Причины летней нестабильности поняли – необходимо переходить к действиям по смягчению их влияния на деятельность клуба. Для начала нам надо понять, кто из клубных детей и когда к нам сможет ходить. Ведь не все же уедут сразу! Если ваш клуб посещают хотя бы 100 детей, то часть из них однозначно в какие-то летние месяцы будет в городе. Для того чтобы понять, кто из клиентов и когда
сможет посещать клуб, надо обязательно провести среди них анкетирование. В анкете будет несколько вопросов, но первый – кто и когда уезжает. Вы можете указать месяцы (для полноты обзора включите май и сентябрь), а клиенты просто проставят галочку. В примечаниях они могут обозначить возможные сроки отъезда – это внесет конкретику. Ведь часто уезжают всего на неделю, а не на весь месяц. Анкетирование проводим в апреле!
Второй вопрос обязательно будет направлен на выяснение желания посещать клуб летом. Бывает и так, что ребенок не уезжает, просто родители решают не водить его летом – "пусть отдыхает".
В анкете обязательно надо спросить, на какие занятия родители хотели бы водить детей летом. Можно также сделать список, где следует поставить галочки и оставить пустое место для предложений. В списке надо сразу указать летние курсы, если они предусмотрены в вашем клубе. Только после того, как провели анкетирование, картина с "летними" детьми становится понятной и наглядной. Уверяю, вы увидите – работать есть с кем, желающие ходить летом в клуб обязательно найдутся. Да, работа летом изменяется по сравнению с учебным годом, но это и неплохо.
Теперь давайте посмотрим, что можно делать летом. В данном случае собран опыт московских детских развивающих центров, ведь с годами эта тема остается актуальной и для нашего клуба, поэтому многие сайты промониторены с точки зрения поиска оригинальной идеи. Итак, летом…
Обязательно оставьте для малышей от 1 года до 3 лет обычные развивающие занятия. Если детей постарше родители спокойно отправляют к бабушке, то самые маленькие обычно путешествуют вместе с мамой и папой. Мамы редко уезжают куда-то с малышом на все 3 месяца, в основном ждут папиного отпуска. Для нас это означает, что в какие-то месяцы малыши точно будут ходить в клуб. К нам обычно и ходят полные группы весь июнь. Мы даже расписание не меняем. Почему комплексные занятия для детей 1 года – 3 лет не надо менять на какие-то альтернативные летние курсы? Малыши любят постоянство во всем и результат показывают именно в знакомых видах деятельности. В нашем клубе сами родители просят не менять сетку и структуру занятий.
Для более старших деток организуем экспресс-курсы: "подготовка к школе", "чтение", "быстрое чтение для младшего школьника", "репетиторство для младших школьников". Курсы будут непродолжительными – недели по три достаточно. Есть масса родителей, которые перед осенью спохватываются, что ребенок совершенно не готов к школе. Обязательно ставить "чтение" и "подготовку к школе" отдельно. Часть родителей считают, что ребенок просто не умеет читать, а со всем остальным у него порядок. Данные курсы должны проходить в вечернее время, чтобы смогли привести тех детей, которые ходят в садик.
Обязательно надо оставить в расписании творческие курсы, ведь именно они позволяют нам собрать разновозрастных детей и малышей с разным уровнем умений и навыков. Придут ли "старенькие" или "новенькие" на такие курсы – все равно, ведь это творчество.
Добавьте специальные летние курсы как раз для тех родителей, которые хотят, чтобы летом их ребенок отдохнул. Если такой дошкольник в течение года ходил к вам на подготовку к школе, то предложите ему "Путешествие вокруг света за 20 дней", "Кулинарию", "Волшебную песочницу", "Английский клуб" и т. д. В одно лето мы ставили "Кулинарию" на 10:00, но и в это раннее утреннее время она пользовалась бешеной популярностью. В течение всего года дети вспоминают этот курс, настолько он им нравится. "Английский клуб" летом у нас проходит два раза в неделю по 2 часа, он рассчитан на детей с разным уровнем владения языком, то есть опять разновозрастных. В "Английском клубе" дети тоже много занимаются творчеством, смотрят мультфильмы и слушают много песенок, а общение между детьми и педагогом ведется только на английском языке! Получается двухчасовое погружение в языковую среду, откуда никто не хочет уходить!
Обязательно оставьте группу кратковременного пребывания не меньше чем на 4 часа – в летние месяцы она по-прежнему актуальна.
Летний лагерь. Многие детские клубы опробовали данную форму организации досуга и остались довольны. Детей приводят практически на целый день, еду приносят в пакетике. В клубе педагоги придумывают разные игры, конкурсы и т. д., чтобы дети были заняты. Кто-то ходит гулять на ближайшую детскую площадку, а кто-то – нет. Летний лагерь активно посещают младшие школьники. Включите в расписание занимательные развивающие курсы, и родители будут довольны!
Активно проводите дни рождения детей и мастер-классы. Я уже отмечала, что организация дня рождения – прибыльное дело, и этим обязательно надо воспользоваться летом. Добавьте недорогой рекламы для популяризации этого направления (хорошо где-то бесплатно вывесить баннеры) и зарабатывайте!
Организовывайте экскурсии. На летнее время ваш клуб становится экскурсионным бюро. Вы подыскиваете транспортную компанию, имеющую автобусы разной наполняемости, договариваетесь с музеями, выставками и т. д., собираете детей и все вместе выезжаете на экскурсию. Данный вариант, правда, годится не для всех городов, а только для больших, где много музеев и достопримечательностей.
Работайте со взрослыми. Мы не случайно подчеркнули, что летом в городе становится меньше детей. А взрослые-то остаются! Что предложить им? Тоже что-то недолгое.
Многие из родителей, отправив детей на лето, заимели больше свободного времени после работы. К тому же летом темнеет поздно – самое время куда-то спокойно сходить и позаниматься тем, о чем давно мечтали. Здесь подойдут экспресс-курсы английского языка. В Москве это уже опробовано – отлично идет, поскольку многие перед отпуском хотят вспомнить забытые фразы. Можно так и назвать отдельный блок занятий – "В отпуск с английским!". Женщинам можно предложить любое рукоделие – декупаж, лепку из полимерной глины, валяние и даже вышивку! Только заранее озаботьтесь преподавателями данных курсов. Не забудьте и о скорочтении, оно в последнее время становится особенно популярным. Почему взрослые должны ходить именно к вам, а не в другие места? Из-за близости к дому. Таким образом к вам должны прийти те, кто живет относительно недалеко от клуба.
Можно заняться альтернативным бизнесом, который поможет решить сразу две проблемы: привлечь новых клиентов в клуб и получить прибыль. Есть клубы, которые арендуют батут и в соседнем парке с его помощью зарабатывают деньги на аренду помещения, а кроме того, все время себя рекламируют, раздавая родителям листовки и флаеры.
Сдайте часть помещения в субаренду. Если помещение свое, то это проще простого, а если арендуемое – обязательно надо обговорить данный момент с арендодателем. Можно подписать дополнительное соглашение с разрешением субаренды только на летние месяцы, если арендодатель категорически против данного пункта в основном договоре. Подо что сдают? Под курсы мыловарения, фотостудию, продажу белорусских товаров (это актуально в Москве) и т. д.
Однозначно, есть и другие варианты работы в летний период. Для их выявления можно самому заняться исследованием сайтов и составить очередную таблицу, где указать название деятельности летом, клуб, город, сайт и краткую характеристику курса. Таким образом у вас появится своя копилка летних идей.
Когда стоит начинать давать рекламу о том, что вы будете работать летом? В апреле. Вы должны своих "клубных" родителей известить обо всех направлениях работы летом, чтобы они могли спланировать лето с учетом ваших предложений. Позднее, в самом начале мая, обклеиваем район листовками, вывешиваем баннер "Работаем летом" и т. д. Реклама должна быть тщательно продумана, ведь денег летом приходит совсем немного и лучше использовать эффективную, но недорогую рекламу. Не забудьте и об SMS-рассылке, ведь наверняка база клиентов у вас довольно объемна! Есть детские клубы, которые закрываются уже с 1 июня и не работают все лето, и именно оттуда к вам придет немало детей. У нас июнь очень богат на новых клиентов, как бы это ни казалось странным.
Стоит поговорить и об оплате. Обязательно надо предложить разные формы оплаты: жесткий абонемент на курсы или лагерь для тех, кто точно не уедет, разовое посещение и обязательно плавающий абонемент. Плавающий абонемент нужен для тех, кто не знает, когда он сможет уехать: сегодня здесь, а завтра папу могут отпустить и все вместе рванут на неделю на море. Клиентам плавающий абонемент очень удобен именно летом. Мы всегда продаем его на время с 1 июня по 15 июля, то есть пока работает клуб. С 15 июля по конец августа мы занятий не проводим и для клиентов клуб закрывается на летние каникулы. Мы спокойно делаем в клубе свои дела: выполняем мелкий ремонт, по необходимости красим стены, отдаем шторы в стирку, а ковры – в химчистку и т. д. Даже в отсутствие детей работы в клубе всегда много!
ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ
1. Разработайте анкету для родителей, которая позволит собрать информацию о летних планах клиентов.
2. Напишите список курсов, которые планируете поставить в расписание летом. Добавьте три специальных летних курса для детей. Составьте отдельный список курсов для взрослых.
3. Продумайте рекламную кампанию. Отберите недорогие, но эффективные виды рекламы.
Администратор как ключевое звено продаж
Кого сложнее найти для детского клуба – хорошего администратора или преподавателей? Я уверена, что администратора найти сложнее.
Администратор – это тот человек, который создает у клиента первое впечатление о компании!
Администратор – это лицо вашего клуба, с ним первым клиент общается, будь то разговор по телефону или визит в детский клуб. Именно от администратора детского клуба зачастую зависит сама возможность пробного посещения потенциальным клиентом предлагаемых клубом занятий.
Каким должен быть администратор детского клуба? Улыбчивым и внимательным, общительным и энергичным, ответственным и надежным. А еще любящим детей и грамотно разговаривающим, аккуратным и старательным, оптимистичным и ратующим за дело клуба – качеств можно перечислить немало. Добавить стоит только одно – администратору надо доверять.
Найти такого человека действительно непросто. Многие пытаются делать это через знакомых, но находят не всегда. Хорошего сотрудника можно подобрать и на открытом рынке труда, только требования к соискателю надо прописать достаточно подробно, чтобы не тратить время на неподходящие кандидатуры. Процедура поиска администратора обязательно включает несколько этапов.
1. Подача объявления в СМИ.
2. Работа с резюме.
3. Тестовое задание перед собеседованием.
4. Собеседование.
5. Тестовый день.
6. Пробная неделя.
7. Заключение трудового договора с испытательным сроком.
Довольно большой список этапов, не так ли? Но без них не обойтись, если вы действительно хотите найти хорошего администратора. Они позволяют, как сито, отсеять ненужных соискателей и выбрать лучшего из лучших. Ведь часто бывает так, что мы принимаем человека на работу, доверившись собственной интуиции.
...
Расскажу историю из нашего опыта поиска администратора. Поначалу я и соучредитель сами выполняли функции администратора, поскольку были убеждены, что эту работу никто не выполнит лучше нас. Но пришло время, когда мы решили начать работать над бизнесом, а не в бизнесе. Значит, нужен администратор. Дали объявление в Интернете и стали получать отклики. Я заранее прочитала массу информации, касающейся поиска администратора, составила стройную систему, но… применять на практике не стала. Звонки и резюме сыпались как из мешка. Кандидаты приходили один за другим, мы тратили на разговоры с ними выходные, и вот наконец спустя недели три нам понравилась одна девушка, которая скромно вела себя на собеседовании. Должна раскрыться, стесняется, решили мы. Девушка была допущена в клуб и целую неделю училась, сидя рядом с действующим администратором. Дня через три стало понятно, что кандидат на главный пост в холле вряд ли раскроется, но девушку было жалко, и надежда не угасала… Будущий администратор приходила по утрам точно к началу работы, но не вступала в контакт ни с педагогами, ни с клиентами. Когда спустя неделю мы сказали соискателю, что нам она не подходит, то услышали в свой адрес тоже не очень приятные вещи и дверь клуба была захлопнута с грохотом. Время ушло, а администратора у нас не было. В моей голове мгновенно всплыла стройная теоретическая система отбора кандидатов, которая сразу была запущена к практическому исполнению. Ура! Система сработала безотказно, и через две недели у нас был прекрасный администратор, который принял на свои плечи столь нелегкий труд…
Область деятельности администратора детского клуба обширна и разнопланова. Что к ней относится? Три существенных момента:
• телефонные переговоры;
• непосредственная работа с клиентами в клубе, экскурсии по клубу для новичков, поддержание чистоты и уюта, прием платы за занятия и т. д.;
• заполнение документации.
Данные области можно разбить еще на десяток мелких, которые каждый день выполняет администратор: общение с клиентами, "складская" работа (контроль за хранением необходимых для клуба материалов и обеспечением их необходимого количества), решение других хозяйственных проблем, сбор статистики звонков, ведение клиентского журнала, поздравление детей с днем рождения, график работы сотрудников, отправка электронных отчетов и т. д. и т. п.
Администратор детского клуба действительно в одном лице является и менеджером по продаже, и кассиром, и кладовщиком, и даже уборщиком помещений! Именно от администратора зависят не только атмосфера в холле и чистота доверенной площади, но и данные в поступающей вам отчетности.
Как добиться того, чтобы администратор работал без сбоев, как хорошо отлаженные часы? Организовать деятельность администратора помогут, во-первых, специальные журналы, а во-вторых, шаблоны и правила поведения в типовых ситуациях.
Журналов у администратора будет много: журнал утреннего и вечернего обхода клуба, журнал учета посещаемости занятий, журнал учета звонков и посещений потенциальными клиентами, кассовый журнал и т. д. Что журналов так много – неудивительно, ведь уследить за всем невозможно, а значит, информацию надо записывать. Администратору нужны как электронные журналы, так и самые обычные, бумажные – не все они канули в Лету. Например, журнал утреннего обхода. Для чего он нужен? Чтобы проконтролировать наличие на своих местах всего необходимого, а именно расходников: салфеток и чая в буфете, воды в кладовке, туалетной бумаги и полотенец, мыла в туалетной комнате и т. д. Клуб должен быть безупречен. Не должны посреди дня заканчиваться вода в кулере или бумага в туалете. Только четко отлаженный контроль позволит избежать таких ситуаций. Так вот, очень удобно взять под мышку именно бумажный журнал и совершить обход по клубу, ставя плюсики в нужных графах, чем каждый раз бегать к компьютеру и заносить плюсики в таблицу. Так и пропустить что-то можно.
...
Журнал утреннего обхода обязателен. Опять история из жизни детского клуба. Мы работали первый год. Пришел декабрь, и настало время новогодних праздников, которые решено было провести в последние выходные месяца. Первый праздник был запланирован на 10 утра. Мы пришли в клуб пораньше, переоделись в костюмы, накрасились, прогнали сценарий и сели пить чай, благо оставалось время до прихода детей. На ком-то из нас закончилась вода в кулере… Менять пустую бутыль было не на что: рядом стояла стойка с четырьмя пустыми баллонами. Выходной день, и воду никто не привезет, а через полчаса придут дети, которые, как обычно, набегавшись и наигравшись, захотят пить. А пить нечего. Таких неприятных минут не пожелаю никому. Мы стали звонить мужьям, которые, конечно, пришли на помощь и, купив в срочном порядке воды, исхитрились залить ее в баллон для кулера. С тех пор у нас в журнале утреннего обхода есть графа "Вода. Количество баллонов".
Журналы журналами, но и помимо них работы у администратора много. Бывают и цейтноты: одновременно звонит телефон, порог переступает новый клиент и очередь желающих оплатить абонемент стоит у кассы.
Что делать? На эти случаи администратору нужны четкие инструкции. В 2011 году я была на замечательном семинаре у известного бизнес-тренера. Семинар был посвящен отладке всей работы в компании. В ходе рассказа был приведен интересный пример с "Макдоналдсом": результат работы данного заведения везде одинаков независимо от страны и города, и обеспечивается он одной-единственной вещью – четкими, подробными инструкциями. Информация настолько меня поразила, что я еще почти полгода собирала информацию о "Макдоналдсе" как о бизнес-системе, все больше и больше удивляясь и восхищаясь доскональной отладке всех возможных нюансов в работе. Параллельно шла работа и в нашем клубе. Осознав необходимость инструкций и шаблонов, мы стали разрабатывать разные таблицы и памятки. Результат не заставил себя ждать – все стало сразу удобно, понятно и прогнозируемо. Найдите время и разработайте необходимые инструкции и шаблоны для администратора или воспользуйтесь той информацией, которая есть у нас на сайте www.tvoyklub.ru. Только журналы и инструкции позволят вам избежать таких неприятных ситуаций, как не оплаченные вовремя абонементы, забытые переносы из-за болезни или отъезда, отложенные в сторону или потерянные счета на оплату чего-либо, неполная информация по звонкам и т. д.
Администратор – это тот человек, который полностью владеет ситуацией в клубе. Он должен хорошо ориентироваться буквально во всех занятиях, которые в нем проходят. Для того чтобы впоследствии эмоционально рассказывать о занятиях и привлекать на них клиентов, в первую неделю своей работы администратор должен обязательно посетить все курсы детского клуба и побывать на занятиях абсолютно у всех педагогов! Только тогда выученные шаблоны оживут и администратор сможет убедительно и эмоционально рекламировать деятельность вашего клуба.
Администратор также поставляет вам всю информацию о происходящем в клубе. Для того чтобы структурировать данную информацию, вам понадобятся таблицы. Подумайте, что вы хотели бы знать о деятельности клуба ежедневно, а что – еженедельно. Например, у нас одна из таблиц электронной отчетности выглядит так.
Звонки и зашедшие с улицы клиенты
Информация из данной таблицы позволяет мне заполнить сводную таблицу о деятельности в клубе и день ото дня отслеживать отдачу средств, вложенных в рекламу, переход клиентов из потенциальных в купивших абонемент и т. д. Необходимо также включить в отчетность таблицы о пришедших и не пришедших на пробное занятие, расходе материалов, подробный денежный отчет.