Вопросы и задания для самоконтроля
1. Назовите три типа организации мыслительной деятельности человека.
2. Для чего предназначены принципы рационализации?
3. Какие критерии используют для оценки результативности изменений в организации?
4. Назовите этапы жизненного цикла, которые проходит материальная система организации.
5. На какие группы можно подразделить этапы жизненного цикла материальной системы организации?
6. На какие категории можно разделить принципы статической и динамической организации?
2.8. Проектирование организационных систем и формирование организационной структуры
2.8.1. Значение и факторы
Организационная структура представляет собой определенную упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности. Она создает условия для осуществления предприятием своей деятельности и достижения установленных целей.
Структура развивается и изменяется под воздействием особенностей стратегии предприятия, его внутренней сложности и изменений во внешней среде. Разнообразие структур усиливается при различиях в характере и сложности выпускаемых продуктов, в размерах, степени дифференциации и территориальном расположении предприятий. Например, на микропредприятиях выполнение функций требует такого ограниченного числа работников, что проблемы, как правило, связаны с личными особенностями руководителей, их организационными способностями, ответственным исполнением служебного долга.
Вместе с тем не следует полагать, что проблемы организационной структуры возникают только на очень крупных предприятиях. Надлежащая организация вертикальных и горизонтальных связей должна быть в случаях, когда между высшим руководством и рядовыми сотрудниками существует промежуточный руководящий состав, а также когда имеется определенное разделение труда. При всех условиях возникает проблема выбора типа организационной структуры, адекватного реальным требованиям внешней и внутренней среды, задачам удовлетворения потребительского спроса, технологического и социального развития, достижения экономически эффективных результатов.
Модификаций организационных структур в рамках их основных типов в реальных условиях может быть огромное множество. Функциональная структуризация – процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет конкретную задачу и обязанности. Создание функциональной структуры сводится к группировке персонала по задачам, которые они выполняют (производство, маркетинг, финансы и т. п.). Функциональная организация направлена на стимулирование качества и творческого начала, а также на стремление к экономии, обусловленной ростом масштабов производства товаров или услуг.
Вместе с тем поддержание взаимодействия между разными функциями предполагает разные сроки, цели и принципы, что затрудняет координацию деятельности и ее календарное планирование. Кроме того, функциональная ориентация связана с предпочтением стандартных задач, поощрением узко ограниченных перспектив и с отчетностью о результатах деятельности.
Функциональная структура не подходит для организаций с широкой номенклатурой продукции, а также для организаций, осуществляющих свою деятельность в широких международных масштабах, одновременно на нескольких рынках в странах с различным законодательством.
Логика этой формы – централизованно координируемая специализация. В ней трудно проследить вклад каждого элемента ресурсов по ценностной цепи в конечный результат и общую прибыльность организации.
Расширяющаяся диверсификация производства, резкое усложнение внутренних и внешних связей, динамизм внедрения технических новшеств, жесткая борьба за рынки сбыта продукции приводят к серьезным трудностям и во многих случаях совершенно исключают использование функциональных форм управления. В чистом виде функциональная структура практически не применяется. Она используется в тесном, органическом сочетании с линейной структурой (подобно функциональной структуре).
В процессе управления возникают конфликты из-за приоритетов, принятие решений задерживается, линии коммуникаций удлиняются, затрудняется осуществление контрольных функций. Поэтому построение организации осуществляется по линейно-функциональному признаку. К этому типу структур относятся те, которые сформированы либо по продуктовому, либо по территориальному признаку. Подобные структуры чаще используют крупные диверсифицированные корпорации, выпускающие широкую номенклатуру продукции для различных рынков. Наиболее типична для них продуктовая структура управления, при которой центральной штаб-квартире организации подчиняются специализированные по видам продукции отделения с самостоятельной хозяйственной деятельностью.
При дивизиональной структуре отделения могут быть специализированы и по рынкам сбыта. Отход от использования строго функциональных схем управления корпорациями в пользу дивизиональной, организованной по отделениям структуры достаточно отчетливо прослеживается по мере увеличения степени диверсификации производства.
Однако на практике проявляется определенная сдержанность в отношении децентрализации и устанавливаются ее допустимые пределы. Вызвано это тем, что стали отчетливо видны негативные стороны излишней свободы отделений и предприятий в выборе сфер производственной деятельности и принятии ответственных управленческих решений. Во многих случаях руководство корпораций теряет возможность контролировать производственно-хозяйственную деятельность отделений, возникают сложные информационные проблемы.
Дивизиональная форма может рассматриваться как соединение организационных звеньев, обслуживающих определенный рынок и управляемых централизованно. Логика дивизиональной формы заключается в сочетании автономности подразделений с центрально контролируемым процессом распределения ресурсов и оценки результатов. Хотя дивизиональные фирмы могут легко внедряться в смежные отрасли, существует опасность их чрезмерного расширения. Такие фирмы также подвержены опасности модификаций, нарушающих избранную логику функционирования организации.
Структурная реорганизация на основе продукта стала рассматриваться как выход из создавшегося положения. Такой подход допускает делегирование высшим управленческим звеном обширных полномочий по руководству производственной, сбытовой, вспомогательной и инженерной деятельностью, связанной с изготовлением конкретного продукта или ассортимента продуктов.
Структуризация по продукту становится объективно оправданной, если для предприятия важно координировать различные виды деятельности, связанные с производством какого-либо продукта. За счет такой структуризации достигается большая согласованность действий и улучшается обслуживание клиентуры. Если усилия в области сбыта и технического обеспечения имеют своей первоосновой промышленное производство, то кооперация этих двух функций с производственной деятельностью приобретает ключевое значение.
При структуризации по продукту ответственность за получение прибыли возлагается в основном на руководителей подразделений. Там, где руководители охватывают своим влиянием производственную, сбытовую, инженерную и вспомогательную деятельность, а также контролируют связанные с этим затраты, резко возрастают реальные условия достижения заранее намеченных целей.
Структурное деление по территориальному принципу – довольно распространенный метод структуризации физически рассредоточенных предприятий. Все виды деятельности предприятия на данной территории группируются и подчиняются его высшему руководителю.
Территориальная структуризация особенно привлекательна для больших фирм или предприятий, деятельность которых физически или пространственно диверсифицирована. Фирмы прибегают к данной форме в том случае, когда аналогичные деловые операции проводятся в различных географических регионах. Территориальная структуризация целесообразна, когда ее цель заключается как в поощрении участия локальных звеньев в процессе принятия решений, так и в экономии средств, достигаемой за счет локализации коммерческих операций предприятия. С точки зрения местных факторов использование территориальной организационной структуры приобретает некоторые дополнительные плюсы. Это вызывает создание новых рабочих мест для местного населения, не говоря уже об экономической выгоде, а именно снижении транспортных расходов, ренты, стоимости рабочей силы.
Преимущества территориальной организации сбытовой деятельности заключаются в основном в экономии средств и в высокой эффективности работы. Занимающийся этим персонал может уделять больше времени продаже товаров и сократить затраты на передвижение. Кроме того, будучи ближе к покупателям, он получает возможность лучше понять и удовлетворить их потребности. Близость к рынку позволяет этому персоналу изучить его требования и предпочтения и выяснить, какая рыночная стратегия будет иметь наибольшие шансы на успех. В крупных диверсифицированных компаниях появляются дивизиональные структуры смешанного типа, сочетающие как продуктовый, так и территориальный принципы построения.
2.8.2. Определение задач и этапов проектирования
Экономические причины выбора принципа структуризации связаны с издержками. Выбор района для размещения предприятий может быть сделан исходя из стремления снизить транспортные расходы. Правильное расположение складских помещений уменьшит затраты времени на доставку, что является немаловажным фактором, способным повлиять на получение заказов. Региональные отделения рассматриваются в качестве наилучшего места для приобретения начинающими руководителями необходимого опыта. Они как нельзя лучше подходят для того, чтобы молодые руководители в начальный период своей работы приобрели необходимый опыт, причем на той ступени организационной структуры, на которой это будет максимально полезно им при минимальном риске для компании.
Одна из заметных тенденций организационной перестройки предприятий в период перехода к рыночным отношениям состоит в существенном повышении самостоятельности отдельных звеньев структур управления и создании на этой основе дочерних фирм. Вокруг крупных предприятий формируется сеть небольших мобильных фирм, способных быстро перестраиваться применительно к изменяющемуся спросу. Благодаря этому происходит сближение предприятий – производителей продукции с потребительским сектором, ускоряются процессы реализации продукции.
Развивая эти процессы, необходимо учитывать сложившуюся в течение многих десятилетий производственную и организационную структуру многих крупных предприятий с выделением подразделений, имеющих полный и законченный производственный цикл. Такие структурные построения дают реальную возможность, с одной стороны, выделять самостоятельные хозяйствующие субъекты, ориентированные на определенных потребителей, и, с другой стороны, сохранять целостность производственно-технологического комплекса, общую направленность и профиль его деятельности.
Не менее значимой тенденцией становится выделение из структуры предприятий определенных организационных блоков, формирование на их основе независимых коммерческих организаций, которые используют имущество базового предприятия на основе заключения арендных договоров. Это же относится и к тем организациям, которые создаются вновь на независимой основе, без прошлой связи с базовым предприятием, но также берут в аренду имущество данного предприятия. С помощью периодической корректировки договоров аренды обеспечивается определенная координация деятельности вновь создаваемых организаций. Сохранение же права собственности за базовым предприятием дает возможность сохранять и развивать производственную систему в целом.
Та же цель достигается и когда расширение многообразия организационных структур достигается путем создания дочерних фирм в форме акционерных обществ или обществ с ограниченной ответственностью при условии, что контрольный пакет их акций или соответствующая доля в уставном капитале принадлежит базовому предприятию.
При использовании различных типов организационных структур все нарастающее значение приобретают коллегиальные формы работы. Это – комитеты, целевые рабочие группы, комиссии, советы, коллегии. Разумеется, эти формы не представляют собой какого-либо обособленного типа структуры. Они могут быть постоянными или временными, иметь неодинаковый статус, уровень предоставляемых полномочий и выполнять разные задачи в организации.
Коллегиальные органы нередко наделяются полномочиями принимать определенные решения, осуществлять руководство (или передавать полномочия по осуществлению руководства). Известна практика образования таких органов для выполнения совещательных функций, т. е. представления руководителю любого уровня своего обоснованного мнения по тому или иному вопросу.
2.8.3. Методы проектирования структур. Характеристика этапов реорганизации предприятия
Проектное управление – это управление комплексными, нерутинными видами деятельности в организации, которые требуют обеспечения непрерывного интегрирующего руководства в условиях строгих ограничений по затратам, срокам и качеству работ. Высокий уровень целенаправленного управления, необходимый для таких работ, не может, как правило, возникнуть из собственно традиционной линейно-функциональной структуры.
Принципиально важно предусмотреть механизмы, позволяющие разрешать межличностные, межгрупповые и межорганизационные конфликты, связанные с организацией взаимодействия вертикальных и горизонтальных систем управления.
Если в организации возникает необходимость разработать и осуществить проект комплексного характера, охватывающий, с одной стороны, решение широкого круга специализированных технических, экономических, социальных и иных вопросов и, с другой стороны, деятельность разных функциональных и линейных подразделений, прежде всего необходимо найти наиболее подходящую, эффективную организационную форму выполнения данной задачи.
Можно рассмотреть три варианта организации работ. Первый вариант: образовать целевую группу, поскольку действующая организационная структура, по общему признанию, не сможет справиться с новой комплексной задачей. Однако опыт показывает, что отдельно взятому новому органу как правило не удается решить задачу принятия общеорганизационных решений и осуществления планов действий в условиях его отчужденности от деятельности всех функциональных и линейных структур. Такой тип органов с распределенной властью и отсутствием специальной индивидуальной ответственности не подходит для принятия решений по комплексным проблемам.
Второй вариант: наделить полномочиями и ответственностью за решение различных частей комплексной задачи руководителя одного из функциональных отделов, не снимая с него других обязанностей. Однако здесь возникает проблема – для разрешения конфликтов, обеспечения координации и осуществления всех шагов и этапов работы требуется постоянное и существенное вовлечение в руководство проектом высшего звена управления. Такой подход, требующий постоянных вмешательств и в то же время ведущий к распылению ответственности, может быть разрушительным.
Третий вариант: выделить руководителя проекта с полной и неделимой властью над всеми сторонами деятельности по проекту. Основная идея состоит в передаче руководителю проекта полномочий и ответственности за планирование, оперативное управление, финансирование выполнения всех работ по проекту.
Применение различных вариантов в проектном управлении следует характеризовать как механизм преодоления недостатков и дополнения рычагов имеющейся структуры, а не как ее замену. Организационные конфликты, связанные с проектным управлением, неотделимы от организационных неувязок и нередко встречаются в линейно-функциональных организациях, поскольку проектная группа является подсистемой более крупной организации.
Организационные конфликты можно разделить на две частично пересекающиеся категории: конфликт, связанный с происходящими организационными изменениями; конфликт, связанный с концентрацией специалистов различных областей знаний на более или менее самостоятельной групповой деятельности, имеющей ограниченную продолжительность.
Конфликты чаще всего обусловлены тем, что введение проектного управления затрагивает иерархию полномочий и ответственности, организационные процедуры, специализацию подразделений, систему поощрения, единство руководства, объемы контроля, порядок распределения ресурсов и установление относительных приоритетов в организации.
Производственные цели ориентируются на межфункциональные требования, нарушаются сложившиеся коллективы в подразделениях, кадровое обеспечение имеет тенденцию к дублированию.
Основой решения возникающих проблем является, во-первых, межфункциональный подход и взаимное согласование решений. То есть, требуется общее участие в планировании и организации деятельности своих подразделений, которое ранее они осуществляли каждый в отдельности.
Во-вторых, поскольку проектное управление является сравнительно краткосрочным средством решения важных задач, то важно осуществлять контроль за выполнением конкретных целей.
В-третьих, важно, чтобы работы оценивались коллегиально, хотя это связано с большими трудностями, так как коллегиальный подход к контролю над деятельностью далеко не всегда успешен.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Назовите модификации организационных структур.
2. По каким признакам осуществляется построение организации?
3. Какие задачи и этапы существуют при проектировании и формировании организационных структур?
4. Почему при использовании различных типов организационных структур важное место и значение приобретают коллегиальные формы работы?
5. Как следует характеризовать применение различных вариантов в проектном управлении?
2.9. Развитие организаторской и организационно-управленческой мысли
Рассмотрение эволюции теоретических подходов к отдельным аспектам функционирования организации позволяет не только оценить вклад различных школ, теорий и отдельных исследователей, но и получить представление об основных составляющих реструктуризации на современном этапе и определить логику собственного исследования.
Проблемы организации ставились в рамках еще экономической теории, где существовала теория поведения фирмы. Но основное развитие теория организации получила уже после выделения специальной науки об управлении.
Экономисты-классики (А. Смит, Д. Рикардо, Дж. С. Милль) в своих работах использовали не организации, а хозяйствующих субъектов. В соответствии с неоклассической теорией организация стала выступать как "рыночный институт", поэтому период формирования ортодоксальной неоклассической теории организаций с конца XIX до первой трети XX в. считается первым этапом теории организаций.