3. Методы контроля за выполнением решений. Данные методы делятся на контроль по промежуточным и конечным результатам и контроль по срокам исполнения.
Назначение контроля состоит в создании необходимой системы гарантий реализации управленческих решений, системы обеспечения максимально возможного их качества.
Сущность контроля состоит в выявлении отклонений при осуществлении плана, требующих принятия дополнительных решений.
Контроль может осуществляться путем организации мониторинга за процессом реализации управленческих решений.
Необходимость осуществления контроля предполагает создание механизма, который должен обнаруживать изменения во внешней и внутренней средах функционирования контролируемых организаций, места возникновения проблем, меру необходимости принятия дополнительных решений для достижения целей системы. При проведении контроля по результатам (выходам системы) осуществляют их оценку и сравнение с целевыми (плановыми), анализ факторов, способствовавших или препятствовавших их получению.
Организация контроля по срокам проводится следующим образом: фактические сроки выполнения сравниваются с запланированными, и выявляется отклонение. Если эти работы находятся в критическом состоянии, то лицу, принимающему решения, необходимо принять дополнительное решение, вследствие которого может измениться окончательный срок реализации решения.
47. Этапы процесса организации
Понятие "организация" можно рассматривать с точки зрения процессного подхода. Тогда данное понятие приобретает характеристики, присущие процессу, а именно: организация должна рассматриваться как совокупность последовательных, связанных между собой этапов.
Организация представляет собой процесс , состоящий из следующих этапов :
1) оценки возможностей реализации цели деятельности, определенной планом. Данный этап процесса организации характеризуется составом и требованиями к уровню профессиональной и морально-психологической подготовки исполнителей (специалистов) и составу ресурсов, которые определены в плане. На выходе этапа должно быть получено решение на осуществление организации;
2) планирования организаторской деятельности. Данный этап процесса организации является традиционным для управленческой деятельности. В ходе него осуществляются планирование организации, создание и подготовка целевой организации, группы организации, создание комплексной системы контроля за ходом и качеством организаторской деятельности. Входом этого этапа является решение, выработанное линейным (функциональным) руководителем на предыдущем этапе, а выходом являются план осуществления организации, количественный состав групп организации и контроля за ходом и качеством процесса организации;
3) уяснения состава и требований ко всем видам ресурсов, необходимых для осуществления будущей деятельности. Входом данного этапа является совокупность требований, определенных в плане ко всем ресурсам, которые необходимы для ведения будущей деятельности. Выходом являются конкретные требования к исполнителям, всем ресурсам и целевым организациям, обеспечивающим их;
4) отбора исполнителей и формирования целевых организаций, обеспечивающих ресурсами. Входом этого этапа является выход предыдущего этапа. Выходом являются реальные целевые организации. В ходе данного этапа производятся подбор и отбор исполнителей (специалистов) и формирование целевых организаций, которые должны обеспечивать необходимыми ресурсами, техникой, технологиями и т. д. В том случае если уровень подготовки исполнителей (специалистов) и сформированные целевые организации соответствуют требованиям, то переходят к реализации плана. Если они не соответствуют планируемым требованиям, то процесс организации переходит к следующему пятому этапу;
5) системного анализа целей, задач, мероприятий и факторов внутренней и внешней среды, влияющих на подготовку целевых организаций. Входом этапа выступают требуемые и реальные уровни подготовки специалистов и слаженность целевых организаций. Выход – система задач и подсистема мероприятий, ориентированных на подготовку целевых организаций к деятельности по достижению цели;
6) синтеза процесса подготовки целевых организаций к будущей деятельности и выбора наилучшего варианта. Входом шестого этапа является выход предыдущего. Выход шестого этапа представляет собой решение, направленное на осуществление процесса подготовки целевых организаций;
7) планирования подготовки целевых организаций. Входом седьмого этапа выступает решение, выработанное на осуществление процесса подготовки целевых организаций, а выходом – план подготовки;
8) реализации плана подготовки специалистов (целевых организаций) и осуществления контроля за ее ходом и качеством;
9) подготовки заключения о готовности к реализации плана;
10) поддержания уровня исполнителей. Десятый этап охватывает деятельность по достижению цели, в процессе которой необходимо поддерживать требуемый уровень подготовки специалистов и достаточный уровень обеспечения ресурсами.
48. Субъекты и объекты организационной деятельности
Организационная деятельность является процессом реализации хозяйственной системы. При этом организационная деятельность осуществляется не сама по себе, а выступает результатом взаимодействия множества субъектов и объектов организации.
Организационная деятельность представляет собой создание или усовершенствование механизма системы управления организацией в соответствии с целями и задачами организационных систем, которые являются совокупностью структуры и алгоритмов функционирования ее составных элементов.
В социальных системах организационная деятельность выражается в виде следующих мероприятий: объединения людей в группы; интеграции деятельности членов коллектива организации (люди работают вместе, сообща); интеграции целей всех членов коллектива (люди работают для достижения общей цели).
В организационной деятельности выделяют субъектов и объектов организационной деятельности. Эти понятия являются относительными, а не абсолютными. Они выражают роль членов коллектива в разработке и принятии управленческих решений.
Субъект управления представляет собой управляющую подсистему в общей системе управления организации или отдельный ее элемент. Субъект организационной деятельности – это источник управляющего воздействия или лицо, принимающее решение (ЛПР). В теории организации лицо, принимающее решение, является понятием собирательным, поскольку это может быть не только один человек, но и группа, коллектив организации.
Объект управления представляет собой управляемую подсистему, это то, что подвергается управлению со стороны субъекта. Объект является преемником и исполнителем управляющего воздействия, представленного в виде набора функций или задач. В качестве объекта может выступать как человек, так и машина. Качественное состояние объекта управления зависит от управляющих воздействий со стороны субъекта управления.
Объектом организационной деятельности
являются организационная система или ее отдельные составные части. Объект организационной деятельности в рамках должностных обязанностей выполняет процедуры подготовки, согласования и исполнения решений, а также весь комплекс операций, относящихся к этим процедурам. Объект организационной деятельности получает задание, анализирует его, проводит специальную информационную работу, осуществляет исполнение поручения или заказа, передает выполненную работу заказчику или применяет ее в своей организации и т. п.
Субъектом организационной деятельности
выступают члены коллектива, оказывающие влияние на деятельность организации. В понимании субъекта управления организацией может выступать административно-управленческий аппарат. Именно его участие в организационной деятельности наиболее очевидно.
Субъекты организационной деятельности на уровне страны в РФ: Президент, Председатель Правительства, члены Совета Федерации и депутаты Государственной Думы, федеральные министры и т. д. Также субъектами организационной деятельности могут быть лидеры общественных объединений, неформальные лидеры, организационные комитеты, союзы и т. д.
Менеджер как субъект организационной деятельности должен обладать навыками анализа ситуации и представлять свое дело с выгодной стороны. В организационной деятельности особо важен творческий подход. Он позволяет существенно повысить результативность организационных изменений путем применения нетрадиционных методов при решении поставленных задач. Поэтому для его развития необходимо создавать в организации специальные условия, позволяющие осуществлять стимулирование именно за достижение высокого эффекта организационной деятельности.
49. Сущность самоуправления
Самоуправлени е представляет собой такой вид управления, при котором люди сами управляют собой. В узком смысле самоуправление понимается как управление, в ходе которого хозяйствующий субъект сам идентифицирует свои потребности, проводит анализ своих возможностей, сам мотивирует свое поведение (определяет стратегию и тактику), формулирует систему целей и в рамках ограниченных ресурсов и доступных способов делает выбор наилучшего варианта достижения поставленной цели. Выбор наилучшего варианта решения закрепляется соответствующим организационным решением.
Основа самоуправления в демократическом обществе – механизм народовластия. Данный механизм означает, что связь между управляющим и управляемым является неразрывной. Субъектом самоуправления выступают сами трудящиеся благодаря обобществлению средств производства. Представление самоуправления как цикла позволяет идентифицировать в его составе такие процессы, как организация, управление и самоорганизация. Это позволяет научно обосновать разделение функций руководства и делегирование власти в соответствии с тем, кто, на каком именно иерархическом уровне руководства и чем конкретно обязан заниматься в процессе организации и управления производством.
Сущность самоуправления раскрывается путем изучения его основных описаний.
Функциональное описание самоуправления.
Вообще, функциональное описание касается физиологии, динамизма анализируемой системы, помогает раскрыть взаимодействие происходящих в ней процессов в пределах функциональных циклов. Функционально весь цикл самоуправления состоит из неразрывно взаимосвязанных процессов организации, управления и самоорганизации. Следовательно, исходя из схемы взаимодействия и развития выше перечисленных процессов, функциональная структура системы самоуправления описывает связи функций органов самоуправления. Определенное конкретное соотношение и коммуникации связей данных органов управления, осуществляющих процессы организации, управления и самоорганизации, определяются предметом, иерархической ступенью и уровнем самоуправления в ней, а также количественным соотношением субъекта и объекта управления.
Информационное описание процесса самоуправления. Данное описание раскрывает механизм народовластия.
Так, важнейшими элементами механизма народовластия являются: социальная активность трудящихся; законодательные акты, общегосударственные решения, нормы и нормативы; принципы самоуправления (руководящая роль представительных органов, выбор основного, первоочередного звена, главного направления деятельности, совместные согласованные действия, сознательный, научно обоснованный отбор всего нового, прогрессивного, демократический централизм); методы самоуправления (авторитарно-организационные, в основе которых заложено волевое начало или, что то же самое, при наличии административного аппарата – административные, экономические и социальные); функции органов самоуправления; информационная структура системы самоуправления.
Морфологическое описание процесса самоуправления. Описание в данном контексте включает рассмотрение таких элементов, как представительные, государственные, общественные и административно-хозяйственные органы самоуправления (федеральные, республиканские (региональные), местные); творческий потенциал трудящихся; совокупность кадров руководящих органов самоуправления (руководителей) и хозяйствующих субъектов; морфологическая структура самоуправления.
50. Принципы самоуправления
Под самоуправлением в широком (общем) смысле понимают вид управления, при котором люди сами управляют собой; в узком смысле – управление, в процессе которого хозяйствующий субъект самостоятельно определяет свои потребности, цели, методы их достижения, состав необходимых ресурсов. Самоуправление позволяет компенсировать неохваченные области управления в случае недостаточно профессионального управления, инициировать развитие искусственного (формального) управления и организации. Самоуправление также может быть определено как автономное функционирование какой-либо социальной системы.
Оно обеспечивает потребность человека и организации в свободе, самовыражении, удовлетворение которой необходимо согласно пирамиде потребностей Маслоу.
Основные черты самоуправления. Самоуправление является всегда только конкретным. При самоуправлении иерархия подчинения или отсутствует, или выражена очень слабо (в отличие от вида формализованного управления). В процессе самоуправления осуществляются выбор целей, формирование сопутствующих им задач, разработка средств и методов их решения.
Для достижения высокой эффективности самоуправления необходимо соблюдать следующие его принципы.
Принцип вторичности. В соответствии с данным принципом самоуправление должно быть по своей роли вторичным процессом в организации после формализованного управления. Реализацию данного принципа можно осуществлять как для неформальных организаций, так и для юридических лиц. Так, применительно к неформальным организациям (например, к группам художников) самоуправление и самоорганизация выступают начальным элементом процесса их объединения. Однако дальнейшая их деятельность требует жесткой регламентации (порядка) в виде регламентов, инструкций, правил. Вообще, порядок предусматривает наличие системы управления, т. е. осуществления системы формализованного управления. Опыт показывает, что такое управление присутствует во всех существующих длительный период неформальных организациях. Самоуправление как часть творческого труда является эффективным только в рамках разрешенных сфер деятельности организаций. Именно поэтому руководитель должен сначала укреплять формализованное управление и по мере необходимости содействовать самоуправлению.
Принцип мягкой регламентации. В соответствии с данным принципом процесс самоуправления должен регламентироваться системой законодательных актов и положений только по ключевым элементам деятельности. А к ключевым элементам в данном контексте принято относить деятельность людей, связанную с международными нормами и ограничениями. Примером данной ситуации может служить то, что любая деятельность должна способствовать защите прав человека, получению финансовой прибыли и т. д. Именно поэтому стремление многих государственных чиновников подчинить неформальные процессы регламентации, как правило, редко давали положительные результаты (например, регламентация в изобразительном искусстве). Если самоуправление жестко регламентируется, то самоуправление перерождается в обычное управление с потерей ряда активизирующих деятельность потребностей и интересов.
Принцип сочетания управления и самоуправления. Данный принцип свидетельствует о том, что в любой организации формализованное управление и самоуправление должны обязательно сочетаться на каждом уровне и в каждой сфере управления. Это связано с тем, что для достижения взаимодействия между руководителем и подчиненным необходимо постоянно удовлетворять потребности и интересы как человека (работника), так и самой организации (общества).
51. Сущность самоорганизации
Самоорганизация является самостоятельным предметом исследования в теории организации вследствие преимуществ, сформированных в процессе ее функционирования. Самоорганизация неразрывно связана с самоуправлением. Рассмотрение самоорганизации может быть основано на различных подходах.
Самоорганизация как процесс представляет собой формирование, поддержание или ликвидацию совокупности действий, которые приводят к созданию устойчивых производственных и межличностных отношений в коллективе в результате свободного выбора принятых правил и процедур.
Самоорганизация как явление представляет собой комплекс элементов, используемых для реализации программы или цели. В качестве таких элементов могут рассматриваться неформальные структуры управления, участники этого процесса, ресурсы и т. д. Сущность самоорганизации может быть раскрыта путем рассмотрения ее характеристик.
Функциональное описание самоорганизации. Подобное описание процесса самоорганизации характеризует совокупность процессов, при помощи которых реализуется переход индивидуума или системы из низшего в высшее состояние. К этим процессам относятся самообучение, самовоспитание, изучение опыта, системный анализ и обобщение практики, исследование законов хозяйственного развития, нормализация (систематизация, классификация, унификация, типизация, стандартизация, нормирование).