оформление проводим в сети исследования для обновления блогов ^ пополняем клиентскую базу данных управляем процессом отбора кандидатов и приема на работу выписываем счета и принимаем платежи *~ занимаемся расшифровкой голосовых сообщений.
Ритика из компании Brickwork добавила следующее:
исследования рынка финансовые исследования ► бизнес-планы отраслевой анализ *- отчеты по анализу рынка *~ подготовка презентаций отчеты и бюллетени ► юридические исследования аналитическая работа разработка веб-сайтов "~ системная оптимизация поддержка и обновление баз данных
оценка кредитоспособности управление поставками.
Венки: У нас есть забывчивый клиент, которому надо постоянно звонить с разными напоминаниями. Одного из клиентов, с которым мы работаем по специальному плану, надо будить каждое утро. Мы делаем работу, которая требует беготни, и находим людей, потерявшихся еще во время урагана "Катрина". Трудоустраиваем клиентов! Вот мое любимое задание: у одного из наших клиентов есть любимые брюки редкого фасона. Он отправляет их в Бангалор из Лондона, чтобы здесь сшили точную копию за смешную цену.
Далее приведен список ответов других сотрудников компании YMII.
^ Напоминаем не в меру ретивым клиентам заплатить за автостоянку, не превышать скорость, уплатить штраф. Извиняемся и посылаем цветы и открытки супругам клиентов. Разрабатываем диеты, регулярно напоминаем о них клиенту, заказываем продукты согласно диете.
► Находим работу человеку, который потерял ее из-за аутсорсинга год назад. Мы провели поиски, осуществили переписку, подготовили резюме и нашли клиенту работу за 30 дней.
► Меняем разбитое стекло в доме, который находится в Женеве, Швейцария.
Получаем информацию о домашних заданиях с голосовой почты учителя и отправляем ее клиенту (родителю школьника).
► Находим для сына клиента подробные инструкции, как следует завязывать шнурки.
► Находим место для машины на стоянке в другом городе еще до отъезда туда.
Заказываем мусорные контейнеры для дома.
►~ Получаем достоверный прогноз погоды и сведения о том, какой была погода в конкретном месте и в определенное время известного дня пять лет назад. Эти сведения понадобились в ходе судебного процесса.
► Беседуем с родителями вместо нашего клиента.
Что выбрать - Нью-Дели или Нью-Йорк?
В мире насчитываются десятки тысяч виртуальных помощников. Как прикажете выбирать из них самого дельного? В конце этой книги указано, где следует искать помощников, но процесс все равно будет затруднительным, если предварительно не выработать критерии отбора.
Полезно бывает начинать с вопроса "Где, черт возьми?".
Удаленный или местный?
Этикетка "Сделано в США" уже не имеет прежнего веса. Перепрыгивать через часовые пояса и расплачиваться в валюте развивающихся стран полезно по двум причинам: пока вы спите, другие работают, а плата за час работы получается не такой высокой. Вот вам экономия времени и экономия средств. Первую Ритика объясняет на примере:
"Удаленному помощнику-референту, находящемуся в Индии, можно дать задание, когда уходишь с работы вечером в Нью-Йорке, и к утру презентация будет готова. Из-за разницы во времени с Индией референты успевают справиться с работой, пока заказчики спят, и представить ее к утру. Просыпаясь, заказчики находят у себя в почтовом ящике готовую презентацию. Референты могут также помогать своим клиентам не отставать от времени, например советовать прочитать какие-либо книги".
Помощники-индийцы или китайцы, а также жители большинства других развивающихся стран охотно согласятся работать за 4-15 долларов в час: минимальные расценки соответствуют простым задачам, а максимальные - заданиям, которые можно было бы поручить выпускнику Гарварда или Стэнфорда, обладателю МВА или докторской степени. Вам нужен бизнес-план по сбору средств для финансирования? Компания Brickwork предоставит помощника, который составит этот план за 2500-5000 долларов вместо 15-20 тыс. К заграничным помощникам обращаются не только для того, чтобы сэкономить время. Я своими ушами слышал, что руководство пяти крупнейших аудиторских и консалтинговых компаний регулярно выставляет клиентам счета с шестизначными цифрами за проведение исследований и составление отчетов. А затем поручает составление этих отчетов жителям Индии, гонорары которых исчисляются лишь четырехзначными цифрами.
В США или Канаде средняя часовая ставка нередко достигает 25-100 долларов. Казалось бы, выбор очевиден - только Бангалор! Но не тут-то было. Главный критерий - стоимость выполненного задания, а не плата за час работы.
Самым серьезным препятствием в работе с заграничными помощниками оказывается языковой барьер, из-за которого обсуждать условия приходится в четыре раза дольше и расценки неизбежно повышаются. Впервые договариваясь с виртуальным помощником из Индии, я допустил непростительную ошибку: не назвал максимальное время выполнения трех простых задач. Позднее на той же неделе я выяснил, что целых 23 часа помощник гонялся за собственным хвостом. За все это время он только и сделал, что предварительно договорился об одном собеседовании на следующую неделю, да и то на неподходящее время! Очуметь! И это за 23 часа! Его работа обошлась мне в 230 долларов - по 10 долларов за час. Те же задачи, позднее порученные англо язычному жителю Канады, были выполнены за два часа, по 25 дол-! ларов за час. Всего 50 долларов, результат в четыре раза лучше. Потом я обратился к другому виртуальному помощнику из той же индийской компании, и он сумел показать вдвое лучший результат, чем носитель языка.
Как узнать, кого выбрать? А это самое интересное: заранее никогда не угадаешь. Проверив работу нескольких помощников, можно отточить навыки коммуникации и выбрать, кого из них стоит принять на постоянную работу, а кого уволить сразу. Быть боссом, ориентированным на результат, не так просто, как кажется.
Из этого опыта можно извлечь ряд уроков.