Подписи. Подписи на деловых письмах имеют две части: имя, написанное от руки, и расположенное рядом напечатанное полное имя.
Полное имя автора письма печатается под пустой строкой, оставленной для его подписи. При ответе на письмо следует указывать в адресе имя именно в этом виде – независимо от того, как выглядит сама подпись.
Когда человек пишет от лица своей компании, то название фирмы, если оно используется в подписи, пишется первым, заглавными буквами. Затем оставляется пустая строка для росписи. За пустой строкой идет имя данного человека.
Телефонный разговор
"Поистине небесное благословение, когда по телефону говорят то, что нужно сказать, – и ни единого слова помимо этого", – читаем у Уильяма Сомерсета Моэма.
В хороших манерах при разговоре по телефону нет ничего сложного. Единственная трудность состоит в том, что многие люди их игнорируют. Александер Грейам Белл впервые продемонстрировал свое великое изобретение на публике в 1876 году. С тех пор это устройство приобрело великое множество разнообразнейших функций, но основные правила по его использованию остались такими же, что и многие годы назад.
1. Говорите прямо в трубку, чтобы речь слышалась отчетливо и громко. Когда находитесь в шумном месте, не кричите. Громкий голос, проходя через телефон, становится менее разборчив да и менее приятен.
2. Когда вы вынуждены прервать разговор по телефону, не прижимайте трубку к груди, чтобы не дать собеседнику возможности услышать то, что для него не предназначено. Этот прием срабатывает далеко не всегда. Лучше закройте трубку рукой.
3. Не кладите трубку с шумом на твердую поверхность. Шум усиливается и может стать весьма неприятным. По той же причине не бросайте резко трубку на рычаги, не щелкайте по трубке, не кашляйте в телефонную трубку.
4. Когда звоните, дайте телефону прозвонить по крайней мере пять раз, прежде чем опустите трубку. Большинство людей находится от телефона далеко; они испытывают большую досаду, когда им приходится, бросив дела, нестись к телефону только для того, чтобы услышать короткие гудки. Дайте тому человеку, которому вы звоните, возможность дойти до телефона из любой части его дома.
5. Если вам отвечает незнакомый голос, не спрашивайте "Это какой номер?" или "Кто это?". Следует назвать себя и выразить просьбу поговорить с тем человеком, которому вы звоните. Если ваш номер набран по ошибке, вы вполне вправе не называть свой телефон и свое имя.
6. Звонящий должен помнить, что телефон – это не видеофон, и потому следует сразу назвать себя, поскольку далеко не всегда человека можно сразу узнать по голосу.
7. Всегда (конечно, за исключением пожара) звонящий должен поинтересоваться, в удобное ли он звонит время, если только разговор не занимает больше времени, чем чтение данного предложения. Всегда существует вероятность того, что у того, кому вы звоните, плохое настроение или есть другая причина, не располагающая к беседам.
Ответы и отказы. Телефон очень удобен для общения, но тот, кому вы звоните, не телефонный оператор. Он вовсе не обязан отвечать на звонок. Существует огромное число обстоятельств, при которых телефонную трубку не поднимают. В одноактной опере Джана Кала Менотти "Телефон" есть такой эпизод. Главный герой никак не может сделать предложение о браке, так как объяснение постоянно прерывается телефонными звонками. Он в отчаянии бросается вон, для того чтобы заполучить полное внимание своей возлюбленной, позвонив по телефону.
Если телефонный звонок раздается во время разговора, не следует прекращать разговор чересчур поспешно. Весьма неуважительно по отношению к гостю обрывать его на полуслове, середине фразы и спешить к телефону со скоростью пожарного, вызванного по тревоге. Такое поведение подразумевает, что и к гостю, и к тому, что он хочет сказать, относятся без внимания.
Как в частной жизни, так и в деловой практике встречается множество ситуаций, когда звонок прерывает разговор. Самое худшее, что может сделать в подобном случае посетитель, – это поспешить закончить фразу.
Деловые звонки. Главным отличием делового звонка является необходимость полного представления: следует назвать свою фамилию и должность, если только деловые партнеры не знакомы настолько, что используют имена. В некоторых случаях необходимо сообщить и название фирмы.
Секретари и телефонистки. Существуют особые правила, которыми должны руководствоваться работники первой линии обороны против ненужных звонков. Следование этим правилам – или не следование – само по себе является одной из характеристик данной фирмы. Если звонящий не сообщает своего имени, секретарша или телефонистка должна сказать что-либо вроде "Пожалуйста, кто звонит?" (нельзя бесцеремонно интересоваться "Кто это?" или задавать зловещий вопрос "Как, вы сказали, ваше имя?" – который словно подразумевает, что звонок был из потустороннего мира). Если шеф отсутствует или занят, секретарша говорит что-либо вроде "Господина… сейчас (здесь) нет. Могу я помочь вам?" или "Он говорит по телефону. Желаете подождать?" (но никогда – "Его здесь нет" или "Вы должны подождать". Многие люди не выносят слова "должны"). Не следует говорить "Пожалуйста, подождите. Он сейчас подойдет", если начальник долго не сможет взять трубку.
Мешающие и странные звонки. Пока что нет объяснения тому, что с каждым годом растет число звонков от людей со странностями. Эти звонки могут и раздражать, и пугать. Особенно сильно мешают звонки от ненормальных или просто неумных людей, которые выбирают наугад телефон по телефонной книге и начинают оскорблять собеседника. Порой, позвонив, эти люди просто молчат. С подобными звонками следует поступать только одним образом – немедленно положить трубку. Не задавайте вопросов. Не отвечайте на вопросы. Не пытайтесь оправдываться и не отвечайте оскорблением на оскорбление. Ответ только вдохновляет звонящего. Если звонящий отказывается назвать себя, сразу кладите трубку.
Если звонки продолжаются, позвоните в телефонную компанию и спросите, как вам следует поступить. Существуют способы идентификации звонящего, которые включают специальное устройство, определяющее номер во время звонка.
Серьезность данной проблемы не следует недооценивать. Среди молодежи весьма популярны звонки незнакомым людям. Это считается чем-то вроде безобидного спорта на дому.
Разъединение. Если линию разъединили, звонит тот человек, который звонил до разъединения.
Завершение разговора. Существует общее правило: тот, кто звонит первым, прекращает разговор. Но если строго следовать этому правилу, то никто из нас так и не смог бы отойти от телефона, и поэтому каждый может в случае надобности прервать беседу в вежливой форме. Очень занятый работник может сделать намек на то, что готов прервать разговор, словами "Спасибо за звонок". В неделовой жизни чаще встречаются более вежливые варианты типа "Я так рад, что ты позвонил! Нам надо чаще перезваниваться". И конечно, всегда допустимо прервать разговор с речистым говоруном каким-либо приемлемым для данного случая объяснением: "Мне хотелось бы, чтобы мы поговорили подольше, но я должен спешить на встречу".
Разговор следует завершить словами извинения, чтобы собеседник не остался в недоумении – разговор окончен или же линию внезапно разъединили. Нельзя просто вешать трубку, не завершив разговора.
Параллельные телефоны. Подслушивание по параллельному телефону – если даже говорящий об этом и знает – является совершенно недопустимым.
Гости. В обычных обстоятельствах гости не должны использовать телефон без особого на то разрешения. Если гость попросил кого-либо позвонить себе в тот дом, куда он отправляется в гости, он информирует об этом хозяина сразу же по прибытии. Существует строгое правило, что гость должен оплатить междугородний звонок перед тем, как покинет чужой дом. Недопустимо просить хозяина или хозяйку прислать счет при его получении.
Телефонистки. Телефонистки являются одними из самых подготовленных лиц из всего обслуживающего персонала. Обычно вежливость по отношению к ним окупается с лихвой. В общении с телефонисткой следует использовать простой язык, иначе можно получить ответ вроде того, что выдала одна телефонистка на очень путаную просьбу: "Может быть, вы сделаете другой заказ?"
Просьба об обратном звонке. Согласно правилам, если кто-либо звонит с желанием поблагодарить, но данное лицо отсутствует, то не стоит передавать просьбу перезвонить. В подобных случаях либо оставляют сообщение с выражением благодарности, либо звонят позже в надежде застать человека, сделавшего любезность звонившему. Когда человек, которому звонят, спрашивает: "Могу я вам перезвонить?" – особенно если за этим не следует разъяснений, – это служит явным знаком, что данный человек в данное время занят каким-либо срочным делом или же находится в неудобной для разговора ситуации. В этом случае лучше всего либо дать, по возможности, краткий ответ: "Я буду здесь в течение часа", либо сообщить номер, по которому вас можно застать в ближайшее время.
Продавцы, просители и изучающие общественное мнение. Все полученные звонки в той или иной мере являются вторжением в личную жизнь и всегда причиняют определенное неудобство. Звонки, сообщающие, что вы "выиграли" три свободных от платы урока танцев или что-либо в этом духе, являются не чем иным, как досадной помехой. Некоторые звонки могут просто выводить из себя. С другой стороны, продавцы по телефону зарабатывают этим себе на жизнь; возможно, телефон – это единственный путь реализовать их продукцию, и потому к подобным звонкам следует относиться с пониманием. Не стоит тратить и свое время, и время продавца, а лучше всего сразу сказать "Благодарю вас, мне это не интересно", но не бросать трубку без ответа.
Члены благотворительных и политических организаций обычно выполняют свои функции безвозмездно, стремясь выполнить свой гражданский долг, как они его понимают. Но вы не обязаны выслушивать их, однако эти пекущиеся об общественном благе люди заслуживают того, чтобы разговор с ними был прерван обязательно в вежливой форме.
Изучение общественного мнения путем опросов по телефону является весьма важным делом, выполняющим много полезных функций. Когда это не вызывает трудностей, вполне можно ответить на вопросы, не имеющие личного характера, к примеру какие телевизионные программы в семье смотрят чаще всего. Сотрудничество с телезрителями может способствовать повышению уровня программ. Но всегда следите, не имеют ли вопросы со стороны незнакомого лица сомнительный характер. Крайне неразумно рассказывать о планах на отпуск и о других случаях, которые требуют отсутствия в доме. Любимой уловкой взломщиков является звонок из "бюро изучения общественного мнения", когда с помощью нескольких невинных вопросов типа "Сколько вечеров в неделю ваша семья ужинает в ресторане (ходит в кинотеатр и так далее)?" взломщик получает всю информацию о самом лучшем времени для проникновения в дом.
Если у вас есть сомнения относительно личности незнакомца, попросите адрес его офиса и номер телефона и перезвоните ему сами.
Домашние звонки. Обычным ответом, используемым владельцем телефона или членом его семьи, когда он поднимает трубку домашнего телефона, является "Алло" (в большинстве случаев гость – особенно посещающий женщину мужчина – не отвечает на телефонный звонок, если его об этом не попросят).
Если звонящий нарушает правила и не сообщает свое имя сразу, член семьи говорит: "Пожалуйста, кто это?"
Если тот, кому звонят, отсутствует, член его семьи говорит: "Его нет дома. Вы не оставите ему какое-либо сообщение?"
Все нарушения телефонного этикета можно простить, если звонящий задает вопрос: "У вас есть время поговорить?" – который следует всегда задавать при любом более-менее продолжительном разговоре. Если звонок имеет место во время обеда, следует поинтересоваться: "Вы сейчас не обедаете?" – и сразу прервать разговор, если ответ звучит в форме типа "Мы только что сели за стол". Если звонящий не спрашивает, в удобное ли время он звонит, вполне допустимо, а порой и нужно извиниться и предложить поговорить позже. Если вся семья сидит за столом, а кто-либо дома отсутствует, это является проявлением невнимания по отношению к присутствующим.
Дети. Маленький ребенок, который не способен правильно передать сообщение, не должен отвечать на телефонные звонки. Это, однако, не значит, что он вообще не должен подходить к телефону, но ребенка следует научить не беседовать с незнакомцами, а сразу же звать маму. Ему следует внушить, что он делает важное дело, говоря "алло" по телефону, после чего ему вполне можно вернуться обратно к игрушкам.
Когда ребенок становится достаточно взрослым, чтобы разговаривать по телефону, он становится и достаточно взрослым, чтобы соблюдать хорошие телефонные манеры. Ребенка следует научить называть свое имя, когда он делает звонок, и вежливо приглашать к телефону.
Неправильный номер. Каждый из нас хотя бы раз в жизни ошибался в наборе номера. На этот случай есть твердо установленные правила. Часто приходится слышать после звонка произносимый обвиняющим тоном вопрос "Кто это?" или "Какой это номер?" – вместо "Это номер 273-16-08?". Если вы услышите такие вопросы, то вправе не отвечать на них. Вы можете задать встречный вопрос: "А какой номер вам нужен?", помогая звонящему исправить свою ошибку.
Совершенно недопустимо, узнав, что номер набран неправильно, вешать трубку, даже не сказав "Извините". В ответ на извинение следует ответить "Все в порядке" или "Ничего", хотя нельзя осуждать человека, который произносит это сквозь зубы, если звонок раздался посреди ночи.
Принимая гостей
Балы и танцы
В наши дни слово "бал" используется почти исключительно для обозначения очень большого собрания либо для танцев, либо проводимого в благотворительных целях, хотя использовать это слово можно для любых организуемых частным лицом танцев с большим числом приглашенных. Однако следует заметить, что в приглашении всегда пишется "на танцы", а не "на бал". Слово "бал" правильно использовать, только имея в виду официальное развлечение или же народное мероприятие, к примеру инаугурационный бал или благотворительный. Базовые правила поведения на балу являются одинаковыми и для бала, и для собрания, и для котильона, и для танцев, и для гуляний, но существуют и некоторые различия, которые зависят от размаха, характера и места проведения этого мероприятия.
Прибытие. На неофициальной вечеринке, к примеру на танцах под магнитофон в чьем-либо доме, ожидается, что гости прибывают примерно в то время, на которое их пригласили. На балу или танцах – как в частном доме, так и в общедоступных – с очень большим числом участников гости имеют право появляться в то время, в какое пожелают, но не позже часа после начала бала.
Если у входа стоит несколько встречающих – хозяин и хозяйка, члены комитета, ожидающие гостей лица, – гостям следует подойти к ним сразу после того, как они избавятся от одежды в предназначенном для этого месте. Нельзя проходить мимо встречающих, иначе может возникнуть подозрение, что вы стремитесь проникнуть на вечеринку "зайцем". Если же встречающих нет или они уже покинули свое место, гость большой частной вечеринки должен как можно скорее найти хозяина и хозяйку – и обязательно до начала приема пищи. Если хозяйка танцует, а гость – одинокий мужчина, он может перехватить ее в танце. Если же прибывает пара, то они могут начать танцевать и сообщить о своем прибытии, продвигаясь в танце мимо хозяйки. Если на благотворительных балах встречающих нет, гостям нет необходимости разыскивать членов комитета, если только у них нет личных причин это сделать. На маленькой вечеринке хозяин и хозяйка должны поприветствовать каждого из прибывающих гостей. Если прибывший гость их не обнаруживает у входа, то он обязан разыскать их как можно быстрее.
Одежда. В приглашении следует указать, какой вид одежды ожидается от гостя. Официально отпечатанное приглашение подразумевает черный галстук, если только в приглашении не оговаривается иная одежда. Женщина, прибывшая в длинных перчатках, должна носить их на балу надетыми полностью, даже когда она берет напитки или закуски с буфетной стойки. Но она спускает их до кисти и полностью снимает, когда садится за стол для приема пищи. Когда в чьем-либо доме проводятся танцы, ручная сумочка оставляется с одеждой или в каком-нибудь удобном месте той комнаты, которая освобождена для танцев. Если же женщина желает держать свою маленькую вечернюю сумочку в руке во время танцев, она имеет на это право.
Поведение во время танца. Существуют определенные правила, которые являются незыблемыми во всех обстоятельствах, как на балу, так и на молодежной вечеринке.
Приглашение на танец, согласие, отказ. В наши дни мужчина не делает старомодный поклон, приглашая на танец, он лишь слегка наклоняет голову. Сопровождать приглашение могут и менее формальные действия – улыбка или какой-нибудь жест. Стандартное приглашение звучит следующим образом: "Могу я пригласить вас на танец?" – однако чаще можно слышать простое "Потанцуем?". Замысловатое "Можете ли вы оказать мне честь согласиться на этот танец?" в обычных обстоятельствах звучит вычурно.
Выражением согласия является улыбка. Если дама сидит, требуется подняться. Всегда также нужно улыбнуться мужчине, который сидел позади нее или рядом с ней и занимал ее разговором.
Если женщина не желает танцевать, она вполне вправе отказаться, но отказ следует выразить в дипломатической форме: "Я сейчас несвободна. Может, позже?" или "Прошу прощения, я должна сделать звонок по телефону" (в этом случае женщине необходимо по крайней мере сделать вид, что она направляется звонить по телефону). Выражение "Я этот танец пропускаю" тоже может служить хорошим извинением. Если дама сидит в группе, правила вежливости требуют приглашающего присоединиться к группе, если только этот человек не явно пьян или по какой-либо другой причине выглядит неподобающе. Согласно тем же правилам, дама не может отказать в танце одному человеку и тут же принять приглашение другого. Это будет выглядеть явным оскорблением.
Не существует твердых правил в отношении того, кто из партнеров по танцу идет первым к танцевальной площадке и от нее. Если для дамы проще и легче идти первой, она делает это. Если же приходится пробираться сквозь толпу, первым идет мужчина, чтобы проложить путь. Если партнеры по танцу пробираются сквозь танцующих в дальний угол, дама держится справа или же партнер идет первым, прокладывая ей путь.