Если вы всегда все про всех знаете и любите обсудить новости по телефону с подружками, вы можете быть уверены, что все нагоняи от начальства будут ваши, а прибавка к зарплате достанется другому сотруднику. Телефонные разговоры отнимают очень много времени, а вот уважения к вам они точно не прибавляют, особенно у коллег, ждущих своей очереди сделать важный звонок, пока вы треплетесь с любимой подругой.
Последние два пункта нашего списка – это последствия предыдущих, поэтому разбирать их более подробно мы не станем.
Стоит только попытаться определить свое отношение к работе, как многое становится ясным без углубления в психоанализ и сложных самодисциплинирующих упражнений. Если вы хотите изменить любую ситуацию, то начинать ее менять нужно, в первую очередь, с себя. Как ни банально это звучит, но ваша карьера зависит только от вас, а значит, и от умения использовать рабочее время грамотно. Только тогда появятся положительные результаты (деньги, слава, повышение по карьерной лестнице), когда вы за рабочий день сможете успевать столько, сколько успевают два-три человека. Это вовсе не значит, что нужно взвалить на себя работу целого отдела, однако, предаваясь ничегонеделанью (даже если вы выполнили весь объем порученной вам работы) в рабочее время, нужно помнить, что именно бездельников часто увольняют. Начальники любят инициативных и умеющих работать. Может, завтра именно такой и будет претендовать на вашу должность. Угадайте, кого выберет начальник? Винить в таком случае будет некого, кроме себя самого.
Будем считать, что пищу для размышлений вы, читатель, уже получили, поэтому закончим "разбор полетов". Сделать выводы вам предстоит самостоятельно. Возможно, результат самоанализа вам не понравится, но постарайтесь быть честны хотя бы наедине сами с собой. Только осознав масштаб проблемы, можно найти наиболее эффективные способы ее решения. Последний совет: начинайте "приручать" время только тогда, когда полностью осознаете, куда же оно уходит и как именно вы его убиваете. Иначе ничего не получится, и вы в очередной раз только потеряете время.
Чтобы работа приносила удовольствие, а не превращалась в "сплошную нервотрепку", нужно трепетно отнестись к поставленным задачам и ПОЛЮБИТЬ то, чем вам предстоит заниматься. Странно? Возможно, но такой подход к любому, даже самому неприятному делу, помогает выполнить работу наиболее эффективно. Мы уже определились, что все свои "хочу" и "не хочу" нужно подавать под соусом позитива. Не надо себя заранее настраивать на то, что "я не хочу писать отчет, т. к. в этом бесконечном аврале опять не удастся даже чаю попить". Лучше сказать так: "Я хочу сделать отчет, чтобы потом с удовольствием попить чаю". Смысл не меняется, и вам будет все так же некогда даже попить чайку, пока вы не сделаете отчет, но "позитивный соус" поможет вам гораздо быстрее справиться с неприятной и скучной работой. Со временем вы перестанете относиться к нелюбимой работе, как к неизбежной катастрофе, и сможете без труда, а главное – быстро, ее делать.
Постарайтесь как можно реже говорить о делах "я должен", "мне надо", "мне необходимо", замените их на все те же "я хочу" или "я не хочу". Например, вместо "Мне необходимо срочно сделать отчет, иначе меня лишат премии" скажите: "Скоро будет премия, поэтому я не хочу затягивать сдачу отчета". Поверьте, вы полюбите составлять отчет, ведь у вас есть цель – готовый отчет, есть мощная мотивация – премия, и есть самое главное – позитивный настрой на выполнение работы. По похожей схеме нужно подходить к любому делу, тогда и времени на его выполнение потребуется гораздо меньше.
Чтобы добиться каких-то положительных результатов (будь то премия, увеличение зарплаты или новая должность), необходимо работать, и не просто работать, а "пахать" по-настоящему. Не нужно тратить время на сплетни и интриги – они еще никому не помогли добиться ощутимых результатов, лучше заняться в это время своими непосредственными обязанностями. Если вы будете выполнять свою работу безупречно, вас обязательно оценят. Я не советую вам углубляться в дебри психологии неудачника и твердить как молитву подобные фразы: "Устроиться на хорошую работу можно только "по блату", "Выше головы не прыгнешь", "Сколько ни делай, все равно начальник-урод меня не заметит", убеждая себя, что в неудачах виноват кто угодно, но только не вы. Конечно, я несколько сгустила краски, но подобных разговоров, оправдывающих собственную лень и бессмысленную трату времени, мне приходилось слышать очень много.
Давайте отставим в сторону "разбирательно-карательные" разговоры и перейдем к насущным проблемам, то есть определимся, что именно можно сделать, чтобы работа была эффективной, приносила радость и не отнимала слишком много сил и времени.
Понедельник начинается в субботу, или Дела вечерние
Любую стоящую работу стоило делать вчера
Закон Лемма Гроссмана.
Как ни странно, но любой новый рабочий день начинается вечером предыдущего дня. Этот постулат напрямую связан с реальной экономией времени. Подумайте, сколько времени вы теряете с утра, пытаясь вспомнить, что и где лежит и что за чем делать? Ведь прошла целая ночь, многие вчерашние дела и планы улетучились из головы, а времени на "вспоминание" требуется немало. Если эта проблема вам не чужда, возьмите на вооружение наши рекомендации, которые помогут вам грамотно закончить рабочий день.
1. Уходя домой, приберитесь на рабочем столе, разложите документы по своим местам. Это поможет вам следующим утром быстро найти любую бумажку на привычном месте. Уже не надо будет тратить драгоценное время на поиски нужных документов под ворохом бумаг, которые давно просятся в архив и уже не нужны для работы.
2. Помойте кружку, из которой вы пьете на работе чай или кофе, наберите воду в чайник, чтобы завтра прямо с утра все было готово к приятному чаепитию, а утро начиналось не с мытья грязной посуды, а с чего-то более приятного и полезного.
3. Ненужные бумаги сразу выбросьте или отложите в шкаф подальше, так как они захламляют стол и усложняют поиски нужных документов. Из-за лишних "отработанных" бумаг на столе вам часто приходится вспоминать, сделали вы то или это, или нет? Это тоже отнимает большое количество времени. Старайтесь жить по принципу: сделал и забыл.
4. Обязательно приучите себя вечером или в течение дня составлять и записывать план дел на завтра. Не стоит уповать на собственную "исключительную" память, скорее всего, погрузившись в текучку, вы забудете сделать что-нибудь на самом деле срочное и важное, и тогда придется брать работу на дом или срочно ее доделывать, оставаясь после работы. А ведь это все те же дополнительные траты времени, которых можно избежать.
5. Составив и записав план дел на следующий день, выберите из списка дела, которые являются самыми важными, то есть расставьте приоритеты. Начинайте день именно с этих дел.
6. Очень полезно после расстановки приоритетов переписать план еще раз, расположив дела в том порядке, в котором вы их собираетесь на следующий день выполнять. В первую половину списка записываются самые важные и срочные дела, во вторую – остальные, напротив каждого пункта отметьте, сколько примерно времени у вас уйдет на выполнение этого дела, а вечером сверьте свои прогнозы с реальным выполнением.
7. Перечитайте план выполненных дел вечером, вычеркните все сделанные дела, оцените результаты своего труда и похвалите себя. Если за прошедший день какие-то дела остались недоделанными или не сделанными вовсе, то их необходимо внести в план на следующий день, а из списка предыдущего дня вычеркнуть.
Для записи плана своего рабочего дня можно использовать не только блокнот, но и органайзер, компьютер, общую тетрадь и т. п. Главное, чтобы у вас был план как таковой, а где – не так уж важно.
С места в карьеру, или Работа без сверхурочных
Родители всегда говорили мне, что я могу добиться чего угодно, но никогда не говорили, сколько времени это займет.
Рита Руднер
Прежде чем перейти к рекомендациям по оптимизации рабочего времени, давайте рассмотрим несколько вариантов нашего отношения к работе, ведь далеко не все люди великие "ленивцы", которые так и норовят "отбрыкнуться" от работы или "перевести стрелки" на более ответственных коллег. Многим не хватает времени из-за огромного объема работы, с которым, как ни старайся, справиться в одиночку никогда не удается. Попробуем разобраться по порядку.
Вариант первый.
Вы вбегаете в офис "на всех парах" за минуту до начала рабочего дня или, если начальник приходит позже, с удовольствием опаздываете, оправдывая свои опоздания так: "Начальнику можно, а мне нельзя?". Безусловно, после марафона под названьем "дорога на работу" вам нужно сделать передышку, а точнее: попить кофе, обсудить мировые, городские и офисные новости, сгонять на перекур, посмотреть на новую машину друга и т. п. При определенных навыках "передышка" может длиться час-полтора. После того, как вы понимаете, что оттянуть начало рабочего дня больше не удастся, вы с самым разнесчастным видом включаете компьютер и начинаете перебирать бумажки на столе, создавая видимость готовности к трудовому подвигу. При удачном стечении обстоятельств "подготовка" может занять полчаса. Только-только вы погрузились в работу, как вас "выбивает из колеи" телефонный звонок. Вам могут звонить только по важным вопросам! Поэтому вы с огромнейшим энтузиазмом минут сорок обсуждаете личные проблемы любимой подруги или футбольный матч, который транслировался накануне. После таких переживаний необходимо выпить чаю (в горле пересохло) или покурить (успокоить нервы). Потом вы все-таки приступаете к работе, ведь вы же – ответственный сотрудник! Но толком ничего сделать не удается, так как наступает долгожданный обеденный перерыв. Сытно отобедав, вы делаете еще одну передышку: минут тридцать "укладываете кусочки" и боретесь с сонливостью, курите и обсуждаете с коллегами начальника. Вторая половина рабочего дня проходит под лозунгом "Когда же закончится эта каторга?!" и непрерывным поглядыванием на часы. Чтобы как-то скоротать остаток дня (я же сегодня столько работал!), можно разложить на компьютере пасьянс "косынка" или "побродить" по виртуальным лабиринтам, уничтожая зловредных монстров. С окончанием рабочего дня вы вздыхаете: "Как же я устал!" и отправляетесь домой, еле волоча ноги от физического и морального истощения.
Конечно, читая сейчас это описание дуракаваляния, доведенное в какой-то степени до абсурда, вы веселитесь от души, однако, если задуматься и приглядеться, окажется, что большинство из нас работает именно подобным образом. Нужно сделать отчет? "Состряпаем" за час. Планировать день? Зачем? Мы и так все прекрасно помним! И после такого отношения к работе мы хотим, чтобы нас считали хорошими работниками, чтобы нас повышали в должности и прибавляли зарплату? Мы искренне убеждены, что трудимся не покладая рук, это просто жизнь сама по себе несправедлива!
Утешать и оправдывать себя можно сколько угодно, только ситуация от этого не меняется и не изменится никогда, если продолжать все так же жить и работать.
Уже давно стало притчей во языцех изречение: "Начальники не опаздывают, они задерживаются!", но, согласитесь, что отношение к рабочему графику начальства – это в большей степени вопрос этики, чем повод для регулярных опозданий. Большинство начальников работают больше подчиненных, а опаздывают из-за ранних встреч вне офиса или из-за затянувшихся накануне заполночь переговоров с партнерами. Сколько раз вы покидали офис раньше начальника? Так почему же мы замечаем только его опоздания? Может, так нам удобнее для самооправдания?
Ничегонеделание на работе – это тоже работа, причем работа утомительная и изматывающая, вызывающая стрессы и неудовлетворенность собственной жизнью. Ведь не важен фактор, спровоцировавший усталость, если вы чувствуете себя разбитым. Вы тратите время на отдых, но получается, что вы отдыхаете от ничегонеделания!!! Время – драгоценное и невосполнимое – тратится непонятно на что. Все равно вы не успеваете ничего: ни развлекаться, ни работать, ни заниматься приятными вещами, т. к. все свое время вы сначала ничего не делаете, а потом от этого отдыхаете. Бред? Да. А теперь давайте подведем небольшой итог. Так или иначе, вы работаете (или делаете вид, что работаете), а значит, тратите на это время и в любом случае устаете. Может, имеет смысл уставать результативно, имея от уставания моральное удовлетворение (в виде той же прибавки к зарплате, например). Стоит ли тратить свою жизнь на ерунду? Неужели вам приятнее завидовать другу, купившему новую машину, вместо того, чтобы, эффективно поработав, купить свою машину? Неужели вам так интересно "обмусоливать" жизнь приемной дочери тети Клавы, "которая родила от двоюродного брата Ивана Ивановича, "тетиклавиного" второго мужа, который взял на недельку взаймы у Гальки, подруги приемной дочери тети Клавы, и не отдает третий год, мерзавец"? По-моему, вывод очевиден.
Вариант второй.
Вы уходите из дома рано утром, когда вся семья еще спит беспробудным сном. В офисе вы – "первая ласточка", раньше вас приходит только уборщица. С началом рабочего дня у вас начинается "маленький ад": телефонная трубка "насмерть прирастает" к вашему уху, одним глазом вы смотрите в монитор компьютера, а вторым – в кипу документов, с которыми еще только предстоит разобраться. Начальник дергает вас каждые полчаса по поводу какого-нибудь отчета, который должен быть готов, а вы никак не можете его предоставить, потому что приходится заниматься всем, чем угодно, и на отчет откровенно не хватает времени. Вы уже давно позабыли волшебные слова "перекур", "обед", "выходной", "сон". Вы крутитесь весь день как белка в колесе и все равно не успеваете, потому что в самый неподходящий момент что-нибудь срывается или переносится или черт знает, что еще делается. Коллеги уже давно смотрят на вас исключительно как на загнанную лошадь и с упоением ждут, когда же начальник вас "пристрелит". Домой вы возвращаетесь заполночь в состоянии "зомби", когда ваша семья уже давным-давно спит безмятежным сном. Дети видят вас исключительно на фотографиях, а жена стала подозревать наличие у вас "коварной хворобы" и не перестает удивляться, как это несколько лет назад у вас хватило сил на зачатие потомства.
Ситуация в корне отличается от предыдущей, но и она ничем не лучше. Титанические усилия, которые вы тратите на работу, не оправдываются ничем. Ваша жизнь превращается в бесконечный бег без передышек и отдыха, закончиться который может только нервным и физическим истощением. Такую трату сил и времени также нельзя назвать эффективной, ведь заработанные "кровью и потом" материальные ценности никогда не смогут вернуть вам молодость, красоту, здоровье. Единственный выход в данной ситуации – пересмотреть свой образ жизни и научиться использовать время на благо себе, а не наоборот.
Эффективно использовать рабочее время вам помогут следующие рекомендации.
1. Постарайтесь приходить на работу примерно за 15–20 минут до начала рабочего дня. Это поможет вам спокойно подготовиться к работе, попить чаю, обсудить новости с коллегами, поправить прическу и макияж, да и просто чуть-чуть побездельничать, ведь это так приятно!
2. Просмотрите свой план на день, возможно, вы что-то упустили, появились дела, которые нужно внести в план.
3. Если начальник дает вам какое-то задание, не стесняйтесь спросить, насколько срочно необходимо сделать данную работу, и сразу внесите ее в план, подвергнув его грамотной корректировке.
4. Для пересылки документов, текстов, переписки и т. п. используйте электронную почту. Это сэкономит огромное количество времени, которое вы тратите на личные встречи.
5. Если объем работы возрастает, и вы не в состоянии закончить ее вовремя, имеет смысл делегировать по возможности часть работы другим сотрудникам. Однако не стоит забывать, что поручили работу вам, и спрашивать ее будут именно с вас. Вот несколько фраз, которые помогут вам перевалить часть работы на плечи коллег или получить нужную информацию:
– я знаю, что помочь мне с этим проектом можете только вы;
– извините за прямоту, но я так устал от дебилов из своего отдела, что за помощью решил обратиться к вам;
– если вы мне не подскажете… сегодняшний день будет моим последним днем в этой фирме;
– вы, наверно, не знаете… даже начальник отдела не знает… Знаете? Ну, пожалуйста, подскажите.;
– если вы не поставите свою подпись, меня начальник сегодня домой не отпустит!
6. Не устраивайте из телефонных разговоров бразильский сериал, сводите их к минимуму. Если звонят вам, не стесняйтесь попросить, чтобы вопросы задавали по существу. Если звоните вы, то четко формулируйте свои мысли, задавайте только важные вопросы. Растекание мыслями по древу отнимает огромное количество времени.
7. Проконтролируйте, чтобы по личным вопросам вам звонили на рабочий телефон только в исключительных случаях.
8. Не забывайте обедать! Иначе вам не хватит сил на полноценную работу, ведь еда – это не просто трата времени, а "подпитка", получение необходимой для активной деятельности жизненной энергии.
9. В течение всего рабочего дня корректируйте свой план: то, что уже выполнено, вычеркивайте. Поступая подобным образом, вы всегда будете иметь четкое представление о том, что уже сделано и что еще сделать предстоит. Психологами доказано, что любое оконченное дело поднимает самооценку человека, поэтому чем больше в вашем списке будет стоять "галочек" напротив выполненных дел, тем легче и быстрее будут выполняться остальные.
10. Начинайте свой рабочий день с самых неприятных, скучных, сложных дел, иначе они никогда не переделаются и будут еще долго отравлять вам жизнь.