Внутренний аудит начинается с интервью с высшим руководством предприятия. Затем аудит проводится в следующих направлениях.
Направление 1. Опрос представителей функциональных подразделений предприятия по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, сбыт).
Направление 2. Работа с выборкой документов предприятия.
Направление 3. Сбор данных по договорам поставки для проведения статистического анализа закупок и продаж товаров.
В ходе проводимого внутреннего аудита используется система показателей, которые можно разделить на три группы.
Группа 1. Показатели обслуживания внутренних и внешних потребителей и оценка качества сервиса (время выполнения заказа, стабильность времени выполнения заказов, способность изменять характеристики заказов по запросам клиентов).
Группа 2. Показатели, связанные с затратами денег на выполнение логистических операций. При анализе затрат проводят оценку соотношения "затраты-выгоды", то есть выгоды, получаемые клиентами от реализации тех или иных решений на предприятии.
Группа 3. Показатели использования складских сооружений или собственного парка подвижного состава (коэффициент использования объема склада, коэффициент использования грузоподъемности транспортного средства).
Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к внешнему аудиту, в процессе которого изучаются ожидания и требования клиентов с целью определения оптимальных показателей работы предприятия, рассматриваются приемы, используемые конкурентами, а также оценивается уровень обслуживания потребителей материального потока.
Внешний аудит проводится в виде рассылки анкет, выборочных собеседований с представителями обслуживаемых предприятий, покупателями с разным объемом закупок или из разных географических мест. Типовые анкеты адаптируются под каждое предприятие. При этом опрашиваются обычно как руководители предприятия и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты.
Результаты внешнего аудита позволяют сформулировать рекомендации для предприятия и указать на изменения, которые требуется произвести в действующей логистической системе.
Заключительный этап. После проведения основного этапа аудита подготавливаются следующие аналитические отчеты.
Отчет 1. Анализ номенклатуры запасов. Данные об ассортименте товаров или сырья, запасах по группам, категориям или позициям, оценка оборачиваемости номенклатурных позиций.
Отчет 2. Анализ движения материальных потоков на предприятии и вне предприятия. К примеру, детальное описание движения материального потока по складу и объем материальных потоков по каждой логистической операции в отдельности. На отрезках линии между зонами склада также указывается величина материального потока. Полученные результаты используются для определения оптимального числа грузчиков и внутрискладского транспорта.
Отчет 3. Ресурсооснащение. Классификация и описание погрузочно-разгрузочной техники для оценки существующей материально-технической базы предприятия.
Логистический аудит проводится с целью выяснения недостатков в логистической системе предприятия. После выявления "узких мест", как участков повышенного риска, разрабатываются рекомендации для исправления проблемной ситуации, которые могут быть использованы для дальнейшего совершенствования управления материальными потоками и повышения уровня обслуживания клиентов.
17.3. Современный подход к проведению логистического аудита
Одним из эффективных современных подходов является логистический аудит по технологии LFA (Logistics Field Audit), который предполагает введение логистов-аудиторов в систему управления предприятием. В настоящее время клиенты больше не ждут консультантов, которые придут и решат проблему. Они ожидают, что консультанты выступят для сотрудников предприятия в роли наставников и советников, а сотрудники смогут самостоятельно применить полученные знания, когда консультанты закончат работу.
Такой подход оказывается более результативным и эффективным, так как позволяет осуществлять непрерывные улучшения показателей деятельности предприятия и экономит время на исследования, так как никто кроме людей, работающих на предприятии, так хорошо не ориентируется в проблемах предприятия.
Аудит по LFA-технологии позволяет быстро собрать полную информацию, которая требуется для взвешенного и обоснованного решения, направленного на улучшение логистической системы.
LFA-технология базируется на трех ключевых принципах построения эффективной логистической стратегии.
Принцип 1. Стратегия управления логистикой в соответствии с общей целью деятельности предприятия. Каждый раз, когда предприятие разрабатывает новую стратегию с позиций маркетинга, необходимо изменить логистическую стратегию, направленную на достижение точных значений параметров работы предприятия.
Принцип 2. Подсчет общих затрат на логистические функции. Многие предприятия не оценивают совокупные затраты на выполнение логистических функций из-за недостатка опыта в анализе затрат. Однако без этого шага невозможно достичь измерения результатов в реализации корпоративной стратегии.
Принцип 3. Определение показателей эффективности логистической системы и их постоянный мониторинг. Учет и оценка логистических показателей становятся ключевыми факторами достижения лидерства в отрасли. Для этого необходимо создать систему учета логистических затрат на предприятии.
Таким образом, логисты-аудиторы, которые используют технологию LFA, помогают предприятию выявить скрытые затраты, получить измеряемые результаты и занять лидирующие позиции в своей отрасли. Логистический аудит позволяет в короткий срок выявить и описать существующие проблемы предприятия. Современный подход к проведению логистического аудита предполагает соучастие привлеченных консультантов и работников предприятия при оптимизации логистической системы предприятия.
Вопросы для самоконтроля
1. Сущность логистического аудита. Отличие от бухгалтерской проверки.
2. Причины проведения логистического аудита.
3. Виды логистического аудита.
4. Основной принцип проведения логистического аудита.
5. Этапы логистического аудита.
6. Содержание процедуры внутреннего аудита.
7. LFA-технология, ее преимущества.
Тест
1. Внутренний логистический аудит (множественный выбор):
а) изучается внутренняя среда предприятия;
б) проводится силами работников предприятия;
в) проводится силами работников предприятия и сторон ними консультантами.
2. При исследовании логистической системы предприятия (множественный выбор):
а) определяются динамические показатели; б) используются статические показатели;
в) оцениваются только финансовые результаты деятельности;
г) используется комплексный подход;
д) при управлении запасами учитываются размер запаса по товарной группе.
3. Причинами проведения логистического аудита могут быть (множественный выбор):
а) необходимость бухгалтерской проверки;
б) неупорядоченность финансовой и бухгалтерской отчетности;
в) снижение пропускной способности склада;
г) необходимость изменений технологий системы складирования и транспортного обеспечения;
д) наличие скрытых проблем предприятия в части обеспечения товародвижения;
е) необходимость пересмотра существующей логистической стратегии компании или разработка при ее отсутствии.
4. Вопрос на соответствие. Виды логистического аудита.
I. Общий функциональный аудит.
II. Специальный функциональный аудит.
III. Специальный аудит запасов.
IV. Аудит товарно-транспортной документации и расчетов за операции транспортировки.
V. Финансовый аудит:
а) оценивается соответствие логистической стратегии компании корпоративной стратегии, а также соответствие уровня сервиса ожиданиям покупателей;
б) проводится по отдельным функциональным службам логистики с целью оценки результатов работы персонала подразделений;
в) в число мероприятий входит аудит запасов;
г) технология проведения схожа с бухгалтерским аудитом. Выявляются возможные ошибки при оформлении транспортных документов;
д) проверяются финансовые результаты логистического менеджмента.
5. При проведении логистического аудита используется принцип:
а) от частного к общему;
б) от общего к частному;
в) вначале детальное исследование выбранных областей, а затем переход к глобальным задачам.
6. В проведении процедуры логистического аудита могут принимать участие (множественный выбор):
а) только работники предприятия;
б) только приглашенные специалисты;
в) работники предприятия и приглашенные специалисты;
г) студенты специализированных вузов.
7. Основной этап логистического аудита включают в себя: а) планирование;
б) внутренний аудит;
в) лабораторные исследования;
г) внешний аудит;
д) разработку рекомендаций; е) составление отчетов.
8. Процедура внутреннего аудита включает в себя (множественный выбор):
а) выборочные собеседования с клиентами предприятия;
б) интервью с представителями проверяемого предприятия;
в) изучение документации проверяемого предприятия;
г) анкетирование клиентов;
д) сбор данных по договорам поставки и их анализ.
9. LFA-технология:
а) используется работниками предприятий для проведения исследований;
б) используется внешними консультантами для выборочных исследований и анализа логистической системы предприятия;
в) является методологией проведения логистического ауди та с целью совместной деятельности привлеченных консультантов и работников предприятия.
10. Преимущества LFA– технологии (множественный выбор):
а) позволяет наиболее эффективно разрешить существующие проблемы предприятия в области логистики;
б) внедрение разработанных методик осуществляется быстрее, так как в их разработке участвуют работники предприятия;
в) внешние консультации самостоятельно разрабатывают методы устранения проблем предприятия, поэтому не отвлекаются от текущих задач работники предприятия.
Библиографический список
1. Канке А.А. Основы логистики. Учебное пособие/Канке А.А., Кошевая И.П. М.: Кнорус. 2010. 576 с.
2. Левкин Г.Г. Логистика: теория и практика. Ростов-на-Дону: Феникс. 2009. 222 с.
3. Маринко Г.И. Управленческий консалтинг. Учебное пособие. М.: Инфра-М. 2009. 381 с.
1. 4. Сергеев В.И. Логистический аудит как управленческий инструмент повышения логистической функции / Сергеев В.И., Хлус A.M. Логистика сегодня. № 5(23). 2007. С. 274–280.
5. Ташбаев Ы.Э. Правила проведения аудита логистики. Аудит. № 9. 2005. С. 7–9.
Тема 18
Аутсорсинг в логистике
18.1. Сущность аутсорсинга
В современной экономике все большее значение приобретает совокупное предложение "товар-услуга", то есть когда покупателю вместе с товаром предлагаются услуги, связанные с его приобретением (транспортировка, промежуточное хранение груза, гарантийное обслуживание и др.).
Следовательно, предприятия кроме производства или продажи товаров занимаются продвижением продукции, обслуживанием потребителей и выполнением других логистических операций и функций, стоимость которых не только приближается к производственным затратам, но и может многократно превосходить их. То есть деятельность предприятий становится все более многосторонней. Это требует разнообразных ресурсов и широкой квалификации персонала, что усложняет процесс управления и организационную структуру предприятия.
В связи с этим предприятия, осуществляющие многофункциональную деятельность, стали сосредотачивать имеющиеся ресурсы на ограниченном количестве избранных процессов. Функции, не относящиеся к основной деятельности, постепенно передаются в рамках аутсорсинга другим предприятиям, для которых эти функции являются основными.
В буквальном смысле аутсорсинг означает "использование внешних источников" (out- внешний, source – источник). Это передача стороннему подрядчику некоторых функций или комплекса функций предприятия.
Термин аутсорсинг возник сравнительно недавно, хотя можно сказать, что примерам аутсорсинга уже десятки тысяч лет. Так первые упоминания о нем можно найти на наскальных рисунках, где одна часть племени занята рыболовством, а другая защищает территорию от набегов других племен.
Впервые этот термин был употреблен в 1979 году в статье о британской автомобильной промышленности. В Советском Союзе и в других социалистических странах явление, подобное аутсорсингу, было известно с 60–70 годов XX века. Это система взаимно дополняющих друг друга специализированных производств. На этой базе осуществлялись крупные проекты с целью создания конкурентоспособной продукции с низкой себестоимостью. После распада СССР кооперированные производства разрушились. В настоящее время подобное явление наблюдается при переносе производств из западных стран в Азию.
В общем случае аутсорсинг подразделяется на два типа: аутсорсинг производственных функций и аутсорсинг бизнес-процессов.
Аутсорсинг производственных функций предполагает передачу отдельных или всех производственных функций специализированным организациям. К примеру, компания "Hewlett-Packard" практически не имеет собственного производства, то есть является почти полным аутсорсером производственных функций.
Аутсорсинг бизнес-процессов предполагает передачу сторонним организациям функций, не относящихся к основным, но необходимых для осуществления производственной или торговой деятельности.
Предметами такого аутсорсинга могут быть:
– бухгалтерский учет;
– управление персоналом;
– информационно-компьютерное обеспечение предприятия;
– финансы;
– юридическое обеспечение;
– логистика.
Поэтому в последнее время становятся все более популярными предприятия, предлагающие консультативные, страховые, коммерческо-посреднические и информационные услуги.
Вместе с понятием "аутсорсинг" в теории и практике логистики используются синонимы. К примеру, "контрактная логистика".
Всемирная торговая организация предложила классификацию видов аутсорсинга по следующим признакам: в зависимости от места расположения поставщика услуг; в зависимости от участия в собственности исполнителя; в зависимости от вида передаваемой деятельности.
В зависимости от места расположения поставщика услуг: внутренний для страны аутсорсинг – оншорный; международный аутсорсинг – оффшорный.
В зависимости от критерия участия в собственности исполнителя: внутрифирменный; аутсорсинг независимых предприятий. Разница состоит в том, имеет или нет предприятие-заказчик участие и контроль в собственности исполнителя.
В зависимости от вида передаваемой деятельности: аутсорсинг физического производства; аутсорсинг услуг; логистический аутсорсинг.
Таким образом, использование стратегии аутсорсинга предполагает передачу функций предприятия на внешнее исполнение.
18.2. Логистический аутсорсинг
Логистический аутсорсинг или "контрактная логистика" – это привлечение сторонней организации для выполнения всех или части логистических функций с целью совершенствования деятельности предприятия.
Предприятие-заказчик услуг аутсорсингового предприятия сосредотачивается на основной деятельности и передает непрофильные функции внешним исполнителям. В результате снижаются затраты на логистику, улучшается качество продукции и достигается максимальная оперативная гибкость.
Использование аутсорсинга в деятельности предприятия предполагает долгосрочные партнерские контракты. Поэтому перед передачей логистической функции на аутсорсинг необходимы изменения как во взаимоотношениях с клиентами, так и во внутренних процессах предприятия.
Логистическим посредникам и провайдерам могут передаваться следующие функции предприятия: информационная поддержка склада; снабжение и сбыт; транспортировка; складирование; управление возвратами; утилизация отходов; управление запасами; сопровождение грузов.
При этом логистический посредник оказывает услуги в рамках одной функции, а логистический провайдер выполняет комплекс функций – к примеру, распределение готовой продукции производственного предприятия или организация доставки грузов в международном сообщении.
Причины передачи функций логистики на исполнение специализированной организации:
– возможность повышения эффективности собственной деятельности за счет освобождения от вспомогательных не прибыльных для предприятия работ и сосредоточение на основных, наиболее прибыльных видах деятельности;
– необходимость укрепления конкурентных позиций за счет повышения качества обслуживания потребителей, предоставления им услуг, которые предприятие не может оказывать собственными силами;
– стремление снизить расходы на выполнение логистических операций, которые выполняются специализированными организациями с более высокой производительностью и точностью за счет их опыта и масштабов деятельности, имеющихся уникальных технологий и оборудования;
– отсутствие у собственного персонала достаточного опыта и квалификации для выполнения отдельных работ;
– стремление использовать для повышения собственной конкурентоспособности высокую репутацию или популярную марку поставщика логистических услуг.
Решению против передачи функций внешнему исполнителю может способствовать ряд факторов:
– передача функций на аутсорсинг может привести к утечке секретной информации и к снижению оперативности в предоставлении сведений для управления предприятием;
– отказ предприятия от выполнения некоторых функций может привести к полной зависимости от внешних исполнителей;
– достаточно велик риск убытков из-за низкого качества услуг, если на рынке нет эффективного логистического посредника или провайдера;
– отсутствие полноценного контроля над деятельностью организации, предоставляющей услуги, так как по аутсорсингу не проработана российская законодательная база.
Таким образом, при передаче логистической функции на внешнее исполнение необходим тщательный анализ состояния логистической системы предприятия и потенциальных поставщиков услуг. Следует также проанализировать, как связана передаваемая функция с другими функциями предприятия и как повлияет ее передача на его дальнейшую работу.