17.3. Тест "Каковы психологические качества секретаря"
Основная задача секретаря заключается в том, чтобы обеспечить руководителю условия для выполнения его основных обязанностей. Этот тест поможет разобраться, каковы Ваши психологические качества [26, с. 94]. Выберите вариант ответа.
1. Считаете ли Вы, что необходимо учиться дальше, чтобы совершенствовать свою профессиональную деятельность?
а) довольны существующим положением;
б) собираетесь, это модно и престижно;
в) в любом случае человек всегда должен стремиться научиться чему-то новому, повысить свой уровень.
2. Часто ли Вы наводите порядок на своем рабочем столе?
а) каждый день;
б) 2 раза в день;
в) раз в неделю;
г) когда уже невозможно работать;
д) для этого есть уборщица;
е) когда попросят.
3. По Вашему мнению, если компания проводит политику "чистого стола". Это:
а) контроль за уборщицами;
б) борьба с пылью;
в) одна из мер по осуществлению безопасности бизнеса.
4. Существуют ли у Вас конкретные идеи, мысли, предложения, как можно оптимизировать работу секретаря?
а) я об этом не думаю;
б) об этом должен беспокоиться мой начальник;
в) да, я могу предложить несколько интересных вариантов на обсуждение;
г) все так, как должно быть, и ничего менять не надо.
5. Насколько разнообразны Ваши деловые контакты с другими отделами компании?
а) исключительно по работе на своем участке;
б) контактирую только со своим отделом;
в) все уровни.
6. Если руководитель дает Вам непонятное и сложное, на Ваш взгляд, задание, с которым Вы должны справиться в короткий срок, Вы:
а) ждете, пока начальник не одумается и не отменит задание;
б) спросите у коллег;
в) ни за что не пойдете к руководителю, лучше выполните его неправильно;
г) уточните неясные моменты непосредственно у руководителя, попытаетесь выразить свое мнение в отношении сроков и сложности.
7. Как Вы себя чувствуете, выступая с отчетом о проделанной работе перед руководителем?
а) теряюсь, забываю то, что знал;
б) непринужденно, умею завоевать внимание;
в) не могу выразить мысли, которые хочу сказать, четко и внятно, путаюсь и запинаюсь;
г) некомфортно, стараюсь быстро рассказать, что требуется, и уйти.
8. Как Вы относитесь к вынужденным задержкам по выходным, вечерам в случае непредвиденных обстоятельств на работе?
а) у меня рабочий день с 9 до 6 вечера, и никаких задержек;
б) останусь, но буду работать спустя рукава, лишь бы отстали;
в) выскажу все, что думаю, начальнику, хлопну дверью и уйду;
г) надо – значит задержусь, это моя работа.
9. Как Вы относитесь к корпоративным праздникам?
а) наемся за счет фирмы, даже если не голоден;
б) хороший повод почувствовать себя частицей корпоративной культуры и поближе узнать своих коллег;
в) лучшего повода повеселиться не найти.
10. Как Вы считаете, среди других Вы – лидер?
а) да, я лидер и генератор идей;
б) я простой исполнитель;
в) мне все равно, кем меня считают коллеги, я делаю свою работу и сдаю ее начальнику;
г) меня никто в коллективе не поддерживает.
11. Представьте, что Вы хотите уволиться с работы:
а) мне стало тесно в тех рамках, я профессионально перерос должность, хочу дальше совершенствовать свои профессиональные навыки и знания;
б) неблагоприятная обстановка в коллективе;
в) слишком много работы;
г) не люблю долго оставаться на одном месте.
Ключ к тестовому заданию "Каковы психологические качества секретаря"
Если ответы совпадают с вариантами ответов 1г, 2а, Зв, 4в, 5в, 6г, 76, 8г, 96, 10а, 11а, то уровень психологических качеств секретаря положителен.
17.4. Тест "Коммуникативные и организаторские способности секретаря"
Методика определения коммуникативных и организаторских способностей секретаря содержит 40 вопросов. На каждый из них следует ответить "да" или "нет". Если Вы затрудняетесь в выборе ответа, необходимо все-таки склониться к соответствующей альтернативе (+) или (-). Время на выполнение методики – 10 – 15 мин. [6, с. 92]
1. Есть ли у Вас стремление к изучению людей и установлению знакомств с различными людьми?
2. Нравится ли Вам заниматься общественной работой?
3. Долго ли Вас беспокоит чувство обиды, причиненной Вам кем-либо из Ваших коллег?
4. Всегда ли Вам трудно ориентироваться в создавшейся критической ситуации?
5. Много ли у Вас друзей, с которыми Вы постоянно общаетесь?
6. Часто ли Вам удается склонить большинство своих коллег или руководителя к принятию Вашего мнения?
7. Верно ли, что Вам приятнее и проще проводить время с книгами или за каким-либо другим занятием, чем с людьми?
8. Если возникли некоторые помехи в осуществлении Ваших намерений, то легко ли Вам отказаться от своих намерений?
9. Легко ли Вы устанавливаете контакты с людьми, которые значительно старше Вас по возрасту?
10. Любите ли Вы придумывать или организовывать со своими коллегами различные мероприятия или корпоративные вечеринки?
11. Трудно ли Вам включаться в новые для Вас компании (коллективы)?
12. Часто ли Вы откладываете дела, которые нужно было бы выполнить сегодня?
13. Легко ли Вам удается устанавливать контакты и общаться с незнакомыми людьми?
14. Стремитесь ли Вы добиться, чтобы Ваш руководитель действовал в соответствии с Вашим мнением?
15. Трудно ли Вы осваиваетесь в новом коллективе?
16. Верно ли, что у Вас не бывает конфликтов с руководителем из-за невыполнения Вами своих обещаний, обязательств, обязанностей?
17. Стремитесь ли Вы при удобном случае познакомиться и побеседовать с новым человеком?
18. Часто ли в решении важных дел Вы принимаете инициативу на себя?
19. Раздражают ли Вас окружающие люди, и хочется ли Вам побыть одному?
20. Правда ли, что Вы обычно плохо ориентируетесь в незнакомой для Вас обстановке?
21. Нравится ли Вам постоянно находиться среди людей?
22. Возникает ли у Вас раздражение, если Вам не удается закончить начатое дело?
23. Испытываете ли Вы затруднение, если приходится проявлять инициативу, чтобы познакомиться с новым человеком?
24. Правда ли, что Вы утомляетесь от частого общения с руководителем?
25. Любите ли Вы участвовать в коллективных беседах?
26. Часто ли Вы проявляете инициативу при решении вопросов, затрагивающих интересы Ваших коллег, руководителя?
27. Правда ли, что Вы чувствуете себя неуверенно среди незнакомых людей?
28. Верно ли, что Вы редко стремитесь к доказательству своей правоты?
29. Полагаете ли, что Вам не представляет особого труда внести оживление в малознакомую группу?
30. Принимаете ли Вы участие в общественной работе на производстве?
31. Стремитесь ли Вы ограничить круг своих знакомых?
32. Верно ли, что Вы не стремитесь отстаивать свое мнение или решение, если оно не было сразу принято руководителем?
33. Чувствуете ли Вы себя непринужденно, попав в незнакомый коллектив?
34. Охотно ли Вы приступаете к организации корпоративных вечеринок для своих коллег и руководителя?
35. Правда ли, что Вы не чувствуете себя достаточно уверенным и спокойным, когда приходится говорить что-либо руководителю?
36. Часто ли Вы опаздываете на деловые встречи?
37. Верно ли, что у Вас много друзей?
38. Часто ли Вы оказываетесь в центре внимания своих коллег?
39. Часто ли Вы смущаетесь, чувствуете неловкость при общении с малознакомыми людьми?
40. Правда ли, что Вы не очень уверенно чувствуете себя в окружении большой группы своих коллег?
Ключ к тестовому заданию "Коммуникативные и организаторские способности секретаря"
Максимальное количество баллов отдельно по каждому параметру – 20. Подсчитываются баллы отдельно по коммуникативным и отдельно – по организаторским склонностям с помощью ключа для обработки данных.
Таблица 39
За каждый ответ "да" и ответ "нет" для высказываний, совпадающих с отмеченными в ключе отдельно по соответствующим склонностям, приписывается 1 балл. Экспериментально установлено пять уровней коммуникативных и организаторских склонностей секретаря. Примерное распределение баллов по этим уровням показано ниже.
Таблица 40
УРОВНИ КОММУНИКАТИВНЫХ И ОРГАНИЗАТОРСКИХ СПОСОБНОСТЕЙ СЕКРЕТАРЯ
Секретари, получившие оценку 1 – 4 балла, характеризуются низким уровнем коммуникативных и организаторских склонностей.
Набравшие от 5 до 8 баллов имеют коммуникативные и организаторские склонности ниже среднего. Такие секретари не стремятся к общению, предпочитают проводить время наедине с собой. В новой компании или коллективе чувствуют себя скованно. Испытывают трудности в установлении контактов с людьми. Не отстаивают своего мнения, тяжело переживают обиды. Редко проявляют инициативу, избегают принятия самостоятельных решений.
Для секретарей, набравших от 9 до 12 баллов, характерен средний уровень коммуникативных и организаторских склонностей. Они стремятся к контактам с людьми, отстаивают свое мнение. Однако потенциал их склонностей не отличается высокой устойчивостью. Требуется дальнейшая работа по формированию и развитию этих качеств личности.
Оценка от 13 до 16 баллов свидетельствует о высоком уровне проявления коммуникативных и организаторских склонностей секретарей. Они не теряются в новой обстановке, быстро находят друзей, стремятся расширить круг своих знакомых, помогают близким и друзьям, проявляют инициативу в общении, способны принимать решения в трудных, нестандартных ситуациях.
От 17 до 20 баллов – высший уровень коммуникативных и организаторских склонностей; это свидетельствует о потребности в коммуникативной и организаторской деятельности. Такие люди быстро ориентируются в трудных ситуациях, непринужденно ведут себя в новом коллективе, инициативны, принимают самостоятельные решения, отстаивают свое мнение и добиваются принятия своих решений, любят организовывать различные мероприятия, корпоративные вечеринки.
17.5. Ситуации
Ситуация 1
Ваша сотрудница – секретарь часто делает ошибки при оформлении деловых бумаг. Вы приняли на работу ее недавно, но увольнять ее Вам бы не хотелось – в основном свою работу она выполняет хорошо. Может быть, ей не хватает опыта? Ваши действия?
Ситуация 2
Вы доверили своему секретарю конфиденциальную деловую и личную информацию. На следующий день она становится известна всему коллективу. Вам это неприятно, но Вы стараетесь подавить свои отрицательные эмоции и решить проблему конструктивно. Вы вызываете ее на беседу и говорите:...
Ситуация 3
Представьте себе, что Вы – секретарь руководителя крупной компании. Неожиданно к нему пришел очень важный, но не запланированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в данный момент занят беседой с другим человеком. Каковы будут Ваши действия?
Ситуация 4
Вы – руководитель крупной компании. Вам требуется новый секретарь. Собеседование и испытательный срок прошли три кандидата со следующими профессиональными и личными характеристиками (А, Б, В). Кого Вы примете на работу? Обоснуйте свое решение.
A. Имеет очень хорошие профессиональные навыки и большой послужной список, организован и аккуратен, но в общении с посетителями проявляет грубость и недоброжелательность.
Б. Профессиональные навыки на довольно высоком уровне. Вежлив, общителен и дружелюбен как с начальством, так и с посетителями. Аккуратен и организован, но при этом не умеет хранить секреты фирмы и много разговаривает по телефону с посторонними людьми.
B. За испытательный срок показал себя воспитанным и добросовестным. Дружелюбен и тактичен в общении с посетителями, но профессиональные навыки недостаточные. Не умеет адекватно реагировать на возникшие проблемы.
Ситуация 5
Вы – руководитель крупной компании. Секретарь постоянно отвлекает Вас по пустякам и ничего не может решить самостоятельно. На Ваши замечания по этому поводу секретарь отвечает, что боится сделать что-нибудь не так и тем самым вызвать на себя раздражение руководителя. Ваши действия?
Ситуация 6
Вы выходите из своего кабинета и видите, что Ваш секретарь, сняв трубку зазвонившего телефона, продолжает разговаривать с одним из сотрудников. Ваши действия?
Ситуация 7
Проведите деловой тренинг по вопросам:
• беседа руководителя с секретарем о планировании рабочего дня;
• составление плана поручений;
• составление должностной инструкции секретаря. После этого сформулируйте свои сильные и слабые стороны в деловом общении с секретарем.
Раздел 7
РАБОТОСПОСОБНОСТЬ И ЛИЧНЫЙ САМОКОНТРОЛЬ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕНЕДЖЕРА
Следует работать и жить не вопреки, а в соответствии со своим биологическим ритмом.
Л. Зайверт
Известно, что повседневная работа не требует от современного менеджера значительных физических усилий, которые теперь с успехом заменяют автомобили, лифты в здании, электронные средства связи и т.д. Но отказ от физических нагрузок неизменно влечет за собой ослабление здоровья. Между тем крепкое здоровье и высокая работоспособность – это не только фундамент для деловой карьеры, но и прочное основание для семейной жизни.
Работоспособность, здоровье зависит, прежде всего, от самого человека. Приведем результаты научных исследований: состояние здоровья лишь на 8 – 10% зависит от здравоохранения, на 20% – от экологии, а еще на 20% – от генетической предрасположенности и на 50% – от образа жизни самого человека [9, с. 395].
Уже все мы пришли к пониманию того, что слабому здоровьем человеку трудно рассчитывать на интересную, престижную и хорошо оплачиваемую работу. Именно с пониманием значения здоровья необходимо обдуманно подойти к тем методам его сохранения и укрепления, которые подходят именно для Вас.
Тема 18. Самоорганизация здоровья руководителя
Что следует понимать под работоспособностью? С физиологической точки зрения работоспособность руководителя – это его способность к творчески активной и напряженной деятельности.
Деятельность менеджера справедливо считается напряженной, так как зачастую она сопровождается нервными стрессами, умственными перегрузками. Неумение многих людей правильно работать и отдыхать приводит к ошибочным попыткам подхлестнуть нервную систему всевозможными стимуляторами.
Современный деловой человек должен уметь выбирать время для ответственной, творческой работы, сочетать умственную деятельность с физической, уметь самоорганизовывать собственное здоровье.
18.1. Тест "Ваш ежедневный рацион"
Даже сотрудники одного офиса выбирают индивидуальный способ питания: кто-то приносит с собой обеды, кто-то бежит в ближайший общепит, кому-то удобнее перебиваться в течение дня кофе и бутербродами. Есть и такие, кто питается бессистемно. Конечно, в суматошной деловой жизни случаются форс-мажоры, которые могут лишить не только обеда, но и аппетита, а иногда привести к стрессовой ситуации, в которой некоторые начинают поглощать еду в неограниченных количествах [29, с. 256].
Этот тест поможет Вам определить характер Вашего питания и узнать, как он влияет на Вашу трудоспособность.
Ответьте на следующие вопросы:
1. Как часто в течение одного дня Вы питаетесь?
а) 3 раза и больше;
б) 2 раза;
в) один раз.
2. Часто ли Вы завтракаете?
а) всегда;
б) раз в неделю;
в) редко.
3. Из чего состоит Ваш завтрак?
а) из овсяной каши и какого-нибудь напитка;
б) из жареной пищи;
в) из одного только напитка.
4. Часто ли Вы в течение дня перекусываете в промежутках между завтраком, обедом и ужином?
а) никогда;
б) один – два раза;
в) три раза и больше.
5. Как часто Вы едите свежие фрукты и овощи, салаты?
а) 3 раза в день;
б) 3 – 4 раза в неделю;
в) почти каждый день.
6. Как часто Вы едите торты с кремом и шоколадом?
а) раз в неделю;
б) от одного до четырех раз в неделю;
в) почти каждый день.
7. Что Вы намазываете на хлеб?
а) маргарин;
б) масло вместе с маргарином;
в) только масло.
8. Сколько раз в неделю Вы едите рыбу?
а) больше одного раза;
б) один – два раза;
в) один раз и реже.
9. Как часто Вы едите хлеб и хлебобулочные изделия?
а) по меньшей мере, раз в день;
б) от трех до шести раз в неделю;
в) меньше трех раз в неделю.
10. Прежде чем Вы преступите к приготовлению мясного блюда, Вы:
а) убираете весь жир;
б) убираете часть жира;
в) оставляете весь жир.
11. Сколько чашек чая или кофе Вы выпиваете в течение одного дня?
а) одну – две;
б) от трех до пяти;
в) шесть и больше.
12. Какое количество спиртного Вы употребляете ежедневно?
а) от двух до четырех рюмок;
б) менее двух рюмок;
в) более четырех рюмок.