5. Проведение детального анализа направлений СИ
5.1. Общая характеристика процесса.
5.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
а) сбор дополнительной информации о направлениях (поблочно);
б) проведение детального анализа блоков направлений;
в) сведение результатов и оценка экономических эффектов от мероприятий;
г) формирование вариативной программы мероприятий;
д) формирование отчета о результатах анализа.
5.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А4.
5.1.3. Условием начала работ по данному процессу является наличие уточненного перечня основных направлений проекта у руководителя группы проекта.
5.1.4. Условием окончания работ по процессу является формирование и передача руководителем проекта секретарю проекта вариативной программы мероприятий и отчета о результатах анализа.
5.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
5.2. Сбор дополнительной информации о направлениях (поблочно).
5.2.1. Сбор дополнительной информации о направлениях (поблочно) организует руководитель группы проекта после получения от инициатора проекта уточненного перечня основных направлений проекта.
5.2.2. В ходе выполнения данной работы руководитель группы проекта выполняет следующей действия:
а) формирует перечень информации и документов, необходимых для детального анализа мероприятий по снижению издержек в рамках определенного блока направлений;
б) определяет должностных лиц компании, которые могут предоставить данную информацию;
в) формирует в письменной форме ряд запросов на информацию, необходимую для проведения анализа, и направляет запросы соответствующим должностным лицам компании. В запросе обязательно должны быть указаны формат и сроки предоставления требуемой информации;
г) после наступления указанных в запросах сроков получает необходимую для анализа информацию и проверяет ее на полноту и адекватность запросу;
д) сообщает группе проекта по направлению о поступлении необходимой для анализа информации.
5.2.3. Результатом выполнения данных работ является информация, необходимая для детального анализа мероприятий по определенному блоку направлений.
5.2.4. Полученная дополнительная информация передается сотрудникам группы проекта по направлению непосредственно после анализа этой информации руководителем группы проекта, но не позднее 2 рабочих дней с момента ее получения руководителем.
5.2.5. Если запрошенная дополнительная информация не поступает в указанный в запросе срок либо является не соответствующей запросу, руководитель группы проекта выясняет причины данной ситуации и докладывает руководителю проекта.
5.3. Проведение детального анализа блоков направлений.
5.3.1. Проведение детального анализа блоков направлений производят сотрудники группы проекта по направлению после получения информации для анализа от руководителя группы проекта.
5.3.2. В ходе выполнения детального анализа сотрудники группы проекта выполняют ряд действий, направленных на формирование предложений по мероприятиям, направленным на снижение издержек по рассматриваемому направлению:
а) анализируют информацию, переданную им, для выявления существующих или потенциальных проблем, влияющих на издержки компании по определенному направлению;
б) формируют ряд предложений по мероприятиям, направленным на устранение проблем и соответственно на снижение издержек. Выбор методов, с помощью которых разрабатываются предложения по мероприятия, не регламентируется;
в) Производят предварительную оценку экономии затрат компании от реализации мероприятий, а также затрат на реализацию каждого из мероприятий.
5.3.3. Итогом выполнения данных работ являются результаты анализа, представляющие собой перечень предложений по мероприятиям, направленным на снижение издержек по определенному блоку направлений.
5.3.4. Результат выполнения данных работ передается сотрудниками группы проекта по направлению руководителю группы проекта непосредственно после завершения детального анализа, но не позднее срока, указанного в плане проекта.
5.4. Сведение результатов и оценка экономических эффектов от мероприятий.
5.4.1. Сведение результатов и оценку экономических эффектов мероприятий производит руководитель группы проекта после получения от сотрудников группы проекта по направлению результатов анализа.
5.4.2. В ходе выполнения данной процедуры руководитель группы проекта по направлению выполняет следующие действия:
а) определяет методы оценки экономического эффекта для мероприятий;
б) организует выполнение оценки экономического эффекта каждого из мероприятий, для чего привлекает соответствующих специалистов компании или привлеченных консультантов;
в) ранжирует мероприятия по экономическому эффекту;
г) формирует сводный документ в виде перечня мероприятий и пояснительной записки к нему.
5.4.3. Результатом проведения данных работ является перечень мероприятий, направленных на снижение затрат компании по определенному блоку направлений.
5.4.4. Руководитель группы проекта передает подготовленный перечень мероприятий (в установленном формате) секретарю проекта не позднее срока, указанного в плане проекта.
5.5. Формирование вариативной программы мероприятий.
5.5.1. Формирование вариативной программы мероприятий выполняет секретарь проекта после получения перечня мероприятий от руководителей групп проекта по направлениям.
5.5.2. В ходе выполнения данной процедуры секретарь проекта выполняет следующие действия:
a) сводит в единый документ все перечни мероприятий, переданные руководителями групп проекта по направлениям;
б) группирует мероприятия в вариативной программе по направлениям, а также по признаку объема затрат на их реализацию (беззатратные, малозатратные и высокозатратные).
5.5.3. Результатом данной работы является подготовленная вариативная программа мероприятий, направленная на снижение издержек.
5.5.4. Секретарь проекта направляет вариативную программу мероприятий руководителю проекта для дальнейшего рассмотрения. Срок формирования и передачи вариативной программы мероприятий составляет не более 2 рабочих дней.
5.6. Формирование отчета о результатах анализа.
5.6.1. Формирование отчета о результатах производит руководитель проекта после получения от секретаря проекта вариативной программы мероприятий.
5.6.2. Итогом выполнения данных работ является отчет о результатах анализа, который содержит в себе перечень проблемных зон и оценку экономической эффективности мероприятий по снижению затрат в данных проблемных зонах.
5.6.3. Отчет о результатах анализа руководитель проекта передает секретарю проекта для распространения среди членов оценочной комиссии не позднее срока, указанного в плане проекта.
6. Формирование программы мероприятий
6.1. Общая характеристика процесса
6.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
а) ознакомление оценочной комиссии с результатами анализа;
б) проведение оценочной сессии;
в) формирование проекта программы мероприятий;
г) согласование проекта программы мероприятий;
д) утверждение программы мероприятий.
6.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А5.
6.1.3. Условием начала работ по процессу является поступление секретарю проекта вариативной программы мероприятий и отчета о результатах анализа от руководителя проекта.
6.1.4. Условием окончания работ по процессу является утверждение инициатором работ программы мероприятий по снижению издержек.
6.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
6.2. Ознакомление оценочной комиссии с результатами анализа.
6.2.1. Ознакомление оценочной комиссии с результатами анализа организует секретарь проекта после получения отчета о результатах анализа и вариативной программы мероприятий от руководителя проекта.
6.2.2. В ходе выполнения данной процедуры секретарь проекта выполняет следующие действия:
а) готовит копии отчета о результатах анализа и вариативной программы мероприятий для распространения;
б) распространяет копии указанных документов среди членов оценочной комиссии;
в) по истечении времени на ознакомление с документами (не более 3 рабочих дней) организует подписание членами оценочной комиссии ознакомительного листа;
6.2.3. Результатом данных работ является подписанный всеми членами оценочной комиссии лист ознакомления с результатами анализа.
6.2.4. Лист ознакомления с результатами анализа отправляется секретарем проекта на хранение в архив проекта после того, как все подписи членов оценочной комиссии получены.
6.2.5. Если в ходе распространения результатов анализа и получения подписей в листе ознакомления выяснится, что кто-либо из членов оценочной комиссии в силу каких-либо причин (например, командировка, заболевание и т. п.) не может ознакомиться с результатами анализа в установленный срок, то секретарь проекта сообщает о данном факте руководителю проекта.
6.3. Проведение оценочной сессии.
6.3.1. Проведение оценочной сессии мероприятий производит оценочная комиссия после того, как все члены оценочной комиссии ознакомились с результатами анализа, что подтверждается их подписями в листе ознакомления. При этом дата начала оценочной сессии и ее продолжительность определяются планом проекта.
6.3.2. В ходе проведения оценочной сессии при оценке мероприятий члены комиссии руководствуются следующими принципами:
а) экономическая целесообразность реализации мероприятий;
б) адекватность использования заявленных в мероприятиях ресурсов компании;
в) вероятность достижения заявленного экономического эффекта от мероприятий.
6.3.3. Результатом данных работ является рекомендации по формированию программы мероприятий по снижению издержек.
6.3.4. Выработанные рекомендации члены оценочной комиссии передают секретарю проекта непосредственно после окончания оценочной сессии для формирования проекта программы мероприятий по снижению издержек.
6.3.5. Если в ходе проведения оценочной сессии у членов оценочной комиссии возникнут разногласия по каким-либо мероприятиям, то комиссия должна прийти к одному из вариантов путем голосования (по принципу большинства голосов).
6.4. Формирование проекта программы мероприятий.
6.4.1. Формирование проекта программы мероприятий производит секретарь проекта после получения от оценочной комиссии рекомендаций по формированию программы мероприятий по снижению издержек.
6.4.2. В ходе выполнения данной процедуры секретарь проекта формирует проект программы мероприятий по снижению издержек. Данный документ формируется из одобренных оценочной комиссией мероприятий вариативной программы.
6.4.3. Результатом данных работ является проект программы мероприятий по снижению издержек компании.
6.4.4. Проект программы мероприятий секретарь проекта передает руководителю проекта для согласования непосредственно после ее формирования. Срок формирования проекта программы мероприятий составляет не более 2 рабочих дней.
6.5. Согласование проекта программы мероприятий.
6.5.1. Согласование проекта программы мероприятий производит руководитель проекта после получения от секретаря проекта данного документа.
6.5.2. В ходе согласования документа руководитель проекта выполняет следующие действия:
а) рассматривает документ на предмет правильности оформления и содержания;
б) рассматривает документ на предмет полноты и адекватности отраженных в нем мероприятий;
в) визирует документ.
6.5.3. Результатом выполнения данных работ является проект программы мероприятий, завизированный руководителем проекта.
6.5.4.Завизированный проект программы мероприятий руководитель проекта передает инициатору работ для утверждения. Срок согласования проекта программы документа составляет не более 2 рабочих дней.
6.5.5. Если в результате рассмотрения проекта программы мероприятий руководитель проекта обнаружит его неполноту или неадекватность целям и задачам проекта, то он инициирует процесс внесения в проект документа исправлений и дополнений.
6.6. Утверждение программы мероприятий.
6.6.1. Утверждение программы мероприятий производит инициатор работ после получения от руководителя проекта данного документа.
6.6.2. В ходе утверждения документа инициатор работ рассматривает документ с точки зрения бюджета и экономического эффекта мероприятий и визирует документ.
6.6.3. Результатом данных работ является программа мероприятий по снижению издержек, завизированная инициатором проекта.
6.6.4. Утвержденную программу мероприятий инициатор проекта хранит у себя для дальнейшего использования при назначении ответственных за исполнение мероприятий. Утверждение документа должно быть произведено не позднее 2 рабочих дней после получения завизированного проекта программы мероприятий.
7. Планирование реализации мероприятий
7.1. Общая характеристика процесса.
7.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
а) назначение исполнителей мероприятия;
б) формирование перечня работ для выполнения мероприятия;
в) определение сроков выполнения мероприятия и контрольных точек;
г) проведение совещания по согласованию плана;
д) утверждение плана реализации мероприятий.
7.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А6.
7.1.3. Условием начала работ по процессу является утвержденная инициатором работ программа мероприятий по СИ.
7.1.4. Условием окончания работ по процессу является утвержденный инициатором работ план реализации мероприятий, переданный руководителю группы проекта.
7.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
7.2. Назначение исполнителей мероприятия.
7.2.1. Назначение исполнителей мероприятия производит инициатор работ после утверждения программы мероприятий по снижению издержек.
7.2.2. Ответственными исполнителями мероприятий являются руководители групп проекта по направлениям снижения издержек (как правило), либо должностные лица компании не ниже руководителя структурного подразделения (отдел, производственная единица).
7.2.3. Результатом выполнения данных работ является распоряжение о назначении исполнителей работ, являющееся условием для начала формирования перечня конкретных работ по реализации мероприятия каждым руководителем группы проекта.
7.2.4. Назначение исполнителей мероприятия производит инициатор работ в трехдневный срок после утверждения программы мероприятий по снижению издержек.
7.3. Формирование перечня работ для выполнения мероприятия.
7.3.1. Формирование перечня работ для выполнения мероприятия производит руководитель группы проекта после ввода в действие распоряжения о назначении исполнителей работ по процессу снижения издержек компании и получения Программы мероприятий.
7.3.2. Результатом выполнения данных работ является сформированный перечень работ для выполнения мероприятия, составленный руководителем группы проекта на основе программы мероприятий.
7.3.3. Руководитель группы проекта передает перечень работ для выполнения мероприятия руководителю проекта.
7.3.4. Формирование перечня работ для выполнения мероприятия производит руководитель группы проекта в течение 3 дней с момента вступления распоряжения о назначении исполнителей работ по процессу снижения издержек компании в силу.
7.4. Определение сроков выполнения мероприятия и контрольных точек.
7.4.1. Определение сроков выполнения мероприятия и контрольных точек производит руководитель проекта после получения от руководителя группы проекта перечня работ для выполнения мероприятия.
7.4.2. Результатом проведения данных работ является расписание выполнения работ, включающее в себя информацию о работах, сроках их выполнения и контрольных точках, в которых руководитель проекта может определить процент выполнения плановых работ к отчетной дате.
7.4.3. Руководитель проекта передает расписание выполнения работ представителям руководящего состава проекта.
7.4.4. Определение сроков выполнения мероприятия и контрольных точек производит руководитель проекта в течение 2 дней после получения от руководителя группы проекта перечня работ для выполнения мероприятия.
7.5. Проведение совещания по определению рисков и согласованию плана.
7.5.1. Проведение совещания по определению рисков и согласованию плана реализации мероприятий организует инициатор работ после получения расписания выполнения работ от руководителя проекта.
7.5.2. В совещании участвует руководящий состав проекта, в который входят:
а) руководитель проекта;
б) руководители групп проекта;
в) секретарь проекта.
7.5.3. Руководящий состав проекта при согласовании плана реализации мероприятий вырабатывает следующие направления управления рисками:
а) планирование управления рисками, т. е. определяет подходы и планирует действия по управлению рисками проекта и мероприятия;
б) идентификация рисков, т. е. определяет риски, способные повлиять на проект, и документирует их характеристики;
в) качественный анализ рисков, т. е. проводит качественный анализ рисков и условий для определения их приоритетов по влиянию на цели проекта;
г) количественный анализ рисков, т. е. оценивает вероятность и последствия наступления рисковых событий и их влияния на цели проекта;
д) планирование реагирования на риски, т. е. разрабатывает процедуры и методики по снижению угроз для целей проекта;
е) мониторинг и управление рисками, т. е. мониторинг оставшихся рисков, идентификация новых рисков, исполнение планов по снижению рисков и оценка их эффективности на протяжении жизненного цикла проекта;
ж) внесение соответствующих изменений в проект плана реализации мероприятий;
з) согласование плана реализации мероприятий.
7.5.4. Результатом проведения данных работ является согласованный руководящим составом проекта документ "План реализации мероприятий", включающий в себя перечень работ, сроки их выполнения, ресурсы и требования к конечному результату.
7.5.5. Руководящий состав проекта передает согласованный план реализации мероприятия на утверждение инициатору работ.