ВРЕМЯ НА ПОДГОТОВКУ. Вспомните о Бетти и ее измельчителе мусора. Его ремонт и в самом деле был делом пятнадцати минут, но поиск необходимых материалов – инструкции по эксплуатации и ремонту, винта нужного размера и отвертки – значительно увеличил время выполнения задачи. Рассчитывая время выполнения задачи, учтите время, необходимое для поиска или сбора материалов. Нужно ли вам подготовиться к выполнению проекта (например, сначала прочитать инструкцию)? Придется ли вам переодеваться (например, для работы на улице)?
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ И ВРЕМЯ НА ИСПРАВЛЕНИЕ. Наихудшее время для вычитки корректуры книги – это когда вы стоите перед кассой магазина, а за вами – очередь раздраженных людей. Давление мешает вам внимательно читать корректуру, но многие люди оказываются именно в таком положении, потому что не учитывают время для получения обратной связи и время на возможные исправления. Не понадобится ли вам проконсультироваться с другими людьми, прежде чем идти дальше? Сколько времени вам потребуется, чтобы повторно проверить факты, отредактировать текст и навести лоск? Нужно ли вам ждать прихода начальника, чтобы подписать корректуру, прежде чем отправить ее в печать? Зарезервируйте время для этих важных этапов работы и снимите с себя напряжение.
ВРЕМЯ НА РАЗМЫШЛЕНИЕ. Некоторые задачи требуют времени на обдумывание. Подобно писательнице Эмили, вам, возможно, надо собраться с мыслями, прежде чем начать, или такое время может понадобиться вам в процессе реализации проекта. Оставить то, что вы написали, и вернуться к этому днем позже может помочь вам свежим взглядом посмотреть на вещи. Трудные и ответственные решения (например, решения о крупных покупках), могут стать легче, если вы возьмете время на раздумье. Это время для размышлений вы должны учесть в своем расписании.
ВРЕМЯ НА ЗАВЕРШЕНИЕ ИЛИ СВОРАЧИВАНИЕ ДЕЛА. Представьте себя сидящим в середине комнаты в окружении сотен фотографий, которые вы вытащили, чтобы разложить и упорядочить их. Уже пришло время для других дел, а вам необходимо по меньшей мере еще полчаса, чтобы убрать их, не смешав кипы уже разобранных фотографий друг с другом. Проблема в том, что вы не учитывали время на завершение задачи, а оно особенно важно, когда вы приступаете к большому проекту, который нельзя закончить в один присест. Даже если завершение задачи требует нескольких минут, отведя для него время, вы в значительной степени снимите с себя напряжение.
ВРЕМЯ НА ОТДЫХ. Часто люди столь страстно желают закончить дело, что заставляют себя работать несколько часов подряд без перерыва. Но оставаться в одном положении или концентрироваться на одном деле в течение длительного времени – изнурительно, и в долгосрочной перспективе может значительно снизиться продуктивность вашей работы. Очень важно регулярно делать перерывы, чтобы прогуляться, размяться и отдохнуть. Учтите в вашем расписании время для этого, а также время, чтобы поесть или выпить чашку чая.
Расчет времени для этих неявных, но необходимых дел может освободить вас от многих проблем. Очень полезно отдавать себе отчет, что иногда в работе возникают неожиданные препятствия или трудности, и вы отстаете или опаздываете. Решение этой проблемы состоит в том, чтобы создавать в своем расписании "буферы" времени. Даже если вы уверены, что зимой на расчистку дорожки к дому вам потребуется пятнадцать минут, добавьте к этому времени еще пару минут на случай, если вам понадобится немного больше времени, – может быть, снега выпало больше, чем обычно. Этот резерв времени поможет вам не опаздывать на работу. И если вы собираетесь делать дело в такое время дня, когда вам, скорее всего, придется отвлекаться, или если рядом с вами есть дети, создайте достаточный резерв времени, чтобы одна-две паузы или заминки не привели к срыву всего вашего расписания. Когда вы сомневаетесь, какой именно резерв времени создать, добавьте 20 % к отведенному на выполнение задачи времени.
Как только вы научитесь спрашивать себя, сколько времени займет у вас выполнение того или иного дела – и сможете делать реалистичные расчеты, – вы увидите, что и в самом деле должны сделать очень многое. Но это – хорошие новости! Это побудит вас овладеть другими навыками тайм-менеджмента, которые помогут вам снижать свою рабочую нагрузку, – это делегирование задач и искусство дипломатично говорить "нет". Вы на пути к самым сокровенным тайнам тайм-менеджмента!
Расчет времени для выполнения незнакомых задач
Если у вас прежде не было опыта выполнения какой-либо определенной задачи, особенно, если она достаточно сложна, очень полезно бывает спросить кого-нибудь, кто уже занимался подобными задачами и знает, сколько времени на это может потребоваться. Иногда полезно спросить об этом нескольких людей, имея при этом в виду, что разным людям требуется разное время, чтобы справиться с одной и той же задачей. Это даст вам общее представление о том, чего вы можете ожидать. Предположим, что вы должны всей семьей переехать в другой регион страны, и вы не занимались упаковкой вещей и организацией переезда с тех пор, как закончили институт, но тогда всех ваших вещей едва хватало, чтобы сделать пригодной для жизни комнату в общежитии. Те, кто уже неоднократно переезжали всем семейством, могут рассказать вам не только о том, сколько времени занял у них весь процесс переезда, но и о том, сколько времени им потребовалось на завершение каждого из его этапов: на сбор вещей, на их упаковку, продажу недвижимости и лишнего имущества, на завершающую уборку в доме, перевод счетов на другой адрес и т. д. Получив точное представление о том, сколько времени от вас потребует весь процесс переезда в целом и каждый из этапов в отдельности, вы, вероятно, с бо́льшим воодушевлением приступите к следующему этапу планирования переезда – к "зачистке" списка задач. На этом этапе вы сможете отказаться от некоторых из них, а остальные упростить или делегировать их выполнение другим.
В самом деле, процесс сортировки задач и подсчет времени на их выполнение делают любой ваш проект менее пугающим, чем просто длинный список связанных с этим проектом дел, и это вдохновит вас на то, чтобы двигаться дальше. Поэтому регулярно сортируйте список текущих дел и затем продолжайте процесс обработки задач.
Но что же делать с тем огромным запасом незавершенных дел, которые в виде бумаг, записок и напоминаний месяцами скапливаются у вас на столе? Мой совет – не обращать на них внимания до тех пор, пока вы не пропустите свой список текущих дел через последовательную процедуру их обработки. Во-первых, разбираясь с текущими задачами, вы можете неожиданно выяснить, что некоторые из этих заброшенных дел можно смело вычеркивать из списка. Во-вторых, это уже слишком – пытаться справиться со всеми своими делами сразу. Но, тем не менее, есть способ справиться и с этим пугающим запасом незавершенных дел.
Сортировка задач в действии: битва с грудой незавершенных дел
Если вы уже овладели навыком расчета времени, необходимого для завершения своих задач, и привыкли думать о них в терминах тех областей деятельности и соответствующих им зон времени, частью которых эти задачи могли бы быть, вам будет намного легче иметь дело с накопившимся запасом незавершенных дел. Вот несколько общих советов.
• Зарезервируйте минимум два часа в день, чтобы разобраться с незавершенными делами.
• Не используйте это время для наверстывания того, что вы когда-то не успели сделать. Не останавливайтесь на том, чтобы "делать" любое из этих дел. Просто отсортируйте их, чтобы получить представление о том, что вы имеете.
• Начните с самых "свежих" задач – с того, что можно назвать "эпицентром шторма", чтобы справиться с теми задачами, которые наиболее важны и актуальны.
Вот пример того, как произвести сортировку накопившихся незавершенных дел. Фаина была матерью четверых детей и при этом работала полную рабочую неделю, – ее расписание было переполнено. Дома ее стол был забит бумагами, которые требовали внимания. Они ни на минуту не могла расслабиться, эта гора бумаг никогда не выходила у нее из головы.
Мы начали с того, что просмотрели всю эту груду, бумажка за бумажкой, сортируя дела. Что там было? Гарантийные карточки, квитанции на вещи, которые нужно вернуть, письма и поздравительные открытки, которые надо отправить, напоминания о том, кому нужно позвонить по поводу мелкого ремонта дома, страховые свидетельства, счета для оплаты, просьбы о пожертвованиях. Когда мы просматривали каждый клочок бумаги, она записывала на стикерах время, которое, по ее мнению, потребуется для выполнения соответствующей задачи, и приклеивала стикеры на бумаги.
Просмотрев все бумаги, скопившиеся на столе, мы просуммировали время и вычислили, какое количество времени олицетворяла собой эта кипа. Оно составило девять с половиной часов. Фаина была в шоке. Как и большинство людей, она была убеждена, что если бы она могла найти три часа свободного времени, она успела бы разобраться со всеми этими делами. Какая недооценка!
Фаина годами боялась груза накопившихся дел. И хотя сначала оценка времени, необходимого для выполнения всех этих дел, ошеломила Фаину, у этой истории был вполне счастливый конец. Процесс сортировки задач – это только первый этап процесса обработки задач. На втором этапе, в процессе "зачистки" расписания, мы сократили эти девять с половиной часов до трех!
У нее не было другого способа сократить бремя своих дел иначе, как только честно их рассмотреть. Она перестала отрицать реальность и начала уважать ее, – в этом была уже половина успеха. Впервые Фаина оказалась в положении, когда могла справиться со всеми накопившимися делами.
* * *
По окончании этапа сортировки задач вы уже знаете, что все задачи в вашем списке дел соответствуют выбранным вами видам деятельности и поддерживают ваши стратегические цели. Вы также знаете, к какой из областей деятельности они относятся в вашем плане распределения времени, и сколько времени вам потребуется для их выполнения.
Однако это вовсе не означает, что вы на самом деле обязаны выполнять все эти задачи. Вы проактивно подходите ко всем возможностям и обязанностям, которые создает на вашем пути жизнь, и всегда лицом к лицу сталкиваетесь с реальностью, в какой бы ситуации вы не оказались. Возможно, вы по-прежнему слишком много должны успеть сделать, но теперь вы занимаете более сильную позицию по отношению к вашим делам и планам и можете управлять ими. В этом и состоит следующий шаг – "Зачистка" расписания.
8
"Зачистка" расписания
К этому моменту вы произвели сортировку задач по выбранным вами видам деятельности и оценили время, которое понадобится для их выполнения. Если вы похожи на большинство людей, вы, вероятно, обнаружили, что у вас по-прежнему остается слишком много дел – больше, чем вы могли бы выполнить. Ваш следующий шаг – снизить свою рабочую нагрузку и уровень напряжения, избавившись от определенных задач путем "зачистки" вашего расписания. В конце концов, точно также как в шкаф или в кладовку вы сможете поместить ограниченное количество вещей, в часы своего бодрствования вы сможете сделать ограниченное количество дел.
Ваш план распределения времени непременно укажет вам на тот факт, что если вы увеличите время, отведенное на выполнение задач в одной зоне деятельности, вам придется уменьшить его для других видов задач. Например, глядя на свой план распределения времени, вы увидели, что по субботам у вас запланировано три часа времени на дела по уборке дома. Но когда вы просуммировали все, что вам придется сделать по дому на этой неделе, вы выясняли, что это займет у вас не три часа, а четыре. Вы можете решить, что эти работы по дому стоят того, чтобы выделить на их выполнение лишний час, но это решение означает, что вам придется пожертвовать тем часом своего времени в течение дня, когда у вас была запланирована прогулка с ребенком.
Когда задач больше, чем времени, у вас есть три варианта действий:
1. Исключить некоторые задачи из вашего расписания, отказавшись от их выполнения.
2. Сократить некоторые задачи, чтобы ускорить их выполнение.
3. Делегировать выполнение некоторых задач другим людям.
Исключение задач
Иногда вам придется удалять некоторые задачи из вашего расписания просто для того, чтобы сохранить свою жизнь в равновесии. Любой работающий родитель согласится, что он ухитряется работать сразу в нескольких местах – растить детей, делать карьеру, вести домашнее хозяйство, – и любое из этих занятий способно монополизировать все его свободное время. Если в жизни вы играете много ролей и имеете много обязанностей, у вас неизбежно будет намного больше потенциально необходимых дел в каждой категории вашей жизни, чем вы сможете сделать.
Решая, от каких задач отказаться, спросите себя, какие из них более важны для вас, какие варианты действий помогут вам достичь своих целей более эффективно и быстро. Затем спросите себя, есть ли среди рассматриваемых вами задач такие, которые помогут вам достичь нескольких целей сразу. Чем больше целей поможет вам достичь определенная задача, тем выше для вас ее ценность.
Предположим, по понедельникам вы освободили три часа времени, чтобы делать телефонные звонки потенциальным клиентам. Вы составили список тридцати возможных клиентов и знаете, что успеете провести переговоры в этот трехчасовой период только с двадцатью из них. В этом случае вы решаете оставить без внимания неподготовленных заранее клиентов и звонить только тем, кто ранее уже проявлял интерес к вашим предложениям и "созрел" для заключения сделки.
Или, например, вы зарезервировали воскресенье для отдыха с семьей. Члены вашей семьи выдвинули три разных предложения на ближайшее воскресенье: сходить в кино, съездить за город на пикник или пойти покататься на велосипедах в парке. Поскольку одной из ваших целей было поддерживать хорошую физическую форму, велосипедная прогулка оказалась лучшим предложением, и вы отказались от двух других.
Искусство говорить "нет"
Очень часто акт исключения задач из своих планов включает в себя отказ другим людям. Если вам трудно говорить "нет", вы, в конечном счете, будете делать то, чего на самом деле не хотите делать, – только потому, что будете чувствовать себя виноватым, отказывая другим. Всем нам очень не нравится разочаровывать других, но все дело в том, что люди всегда будут просить вас что-нибудь сделать для них. Вы должны научиться поддерживать равновесие между тем, что вы делаете для людей, которые вам дороги, и тем, что делаете для себя, всегда уважая собственные цели.
Для этого вы обязаны признать свое право сказать "нет". Только вы имеете представление о своих стратегических планах в жизни. Только вы можете решать, что соответствует вашему плану распределения времени, а что – нет. Когда вы отвечаете отказом на чью-нибудь просьбу, вы вполне можете сделать это вежливо и тактично; сказать "нет" вовсе не означает быть невежливым и резким. Когда вы говорите "нет", вы не обязаны пускаться в пространные объяснения, почему вы отказываете этому человеку в его просьбе. Вы можете иногда делать это, в частности, если вы говорите с человеком, с которым поддерживаете близкие отношения, но не чувствуйте себя обязанным делать это.
Во-вторых, отказывая человеку, вам нужно сказать "нет" таким образом, чтобы сохранить с ним хорошие отношения. Если вы не готовы к этому, заранее приготовьте несколько ответов и запомните их. Тогда просьбы окружающих не застанут вас врасплох, и слова "Да, конечно, я сделаю" не будут непроизвольно вылетать из ваших уст. Вы знаете, с какими просьбами скорее всего столкнетесь, и можете сочинить стандартные ответы, подходящие к этим ситуациям. Вот некоторые примеры, которые помогут вам сделать это:
• Чтобы отказаться от приглашения на мероприятие, на котором вы не сможете присутствовать. "Спасибо, что подумали обо мне. Я был бы рад присоединиться к вам, но, к сожалению, не смогу сделать этого".
• В ответ на просьбу сделать пожертвование. "Я составляю план благотворительных пожертвований в начале года и никогда не отступаю от него. Пожалуйста, больше не обращайтесь ко мне".
• В ответ на просьбу руководителя планового отдела. "Похоже, это действительно отличный проект, и я польщен тем, что вы считаете меня самым подходящим человеком, способным справиться с ним, но я слишком занят, чтобы подготовить для этого проекта пакет документов прямо сейчас".
• Если собеседник продолжает настаивать. Не оправдывайтесь и не продолжайте объяснять причины отказа, иначе собеседник перехитрит вас: он всегда найдет больше доводов в пользу того, чтобы вы согласились выполнить его просьбу. Просто улыбнитесь и повторяйте: "Извините, я не могу этого сделать", "Нет, спасибо" и старое доброе стандартное "Нет".
Попрактикуйтесь говорить "Извините, я просто не могу этого сделать" и "Нет" вслух в одиночестве. Произносите эти фразы твердо и убежденно до тех пор, пока они не покажутся вам естественными.
Но что делать, если человек, который подходит к вам с просьбой – ваш начальник? Кажется, в этом случае сказать "нет" невозможно, но я уверяю вас – иногда это возможно. Если ваш начальник загрузил вас массой "срочных" дел по самое горло, попросите его совета в расстановке приоритетов ваших задач. Опишите свою ситуацию спокойно и без критики и сформулируйте свои предложения по решению проблемы: "Я знаю, вы хотите, чтобы я занялся установкой и наладкой программного обеспечения, что займет пять часов, и я буду рад подготовить для вас текст выступления на конференции, для чего мне потребуется около шести часов. Проблема в том, что я не успеваю закончить оба дела к концу рабочего дня. Которая из задач более важна для вас? Можем ли мы найти еще одного сотрудника, который взял бы на себя выполнение части одного из этих дел? Может ли одно из этих дел подождать до завтра?"
С уважением отнеситесь к решению вашего начальника. (Этот подход эффективен также и в отношениях с клиентами, которые продолжают нагружать вас работой, выходящей за рамки заранее согласованного задания или проекта, и с детьми, которые сильно переживают, когда им отказывают.) Основная идея здесь состоит в том, чтобы ознакомить других людей с тем, сколько времени у вас займет выполнение их заданий, приказов или поручений. Таким образом, вы ненавязчиво обучаете их навыкам оценки времени, необходимого для выполнения задач!
Сокращаем и ускоряем выполнение типовых и монотонных задач
Кроме полного исключения отдельных задач, другая альтернатива состоит в том, чтобы упростить или сократить задачу, ускорить ее выполнение и таким образом сделать работу за меньшее время. Скорее всего, вы, как и большинство других людей, чувствуете, что вашу жизнь буквально пожирает монотонная и однообразная работа. Когда вы тратите слишком много времени на утомительные повторяющиеся детали, у вас остается меньше времени для другой деятельности, которая помогала бы вам в достижении ваших стратегических целей. Потратив несколько часов на разработку процедур для ускорения выполнения однообразных задач, вы избавитесь от необходимости тратить слишком много времени на "черную" работу.