б) группу проекта по направлению возглавляет руководитель, который в рамках проекта непосредственно подчинен руководителю проекта;
в) состав группы проекта определяется исходя из его специфики и сложности реализации;
г) в группу проекта могут входить специалисты различного профиля, при этом их квалификация должна быть достаточна для реализации проекта;
д) для управления коммуникациями проекта назначается секретарь проекта;
е) состав оценочной комиссии (комиссия по оценке мероприятий на целесообразность реализации и реальности достижения заявленного эффекта) определяется исходя из специфики и сложности проекта. При этом в ее состав могут войти должностные лица не ниже руководителя структурного подразделения компании;
ж) председателем с полномочиями организатора оценочного мероприятия является руководитель проекта. При этом руководитель проекта наряду с руководителями групп по направлениям представляет результаты работ на оценку комиссии.
2.3.3. Результатом проведения данных работ является "Состав рабочих групп и оценочной комиссии", документ (составленный в свободной форме).
3.3.4. Состав рабочих групп и оценочной комиссии руководитель проекта передает инициатору работ для включения в приказ о реализации проекта.
2.4. Разработка проекта приказа.
2.4.1. Разработку проекта приказа организует инициатор работ после получения от руководителя проекта состава проектных групп и оценочной комиссии.
2.4.2. В ходе организации разработки проекта приказа инициатор работ выполняет следующие действия:
а) поручает своему личному секретарю подготовить проект приказа о реализации проекта по снижению издержек на основании перечня основных направлений деятельности, а также состава проектных групп и оценочной комиссии;
б) поручает секретарю включение в приказ информации о назначении руководителя проекта;
в) поручает секретарю включение в приказ информации о системе мотивации проектного персонала;
г) поручает секретарю передачу проекта приказа на согласование руководителю проекта;
д) контролирует исполнение секретарем полученных указаний.
2.4.3. Результатом проведения данных работ является подготовленный проект приказа.
2.4.4. Секретарь инициатора работ передает проект приказа руководителю проекта на согласование в течение 1 рабочего дня с момента получения последнего указания по данному вопросу.
2.5. Согласование приказа.
2.5.1. Согласование приказа производит руководитель проекта после получения его проекта от секретаря инициатора работ.
2.5.2. В ходе согласования руководитель проекта осуществляет следующие действия:
а) проверяет приказ на полноту и правильность зафиксированной информации;
б) визирует проект приказа.
2.5.3. Результатом данной работы является завизированный руководителем проекта проект приказа.
2.5.4. Руководитель проекта передает завизированный проект приказа инициатору работ через его личного секретаря.
2.5.5. Если в результате проверки руководитель проекта выявляет неточности в предоставленной информации или не согласен с отдельными положениями, то он договаривается о встрече с инициатором работ, на которой разрешает возникшие вопросы.
2.6. Утверждение приказа.
2.6.1. Утверждает приказ инициатор работ, после получения согласованного его проекта от руководителя проекта.
2.6.2. В ходе утверждения инициатор работ осуществляет следующие действия:
а) проверяет приказ на полноту и правильность зафиксированной информации;
б) визирует проект приказа.
2.6.3. Результатом выполнения данных работ является утвержденный приказ о реализации проекта.
2.6.4. Инициатор работ передает утвержденный приказ руководителю проекта через секретаря в течение 1 рабочего дня после подписания для:
а) его выполнения;
б) ознакомления всех участников проекта.
2.6.5. Если в результате проверки инициатор работ выявляет неточности в предоставленной информации или не согласен с отдельными положениями, то он инициирует процесс внесения изменений в приказ с последующим повторным согласованием с руководителем проекта.
3. Планирование работ проекта
3.1. Общая характеристика процесса.
3.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
а) постановка задачи руководителям групп проекта;
б) создание структурной декомпозиции работ;
в) расстановка сроков выполнения работ и контрольных точек;
г) планирование человеческих ресурсов;
д) утверждение плана проекта.
3.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А2.
3.1.3. Условием начала работ по процессу является наличие у руководителя проекта перечня основных направлений проекта и приказа о реализации проекта.
3.1.4. Условием окончания работ по процессу являются наличие в компании утвержденного плана проекта и факт его передачи руководителям групп проекта.
3.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
3.2. Постановка задачи руководителям групп проекта.
3.2.1. Постановку задач руководителям групп проекта производит руководитель проекта после получения от инициатора работ приказа о реализации проекта и на основании перечня основных направлений проекта.
3.2.2. При постановке задач руководитель проекта выполняет следующие действия:
а) распределяет направления проекта между группами проекта;
б) поручает руководителям групп проекта организовать разработку структурной декомпозиции работ по направлениям проекта и спланировать человеческие ресурсы после определения им сроков выполнения работ и контрольных точек;
в) определяет сроки и длительность выполнения поручения;
г) поручает секретарю проекта составить соответствующее распоряжение и передать его руководителям групп проекта.
3.2.3. Результатом данных работ является комплекс указаний в виде распоряжения о начале проекта, которое включает в себя деление направлений проекта между группами и сроки предоставления результатов работ.
3.2.4. Все указания и распоряжения даются руководителям групп в устном виде в рамках общего совещания по проекту, а затем дублируются в письменном (электронном) виде в формате распоряжения. Совещание и подготовка соответствующего распоряжения проводятся в течение 3 рабочих дней с момента получения руководителем проекта приказа о реализации проекта.
3.3. Создание структурной декомпозиции работ.
3.3.1. Формирование структурной декомпозиции работ (СДР) выполняет группа проекта по направлению, после получения от руководителя проекта распоряжения о начале проекта. Формированием структурной декомпозиции работ руководит руководитель группы проекта по направлению.
3.3.2. При формировании группой структурной декомпозиции работ руководитель выполняет следующие действия:
а) поручает специалистам группы разработать перечень работ необходимый, с их точки зрения, для реализации задач проекта;
б) контролирует процесс создания перечня с целью обеспечения высокой степени детализации, которая позволит расставить сроки выполнения каждой работы в интервале от 2 до 5 рабочих дней;
в) объединяет перечни специалистов в структурную декомпозицию работ и организует совещание группы по верификации и корректировке СДР;
г) корректирует и визирует СДР.
3.3.3. Результатом данных работ является завизированная руководителем группы проекта по направлению структурная декомпозиция работ.
3.3.4. Руководитель группы проекта по направлению передает СДР руководителю проекта в течение 5 рабочих дней с момента получения распоряжения о начале проекта.
3.4. Расстановка сроков выполнения работ и контрольных точек.
3.4.1. Расстановку сроков выполнения проекта и контрольных точек производит руководитель проекта после получения СДР от руководителей групп проекта по направлениям.
3.4.2. При выполнении работ по данной процедуре руководитель проекта выполняет следующие действия:
а) объединяет предоставленные СДР по направлениям в СДР проекта;
б) расставляет сроки выполнения каждой работы, руководствуясь желаемыми сроками реализации проекта, формируя тем самым расписание проекта;
в) определяет наиболее проблематичные в исполнении участки проекта и расставляет по ним контрольные точки;
г) определяет наибольшие разрывы в реализации проекта без контроля и расставляет соответствующие контрольные точки;
д) визирует полученное расписание проекта.
3.4.3. Результатом данных работ является завизированное руководителем проекта расписание проекта.
3.4.4. Руководитель проекта передает расписание проекта руководителям групп проекта по направлениям в течение 3 рабочих дней с момента получения от них СДР.
3.4.5. Если в ходе расстановки сроков выполнения работ руководитель выявляет неточность изложения СДР, нелогичность или работы, длительность которых превышает, по его мнению, 5 рабочих дней, то он инициирует внесение в СДР соответствующих изменений.
3.5. Планирование человеческих ресурсов.
3.5.1. Планирование человеческих ресурсов производят руководители групп проекта по направлениям после получения расписания проекта.
3.5.2. В ходе планирования человеческих ресурсов руководитель каждой группы проекта по направлению выполняет следующие действия:
а) соотносит каждого исполнителя группы проекта с работами проекта, перечисленными в расписании, избегая неравномерной загрузки специалистов с учетом их квалификации и сложности работ;
б) расставляет фамилии специалистов по работам внутри расписания, формируя тем самым проект плана проекта;
в) визирует проект плана.
3.5.3. Результатом данных работ является завизированный руководителями групп проекта по направлениям проект плана проекта.
3.5.4. Руководители групп проекта передают проект плана руководителю проекта для утверждения в течение 2 рабочих дней с момента получения расписания проекта.
3.6. Утверждение плана проекта.
3.6.1. Утверждает план проекта руководитель проекта, после получения его от руководителей групп.
3.6.2. При утверждении плана проекта руководитель выполняет следующие действия:
а) проверяет наличие виз всех руководителей групп;
б) проверяет распределение работ по исполнителям, анализируя равномерность загрузки;
в) визирует план проекта.
3.6.3. Результатом данных работ является утвержденный руководителем проекта план.
3.6.4. Руководитель проекта передает утвержденный план проекта руководителям групп проекта по направлениям для реализации в течение 2 рабочих дней.
3.6.5. Если в результате проверки наличия виз и распределения работ по исполнителям руководитель проекта выявляет недостаточность или неточность данных, то он организует внесение соответствующих изменений в план.
4. Проведение укрупненного анализа направлений
4.1. Общая характеристика процесса.
4.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
a) сбор необходимой информации;
б) проведение предварительного анализа направлений (по блокам);
в) объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов;
г) разработка проекта уточненного перечня направлений;
д) корректировка и утверждение перечня направлений.
4.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А3.
4.1.3. Условием начала работ по процессу является получение руководителем группы проекта:
а) обобщенного перечня основных направлений проекта по СИ от инициатора работ;
б) плана работ от руководителя проекта.
4.1.4. Условием окончания работ по процессу является скорректированный, утвержденный и переданный инициатором проекта руководителю группы проекта перечень основных направлений проекта для его последующего анализа.
4.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
4.2. Сбор необходимой информации.
4.2.1. Сбор необходимой информации организует руководитель группы проекта после получения:
a) обобщенного перечня основных направлений проекта по СИ от инициатора работ;
b) плана работ от руководителя проекта.
4.2.2. В процессе сбора информации руководитель группы проекта выполняет следующие действия:
а) определяет информацию, которую необходимо получить для последующего анализа направления СИ;
б) составляет список документов, в которых запрашиваемая информация может содержаться (калькуляция себестоимости, баланс, бюджеты, статистика по персоналу и др.);
в) определяет должностных лиц, которые могут предоставить соответствующую информацию.
г) определяет формат предоставления запрашиваемых данных (при личной встрече в процессе опроса или по электронной почте в указанные сроки согласно плану работ);
д) формирует запрос на предоставление необходимых для анализа документов;
е) организует взаимодействие участников группы проекта с представителями подразделений, владеющих информацией (при возникновении необходимости проведения опроса);
ж) консолидирует полученную информацию в комплект документов.
4.2.3. Результатом выполнения данных работ является сформированный комплект документов для анализа.
4.2.4. Сформированный комплект документов руководитель группы проекта передает специалистам группы проекта по направлению для последующего анализа.
4.2.5. Если руководитель группы проекта не получает в указанные сроки запрошенную информацию (или информация предоставляется не в полном объеме), он выясняет причины сложившейся ситуации и информирует об этом руководителя проекта.
4.3. Проведение предварительного анализа направлений (по блокам).
4.3.1. Проведение предварительного анализа направлений (по блокам) осуществляют участники группы проекта по направлению после получения от руководителя группы проекта комплекта документов для анализа.
4.3.2. Участники группы проекта по направлению под руководством руководителя группы осуществляют проведение предварительного анализа направлений (по блокам) при помощи анализа себестоимости, а именно:
а) ранжируют статьи затрат (по степени важности, доле в общем объеме себестоимости);
б) анализируют динамику изменения статей затрат за равные периоды времени (2–3 года);
в) готовят отчеты по результатам анализа.
4.3.3. Результатом выполнения данных работ являются отчеты о результатах предварительного анализа, сформированные каждым специалистом группы проекта.
4.3.4. Отчеты о результатах предварительного анализа направлений специалисты группы проекта передают руководителю проекта через руководителя группы проекта не позднее 5 дней с момента получения комплекта документов.
4.4. Объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов.
4.4.1. Объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов осуществляет руководитель проекта после получения отчетов о результатах предварительного анализа направлений от руководителя группы проекта.
4.4.2. Для объединения результатов анализа с расстановкой приоритетов руководитель проекта выполняет следующие действия:
а) проверяет наличие отчетов от всех групп проекта, участвовавших в проведении предварительного анализа направлений по блокам;
б) оценивает отчеты на полноту и адекватность проведенному анализу и корректирует анализируемый материал;
в) делает сравнительный анализ однотипных данных из всех отчетов;
г) вносит изменения в список направлений проекта по снижению издержек компании, ранжируя этот перечень по степени важности решения существующих проблем;
д) Дает устное распоряжение секретарю проекта подготовить проект уточненного перечня направлений.
4.4.3. Результатом выполнения данных работ руководителем проекта являются:
а) откорректированные результаты предварительного анализа направлений;
б) ранжированный по степени важности список направлений проекта по снижению издержек компании;
в) устное распоряжение секретарю проекта подготовить проект уточненного перечня направлений.
4.4.4.Откорректированные результаты анализа и ранжированный список направлений руководитель проекта передает секретарю проекта для разработки проекта уточненного перечня направлений проекта по СИ.
4.5. Разработка проекта уточненного перечня направлений.
4.5.1. Разработку проекта уточненного перечня направлений осуществляет секретарь проекта после получения от руководителя проекта:
а) откорректированных результатов предварительного анализа направлений;
б) ранжированного списка направлений проекта по степени важности снижения издержек.
4.5.2. В процессе разработки проекта уточненного перечня направлений секретарь проекта выполняет следующие действия:
а) оформляет полученный от руководителя проекта ранжированный список направлений проекта;
б) согласует проект уточненного перечня направлений с руководителем проекта;
в) передает проект документа инициатору работ на утверждение.
4.5.3. Результатом выполнения данных работ является проект уточненного перечня направлений.
4.5.4. Секретарь проекта передает инициатору работ проект уточненного перечня направлений на утверждение и результаты предварительного анализа направлений в течение 4 часов после получения от руководителя проекта соответствующего распоряжения.
4.6. Корректировка и утверждение перечня направлений.
4.6.1. Корректировку и утверждение перечня направлений осуществляет инициатор работ после получения результатов предварительного анализа направлений и проекта уточненного перечня направлений от секретаря проекта.
4.6.2. В ходе утверждения инициатор работ знакомится с результатами анализа, проектом перечня и, при согласованности своего мнения относительно необходимости дальнейшего анализа предлагаемых направлений, визирует перечень.
4.6.3. Результатом выполнения данных работ инициатором проекта является утвержденный уточненный перечень основных направлений проекта.
4.6.4. Уточненный перечень основных направлений проекта инициатор проекта передает руководителям групп проекта для дальнейшей работы по проекту снижения издержек компании в течение 2 рабочих дней с момента его получения.