5.3. Цель управления
Управляющие воздействия формируются для достижения заданной цели. Цель – это формализованное описание того желаемого состояния, достижение которого отождествляется в сознании руководителя с решением проблемы или задачи. Цель описывается в виде требуемого результата. Под результатом, в свою очередь, следует понимать специальную форму описания наиболее важных для руководителя характеристик исхода процесса управления.
Известны следующие близкие по смыслу определения цели управления:
• желаемое (требуемое) состояние или движение объекта или системы управления;
• сохранение или достижение желаемого или требуемого состояния системы;
• такое состояние объекта управления, которое удовлетворяет потребности управляемой системы;
• некоторый требуемый результат деятельности, моделирующий "желаемое состояние".
Наиболее общим является, на наш взгляд, определение цели как идеальное описание будущего желательного состояния объекта управления, учитывающее такие системные понятия, как состояние, движение, объект управления и система управления.
Из данных определений можно сделать вывод, что формирование целей является основополагающим исходным этапом управления. От правильно поставленной цели зависит эффективность конечного результата управления, в том числе качество принимаемых управленческих решений. В то же время сам процесс формирования целей использует методы принятия решений, как правило, в условиях высокой неопределенности, при этом в основе определения цели может лежать цель более высокого ранга и т. д. В большинстве практических случаев поэтому сложно, а иногда и нецелесообразно определять ту самую глобальную цель, лежащую в основе формирования всех частных целей, к которой должны стремиться государственные и социальные, экономические и промышленные, финансовые и другие системы управления. Обычно при формировании цели предполагают, что существует некто более высокого ранга, например, старший начальник, ставящий задачу или формулирующий свой замысел, на основании которых производится определение или уточнение цели управления.
К основным факторам, обусловливающим формирование цели, относятся:
• место и роль организации в общественной системе;
• характер социально-производственного потенциала;
• интересы собственников;
• интересы местных властей;
• интересы персонала;
• интересы потребителей.
Основными функциями целей являются: определение основных направлений развития; выражение предназначения организации; определение структуры организации; снижение неопределенности текущей деятельности; сплочение коллектива; создание критериев (выделения проблем; оценки результатов деятельности; контроля; материального и морального поощрения).
Определяя цели предстоящей деятельности, руководитель должен руководствоваться следующими требованиями, предъявляемыми к цели. Цели должны быть:
• конкретными – качественно и количественно определенными;
• реальными – достижимыми в данных условиях;
• гибкими – способными к трансформации в связи с меняющимися обстоятельствами;
• проверяемыми – позволяющими контролировать их достижение;
• известными – знакомыми членам коллектива и партнерам;
• признанными – разделяемыми большинством сотрудников;
• стимулирующими активные действия по их достижению – связанными с вознаграждениями.
В социальной организации всегда существует система целей организации, под которой следует понимать упорядоченную совокупность взаимосвязанных общих и специфических целей. В систему целей организации входят общие цели и специфические цели. Общие цели организации отражают концепцию развития организации в целом и важнейшие направления ее деятельности. К общим целям организации относятся миссия организации, которая формирует представление о предназначении организации, и общеорганизационные цели, которые раскрывают сущность миссии организации. Специфические цели конкретизируют общеорганизационные цели для подразделения в среднесрочном и краткосрочном периоде.
Таким образом, формирование целей – сложный процесс, зависящий от внешних и внутренних взаимодействий элементов системы управления. При этом цель может формироваться самой системой управления с учетом поставленных перед ней общих задач, возмущений окружающей среды и состояния объекта управления или задаваться извне.
При определении этапов формирования целей необходимо учитывать следующие две закономерности:
1. Зависимость цели от качества и количества информации, получаемой управляющей системой от объекта управления и окружающей среды. Здесь мы предполагаем, что цель формируется управляющей системой. Эта закономерность означает, что перед окончательным формированием цели необходимо детально изучить возможные пути развития объекта управления, предполагаемые воздействия окружающей среды, различные варианты будущих состояний объекта, их свойства и другие факторы. Чем глубже познание этих факторов, тем точнее формулируется цель управления.
2. Иерархичность цели, то есть возможность ее деления по уровням иерархии (в пространстве) и по этапам (во времени). Так как цель представляет собой желаемое будущее состояние объекта управления, которое характеризуется совокупностью свойств, имеющих иерархическую структуру, то цель также можно представить в виде совокупности частных целей (дерева целей), характеризующих желаемое состояние объекта управления. Кроме того, в процессе движения к поставленной цели объект проходит ряд промежуточных состояний, которые также можно представить в виде промежуточных целей (этапов).
Формирование целей неразрывно связано с выбором показателей и критериев эффективности управления (системы управления), которые необходимо обосновывать исходя из следующих рассуждений. Система будет удовлетворять своему назначению, если значения показателей эффективности будут лежать в области, определяемой выбранным критерием. Основное назначение системы управления – обеспечить движение объекта управления к поставленной цели. В соответствии с этим необходимо выбрать показатели, характеризующие движение объекта и цель управления. Движение объекта к поставленной цели будет неразрывно связано с функционированием системы управления и взаимодействием ее с окружающей средой, в первую очередь с потребляемыми ресурсами.
В дальнейшем, для обеспечения однозначного понимания, под целью будем понимать желаемое (требуемое) состояние объекта управления и элементов окружающей среды, на которые активно воздействует субъект управления, в желаемые моменты времени.
Как известно, управленческая деятельность как вид профессиональной деятельности реализуется последовательностью (и комбинацией) развертывающихся управленческих действий, каждое из которых направлено на решение своей частной задачи и приводит к реализации очередного "шага" на пути к достижению ее цели. Ее "вектор" образуют мотив и цель, которые определяют в конечном счете ее направление, а также состав условий, влияющих на ее выполнение. Основная структурная особенность управленческой деятельности заключается в том, что ее цель как феномен опережающего отражения управленческой действительности является одним из ее результатов, который определяет ее характер и содержание, в частности, способы действий (операции). Трансформируясь с каждым "шагом" в конкретную задачу, она играет роль высшего регулятора управленческой деятельности. Что касается влияния цели на сложность управленческой деятельности, то оно зависит, прежде всего, от того, насколько цель отдалена от объекта деятельности и тех средств, которыми располагает руководитель для ее реализации, а также от уровня владения ими.
Таким образом, цель как элемент управленческой деятельности определяет в рамках вектора "мотив – цель" то, какой именно должна быть деятельность, исходящая из конкретного мотива, который, в свою очередь, побуждает субъект деятельности к постановке цели и действиям по ее достижению. Важную роль в структуре управленческой деятельности теория труда отводит такому ее элементу, как операция, которая по своей сущности является законченным действием, приводящим к решению определенной задачи (изменению состояния управляемого объекта), а по содержанию – способом выполнения управленческих действий. Операция раскрывает техническую сторону выполнения действий, при этом ее характер зависит от условий, в которых совершается действие.
В дальнейшем мы будем рассматривать управленческую деятельность с точки зрения управления организациями. Соответственно этому под управленческой деятельностью будем понимать целенаправленную деятельность органов управления и должностных лиц по обслуживанию реализации целей и функций управления, обеспечению подготовки и проведению в жизнь управленческих решений и действий. Очевидно, что деятельность органов управления и должностных лиц тогда примет желаемые результаты, когда она будет соответствующим образом организована.
Важно понимать, что объектом приложения управленческой деятельности при управлении организациями является управление их деятельностью с определенными целями в различных условиях. К управлению деятельностью организации в широком его понимании относится выполнение органами управления и должностными лицами всех его функций. Соответственно деятельность персонала органов управления, занятого выполнением любой функции управления, должна считаться управленческой независимо от его характера и содержания.
Сущность управленческой деятельности заключается в выполнении руководителями, администрацией и службами соответствующих управленческих функций (общих, частных, специальных и др.) в процессе управления организациями.
5.4. Процесс, этапы, задачи и функции управления
По своему содержанию управленческая деятельность представляет собой совокупность осуществляемых отдельными должностными лицами или органами управления умственных операций, управляющих и контрольных действий, состав которых зависит от того, на каком этапе процесса управления выполняется та или иная функция управления и какие управленческие задачи при этом решаются. Таким образом, можно утверждать, что содержание управленческой деятельности определяется соответствующими функциями управления и характером решаемых управленческих задач.
В связи с вышеизложенным отметим, что наряду с такими основополагающими понятиями, как управление и цель, в дальнейшем будем использовать ряд дополнительных понятий, обеспечивающих систематизацию управления социальными организациями. К таким понятиям относятся процесс, этап, задача и функция управления. Данные понятия в различных работах трактуются по-разному, поэтому предлагаем один из возможных вариантов понятийного аппарата.
Процесс (от лат. processus – продвижение) – совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата. Таким образом, процесс управления – совокупность последовательных действий для достижения результатов управления.
Расчленяя процесс управления на отдельные элементы (совокупности действий, направленных на достижение промежуточных целей управления), его можно представить в виде последовательно меняющих друг друга этапов, в рамках которых реализуются конкретные функции управления.
Этап (от франц. etape – промежуток времени, отмеченный каким-либо событием) – часть процесса управления, завершающаяся достижением поставленной промежуточной цели за конечный интервал времени. Этапы управления – совокупность взаимосвязанных, логически обусловленных управленческих действий, характеризующихся определенными задачами и составом участников и обеспечивающих достижение промежуточной и конкретной цели. Этапы образуют последовательность, при которой завершение предыдущего этапа создает предпосылки для более эффективного выполнения последующего этапа с более совершенной целью, приближающейся к конечной цели управления. Этапы могут перекрываться во времени, поэтому общая продолжительность всего цикла управления, включающего периоды однократного выполнения всех этапов процесса управления, может быть не равна суммарной длительности этапов. В то же время ни один из предшествующих этапов не может закончиться позже, чем последующий этап процесса управления. Этапы включают отдельные операции или работы, которые могут выполняться последовательно и параллельно. Для каждой работы на основе общей цели управления формируется частная цель, как правило, с конкретными количественными характеристиками желаемого результата и срока его достижения. Такую конкретную цель с дополнительными количественными характеристиками желаемого промежуточного результата называют задачей управления.
Таким образом, процесс управления деятельностью организации находит свое выражение в реализации определенных этапов управления, позволяющих в совокупности осуществлять управляющее воздействие и создавать необходимые условия для решения задач организации. Выполняемые в определенной последовательности, они образуют процесс управления, состоящий из нескольких этапов.
По современным представлениям выделяются следующие основные этапы процесса управления, на которых реализуются соответствующие функции управления:
• анализ и оценка управленческой ситуации;
• определение цели и задач предстоящей деятельности;
• сбор информации и оценка обстановки;
• выработка и принятие управленческого решения о выборе наиболее рационального способа достижения поставленной цели;
• планирование предстоящих действий в соответствии с принятым решением;
• организация выполнения принятых решений и планов;
• непосредственное руководство исполнителями в ходе практической деятельности;
• контроль результатов выполнения принятого решения подчиненными исполнителями, выработка при необходимости корректирующего управляющего воздействия;
• оценка эффективности процесса управления;
• подведение итогов и оценка деятельности персонала.
Выделение этих этапов и указанная их последовательность в значительной мере условны, однако дают общее представление о содержании процесса социального управления как целенаправленного воздействия субъекта управления на управляемую систему для достижения определенных управленческих целей.
Достаточно близким к большинству из вышеизложенных понятий является понятие функции управления.
Функция (от лат. functio – исполнение, осуществление) – деятельность, обязанность, работа, внешнее проявление свойства какого-либо объекта в данной системе отношений, роль, которую выполняют определенные составляющие по отношению к целому. В соответствии с этим процесс управления деятельностью организации находит свое выражение в реализации определенных функций управления – направлениях управленческой деятельности, позволяющих в совокупности осуществлять управляющее воздействие и создавать необходимые условия для решения задач организации и достижения поставленной цели. Выполняемые в определенной последовательности, они образуют управленческий этап, состоящий из нескольких фаз, работ и операций. Таким образом, функции управления – это обобщающее понятие, и в зависимости от рассматриваемой последовательности действий под функцией управления можно понимать весь реализуемый процесс управления или отдельные его этапы и работы. Функции управления характеризуются видом и объемом входной, выходной и обрабатываемой информации и реализуются с использованием специальных устройств в технических системах или с помощью постоянно или временно создаваемых функциональных подразделений в организационных системах управления.
Функциональная структура управленческой деятельности определяет состав и отношения между функциями. Функции являются механизмами процесса разделения деятельности органа управления на взаимосвязанные части, совокупность которых представляет единое целое – процесс управленческой деятельности.
Как известно, в теории управления в качестве общих функций управления выделяются функции планирования, организации, руководства и контроля (рис. 1.6).
Рис 1.6. Общие функции управления
Однако нельзя не подчеркнуть, что общие функции управления потому и называются общими, что они в общем случае проявляются, как правило, обязательно при выполнении любых более или менее самостоятельных управленческих действий и не могут претендовать на строгую последовательность или подчиненность, так как при выполнении каждой из перечисленных функций проявляются остальные общие функции.
Планирование является важнейшей функцией управления, определяющей задачи, наиболее эффективные методы и средства, сроки выполнения поставленных задач, а также исполнителей. Существует множество определений функции планирования, каждое из которых справедливо для определенной сферы применения (государственной, экономической, производственной, социальной и т. д.). Вместе с тем все они согласуются с единым общим определением планирования как функции, в соответствии с которым планирование состоит в определении и ранжировании по важности для выполняемой задачи целей и задач деятельности определенного периода времени, в разработке сбалансированных по необходимым затратам и наличным ресурсам планов действий для их достижения и определении ответственности за исполнение.
Функция организации на практике не является столь однозначной, как планирование, так как она может рассматриваться в двух аспектах. Во-первых, как функция формирования дееспособной системы управления (совокупности органов управления, различных должностных лиц и определенного порядка их взаимодействия) и обеспечения ее деятельности необходимыми силами и средствами; при этом она обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности организаций на всех иерархических уровнях. Именно с такой точки зрения мы должны подходить к изучению организации управленческой деятельности. Во-вторых, как функция организации выполнения принятых решений и планов; в этом случае она следует за функцией планирования.
Независимо от последовательности осуществления функций организации и планирования в любых условиях они должны предшествовать выполнению функции руководства.