Ключ к тестовому заданию "Определение причин трудностей в общении с подчиненными"
Если Вы ответили положительно хотя бы на 3 из 15 вопросов, то не исключено, что некоторые "шершавые" грани Вашего характера весьма болезненно воспринимаются окружающими.
Если Вы дали 6 положительных ответов, то весьма вероятно, что Ваши отношения с коллегами несколько напряженнее, чем Вам хотелось бы.
О большем числе "да" нечего и говорить. Надо только подчеркнуть, что положительный ответ на любой из этих вопросов еще ни о чем не свидетельствует. Лишь в комплексе они обрисовывают профиль "шершавого" человека.
15.7. Ситуации
Ситуация 1
Вы видите, что на переговорах Ваш партнер намеренно искажает факты. Как Вы поступите в этом случае?
Ситуация 2
На переговорах вместо того, чтобы выдвигать конкретные предложения, оппонент ссылается на Ваши прежние промахи, имевшие место несколько месяцев назад. Как Вы поступите в этом случае?
Ситуация 3
Вы установили контакт с японской фирмой, с которой хотите заключить договор. Вас приглашают в Японию, встречают как самого дорогого гостя, предлагают обширную программу развлечений с обедом в дорогом ресторане, а когда дело доходит до переговоров, японцы просят подождать пару дней. И потом довольно продолжительное время сообщают Вам о периодически возникающих затруднениях. Как Вы поступите в этой ситуации?
Ситуация 4
"Расшифруйте" позы и жесты Вашего партнера:
– расстегнут пиджак;
– руки скрещены на груди, кулаки сжаты;
– сидит на краешке стула, склонившись вперед, голова слегка наклонена и опирается на руку;
– голова слегка наклонена набок;
– медленно снимает очки, тщательно протирает стекла;
– прикрывает рот рукой во время своего высказывания;
– прикрывает рот во время слушания;
– старается на смотреть на Вас.
Дайте им подробную характеристику.
Ситуация 5
Вы – менеджер фирмы и Вам предстоят переговоры, очень важные для Вас, с представителем другой фирмы по поводу заключения договора. В начале беседы Вы видите, что Ваш партнер настроен благожелательно и поэтому эмоционально "расписываете" ему все преимущества Вашего с ним сотрудничества, сопровождая Вашу речь энергичными жестами. Но затем Вы замечаете, что Ваш партнер принимает "закрытую" позу – скрещивает руки на груди и, высказывая свое мнение по данному вопросу, избегает смотреть Вам в глаза. Ваши действия?
Тема 16. Эффективная подготовка собраний и совещаний
Существуют различные виды деловых совещаний. Выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания.
Участие персонала в такой коллективной форме управления, как совещание, способствует развитию деловых качеств работника, росту его компетентности в процессе взаимного обмена мыслями, накоплению навыков решения управленческих задач. Деловое совещание обеспечивает возможность для руководителя проявить свои организационные способности, умение убеждать и другие качества.
16.1. Тест "Умение вести деловые совещания"
Умение вести деловые совещания – один из критериев, который характеризует современного руководителя. Этот тест поможет Вам оценить свое умение вести деловые совещания [42].
Поставьте себе баллы напротив каждого вопроса. Значение оценок:
1 – нет, так совсем не бывает;
2 – нет, как правило, так не бывает;
3 – неопределенная оценка;
4 – да, как правило, так бывает;
5 – да, так бывает всегда.
1. Даю подчиненным нужные поручения, даже в том случае, если есть опасность, что при их невыполнении критиковать будут меня.
2. У меня всегда много идей и планов.
3. Я прислушиваюсь к замечаниям других.
4. Мне в основном удается привести логически правильные аргументы при обсуждениях.
5. Я настраиваю своих сотрудников на то, чтобы они решали свои проблемы и задачи самостоятельно.
6. Если меня критикуют, то я защищаюсь, несмотря ни на что.
7. Когда другие приводят свои доводы, я всегда прислушиваюсь.
8. Для того чтобы провести какое-то мероприятие, мне приходится строить свои планы заранее.
9. Свои ошибки я по большей части признаю.
10. Я предлагаю альтернативы к предложениям других людей.
11. Защищаю тех, у кого есть трудности.
12. Высказываю свои мысли с максимальной убедительностью.
13. Я заражаю всех своим энтузиазмом.
14. Я принимаю точку зрения других и стараюсь включить ее в проект решения.
15. Обычно я настаиваю на своей точке зрения.
16. Я с пониманием выслушиваю высказываемые контраргументы.
17. Я ясно выражаю свои мысли.
18. Всегда признаюсь, что чего-то не знаю.
19. Энергично защищаю свои взгляды.
20. Я стараюсь развивать чужие мысли так, как будто они были моими.
21. Всегда продумываю то, что могут ответить другие, и ищу контраргументы.
22. Я помогаю другим советом, как организовать свой труд.
23. Увлекаясь своими проектами, я обычно не беспокоюсь о чужих работах.
24. Я прислушиваюсь к тем, кто имеет точку зрения, отличающуюся от моей собственной.
25. Если кто-то не согласен с моим проектом, то я не сдаюсь, а ищу новые пути, как его переубедить.
26. Использую все средства, чтобы заставить согласиться со мной.
27. Открыто говорю о своих надеждах, опасениях и личных трудностях.
28. Я всегда нахожу способ облегчить другим понимание моих идей.
29. Я понимаю чувства других людей.
30. Я больше говорю о собственных мыслях, чем выслушиваю чужие.
31. Прежде чем защищаться, я всегда выслушиваю критику.
32. Излагаю свои мысли системно.
33. Я помогаю другим высказываться.
34. Внимательно слежу за противоречиями в чужих рассуждениях.
35. Я меняю точку зрения для того, чтобы показать другим, что слежу за ходом их мыслей.
36. Как правило, я никогда не перебиваю.
37. Не притворяюсь, что уверен в своей точки зрения, если это не так.
38. Я трачу много энергии на то, чтобы убедить других людей, как им нужно правильно поступать.
39. Выступаю эмоционально, чтобы вдохновить людей на работу.
40. Стремлюсь, чтобы при подведении итогов были активны и те, кто очень редко просят слова.
Ключ к тестовому заданию "Умение вести деловые совещания"
Суммируйте балльные оценки, поставленные Вами при ответах на утверждения 1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37, 40, и обозначьте сумму через А (она находится в интервале от 20 до 100). Для получения суммы В сложите баллы, относящиеся к остальным утверждениям – 2, 4, 6, 8, 10, 12, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 26, 28, 30, 32, 34, 38, 39. Эта величина также должна находиться в интервале от 20 до 100.
Результаты данного теста показывают Вам, является ли Ваше поведение на совещаниях дипломатическим или авторитетным. Если сумма А хотя бы на 10 баллов превышает сумму В, то большая часть людей должна считать Вас хорошим дипломатом. Если же сумма В, как минимум на 10 баллов больше суммы А, то Вы ведете дискуссию авторитарно, властно и бесцеремонно. Если же обе суммы различаются менее чем на 10 баллов, то Ваше поведение не получает однозначной оценки в коллективе. Она может быть как положительной, так и отрицательной, в зависимости от обстоятельств.
16.2. Тест "Как расставить стулья к совещанию?"
Руководитель должен не только знать дело, быть общительным, иметь организаторские способности, но и не упускать из виду никакие мелочи, которые могут повлиять на результаты [8, с. 77].
Как расставить стулья к совещанию, чтобы это способствовало оживленному обмену мнениями? Проверьте себя по тесту. Выберите один вариант ответа.
1. Какие сиденья Вы расставите вокруг стола для проведения совещания?
а) мягкие стулья;
б) жесткие стулья;
в) мягкие кресла.
2. Как расставить стулья для участников, если их 7 – 8 человек?
а) за круглым столом;
б) за Т-образным столом.
3. Как расставить стулья, если участников больше?
а) за круглым столом;
б) за П-образным столом, внутри и снаружи буквы П;
в) за П-образным столом, только снаружи.
4. Как лучше рассадить участников большого совещания?
а) расположить стулья в 2 – 3 ряда полукругом вокруг докладчика;
б) расставить стулья в несколько рядов перед выступающими, как в школьном классе.
Ключ к тестовому заданию "Как расставить стулья к совещанию?"
Для 1-го вопроса – лучший вариант "а". Слишком жесткий стул неудобен, и участники совещания вскоре начнут вертеться на своих местах. Мягкое кресло "располагает к дремоте".
Для 2-го вопроса – "а", он способствует равноправному и оживленному обмену мнениями. При варианте "б" сидящие за поперечным столом воспринимаются как руководители дискуссии. Плохо видно друг друга.
Для 3-го вопроса – "а". Вариант "б" не годится, так как некоторые участники оказываются спиной друг к другу.
Для 4-го вопроса – "а". Вариант "б" располагает к тому, чтобы внимательно слушать вышедшего на трибуну, а не спорить с ним и между собой.
Дополнительные советы:
1. Если в зале больше 10 рядов стульев, трибуна должна быть поставлена на возвышение.
2. Постарайтесь заранее оценить число участников совещания и позаботьтесь о том, чтобы стульев было ровно столько же, т.к. ничто так не расхолаживает собравшихся, как вид пустых стульев.
Таблица 37
Ключ к тестовому заданию
Если Вы набрали:
0 – 2 балла – Вы плохо продумываете вопросы подготовки совещания;
3 – 5 баллов – Вы можете неплохо организовать совещание;
6 – 8 баллов – Вы хороший организатор, продумываете все до мелочей.
16.3. Тест "Конструктивное поведение в процессе переговоров"
Часто на исход деловых переговоров влияет неумение правильно себя вести. Для того чтобы исход деловых переговоров был удачен, необходимо оценить себя на знание конструктивного поведения в процессе переговоров, в этом Вам может помочь этот тест. Представьте, что Вы участвуете в переговорном процессе и оцените свои действия по 16 позициям исходя из пятибалльной шкалы [12, с. 167].
Таблица 38
Отклонение вправо от показателя "3" по среднему арифметическому по всем позициям свидетельствует о том, что Вы обладаете достаточными навыками конструктивного поведения в переговорном процессе.
Отклонение влево от указанного показателя свидетельствует о том, что Вы не обладаете достаточными навыками конструктивного поведения в переговорном процессе. Вам необходимо проанализировать причины недостаточно развитых навыков и заняться работой над собой.
16.4. Ситуации
Ситуация 1
Вы заметили, что участники совещаний часто стремятся к обсуждению возможности проведения в жизнь первого же предложения по проблеме, даже если оно не очень рациональное. Вы понимаете, что не мешало бы поискать и другие возможности. Подумайте, что может заставить сотрудников искать решения типа "как делать?", а не "что делать?". Как следует поступить, чтобы подтолкнуть собравшихся на генерацию идей?
Ситуация 2
Часто на совещании люди не слушают друг друга. Один говорит "А – это В". Другой вступает в диалог так, как если бы первый сказал "А – это С". Словом, обсуждение проблемы превращается в обсуждение личных позиций участников совещания, и конкретные доводы того или иного человека игнорируются остальными присутствующими. Как следует себя вести руководителю в данной ситуации?
Ситуация 3
Один из работников на совещании персонала обычно занимает позицию противостояния. При этом все вынуждены выслушивать пространные объяснения причин его несогласия. Из-за этого теряется масса времени. Стоит ли прервать выступающего и предложить ему связать сказанное с предметом обсуждения? Стоит ли повторять этот прием, если он не подействовал сразу? Как еще можно воздействовать на этого сотрудника?
Ситуация 4
Совещания – один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности, так как помимо затрат материальных средств нужны большие затраты времени руководителя. Вы будущий руководитель. Как, по Вашему мнению, нужно подготовиться к производственному совещанию?
Ситуация 5
Обдумайте и письменно сформулируйте 10 основных рекомендаций по подготовке и проведению деловых переговоров о закупке оборудования с предполагаемым партнером по бизнесу. Подготовьте аргументы, которые смогут заинтересовать и убедить его.
Тема 17. Секретарь руководителя
В условиях рыночных отношений своевременное и правильное решение задач руководителем определяет жизнеспособность фирмы. Менеджеру необходим помощник, освобождающий его от нерациональных затрат его времени. Таким помощником является секретарь, отвечающий за информационное обслуживание и занимающийся решением организационных вопросов. Существует уже следующее утверждение: "добросовестный секретарь может в положительном свете представить посредственного менеджера, а посредственный секретарь даже профессионального менеджера представит посредственностью".
17.1. Тест "Оценка коммуникативности секретаря" [5, с. 376]
Данный тест поможет разобраться, какие у Вас складываются взаимоотношения в коллективе. Он позволит проверить себя на общительность. Отвечая на вопросы группы А и Б, ставьте (+) против тех вопросов, с которыми Вы согласны.
Группа А
1. Раздражает ли Вас чья-либо непунктуальность?
а) да. Я не выношу людей, которые не умеют держать слово, и не признаю в этих случаях никаких оправданий;
б) разумеется, я ценю пунктуальность, но понимаю, что неожиданное может случиться с каждым.
2. Любите ли Вы читать лежа?
а) нет. К тому же это вредно для зрения;
б) да. Очень люблю.
3. Вы вымыли на работе руки. Как Вы относитесь к тому, чтобы вытереть их полотенцем, висящим около умывальника?
а) я вынимаю из кармана носовой платок и вытираю им руки;
б) да, я всегда так делаю, если полотенце достаточно сухое.
4. Целуетесь ли Вы при встрече со знакомыми?
а) нет. Считаю такой способ сближения с человеком слишком фамильярным;
б) охотно. Это помогает быстрее установить с человеком приятельские отношения.
5. У Вас два билета в кино, а товарищ пойти в этот раз не может. Что Вы делаете?
а) продаю билет товарища и иду в кино один;
б) продаю оба билета и решаю пойти в другой раз.
6. Как Вы относитесь к легкой музыке?
а) легкую музыку не терплю; люблю только серьезную;
б) люблю и легкую музыку, она в своем роде хороша.
Группа Б
1. Охотно ли Вы выполняете просьбы?
2. Способны ли Вы до слез взволноваться кинофильмом, стихами, музыкой?
3. Привередливы ли Вы?
4. Любите ли Вы делать перестановку мебели в квартире?
5. Способны ли Вы уступать в ссоре ради спокойствия, зная, что Вы правы?
6. Любите ли Вы произносить застольные тосты?
Ключ к тестовому заданию "Оценка коммуникативности секретаря"
Если в группе А Вы поставили меньше четырех крестиков у буквы "б", а в группе Б ответили "да" не менее чем на четыре вопроса, то Вы уживчивый человек. Вы уступчивы, часто многое делаете во имя общего добра. Вам нравятся профессии и занятия, при которых надо постоянно общаться с людьми. Вы могли бы стать хорошим врачом, учителем, продавцом. Окружающие относятся к Вам с симпатией.
Если в группе А у Вас не менее четырех крестиков у вопросов под буквой "а", а в группе Б Вы ответили "нет" не менее чем на четыре вопроса, то с людьми Вы уживаетесь трудно. Но это совсем не значит, что это плохо. Очень многие хорошие люди не отличаются ни уступчивым, ни мягким характером. Вы самолюбивы, решительны, способны сказать "нет", когда это необходимо. В дружбе Вы постоянны и терпеливы. Вообще на таких людей, как Вы, можно положиться. Люди Вашего типа часто достигают успехов в своем деле.
Если у Вас в группе А три крестика у вопросов под буквой "а", а в группе Б три "нет" и три "да", то Ваши отношения с окружающими складываются в зависимости от обстоятельств. Вы способны быть и твердым, и уступчивым. Здесь есть одна существенная опасность: Вы, пожалуй, легко можете отказаться от собственного мнения.
17.2. Тест "Оценка эффективности взаимоотношений руководителя и секретаря"
Одним из важнейших деловых контактов является взаимодействие руководителя с секретарем. Эффективная совместная работа руководителя с секретарем возможна только при условии полного взаимного доверия и понимания между ними [5, с. 61].
Оцените предполагаемые деловые качества руководителя баллами от 0 до 10.
1. Доступен. Если у меня возникает какая-нибудь проблема и я не могу с ней справиться, он всегда рядом. Однако он не настаивает на том, чтобы я всегда, по мере моих сил, приходил к нему с решениями проблем, а не с проблемами.
2. Вводит меня в курс дела. Всегда предоставляет мне информацию или сообщает о людях, которые могут быть полезными или интересными в профессиональном плане.
3. Обладает большим чувством юмора. Смеется еще более заразительно, если он сам – объект шутки.
4. Справедлив. Всегда интересуется тем, как у меня идут дела. Доверяет мне там, где нужно, но всегда заставляет меня выполнять данные мной обещания.
5. Решителен. Всегда готов устранить те несущественные дела, которые могут отвлечь организацию от работы на несколько дней.
6. Скромен. Всегда открыто признает свои ошибки – учится на них и от своих подчиненных ждет того же.
7. Объективен. Отличает внешне важное от действительно важного и всегда там, где в нем нуждаются.
8. Тверд. Не позволяет высшему руководству растрачивать собственное время.
9. Эффективен. Учит анализировать эффективность выполненных дел.
10. Терпеливый. Доводит начатое дело до конца.
Ключ к тестовому заданию "Оценка эффективности взаимоотношений руководителя и секретаря"
Если рейтинг Вашего руководителя ниже 5 по шкале от 0 до 10, поищите другую работу.