1) указание на отгрузку – поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку – директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику;
2) заборный лист;
3) расходная накладная и др.
Информация о хранении продукции оформляется документами:
1) карточка учета материалов – применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции. Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам (кладовщикам, заведующим складом) под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета;
2) отчет о проводимых инвентаризациях – сличительные ведомости – составляются по видам продукции, при инвентаризации которых были выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).
На основании всех первичных документов по требованию руководителя могут составляться следующие отчеты:
1) ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции, баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня(содержит данные о всех перемещениях продукции на складе и конечный остаток товара);
2) отчет по срокам годности продукции (предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции).
58. СКЛАДСКИЕ СВИДЕТЕЛЬСТВА
Складское свидетельство – документ, подтверждающий заключение договора хранения и принятие продукции на хранение. Держатель свидетельства получает право распоряжаться продукцией в то время, когда продукция находится на хранении.
Варианты выпуска складских свидетельств в обращение:
1) Традиционный. Выделяется склад, которому передаются все права хранителя на требуемое количество продукции;
2) нетрадиционный. Хранителем выступает предприятие – изготовитель товара. Находится формальный покла-жедатель, которому предоставляется право распоряжаться товаром. При этом на его имя выписывается пакет складских свидетельств на весь объем товара.
Преимущества нетрадиционного подхода:
1) хранителем является сам производитель;
2) можно организовать хранение с обезличением продукции, когда поклажедателю при востребовании продукции выдается не конкретный вид продукции (например, со своим порядковым или серийным номером), которая была когда-то передана на хранение, а равное количество продукции того же наименования и качества, что указаны в свидетельствах. Такой подход позволяет выписывать складские свидетельства в объеме неснижаемого остатка продукции на складе производителя. В дальнейшем важно лишь поддерживать соответствие объема и номенклатуры продукции на складе предприятия-изготовителя тому объему продукции, который указан в складских свидетельствах, находящихся в обращении.
Реквизиты складских свидетельств:
1) наименование и местонахождение товарного склада;
2) текущий номер свидетельства по реестру товарного склада;
3) наименование и местонахождение поклажедателя;
4) число единиц продукции, ее мера (вес, объем) и наименование продукции;
5) срок, на который продукция принята на хранение;
6) размер вознаграждения за хранение и порядок оплаты хранения;
7) дата выдачи свидетельства;
8) подпись уполномоченного от имени склада лица и печать товарного склада.
Перечень документации для оформления лицензии на деятельность коммерческого (товарного) склада:
1) по вопросам, подведомственным Госсанэпиднадзору РФ: договор на вывоз твердых бытовых отходов; договор с дезинфекционной службой; медицинские книжки; документы на вентиляцию;
2) по вопросам, подведомственным Государственной противопожарной службе: акт государственной комиссии о приемке здания в эксплуатацию; акт о приемке в эксплуатацию пожарной сигнализации или автоматической системы пожаротушения; документы, определяющие категорию взрывоопасных помещений, по проверке работоспособности внутреннего противопожарного водопровода, по очистке воздуховода и вентиляции, по огнезащитной обработке конструкций, по пожарной охране объекта за
счет собственных средств предприятия, схема стоянки автотранспортных средств;
3) договор с Водоканалом; разрешение на выброс вредных веществ в атмосферу, распоряжение на отвод земельного участка; договор аренды земельного участка; проект лимитов размещения отходов; договор на вывоз отходов с приложением лицензии организации, вывозящей отходы;
4) по вопросам Административно-технической инспекции: договоры на вывоз мусора;
5) по вопросам ГИБДД: договор на эвакуацию автомобильных транспортных средств.
59. МЕТОДЫ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ ЗАПАСОВ ПРОДУКЦИИ НА СКЛАДЕ
Основные принципы учета продукции на складе:
1) оперативность и достоверность количественного учета на складах на основе применения материально ответственными лицами складских карточек или других реестров;
2) контроль работников бухгалтерии над правильностью и своевременностью документирования складских операций по движению продукции непосредственно в местах хранения, а также над ведением складского учета;
3) осуществление бухгалтерского учета продукции в денежном выражении по учетным ценам;
4) сопоставление остатков продукции по данным оперативного складского учета с остатками продукции по данным бухгалтерского учета для подтверждения их соответствия.
Виды учета:
1) обычный – используется обобщенная учетная карточка товара, которая показывает количество конкретной продукции, имеющейся на определенном складе или на всех складах предприятия на момент учета, и ее себестоимость;
2) партионный – товарные позиции расходной накладной формируются в строгом соответствии с приходами продукции (по принципу "один приход – одна учетная карточка");
3) оперативный (снятие остатков) – представляет собой процедуру сверки материально ответственными лицами фактического наличия продукции с данными системы складского учета путем подсчета товарных мест хранения продукции (ящики, рулоны, мешки, коробки). Затем с учетом соответствующих норм и нормативов производится пересчет, т. е. определяется количество продукции, которое оценивается по дей-
С ствующим ценам. Пересчет представляет собой
ции определенного вида. Такие проверки гарантируют достоверность текущих сведений, используемых в системе управления запасами, и сводят к минимуму недостачи продукции.
Для установления фактического наличия продукции проводятся инвентаризации.
В ходе инвентаризации проверяются:
1) сохранность единиц хранения;
2) правильность их хранения и отпуска;
3) состояние весового оборудования и измерительного инструмента;
4) порядок ведения учета продукции.
Необходимые предпосылки эффективного контроля над сохранностью продукции:
1) наличие должным образом оборудованных складов и кладовых;
2) специализация складов;
3) размещение продукции по секциям складов, а внутри их – по отдельным группам и типоразмерам (в штабелях, закромах, на стеллажах, полках) таким образом, чтобы обеспечивалась возможность быстрой ее приемки, отпуска и проверки наличия;
4) наличие в местах хранения каждого вида продукции ярлыка с указанием данных о находящейся здесь продукции;
5) оснащение мест хранения продукции необходимым весовым оборудованием, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивающее их периодическое переосвидетельствование и маркировку;
6) внедрение централизованной доставки продукции с центральных складов в филиалы по согласованным графикам;
7) установление круга лиц, материально ответственных за приемку и отпуск продукции (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.);
8) определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск продукции со складов, а также выдавать разрешения (пропуски) на вывоз со склада продукции.
60. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ТОРГОВО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ НА СКЛАДЕ
Торгово-технологические процессы на складах состоят из комплекса операций, которые связаны с разгрузкой транспорта, подготовкой к приемке и приемкой товаров, их размещением и хранением, подготовкой к отпуску и отпуском. Все операции на складе делятся на основные и вспомогательные.
Основные– это операции, связанные с приемкой, хранением, подсортировкой и отпуском продукции.
Вспомогательные – это операции, связанные с разгрузкой транспортных средств, фасовкой и т. п. На торгово-технологические процессы влияют:
1) размер поступающих и отправляемых партий товаров;
2) степень сложности ассортимента;
3) физико-химические свойства товаров;
4) условия и порядок хранения товаров;
5) наличие и состояние складских помещений;
6) оборудование.
Схема организации торгово-технологических процессов включает в себя этапы:
1) разгрузка транспорта;
2) приемка товаров;
3) размещение товаров на хранение;
4) хранение товаров;
5) отборка товаров;
6) комплектование и упаковка товаров;
7) помаршрутное комплектование товаров;
8) перемещение товаров в зону погрузки;
9) погрузка товаров. Для отдельных складов в зависимости от ассортимента товаров и систем механизации могут вноситься некоторые коррективы, касающиеся выполнения отдельных операций.
Принципы организации торгово-технологических процессов на складе:
1) планомерность – предусматривает разработку ка-С лендарного плана поступления и отпуска товаров по дням и неделям, позволяющего заблаговременно подготовиться к разгрузке, приемке и размещению товаров на складе, лучше использовать материально-технические ресурсы;
2) равномерность и непрерывность – предполагает распределение операций по часам, дням и неделям. Это обеспечивает бесперебойную работу складов на протяжении всего рабочего времени;
3) рациональная организация товарного потока – предусматривает кратчайшие пути перемещения товаров на складе, сокращение длительности выполнения отдельных операций;
4) механизация и автоматизация операций – призваны облегчить выполнение трудоемких работ, повысить производительность труда работников склада и снизить затраты труда и средств;
5) эффективное использование площади, емкости и тор-гово-технологического оборудования – направлено на обеспечение более рационального использования материально-технической базы склада;
6) обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей – предполагает сокращение товарных потерь, возникающих при выполнении торгово-тех-нологических процессов, и повышение ответственности материально ответственных лиц за бережное отношение к товарам;
7) распределение обязанностей между отдельными исполнителями торгово-технологических процессов – предусматривает закрепление отдельных сотрудников за отдельными участками работы и повышение их ответственности за качество выполняемых работ.
Основные направления совершенствования торгово-технологических процессов на складах:
1) внедрение прогрессивных методов выполнения складских операций;
2) применение современного торгово-технологиче-ского оборудования, машин и устройств;
3) механизация и автоматизация складских операций;
4) разработка и внедрение научной организации труда и управления.
61. ПЛАНИРОВАНИЕ СКЛАДСКИХ ПОМЕЩЕНИЙ
Основные конструктивные элементы складского здания: фундамент, стены, опорные колонны, междуэтажные перекрытия, полы, кровля, рампы и козырьки над ними, двери и окна.
Технологические требования к устройству складов:
1) соответствие площади и объема складских помещений характеру и объему выполняемых технологических операций;
2) соответствие параметров и конфигурации здания склада требованиям оптимальной технологии выполняемых операций.
Требования к планированию складских помещений:
1) возможность применения эффективных способов размещения и укладки продукции;
2) обеспечение условий для полной сохранности единиц хранения;
3) исключение неблагоприятного влияния одних видов продукции на другие при их совместном хранении, обеспечение условий для сохранности качества продукции;
4) возможность эффективного применения подъемно-транспортного оборудования;
5) удобный доступ к продукции;
6) обеспечение поточности и непрерывности складского технологического процесса.
Основные группы складских помещений:
1) помещения основного производственного назначения – служат для выполнения следующих технологических операций:
– хранение продукции;
– прием и отпуск продукции (экспедиция);
– распаковка, упаковка, фасовка и комплектация продукции;
– вспомогательные помещения – предназначены для хранения тары, многооборотных контейнеров и поддонов, а также для использования в качестве тароремонтных мастерских;
2) подсобно-технические помещения – предназначены для размещения инженерных устройств и коммуникаций (помещения машинных отделений, вентиляционные камеры, котельные, кладовые хозяйственных материалов и инвентаря, ремонтные мастерские, подзарядочные аккумуляторные станции);
3) административно-бытовые помещения – предназначены для размещения административных служб, мест отдыха и приема пищи, гардеробных, зала товарных образцов, душевых, санитарных узлов и т. п. Рабочие зоны служат для размещения рабочих мест товароведов. Они должны быть оборудованы столами и креслами, персональным компьютером, картотекой, стульями для покупателей и мебелью для хранения документации. Зона экспозиций разделяется на отдельные сегменты, оснащаемые пристенными и островными горками с приспособлениями для показа товаров (полками, консолями, штангами). Зона ожидания и отдыха предназначена для самостоятельной работы покупателей с альбомами, каталогами и списками товаров, ^+ а также для их отдыха после выбора товаров. Зона проходов служит для передвижения в зале товарных образцов и для прохода в другие помещения склада.
Основные характеристики складских помещений:
1) вместимость склада – характеризует то количество продукции, которое может единовременно вместить склад;
2) полезная площадь склада – площадь, непосредственно занятая хранимой продукцией;
3) площадь рабочих мест – площадь в помещениях складов, отведенная для оборудования рабочих мест работников склада;
4) площади участков приемки и комплектации – рассчитываются на основании укрупненных показателей расчетных нагрузок на квадратном метре площади на участках приемки и комплектации;
5) площадь отправочной экспедиции – используется для комплектации отгрузочных партий.
62. УСЛОВИЯ ХРАНЕНИЯ ПРОДУКЦИИ НА СКЛАДЕ
Условия хранения материалов – та окружающая среда (температура, свет, влага и т. п.), в которой хранятся материалы на складах. На складах должен поддерживаться специальный температурный режим и уровень влажности. С этой целью на складах должна быть установлена надежная вентиляция, соблюдаться чистота складских помещений. Как правило, все хранимые материалы на складах должны располагаться на стеллажах по сортам, размерам и партиям поступления. Устройство стеллажей обеспечивает соблюдение этих требований. Материалы на поддонах должны располагаться на стеллажах с соблюдением сроков их поступления, с тем чтобы ранее поступившие материалы были и ранее отпущены потребителю.
Условия хранения отдельных групп товаров:
1) черные металлы:
– предохранять металлы от влаги и атмосферных осадков в виде дождя, снега во избежание коррозии металлов;
– температура зимой должна быть не ниже 8-14 °C;
– содержать склады в чистоте;
– склады должны располагаться вдали от производственных помещений, выделяющих газы;
2) твердое топливо. При длительном хранении уголь может выветриться, в результате чего снижается его масса и теплота сгорания, повышается склонность к самонагреванию и самовозгоранию. Поэтому необходимо соблюдение следующих условий:
– хранилища должны быть оборудованы наружным освещением, противопожарными водопроводами и средствами пожаротушения;
– покрытие поверхности штабелей такими составами, как суспензия извести, хлористый кальций, жидкое стекло и т. д.;
3) резинотехнические изделия. Для сохранения эластичности, прочности, диэлектрических свойств и внешнего вида резиновых изделий необходимо соблюдение следующих условий:
– изделия не должны подвергаться воздействию прямых солнечных лучей – стекла окон должны быть окрашены в желтый или белый цвет;
– температура воздуха должна быть 5-20 °C, относительная влажность – 40–60 %;
– изделия должны храниться на деревянных стеллажах;
– складские помещения должны быть оснащены средствами пожарной безопасности, а электрическое оборудование складов – иметь надежное заземление;
– не допускается хранение рядом с кислотами, щелочами, растворителями, жидким топливом и другими огнеопасными материалами;
– не допускается курение и использование огня на складе;
4) лакокрасочные материалы. При нарушении условий хранения лакокрасочные материалы теряют свои потребительские качества. Так, растворители под действием света и воздуха высыхают, порошковые краски сбиваются в комки, пигменты темнеют и разлагаются. Кроме того, скопление паров растворителей и пыле-образование порошковых красок в помещениях при определенных концентрациях образуют взрывоопасные смеси. Поэтому необходимо соблюдение следующих условий:
– не допускается скопление паров растворителей и пылеобразование порошковых красок в помещениях, так как пары и пыль при определенных концентрациях образуют взрывоопасные смеси, поэтому помещения должны быть обработаны приточно-вытяжной вентиляцией, с помощью которой уменьшается число вредных веществ в воздухе;
– работники должны быть обеспечены спецодеждой, индивидуальными средствами защиты рук и органов дыхания;
– наличие средств пожаротушения.