11. Отводите на каждое дело строго определенное время и постарайтесь уложиться в эти временные рамки. Существует такой закон: сколько времени вы отведете на любое дело, за столько его и выполните. Поясняю: писать письмо можно в течение двух часов, а можно управиться и за десять минут. В первом случае вы будете взвешивать каждое слово, писать сначала на черновик, а потом переписывать и т. д. Во втором случае вы не будете тщательно подбирать поэтические образы и сравнения, а напишете только главное. Возможно, письмо получится не таким красочным, но если это деловое письмо, скажите на милость, какой прок в поэтических образах, если эти самые образы только отвлекают от истинного смысла письма? В любом случае вашим клиентам глубоко наплевать на такие пустяки, как идеально правильно расставленные запятые, ведь их интересует не ваша абсолютная грамотность, а деловые качества и суть предложения, которое вы излагаете в письме.
12. Если ваш начальник является неисправимым реформатором, не стоит, "роняя тапки", бежать сразу же выполнять все его новые поручения. В таких случаях экономит время народное правило под названием "ПВО", что означает: ПОГОДИ ВЫПОЛНЯТЬ – ОТМЕНЯТ. Начальники, у которых всегда масса "гениальных" замыслов, обычно сами не помнят, что им пришло в голову накануне, и начинают придумывать что-нибудь новое. Если вы отложите хотя бы на день выполнение нового срочного (!!!) поручения и займетесь насущными делами, скорее всего, вам не придется ВООБЩЕ это поручение выполнять. Ну, а если начальник за день-два все же не "перегорел" новой идеей, тогда можно и начать работу над поручением. Помните, что если работа, которую поручает вам начальник, по-настоящему важная и срочная, к закону "ПВО" лучше не прибегать, так как это, скорее всего, обернется нагоняем от начальства и ненормированным рабочим днем на всю ближайшую неделю.
13. Старайтесь не поддаваться хандре и унынию – нытье и самобичевание ничего не изменит в вашей жизни, а времени "на поплакаться" уходит очень много. Постарайтесь не зацикливаться на проблемах (личных или служебных). Во все времена лучшим лекарством от уныния считалась тяжелая, утомительная работа, требующая сильного умственного или физического напряжения. Время не будет потрачено зря: во-первых, вы отвлечетесь от проблем, а во-вторых – хорошо выполненная работа благотворно скажется на состоянии ваших финансов и карьере.
14. Чтобы не тратить огромное количество времени на выяснение отношений с коллегами и начальством на тему "кто что должен делать и кто чего не выполнил", приучите себя к письменному ведению дел. Идеальный вариант – толстая тетрадь формата А4, в которую в краткой форме вы записываете все свои дела, встречи и результаты встреч, планы на неделю, координаты временных клиентов, которыми не стоит засорять записную книжку, и т. п. Привычка записывать пригодится и в отношениях с коллегами (всегда можно сунуть им под нос записи, чтобы они на вас не вешали всех собак), и при "наездах" начальства (причина все та же). В конце концов дергать будут кого угодно, но только не вас, и времени сэкономится очень много.
15. Оградите себя от ненужного общения с коллегами. На любой работе всегда найдется несколько человек, которым как будто больше нечем заняться, чем приставать со всякой ерундой к более занятым коллегам. Они бесконечно меряют кофточки и платьица, требуя ваших комментариев по поводу собственного внешнего вида, зовут вас на перекур, который длится не меньше получаса, приглашают попить чаю и подробно рассказывают вам все сплетни-новости. С такими людьми желательно общаться как можно меньше, т. к. они отнимают у вас драгоценное время, которое можно использовать для выполнения каких-либо дел, а не на пустую болтовню. Тем более, обсуждение чего-либо никак не уменьшает объем вашей работы. "Отмазки" в деле избавления себя от назойливых коллег годятся любые: злой начальник, который не дает передохнуть и все время подкидывает новые задания, "дикая аллергия" на табак, односложные ответы "угу", "да", "нет" (это чтобы с вами общаться было вообще не интересно) и т. п. Главное, не хамите, иначе вместо кучи свободного времени вы наживете себе целую кучу врагов, а "война" на работе тоже отнимает много времени и сил.
Если вам удастся организовать себя и научиться выполнять эти простые рекомендации, вы очень скоро убедитесь, как много у вас остается времени. Вы позабудете, что такое сверхурочная работа и хроническая усталость, сможете посвятить уже прирученное время более интересным и приятным моментам своей жизни.
Организация рабочего места
Жизненно важные бумаги ведут свою важную жизнь, бесследно исчезая со своего места.
Закон Мерфи
Известная истина гласит, что порядок в голове начинается с порядка на столе. Рабочий стол – это больше, чем просто стол, и судить о вас, как о работнике, будут и по состоянию рабочего стола тоже. Меня всегда поражает, до какой степени некоторые люди могут захламить свое рабочее место! Не удивительно, что они тратят огромное количество времени на то, чтобы найти нужные бумаги среди "эверестов" других бумаг. Конечно, если вы легко и без проблем находите среди своего "творческого беспорядка" нужные документы, то, собственно, проблемы со временем никакой и нет. Но основная масса людей устраивает из собственного рабочего стола помойку, отговариваясь "творческим беспорядком", который никому не мешает. Существует еще одна категория людей, которая просто гениально умеет создавать видимость порядка на столе: они складывают все имеющиеся бумаги ровными геометрическими кучками. В этих кучках вперемешку лежит все подряд: отчеты, любовные записки, старые газеты и журналы, документация, просто чистые бумаги и т. д. и т. п., но со стороны кажется, что все разложено очень аккуратно и на столе – порядок.
Надо отметить, что бумаги имеют свойство непонятным образом размножаться, не успеешь оглянуться, как весь стол оказывается погребен под огромными кучами всевозможных нужных (а по большей части ненужных) бумаг. Процесс "почкования" документов напоминает стихийное бедствие – от него никуда не деться. Чтобы бедствие не переросло в катастрофу (в нашем случае это – потеря времени), необходимо срочно принимать меры по его ликвидации. Стол – это ваш пульт управления. Все нужное должно быть под рукой, чтобы всегда и все можно было контролировать, быть в центре событий, а не в недрах стола, разыскивая нужную бумажку. Как же этого добиться? Предлагаем вам несколько рекомендаций по организации рабочего места.
1. Разделите все документы: в одну стопку сложите отчеты, в другую – платежки, в третью – бланки и т. п. Документы также можно разделить на те, что используются часто, и менее часто. Хранить разрозненные, неподшитые в папки бумаги удобнее всего в пластиковых лотках для бумаг, причем, каждый лоток желательно подписать, чтобы не путаться, в каком лотке какие бумаги лежат.
2. Справочники и другая нужная в работе литература должна находиться в шкафу, на столе могут лежать одна-две самые нужные книги, но не больше.
3. Чтобы самая необходимая информация всегда была под рукой, ее можно выписать на отдельный лист бумаги и повесить рядом со своим столом на стену или положить на стол под стекло. Это могут быть какие-то телефоны или формулы, размеры и т. п. Если каждый раз не залезать за ними в справочник или записную книжку, то времени на работу останется больше.
4. Выбрасывайте без сожаления сломанные карандаши и ручки, которые уже не пишут, иначе "канцелярского мусора" станет слишком много, а места на столе – мало. Не стоит обольщаться, обещая себе, что когда-нибудь вы купите новые стержни и вставите их в ручки, скорее всего эти мысли так и останутся мечтами.
5. Записную книжку, ежедневник, визитницу лучше всегда держать вместе – это облегчит вам жизнь. Нужные телефоны, адреса лучше сразу записывать в записную книжку или ежедневник, чтобы потом не искать бумажки по всему столу.
6. Не ленитесь регулярно вытирать пыль с компьютера и со стола, а также выбрасывать окурки из пепельницы, мыть свою кружку, иначе ваш стол очень быстро превратится в самую настоящую помойку.
7. Если работа очень динамичная, и требуется постоянно что-то помечать или записывать, то удобнее использовать бумажки с липкой полоской (стикеры). Их можно наклеивать на компьютер, чтобы информация была перед глазами, а "отработанные" бумажки сразу же выбрасывать.
8. Не устраивайте в ящиках своего рабочего стола филиал продуктового склада. Продукты имеют свойство портиться, и вам придется долго заниматься уборкой, чтобы от стола не воняло, как на том же продуктовом складе.
9. Не ставьте на рабочий компьютер программы с играми. Очень мало людей умеют относиться равнодушно к виртуальным "стрелялкам" и "бродилкам". Если нет программы, нет и соблазна поиграть, а значит, потратить время.
10. Не нужно приносить из дома все, что жалко выкинуть и расставлять это на рабочем столе (всякие игрушки, статуэточки, горшочки с цветами и т. п.) Обилие не относящихся к работе предметов отвлекает и занимает слишком много места.
Идея организации рабочего места очень проста: как минимум – ничего не должно мешать вам работать, а максимум – должно помогать экономить время.
Если вы начальник
Чем выше взбираешься по иерархической лестнице, тем более скользкими становятся ее ступени.
Л. Дж. Питер
Легенда о том, что начальники живут в свое удовольствие, а о работе знают только понаслышке – это всего лишь легенда. Хороший начальник работает больше своих подчиненных, и забот у него очень много. Естественно, что проблема нехватки времени является для начальников одной из основных. В первую очередь многим начальникам не хватает времени из-за того, что они не умеют делегировать свои полномочия, думая, что никто не сможет выполнить какое-либо дело лучше, чем они сами. Вместо того, чтобы найти толковых работников и распределить обязанности между ними, начальник сам хватается за все сразу и, естественно, ничего не успевает. Встает вопрос: что для вас более важно – считать всех подчиненных уродами, делать все самому и жить на работе или грамотно построить производственный процесс и освободить время для более приятных моментов? Если вы остановили выбор на втором варианте, прислушайтесь к нашим рекомендациям и не тратьте драгоценное время, пытаясь разорваться на части.
Соотношение толковых и не очень толковых сотрудников во всех фирмах разное. Почему это происходит? Потому, что в одной фирме начальник по-умному избавляется от нерадивых работников, а в другой таких работников жалеют и идут у них на поводу, чем люди непременно пользуются, а начальника искренне и в общем-то справедливо считают дураком. Угадайте, в какой фирме начальник больше работает?
Некоторые начальники умеют добиваться от подчиненных высоких результатов, четкого выполнения собственных приказов и распоряжений, а некоторые никак не могут справиться даже с такой мелочью, как регулярные опоздания сотрудников. Угадайте, в какой фирме начальник больше работает?
В некоторых фирмах начальник может со спокойной душой уехать в отпуск и знать, что за время его отсутствия фирма будет работать как отлаженный механизм, а в другой – начальник давным-давно позабыл, что такое отпуск или выходной, его телефон разрывается от звонков днем и ночью, его постоянно дергают недовольные сотрудники, которые никогда ничего не могут сделать самостоятельно и вовремя. Угадайте, в какой фирме начальник больше работает?
Перед вами несколько рекомендаций, они помогут вам ответить на эти вопросы и стать начальником, который служит себе, фирме, идее, но не нерадивым подчиненным, работая за них.
1. Все, что можно поручить другим, обязательно нужно поручать!
Речь идет о делегировании своих полномочий. Задача начальника (или, по-другому, руководителя) – руководить коллективом. Многие начальники неправильно понимают термин "руководить", они начинают взваливать на собственные плечи работу, которую вполне могут выполнить их подчиненные. Времени на то, чтобы руководить, не остается совершенно. Итог печален: работа стоит на месте, подчиненные не подчиняются и фирма разваливается на глазах. Чтобы ситуация не складывалась подобным образом, нужно внимательно и без раздражения присмотреться к своим сотрудникам, оценить их возможности, творческий и профессиональный потенциал. Абсолютных идиотов мало, каждый человек на что-то, да годен. В соответствии со своей оценкой поручите своим подчиненным различные дела, то есть начните делегировать полномочия. Посмотрите, с чем они справились лучше всего, поручите новую порцию дел. Постепенно вам уже не будет казаться, что вас окружает стадо баранов, у вас появится время на то, чтобы разработать систему контроля выполнения ваших распоряжений, то есть заняться работой руководителя.
2. Чтобы разработать систему контроля работы подчиненных, необходимо решить, каким образом вы будете этот контроль осуществлять. Существует несколько вариантов.
– Разработать четкие должностные инструкции для каждого отдела или для каждого подчиненного (если вы начальник отдела). В инструкции должен быть четко прописан круг обязанностей каждого отдела или сотрудника. Остается только довести инструкцию до сведения подчиненных и после этого требовать своевременного выполнения всех работ, указанных в инструкции.
– Провести общее совещание начальников отделов или сотрудников (если вы начальник отдела). На совещании следует распределить обязанности между отделами или сотрудниками, установить сроки и назначить ответственных. Такой ход очень выгоден, так как все слышали ваши указания, поэтому по ходу работы не возникнет разногласий по поводу того, кто что должен делать, а вы потратите меньше времени, чем если будете растолковывать задание отдельно каждому сотруднику.
Руководить таким образом сначала сложно, но потом оказывается гораздо проще, так как вы знаете, что поручили своим сотрудникам, а сотрудники знают, что конкретно от них требуется. Вывод: вам больше не придется все делать самостоятельно, а это экономит драгоценное начальственное время.
3. Оградите себя от ненужных посетителей. Многие директора преуспевающих фирм страдают от непрекращающегося паломничества разных совершенно не нужных посетителей, начиная от рекламных агентов и заканчивая представителями религиозных сект, которые жаждут заполучить выгодного спонсора. Если вовремя не оградить себя от таких визитеров, то вся работа может остановиться, потому что у вас совсем не останется времени на важные дела, так как вы будете с утра до вечера беседовать с посетителями. В этом случае стоит дать задание секретарю составить "черный список" нежелательных посетителей и навсегда избавить себя от этой проблемы. Что будет говорить секретарь таким посетителям – не ваша забота.
4. Переговоры с деловыми партнерами тоже отнимают у начальника много времени. Чтобы сэкономить время, используйте для деловых встреч обеденный перерыв. Так вы соедините приятное с полезным: пообедаете и проведете деловую встречу, которая не нарушит ваш рабочий график.
5. Еще одна проблема, заставляющая начальников тратить свое драгоценное время, – это невыполнение подчиненными распоряжений и приказов. Часто наблюдается ситуация, когда новый приказ с рвением выполняется в течение двух-трех дней, а потом подчиненные начинают его игнорировать, словно и не было никакого приказа. Если в вашей фирме сложилась похожая ситуация, нужно назначить одного из сотрудников ответственным за выполнение ваших приказов и распоряжений. Тогда контролировать вам придется не весь штат работников, а только этого сотрудника, что значительно сэкономит время.
6. Во многих фирмах принято проводить регулярные совещания-"летучки" или "пятиминутки", когда начальник в течение дня встречается с ведущими работниками и выслушивает их краткий отчет, дает распоряжения. Это неплохая традиция, однако в некоторых организациях такие "летучки" имеют привычку превращаться в длительные дебаты. Чтобы такого не происходило, приучайте своих подчиненных укладываться в четко обозначенные временные рамки. Если сотрудник растекается мыслями по древу и не может дать краткий устный отчет, пусть записывает. Письменное ведение дел приучает людей мыслить и говорить по существу вопроса, так как на бумаге не получается записывать информацию с междометиями "ну", "это", "э-э-э" и т. д.
7. Приучайте сотрудников к самостоятельности. Не позволяйте им перекладывать собственные проблемы на ваши плечи. В некоторых фирмах на двери кабинета начальника висит изречение: "Не приходи к начальнику с проблемой до тех пор, пока не придумаешь трех вариантов ее решения". С точки зрения экономии времени это изречение очень актуально. Ведь гораздо проще и быстрее, глубоко не вникая в суть проблемы, выбрать из трех вариантов решения один, чем изучать проблему во всех подробностях и придумывать пути ее решения "с нуля".
8. Если кто-нибудь из сотрудников упорно не желает ничего делать самостоятельно и все время бегает к вам по поводу и без, то вам ничего не остается, как под любым благовидным предлогом его уволить, в противном случае вы будете до скончания века (его или вашего) делать всю работу за него.
Вот и все советы, которые мы хотим дать начальникам. Возможно, вы знаете еще какие-то секреты эффективного использования времени, которые помогают вам работать, связанные со спецификой вашего производства. В любом случае, зная и выполняя основные правила экономии времени, вы всегда сможете быть уверены, что, даже если вы уедете в командировку или в отпуск, подчиненные справятся с работой на "ура" и без вашего непосредственного участия.
ДОрогое дорожное время
Их транспорт болтает,
Метро их глотает…