Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках должностной компетенции. Распоряжение издается по оперативным вопросам организационно-хозяйственной деятельности. Его текст содержит: конкретное задание, указание на ответственность исполнителя, сроки.
К информационно-справочным документам относятся акты, справки, докладные записки.
Справка – документ, содержащий и подтверждающий информацию. В сказке В. Шукшина "До третьих петухов" герой спрашивает: "А какую справку, Ваня? Они разные бывают… Есть о наличии, есть об отсутствии, есть "в том, что", есть "так как", есть "ввиду того, что".
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянными, так и назначенными. Акт оформляется на общем бланке. Текст делится на 3 части: введение, констатируемая часть, выводы. В первой части указываются основания для составления акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Завершают акт подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.
Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего предприятия с целью информации о сложившейся ситуации, о фактах, мешающих деятельности. Она содержит выводы и предложения. Ей предшествует заголовок.
Исполнительному директору предприятия
Ф.И.О.
Докладная записка
Дата
№
О приобретении компьютера
В связи с производственной необходимостью прошу рассмотреть вопрос о приобретении компьютера.
Должность
Подпись
Внутренние докладные записки оформляются на простом листе бумаги, внешние – на бланке.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, дипломного проекта) или объясняющий причины какого-либо события, поступка. Они делятся на две группы: первая группа – документы, сопровождающие основной документ, поясняющие его основные положения; вторая группа – документы по поводу каких-либо событий, происшествий, указываются причины какого-либо нарушения – гражданского или производственного. Объяснительная записка составляется в произвольной форме, не имеет заголовка.
Из рассказа М.Н. Задорнова "Задание выполнено" 1. Объяснительная записка.
"Я агент иностранной разведки – Джон Кайф. Родился по заданию ЦРУ. В совершенстве владею 14 языками, телепатией, йогой, каратэ, самбо… Фотографирую левым глазом. В правом проявляю микропленки… усилием воли могу вызвать землетрясение, цунами и такси… Но вот год назад я получил главное и, к сожалению, последнее задание: незаметно проникнуть на территорию СССР…
И я прошу настоятельно учесть, что я иностранный резидент, хочу добровольно сдаться, поэтому меня надо срочно переправить в соответствующее заведение".
Резолюция: "Гражданин, называющий себя иностранным резидентом,…переправлен нами в соответствующее заведение, где пребывает… с Наполеоном, Александром Македонским и астронавтом с Альфа-Центавра".
Начальнику экономического отдела
Иванову И.И.
от инженера Петровой В.В.
Объяснительная записка
Я, Петрова В.В., опоздала на работу в связи с тем, что на улицах города сложилась аварийная ситуация из-за сильного снегопада.
Дата
Подпись
Документы для внешнего пользования называются деловыми письмами. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, ведут переговоры. ГОСТом для делового письма установлен специальный бланк для писем, содержащий реквизиты: адресат, заголовок, текст, отметку о наличии приложений, подпись. По функциональному признаку письма можно разделить на 2 группы: письма, требующие ответа (запрос, предложение, рекламация) и не требующие ответа (предупреждение, приглашение).
По тематическому признаку проводится деление на деловую и коммерческую корреспонденцию. Переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые формы деятельности предприятия, называется деловой, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой. Коммерческие письма составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу.
По структурным признакам письма делятся на стандартные (по определенному образцу) и нестандартные (ему составитель придает большое значение).
Первое и главное требование к деловому письму – убедительность, а значит, доказательность. Каждый вид письма имеет свою языковую формулу, т. е. устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер управленческой функции. Деловое письмо состоит из двух частей:
– вступления с изложением причин,
– вывода.
Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем Ф.И.О. и только потом адрес. В этом случае используется дательный падеж. Если не должностному лицу, то указывается название организации в именительном падеже.
Нужно помнить, что выражение благодарности в письменном виде считается более правильным, чем по телефону, а некоторые деловые письма, например письма-благодарности, должны быть написаны от руки.
В официальном письме частное лицо или представитель фирмы выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки определяет характер, стиль, язык деловых писем.
Искусство делового письма – в строгой функциональности. Образцом является телеграфный стиль. Составитель стремится с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации. Важной задачей в составлении письма является его информационное насыщение, т. е. целесообразное количество информации.
Каждое письмо, как правило, посвящено одному вопросу и располагается на одной странице. Абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы, комментирующей части. В зачине формулируется тема абзаца. Фраза содержит основную информацию. В комментирующей части подводится итог – поэтому, таким образом, в результате этого. Средняя длина абзаца составляет 4–6 предложений, каждое последующее предложение связано с предыдущим.
Различают два вида контекста: последовательный и параллельный. В последовательном одно вытекает из другого, в параллельном несколько последовательных предложений поясняют с разных сторон предыдущее предложение. Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повторов: лексических (одинаковых слов), местоименных, семантических – употребление в двух соседних предложениях синонимов или антонимов, синтаксических – повторяется синтаксическая конструкция, но с другим наполнением, кроме того, используются слова или словосочетания, выступающие в роли связи, например, в порядке оказания помощи, согласно вашей просьбе, ввиду вышеуказанного.
При составлении обычно вызывает затруднения употребление следующих конструкций:
– при подлежащем с количественным числительным на один сказуемое употребляется в форме единственного числа;
– при подлежащем с числительным два и более сказуемое употребляется в единственном и множественном числе. Форма единственного числа придает безличную окраску, подчеркивает результат;
– при подлежащем со словами большинство, меньшинство, ряд, часть, много, несколько, количество, число сказуемое употребляется в форме единственного и множественного числа;
– при подлежащем, выраженным местоимением "кто", сказуемое ставится в форме единственного числа;
– используется союз "который";
– сказуемое в форме единственного числа употребляется в следующих случаях:
а) при наличии тематической близости однородных подлежащих,
б) при наличии повторяющихся перед однородным подлежащим слов весь, всякий, каждый,
в) при перечислении;
– при наличии глагола-связки быть, являться, делать и др. именная часть ставится в творительном падеже;
– определения согласованные ставятся перед определяющим словом, а несогласованнные после него;
– распространенное определение ставится после определяющего слова;
– простое количественное числительное пишется словом (не более трех, три-пять дней);
– многозначные числа записываются цифрами, исключение: если они начинают предложение (двадцать пять изделий);
– если с мерой, то числом (3 кг гвоздей);
– при порядковых числительных в арабских цифрах вводится падежное окончание (по 6-му классу), при перечислении окончание ставится один раз (по 1, 2, 3-му);
– месяц, квартал записывается римскими цифрами. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть крайнюю степень
заинтересованности предприятия. Для убедительности служат параллельные синтаксические конструкции в виде одного распространенного предложения, риторические вопросы. Учитывая психологию восприятия текста, надо помнить, что наречия очень, ещё раз, часто повторяемые, утрачивают свою силу.
Письма писались на Руси во все времена. Например, найденную старинную грамоту можно отнести к письму-просьбе: "Поклон от Михаила к осподину своему Тимофию. Земля готова, надобе семяна. Пришли, осподине…".
Современные письма содержат заголовок, начинающийся с предлога о (об), подпись руководителя. Коммерческие письма должны иметь подпись руководителя или двух руководителей, один из которых – бухгалтер.
Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, запрос информации. Оно может излагаться от 1-го лица единственного числа, 3-го лица единственного и множественного числа. Здесь используются речевые клише: обращаемся к вам с просьбой, просим вас направить, мы будем вам благодарны, мы хотели бы получить.
Письмо-подтверждение используется, когда необходимо подтвердить получение документов или материалов. "Сообщаем, что фирма получила высланные каталоги. Выражаем благодарность и подтверждаем желание сотрудничать".
Письмо-ответ содержат решение, принятие или отказ. "Сообщаем, что выслать образцы продукции в настоящее время не представляется возможным". Мотивировка отказа обычно стоит в начале письма. "В связи с загруженностью типографии ваш заказ…".
Гарантийное письмо составляется с целью подтвердить определенные обещания или условия: гарантируется оплата, работа. Оно имеет, как правило, две подписи.
Коммерческое письмо составляется при заключении и выполнении коммерческой сделки и имеет правовую силу. Это запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, рекламация.
Рекламация (претензия) состоит из трех частей: основание для предъявления претензии, доказательства (акт экспертизы), конкретные требования пострадавшей стороны, то есть это документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Употребляются выражения: "мы официально заявляем вам; мы должны поставить вас в известность; было обнаружено".
Письмо-приглашение содержит приглашение адресату. Оно может адресоваться конкретному лицу или организации, предприятию. В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, сроки, участники, условия участия. "Приглашаем вас; имеем честь пригласить; мы будем вам благодарны и признательны".
Письма-сообщения имеют речевые конструкции: "доводим до вашего сведения; напоминаем; в ответ на ваш факс сообщаем".
Сопроводительные письма: "направляем; высылаем; в ответ на ваш запрос; в соответствии с договоренностью". Их особенность – наличие приложения.
Заключительными словами деловых писем могут быть речевые конструкции: "убедительно просим вас не задерживать ответ; надеемся, что наша просьба будет выполнена; с уважением; с благодарностью; с искренними пожеланиями".
Особым видом коммуникации является реклама. Одно из ее определений, сделанное 50 лет назад, таково: "Реклама – это искусство продажи посредством печатного слова". В настоящее время в рекламе используются не только словесные, но и зрительные символы. Реклама влияет на сознание и подсознание человека, манипулируя им. Практика работы с рекламными текстами показывает, что к ним должны быть применены особые подходы. Рекламное объявление не только должно хвалить товар, информировать о его качествах, но и навязывать мысль: "Приобрети товар – и ты получишь выгоду". Главная задача рекламного текста: минимум слов – максимум информации. При построении рекламного текста используются принцип рамки (реклама как эмотивное высказывание всегда граничит с другими типами речи, например, реклама включается в телевизионную программу, фильм, текст), принцип развития сюжета (пример рекламы пива "Пит"). Кроме того, делают рекламу эффективной определенные языковые конструкции: использование вопросительных слов – "почему", "как", контраст – "было – стало", "чем – тем…", предположения, использование добрых слов, а также слов-связок, весьма ценящихся во всем мире: "как – так и; как мы сказали вначале; что интересно, так это; даже в том случае; и вдобавок" и др., при этом запрещается вводить в рекламный текст абстрактные понятия, "нет" и "не". Язык рекламы должен информировать и убеждать, быть литературно грамотным, конкретным и целеустремленным, доказательным, логично построенным, доходчивым, кратким, игнорирующим второстепенные подробности и лаконичным по построению фраз, оригинальным, неповторимым в деталях и одновременно соответствующим общепринятым образцам, а также интересным, занимательным, остроумным. Таким образом, основными стилевыми принципами рекламы являются: ясность, доходчивость, непротиворечивость, правдивость, краткость, оригинальность, выразительность.
В настоящее время фирмы не хотят оглашать многие аспекты деятельности. В связи с этим принимаются специальные документы, устанавливается допуск к ним сотрудников. Это вопрос коммерческой тайны. Коммерческая тайна – сведения о деятельности фирмы, предприятия, распространение которых могло бы принести ущерб интересам фирмы. В таких случаях сотрудник дает письменное обязательство о её неразглашении. Документы, имеющие отношение к коммерческой тайне, в верхнем правом углу несут на себе реквизит – KT. Допуск к ним ограничен и строго оговаривается, как и условия их хранения.
Рекомендуемые для обсуждения темы и задания
1. Исправьте текст данного письма:
Уважаемые господа, работающие в АО "Аист".
Мы очень хотели бы сотрудничать с вами на предмет детальной проработки наших программ по совместной подготовке презентации по продаже разных товаров. Мы рады будем поскорее встретиться с вами.
Срочно пришлите нам нужные материалы и проспекты.
Очень ждем вашего ответа и предложения о дате проведения переговоров. С уважением, директор фирмы Иванов С. С.
2. Язык и стиль служебных документов.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Образцы документов
Резюме
Петров Петр Петрович
Адрес: 125125 г. Москва, ул. Свободы, д. 1, кв. 1
Телефон: 121-21-21
Возраст: 1975
Гражданство: РФ
Семейное положение: холост
Цель: получение должности менеджера по рекламе.
Образование
2003–2002 Учебный центр подготовки специалистов по рекламе.
2002–1997 Московский государственный технологический университет "Станкин" с присвоением квалификации инженер-технолог (диплом с отличием).
1995–1994 Компьютерные курсы.
Опыт работы
2003 – наст. время
Рекламная компания "МБВ" менеджер по рекламе: поиск клиентов, работа с оформителями, клиентами.
Дополнительные сведения
Владею всеми системами программирования.
Английский язык свободно, немецкий технический со словарем.
Самостоятелен, контактен, умею работать в команде.
Увлекаюсь психологией, изучаю менеджмент.
Раздел 5
Основы ораторского искусства
Лекция 1
Риторика. Роды и виды риторики
План
1. Риторика как наука и как искусство.
2. Из истории риторики.
3. Роды и виды риторики.
"Товарищи! Я сейчас из камеры народного судьи! Разбиралось необычное дело: дети убили свою мать. В свое оправдание убийцы сказали, что мамаша была большая дрянь. Но дело в том, что мать все-таки была поэзия, а детки – имажинисты". Так начал одно из своих блестящих выступлений В.В. Маяковский – не только большой поэт, но и талантливый оратор, он мастерски владел словом и виртуозно – голосом. Маяковский умел держать зал в напряжении, мог заставить негодовать, восхищаться, смеяться. Его выступления – не скучный утомительный доклад о поэзии, а зажигательная речь, искрометная беседа, живой диалог. Публика ценила это, поэтому мест в зале всегда не хватало.
Искусство красноречия ценилось во все времена у всех народов. "Перед кем же люди трепещут? На кого взирают потрясенно, когда он говорит? Кем восторгаются? Кого считают чуть ли не богом среди людей? Того, кто говорит стройно, блистая яркими словами и образами, вводя даже в самую прозу некий стихотворный размер, – одним словом, красиво", – утверждал великий оратор древности Цицерон.
Русский оратор М.М. Сперанский в "Правилах высшего красноречия" добавлял: "Красноречие есть дар сотрясать души, переливая в них свои страсти, и сообщать им образ своих понятий".
Не умея владеть речью, трудно добиться успеха на любом поприще: военном, дипломатическом, торговом. Поэтому еще в Древней Греции возникло ораторское (лат.) искусство. Его синонимами являются греческое слово "риторика" и русское слово "красноречие".
Риторика – это наука о способах убеждения, разнообразных формах преимущественно языкового воздействия на аудиторию. Задача риторики с древнейших времен и сегодня – обучать, радовать, вдохновлять. Воздействие может осуществляться как в устной, так и в письменной форме с помощью аргументов, доказательств для формирования новых или изменения старых стереотипов восприятия и поведения.
Красноречие, как отмечали античные философы, – это способ познания, толкования сложных явлений, оно должно нести людям знания. Оно оперирует фактами, событиями, цифрами, укладывая их в определенную систему. Риторика пользуется открытиями и достижениями многих наук. Она опирается на психологию, философию, логику, этику, эстетику и другие науки. Риторика – это наука, которая учит рассуждать, логически мыслить, обобщать. Многие ораторы были крупными учеными, политическими деятелями своего времени.
Риторика – это искусство построения и публичного произнесения речи, искусство владения живым словом. Как искусство она близка поэзии, актерскому и режиссерскому мастерству: изучает мимику и телодвижения, учит владеть голосом и чувствами.