Вопрос № 1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельности, которые я выбрал и положил в основу плана распределения времени?
Когда вы сталкиваетесь с очередной задачей, спросите себя: является ли она частью того вида деятельности, который вы запланировали, – например, изучение основ инвестирования или поиск дополнительной работы. Если это так, вы можете рассмотреть возможность ее выполнения. Если нет, вспомните, что вы тщательно выбирали определенные виды деятельности в соответствии с вашими стратегическими целями. Вы подорвете свои же усилия, если возьметесь за дополнительные задачи, которые не являются частью общего плана вашей жизни.
Например, ваш сосед просит вас на добровольной и безвозмездной основе организовать сбор денег на благоустройство местного парка, сквера или дворовой площадки. Если ваша стратегическая цель – участие в общественной жизни своего микрорайона или в местном самоуправлении, и в своем плане распределения времени вы выделили отдельную зону времени для участия в общественных работах и мероприятиях, тогда вы можете обдумать возможность выполнения этой задачи. Помните, в этот момент вы еще не собираетесь планировать выполнение этой задачи. Вы только пропустили ее через первый круг проверок, чтобы понять, заслуживает ли она вообще дальнейшего рассмотрения.
Задача этапа сортировки – определить, относится ли данная конкретная задача к одному из видов деятельности, включенных в ваш план распределения времени, и если относится, то к какому именно. Предположим, по субботам вы выделили определенное время в середине дня, чтобы посвятить его семье. В среду, когда ваш сын спрашивает вас: "Ты можешь взять меня с собой, когда пойдешь за покупками, чтобы купить мне кроссовки для футбола?", вы знаете, что в плане распределения времени у вас есть особое время, отведенное для этого вида задач. Или, например, ваша подруга Дженни звонит вам и хочет встретиться и пообщаться с вами. Вы знаете, что для встреч с друзьями у вас выделено время по понедельникам вечером, и поэтому спросите ее, какие у нее планы на вечер в следующий понедельник.
Каждый раз, когда вы думаете о том, что хотели бы сделать, или если кто-нибудь обращается к вам с просьбой, проводите в уме эту простую проверку – к какой из выделенных вами в плане зон деятельности относится эта задача? Если она относится к одной из таких зон деятельности, от нее зависит и достижение одной или нескольких ваших стратегических целей.
А сейчас не беспокойтесь о том, будете ли вы приступать к выполнению рассматриваемой вами задачи или нет. Все, что от вас требуется на этой стадии, – оценить, где в вашем плане распределения времени найдется для нее место.
Если задача не относится ни к одному из выбранных вами видов деятельности, она, скорее всего, не служит достижению ни одной из ваших стратегических целей и поэтому не заслуживает того, чтобы браться за ее выполнение. Иногда задача может помочь вам в достижении ваших целей, но не относится к выбранным вами видам деятельности. Предположим, что брокер, управляющий вашим инвестиционным портфелем акций, посоветовал вам принять участие в семинаре по фондовому рынку, чтобы научиться играть на фондовой бирже. Вы поставили себе цель добиться финансового благополучия, и самостоятельные операции на фондовом рынке могут помочь вам в достижении этой цели, но в текущем году в области финансов в качестве конкретных видов деятельности вы выбрали мероприятия по возврату долгов, финансовое планирование и сокращение расходов, чтобы оставаться в рамках бюджета. По крайней мере, в этот период в вашем плане распределения времени нет места для обучения игре на бирже и для постоянного наблюдения за рынком акций, поэтому откажитесь от этой возможности. Затем, например, кто-то предлагает вам хорошо оплачиваемую работу в свободное от основной работы время. Поскольку один из видов вашей деятельности в текущем году – возврат долгов, а дополнительный заработок поможет вам в этом, вы решаете рассмотреть возможность выполнения этой задачи. Теперь вам нужно определить, сколько времени для этого потребуется.
Вопрос № 2. Сколько времени мне потребуется для выполнения задачи?
Многие люди никогда не задают себе этот вопрос. Или, возможно, они спрашивают себя, но не знают, как точно оценить время, необходимое для выполнения того или иного дела. Для выполнения одних задач требуется тридцать минут, а на иные нужно потратить пять часов, – и если вы способны точно определить время, необходимое для их выполнения, вы сможете реалистично оценить, сможете ли вы выполнить эту задачу или нет.
Постарайтесь быть точным, производя оценку необходимого времени. Многие из нас страдают своего рода словесными судорогами, постоянно произнося: "Это займет у меня две минуты", – независимо от того, идет ли речь о том, чтобы одеться, сделать звонок по телефону или сбегать в магазин, и это влияет на наши представления о времени. Если вы бросите эту привычку и начнете обращать внимание на то, сколько времени вам реально требуется для того или иного дела, вы обнаружите, что вам станет намного легче браться за все, что вы собираетесь сделать.
Более того, вам нужно начать просить других людей уточнять, сколько вашего времени им потребуется, когда они просят вас о чем-либо. Если ваш коллега заявляет, что он хочет поговорить с вами о новом рабочем мероприятии, узнайте, будет ли это пятиминутный разговор или получасовая беседа. Люди будут уважать вас за такую установку четких ограничений во времени, и, возможно, даже будут больше ценить собственное время, – и никто больше не спросит вас: "У тебя есть минутка?.."
Если вы постоянно ошибаетесь в расчетах требуемого для выполнения задачи времени, вы обнаружите, что всегда берете на себя больше, чем можете сделать, и это наполняет вашу жизнь постоянными стрессами. С другой стороны, неверная оценка времени может также заставить вас уклоняться от выполнения поставленных задач.
Например, в доме Бетти сломался измельчитель мусора и не работал уже восемь месяцев. Она была уверена, что ей нужно просто его наладить, что займет не более пятнадцати минут, и была смущена тем, что так долго откладывала столь простое дело. Приступая к процедуре сортировки задач, мы сделали следующие расчеты:
СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ТРЕБУЕТСЯ ДЛЯ РЕМОНТА ИЗМЕЛЬЧИТЕЛЯ МУСОРА?
135 минут делим на 60 минут = 2 часа 15 минут
Эта задача была вовсе не пятнадцатиминутным делом, и где-то в глубине души Бетти знала это, несмотря на то, что она никогда не пыталась подсчитать это время! Именно поэтому она не приступала к этому делу восемь месяцев. Итак, ей пришлось выделить на завершение этой работы более двух часов.
Когда вы привыкнете точно оценивать время работы над задачей, вы будете менее расположены откладывать ее выполнение. Как только вы знаете, сколько времени требуется на выполнение задачи, даже если это большой проект, она будет выглядеть вполне выполнимой.
Оценка и расчет времени
Точный расчет времени, необходимого для выполнения задач, не является неким сверхъестественным даром. Этим навыком может овладеть каждый. Для этого может потребоваться от двух недель до одного месяца практики, но, несомненно, вы можете научиться этому. И, возможно, этот навык – самый важный навык из всего, чем вас вооружит тайм-менеджмент.
Вы можете подумать, что тратить время на то, чтобы вычислять, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи – это уже слишком, но этот навык поистине является одним из главных секретов тех, кто успешно управляет своим временем. Я знаю одну жительницу Манхеттена, которая подсчитала, что ей требуется одна минута, чтобы пройти один квартал между улицами и три минуты, чтобы пройти квартал между авеню, – таким образом, она могла быстро вычислять с точностью до минуты, сколько времени ей требуется, чтобы пешком дойти от одного места города до другого. Она никогда не опаздывала, даже когда у нее не было часов. Знание этих простых цифр всегда будет помогать ей не опаздывать и чувствовать себя уверенно.
Некоторые люди сопротивляются необходимости проводить такие вычисления. Они боятся, что при попытке честно проверить, сколько времени им потребуется для выполнения своих задач, они поймут, что у них нет достаточного времени, чтобы сделать все, что они наметили. Отвечаю: планирование и управление временем – это решение математического уравнения. Если вы заранее пренебрегаете истиной, вы окажетесь пойманными в ловушку реальности, не выполнив те важные задачи, к которым вы на самом деле хотели приступить. Если вы знаете, что вам предстоит, вы можете планировать свое расписание соответственно.
Учет личного времени
Один из способов научиться рассчитывать время – фиксировать время выполнения своих повседневных задач. Отслеживайте и отмечайте в своем органайзере все, чем вы занимаетесь на протяжении дня. Обращайте внимание, сколько времени вам требуется, чтобы убрать стол после еды, написать еженедельный отчет о работе или просмотреть газету. Если вы никогда не выполняли такую работу, вы можете оценить необходимое для ее завершения время, основываясь на том, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы сделать нечто подобное. У моего брата Стива было десять недель, чтобы подготовиться к защите диссертации на ученом совете, – к экзамену, который он никогда прежде не сдавал. За годы учебы в институте он узнал, что может тщательно изучить и хорошо запомнить около десяти страниц учебного материала за день. Используя эту цифру в качестве ориентира, он рассчитал и спланировал свой график учебы.
СТИВ: РАСЧЕТ ГРАФИКА УЧЕБЫ
420 страниц материала по 10 страниц в день = = 42 учебных дня;
42 учебных дня по 6 учебных дней в неделю = 7 недель
Благодаря этим расчетам он увидел, что ему потребуется 7 недель, чтобы пройти весь материал один раз. Затем у него будет еще три недели, чтобы повторить пройденное или подробнее изучить трудные места. Этот расчет ослабил его напряжение перед защитой и дал ему четкое расписание работы.
Вам не всегда нужно быть столь детальным в своих расчетах, но когда вы сталкиваетесь с большими и сложными задачами, способность производить вычисления необходимого времени может оказаться очень полезной.
Следующее упражнение поможет вам научиться точнее оценивать это время. В течение всей следующей недели, составив список задач в вашем органайзере, слева от каждой задачи укажите, сколько времени, по вашему мнению, займет у вас ее выполнение. Например, ваш список может выглядеть таким образом:
Затем, когда вы будете выполнять каждую задачу, засеките время и запишите справа, сколько времени вам понадобилось для ее завершения. В конце дня ваш список может выглядеть так:
Насколько точными оказались ваши оценки? Большинство моих клиентов бывают шокированы тем, насколько больше времени им в действительности требуется для выполнения своих дел, в сравнении с тем, на которое они рассчитывали. Кроме того, временами они бывают удивлены, видя, что задача, внушавшая им благоговейный трепет и поражавшая своими предполагаемыми размерами и затратами времени, оказывалась завершенной намного быстрее, чем они могли себе представить.
Необходимость отмечать предполагаемое время для завершения каждой задачи может сначала показаться вам обременительной и неестественной, но вам не обязательно всегда быть столь же подробными в своих расчетах. Когда у вас за спиной будет некоторый опыт, вы будете помнить, сколько времени у вас отнимает то или иное дело. У вас выработается интуитивное ощущение и знание того, сколько телефонных звонков вы сможете сделать утром за полчаса, или сколько времени вам необходимо, чтобы еженедельно оплачивать счета. После двух-трех недель напряженной работы вам уже не потребуется оценивать время на выполнение тех задач в вашем списке дел, на которые у вас на самом деле уходит не более пяти минут.
Тем не менее, даже после того как вы научились точно оценивать требуемое вам время, пользуйтесь своими навыками оценки времени, управляя большими проектами или в периоды большого напряжения сил, когда вы должны вместить большое количество задач в узкие временные рамки.
Чем больше вы практикуетесь, тем точнее вы будете оценивать, сколько времени вам необходимо для выполнения того или иного дела. Но имейте в виду: существуют факторы, которые могут опрокинуть все ваши расчеты, и один из них – ваша неспособность оставаться сконцентрированным на выполнении одной конкретной задачи в определенный промежуток времени.
Научитесь не отвлекаться
Люди, которые постоянно прерываются и теряют концентрацию, приступив к выполнению задачи, часто сталкиваются с большими трудностями при оценке необходимого для ее выполнения времени. Предположим, что в девять часов утра вы садитесь за стол, чтобы подготовиться к докладу на предстоящем совещании. В течение следующих двух часов, работая над докладом, вы отвечаете на пять телефонных звонков, сами звоните десять раз, отвечаете на двенадцать писем, пришедших вам за это время по электронной почте и успеваете побеседовать с тремя случайными посетителями. В четыре часа дня вы заканчиваете подготовку к докладу, но не имеете ни малейшего представления о том, сколько же времени вам для этого потребовалось.
Некоторым людям удается легко завершать свои дела вовремя, несмотря на подобные помехи, потому что они способны работать в многозадачном режиме (делать два или более дел одновременно) и быстро переключаться с одного на другое. Для большинства же людей, однако, работа в таком беспорядочном режиме мешает возвращаться обратно в рабочий ритм, из-за чего часто страдают производительность и качество их работы. Кроме того, вычисление времени, необходимого для реализации очередной задачи, становится сложным делом, поскольку сегодня вы можете отвлечься десять раз и сделать десять перерывов, а на следующий день – тридцать раз.
Если это характерно для вас, вам необходимо развивать терпение и выработать в себе привычку к концентрации. Начните с выделения определенных интервалов времени для выполнения отдельных задач и ограничивайте в это время паузы, перерывы и возможные помехи. Включите автоответчик, не обращайте внимания на приходящие по электронной почте письма и скажите нежданным посетителям, что поговорите с ними позже. Если вы замечаете, что часто пытаетесь делать несколько дел одновременно или постоянно вскакиваете, чтобы в очередной раз позвонить по телефону или потянуться, попытайтесь игнорировать эти побуждения и оставаться сосредоточенным на одном деле хотя бы в течение пятнадцати минут. Проделывайте это несколько раз в день на протяжении одной недели. Затем постарайтесь оставаться сосредоточенным в течение тридцати минут без перерыва, затем – в течение сорока пяти минут, и в конечном итоге, если сможете, доведите это время до одного часа.
Это приведет к огромным и многообещающим переменам в вашем поведении. Как только вы увеличите время непрерывной концентрации на выполнении конкретной задачи (будь это пятнадцать, тридцать, сорок пять или шестьдесят минут), ваша продуктивность значительно повысится. Вы сможете разбить все свои задачи на части, требующие удобной вам продолжительности выполнения и наслаждаться чувством удовлетворения от завершения задачи, которого вы никогда прежде не испытывали.
Скрытые затраты времени
Другая причина, по которой люди неверно оценивают требуемое для выполнения задач время, состоит в том, что они не обращают внимания на скрытые затраты времени. Эмили – писательница-романист, и ее задачей было писать каждое утро в течение трех часов. По утрам она отводила для этого три часа своего времени. С точки зрения логики, этого было вполне достаточно; однако, изо дня в день ей удавалось выполнить объем работы, требовавший только двух часов времени. Внимательнее присмотревшись к своим привычкам включаться в работу, Эмили поняла, что ей требовалось около часа, чтобы настроиться, сосредоточиться на теме и "войти в образ". В это время она просматривала газеты, пила кофе и собиралась с мыслями. Если она пропускала этот шаг, все, что выходило затем из-под ее пера, было отвратительным. Ей пришлось смириться с тем, что этап "настройки" был частью ее творческого процесса. Чтобы продуктивно писать в течение трех часов, Эмили необходимо было планировать четыре часа работы. Чтобы точно рассчитать, сколько времени ей потребуется для написания романа, она должна была учесть это "переходное" время.
Когда вы определяете время, которое займет у вас выполнение того или иного дела, учитывайте не только чистое время для выполнения самой задачи. Вот некоторые из тех факторов, на которые обычно не обращают внимания при оценке времени, и которые могут оказать существенное влияние на ваши расчеты.
ВРЕМЯ НА ПЕРЕДВИЖЕНИЕ, ТУДА И ОБРАТНО. Люди, которые не учитывают этот фактор, в 10 часов утра входят в здание бизнес-центра, чтобы успеть на деловую встречу, назначенную на 10 часов утра. Затем они нервно переминаются с ноги на ногу в ожидании лифта, стискивают зубы, пока лифт при подъеме останавливается на каждом этаже, выходят из него и не могут найти нужный кабинет, – и они могут поклясться, что весь мир ополчился сейчас против них. Если это вам знакомо, вы можете впредь избегать этих напряженных ситуаций, приучившись принимать во внимание время на передвижение к месту встречи. Поедете ли вы на встречу в "час пик" или в относительно спокойное время? Будете ли вы пользоваться общественным транспортом? Насколько надежно выбранное вами средство передвижения? Есть ли в этом здании лифт или вам придется подниматься по лестнице? Учитывайте все возможные затруднения, которые могут замедлить ваше передвижение, и оставьте для них время.