Преимущества интервью состоят в том, что с его помощью можно получить более точную и глубокую информацию относительно мнения различных сотрудников. К недостаткам интервью можно отнести большие затраты времени и сил. Для получения объективной информации для проведения интервью целесообразно приглашать независимых экспертов или внешних консультантов.
По результатам оценки рабочих мест инспектор должен:
1) составить отчет, включающий:
а) введение – цель оценки рабочего места, порядок ее проведения, сроки и ответственные;
б) методы – какие были проведены встречи, с кем, были ли использованы опросники и конкретные формы интервью;
в) историю – описание целей, истории и структуры организации;
г) содержательную часть – перечень полученных фактов. Целесообразно формулировать полученные выводы в соответствии с ходом инспекции;
д) краткое описание выводов и предложений в отношении содержания анализируемой работы, рекомендации по ее изменению, модификации или обеспечению недостающими ресурсами;
е) приложения – подтверждающая информация, графики и схемы, статистические данные, конкретные результаты, на которые ссылаются в основном тексте отчета;
2) оценить ранг поста (рабочего места), соотнося различные рабочие места (должности) по следующим параметрам:
а) объем и специфика знаний, необходимых для реализации работы;
б) степень инициативности и полнота использования различных ресурсов для реализации работы;
в) комплексность работы, предполагающая особую трудность в формулировке суждений и принятии решений;
г) специфика функций управления данным рабочим местом (специалистом);
д) количество и особенности подчиненных (руководимых рабочих мест) с точки зрения их разносторонности, специфичности, алгоритмизируемости;
3) сформулировать рекомендации по совершенствованию рабочего места (конкретной должности) в целях обеспечения реализации возложенных на данного сотрудника функций.
По результатам оценки рабочих мест появляется возможность модифицировать те или иные аспекты рабочих функций, проводить мониторинг содержания труда и фиксировать проблемы реализации отдельных направлений работы еще до того, как они стали труднопреодолимыми .
На основе исследования результатов интервью для разных категорий сотрудников можно выделить и рекомендовать для использования четыре группы профессиональных качеств, коррелирующих с успешностью деятельности:
1) профессиональные качества:
а) общие профессиональные качества;
б) знания, умения, навыки, необходимые для выполнения операций (функций, задач), входящих в должностные обязанности;
2) деловые качества:
а) дисциплинированность, ответственность;
б) честность, добросовестность;
в) инициативность;
г) целеустремленность, настойчивость;
д) самостоятельность, решительность;
3) индивидуально-психологические и личностные качества:
а) мотивационная направленность;
б) уровень интеллектуального развития;
в) эмоциональная и нервно-психическая устойчивость;
г) особенности мыслительной деятельности, способность к обучению;
д) гибкость в общении, стиль межличностного поведения;
4) психофизиологические качества:
а) выносливость, работоспособность;
б) особенности внимания и памяти.
Приведенный список ориентировочный, при проведении интервью по конкретным видам деятельности и конкретным рабочим местам в список вносятся коррективы или при необходимости специально формируется новый перечень качеств .
3.4. Оценка личных качеств кандидатов – "ASSESSMENT"
Ассесмент-центр – это оценка компетенций участников посредством наблюдения их реального поведения в деловых играх. Внешне очень похоже на тренинг – участникам предлагаются деловые игры и задания, но их цель – не развитие умений и навыков, а равные для всех возможности проявить свои сильные и слабые стороны. В каждом задании за каждым участником закреплен эксперт. Он подробнейшим образом фиксирует поведение своего подопечного, которое относится к наблюдаемой компетенции.
Высокая точность оценок в ассесмент-центре обеспечивается целой системой процедур. Во-первых, игровые задания точно разработаны под конкретные компетенции и в идеале прошли процедуру валидизации. Во-вторых, на оценку каждой компетенции предлагается несколько заданий, что резко уменьшает шансы участника замаскировать реальный уровень их развития. В-третьих, у каждого участника в разных заданиях разные эксперты, это уменьшает действие субъективных факторов. Кроме того, игровые ситуации предлагаются разного формата – групповые дискуссии, парные игры, индивидуальные письменные задания, так что созданы условия, чтобы у каждого участника были максимальные возможности, чтобы проявить себя.
Еще несколько существенных деталей. Эксперт в своей оценке опирается на бланк наблюдений, где подробно описано, как разные уровни данной компетенции проявляются в данном задании. Кроме того, после каждого задания у эксперта есть несколько минут, чтобы задать участнику дополнительные вопросы о том, как он проявил себя в данной игровой ситуации, и как это соотносится с его реальными рабочими ситуациями.
Ассесмент-центр может продолжаться от полудня до 2 дней в зависимости от количества компетенций, которые необходимо оценить. Он может дополняться вспомогательными процедурами – тестированием, интервью по компетенциям, которые дают дополнительную информацию и повышают точность оценки.
При оценке руководителей топ-уровня оцениваются около 10 управленческих компетенций, поэтому и продолжительность проведения ассесмент-центра обычно составляет 2 дня. После его проведения эксперты тратят еще 1 день на согласование оценок, которые выставляются не как среднее арифметическое, а как результат обсуждения нюансов поведения каждого участника в каждом упражнении по каждой компетенции.
Ассесмент-центр рационально использовать как экономичный способ оценки руководителей высшего и среднего звена с целью выявления потребностей в обучении, оценки его эффективности, формирования кадрового резерва. В особо ответственных случаях его можно дополнить вспомогательными методами – тестами, интервью по компетенциям и глубинным психологическим интервью.
Проведение ассесмент-центров для руководителей обычно заказывают в консалтинговых компаниях. Крупные компании для экономии стараются создать внутренний центр оценки персонала, обучив сотрудников проведению ассесмент-центра. Прежде чем решиться на это, нужно оценить экономичность этого шага, так как специалисты по ассесмент-центру стоят дорого и обычно предпочитают работать в консалтинговых компаниях .
Глава 4. Принят новый работник
4.1. Введение в должность
На этом этапе работа службы персонала направлена не только на продолжение тестирования нового работника, но и на формирование у него таких важных качеств, как лояльность, ответственность, преданность коллективу и руководству, уважение к корпоративной культуре и т. п.
Введение работника в должность ? результат той работы, которая была проделана в период изучения, оценки и подбора кандидатов. Вместе с этим введению работника в должность предшествует соответствующее документальное сопровождение состоявшегося юридического факта. Последнее обусловлено требованиями законности и обоснованности формирования трудовых отношений, равно как направлено на защиту прав и законных интересов обеих сторон (работника и работодателя). Правильно оформить кадровые документы при приеме нового сотрудника – значит избежать множества проблем.
Согласно правилам трудового законодательства (ст. 68 ТК РФ) прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, который издается на основании заключенного трудового договора. При этом такой приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в 3-дневный срок со дня подписания трудового договора. Содержание приказа работодателя о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (распоряжения), чтобы обеспечить работнику реальную возможность контроля за оформлением его приема на работу. При отсутствии приказа работник вправе потребовать от работодателя его издания.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу в нем указываются следующие сведения.
1. Наименование организации (строго в соответствии с Уставом, положением о предприятии. Сокращенное наименование употребляется только в том случае, если оно зафиксировано в Уставе).
2. Код предприятия по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Этот код присваивается предприятию во время регистрации органами статистики. Если он вам неизвестен, о нем можно получить информацию у главного бухгалтера вашей организации.
3. Код формы документа по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации). На бланках унифицированных форм проставляется автоматически и служит для машинной обработки больших объемов документации.
4. Срок трудового договора (дата начала, для срочного трудового договора – дата окончания работы).
5. Фамилия, имя, отчество работника (в соответствии с паспортными данными).
6. Наименование структурного подразделения, профессия (должность) в соответствии со штатным расписанием предприятия, структурой и штатной численностью (для работников, имеющих право на льготную пенсию, – строго в соответствии с нормативными документами).
7. Испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу. "Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций шести месяцев..." (ст. 70 ТК РФ). Испытательный срок устанавливается работодателем однажды, при приеме на работу, и не может быть продлен по инициативе работодателя в период его прохождения работником.
При оформлении проекта приказа сотрудник отдела кадров проставляет месяц и год издания приказа. Нужно иметь в виду, что дата и номер приказа вписываются вручную после подписания приказа руководителем. Оптимальный вариант, когда дата приказа и дата приема работника на работу совпадают.
После оформления проекта приказа (распоряжения) о приеме работника (ов) на работу приказ визируется всеми заинтересованными лицами. Их состав зависит от структуры организации, это может быть:
1) руководитель кадровой службы;
2) отдел труда и заработной платы;
3) непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения, в которое работник поступает на работу);
4) работник бухгалтерии.
Последним непосредственно перед подписанием приказа руководителем свою визу ставит сотрудник юридической службы.
Проект приказа визируется на лицевой стороне первого экземпляра для того, чтобы подлинник хранился вместе с визами ответственных должностных лиц. Визирование проекта документа – это оценка его сущности, своевременности и целесообразности, а также соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Визирующая подпись ответственного должностного лица означает, что с точки зрения его компетенции в тексте данного документа не содержится никаких нарушений.
После визирования руководитель подписывает первый экземпляр приказа. Если бухгалтерия для оформления лицевого счета работника, а также предъявления документов различным проверочным комиссиям требует подлинник, а не копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, начальнику отдела кадров придется убедить руководителя предприятия подписывать два экземпляра приказа.
После подписания приказа руководителем сотрудник кадровой службы регистрирует приказ в журнале или картотеке регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. На практике из-за большого объема работы эта процедура часто выпадает из поля зрения сотрудников кадровых служб.
Затем необходимо заполнить на вновь принятого работника личную карточку (форма Т-2) и подшить подлинник приказа в дело. Через 5 дней после приема человека на работу на основании приказа о приеме делается запись в трудовой книжке.
Заверенные работником отдела кадров копии приказа (распоряжения) о приеме распределяются в следующем порядке:
1) первый экземпляр передается в бухгалтерию;
2) второй экземпляр подшивается в личное дело работника;
3) третий экземпляр – в дело "Приказы о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. Копии" с целью ведения информационно-справочной работы.
По требованию (письменному заявлению работника) работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).
Приказ должен быть доведен до сведения структурных подразделений работодателя. Именно приказ (а не трудовой договор) является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т. д.
Причем если ранее основанием для издания приказа (распоряжения) работодателя, как правило, являлось личное заявление работника, то в настоящий момент таким основанием может являться только заключенный трудовой договор.
Тщательный анализ норм ТК РФ показывает, что личное заявление работника о приеме его на работу юридического значения не имеет. Это не означает, что в одночасье нужно перечеркнуть сложившуюся десятилетиями практику оформления трудовых отношений. Работник может по-прежнему при поступлении на работу писать заявление о приеме его на работу, но следует помнить, что личное заявление о приеме на работу никак не влияет на процесс юридически правильного оформления трудовых отношений.
Заметим, что решение о приеме нового сотрудника может служить основанием для заведения на него личного дела. Соответственно специалист по работе с персоналом (кадровая служба) должен своевременно отреагировать на решение руководителя и не откладывать заключение с новым лицом трудового договора.
Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления на должность. В этой связи работник предупреждается, что после заключения с ним договора он должен предоставить в отдел кадров копии следующих документов:
1) паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
2) трудовой книжки (если новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, трудовую книжку оформляет первый работодатель);
3) страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (в отношении тех, кто вообще впервые выходит на работу, – то же правило, что и с трудовой книжкой);
4) документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;
5) документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).
Соответственно они и составят основу личного дела сотрудника.
При заключении трудового договора кадровый специалист под роспись знакомит принимаемого работника с локальными нормативными актами предприятия и другими документами:
1) коллективным договором и соглашениями (если они заключались);
2) правилами внутреннего трудового распорядка;
3) инструкцией по технике безопасности, противопожарной безопасности;
4) положением по охране труда;
5) положением о служебной, коммерческой тайне предприятия, перечнем сведений, содержащих служебную коммерческую тайну;
6) положением об оплате труда, о премировании работников;
7) положением об обработке персональных данных;
8) положением о структурном подразделении, в которое принимается работник;
9) должностной инструкцией. Заверенная работником отдела кадров копия должностной инструкции также под роспись выдается работнику на руки.
Во избежание споров целесообразнее всего составить отдельный акт об этом. Однако можно сделать и отметку об ознакомлении в приказе о приеме на работу. Но тогда такое ознакомление должно подтверждаться отдельной подписью работника. Иначе в последующем привлечь работника к ответственности за несоблюдение этих актов будет затруднительно.
В заключение отметим, что если работник впервые поступает на работу, работодатель должен выдать ему трудовую книжку и оформить пенсионное страховое свидетельство.
Вместе с тем процедура введения лица в должность не ограничивается его приемом на работу. Хотя одно неизбежно следует за другим. Введение в должность подразумевает первое знакомство работника с предстоящим ему "фронтом работ".
Отметим, что не существует универсального порядка передачи и приема дел. Соответствующий порядок предопределен образовательным уровнем кандидата, объемом производства, требованиями, предъявляемыми к занимаемой должности, должностными обязанностями и пр.
Вновь принятые работники или имевшие перерыв в работе более 6 месяцев, назначенные на новую должность, в зависимости от категории персонала получают право на самостоятельную работу после прохождения необходимых инструктажей по безопасности труда, обучения (стажировки) и проверки уровня профессиональной подготовки. Лица, допускаемые к работам, связанным с опасными, вредными и неблагоприятными производственными факторами, не должны иметь медицинских противопоказаний для выполнения этих работ.
Допуск к самостоятельной работе оформляется распорядительным документом руководителя организации или структурного подразделения. О допуске к самостоятельной работе оперативного руководителя должны быть уведомлены соответствующие оперативные службы и смежные организации, с которыми ведутся оперативные переговоры.
Действие допуска к самостоятельной работе лиц, для которых проверка знаний обязательна, сохраняется до срока очередной проверки и может быть прервана решением руководителя организации, структурного подразделения или органов государственного надзора при нарушении этими лицами норм и правил, которые они должны соблюдать согласно служебным обязанностям.
При перерыве в работе от 30 дней до 6 месяцев форму подготовки персонала для допуска к самостоятельной работе определяет руководитель организации или структурного подразделения с учетом уровня профессиональной подготовки работника, его опыта работы, служебных обязанностей и др. При этом в любых случаях должен быть проведен внеплановый инструктаж по безопасности труда.
Перед допуском персонала, имевшего длительный перерыв в работе, независимо от проводимых форм подготовки он должен быть ознакомлен:
1) с изменениями в оборудовании, схемах и режимах работы энергоустановок;
2) с изменениями в инструкциях;