– перебивать партнера в середине фразы;
– использовать оскорбительные, ироничные, жаргонные, просторечные выражения;
– негативно оценивать высказывания собеседника, его внешность и манеры поведения;
– подчеркивать свое превосходство;
– принуждать к быстрым ответам;
– вторгаться в личную зону собеседника;
– вести беседу в состоянии эмоционального возбуждения;
– переходить с официально-делового на интимно-дружеский стиль общения.
2.2. Деловая презентация
Публичная презентация (от лат. praesentatio – "представление") – это персональное или опосредованное через СМИ устное представление проектов, товаров, программ с целью оказать на слушателей убеждающее воздействие и побудить их к действиям, которые прямо или косвенно выгодны выступающему или тем, кого он представляет. Презентации являются частью повседневной деловой жизни нового времени. Они используются для представления своей фирмы потенциальным клиентам, представления конкурентов клиентам (при этом так, чтобы клиенты не выбрали конкурентов), для представления произвольного предмета незнакомой аудитории, устройства на работу на определенную позицию, представления себя партнерам, представления другого человека.
Кроме того, презентация используется для того, чтобы:
– убедить избирателей голосовать за вашего кандидата на выборах;
– убедить экспертный совет выделить деньги на ваш проект;
– убедить руководство в преимуществах вашего плана реорганизации;
– убедить потребителей выбрать ваш продукт или услугу.
Можно утверждать, что презентация выполняет функции, сходные с рекламой, т. е. максимально выгодное представление продуктов или услуг с целью их продажи. Но в отличие от большинства видов рекламы, стремящейся к лаконичности и эмоциональности, презентация, напротив, детально описывает плюсы и выгоды сотрудничества с определенной компанией, преимущества данного продукта или услуги, подтверждая их графиками, исследованиями, статистикой, теоретическими выкладками и практическими результатами.
Презентация эффективна как основа для делового разговора, она может служить дополнением к уже состоявшейся деловой беседе, хорошо подходит в качестве подробного "информационного письма" потенциальному клиенту, встретиться с которым лично нет возможности. Можно добавить также, что презентация как форма подачи информации весьма удобна в рамках всевозможных выставок, семинаров и внутрикорпоративных тренингов: все заинтересованные лица получают информацию в полном объеме, при этом сотрудники или представители не отвлекаются от основной работы.
Деловая презентация – это частный случай публичного выступления, следовательно, к ней применимы закономерности, действующие в сфере публичной речи.
К числу факторов, влияющих на эффективность проведения презентации, относятся: фактор цели (зачем?), фактор аудитории (кто?), фактор места (где?), фактор способа (как?).
Фактор цели. Цели деловой презентации различны. Самая простая цель – проинформировать аудиторию. В данном случае нет необходимости в убеждении, достаточно изложить имеющуюся информацию. Другая цель – привлечь внимание к продукту или услуге, укрепить позиции компании. Здесь уже имеют место элементы убеждения и воздействия. Самая сложная цель – изменить мнение аудитории. Специалисты считают, что это равносильно продажам, только результатом презентации является не заключение договора, а изменение отношения аудитории к презентуемому объекту.
Фактор аудитории. Начать подготовку следует с ответов на вопросы: кто будет присутствовать на презентации, каков уровень знаний предполагаемой аудитории и каковы ее потребности. Наиболее типичная ошибка – неправильная оценка аудитории, в результате чего завышенные ожидания аудитории не оправдываются либо уровень изложения оказывается недоступен. В обоих случаях выступление не достигает своей цели.
Фактор места. Чем больше пространство, тем меньше шансов, что слушатели примут участие в обсуждении. Значит, действует и обратный принцип: если цель презентации не предполагает выступления зрителей, то аудиторию можно увеличивать до максимума – сколько вместит помещение. Важную роль играют особенности помещения и его техническая оснащенность (освещенность, слышимость, наличие микрофона, экрана, проектора и пр.).
Фактор способа. В первую очередь это процесс правильной организации информации. Затем следует отбор аргументов, выбор средств отображения и носителя. После происходит формирование визуальных решений, и лишь потом – графическое воплощение и оформление.
Организация презентации
Если представить презентацию в виде трех составных частей – вступление, основная часть и завершение, – то начинать ее разработку следует с основной части. Здесь необходимо выделить главные мысли и формализовать их. Допустим, вы представляете себя в качестве руководителя предполагаемого проекта. Основная мысль, которую вы можете донести в этой ситуации, может быть сформулирована следующим образом: для завершения проекта в срок мы должны предпринять определенные шаги. И акцент всей презентации надо сделать именно на этих шагах. Разработав основную часть презентации, можно переходить к вступлению. В этой части обычно преследуются четыре цели: привлечь внимание, поднять уровень доверия, информировать о предстоящей презентации, сформулировать свою позицию по теме выступления.
Начать вступление можно с изложения малоизвестных фактов. Весьма популярное и эффективное начало – сделать провокационное или неоднозначное заявление, задать вопрос, реальный или риторический. После того как внимание аудитории привлечено, стоит перейти к основной части презентации. Здесь тема обсуждается более подробно. Если цель состоит в том, чтобы информировать, то основная часть презентации должна описывать тему и демонстрировать, как она относится к аудитории. Если цель – убедить, то основная часть презентации используется, чтобы определить проблему и предложить свои решения.
Поскольку время презентации ограничено, следует сократить и количество основных идей, изложенных в презентации (рекомендуется от двух до пяти пунктов). Поэтому лучше включить меньше пунктов в презентацию, чтобы подробнее раскрыть суть, так как необходимо представить доказательства каждого пункта. Обязательным компонентом презентации является наличие всего излагаемого материала в печатном виде со всеми цифрами, разъяснениями и комментариями. Сочетание хорошей презентации и доступности материалов в печатном виде вызывает доверие и уважение.
В завершении обязательно надо еще раз изложить основную цель презентации. Эта часть выступления должна быть яркой и запоминающейся, желательно подтвержденной визуальными средствами. Закончить выступление можно уместной цитатой или необычным оборотом. У слушателя должно остаться ощущение законченности и завершенности.
Наиболее распространенные структурные типы презентации:
1) тематическая структура – используется, когда есть несколько идей, относящихся к теме, и каждая отдельная идея становится главным пунктом; такая структура полезна для информативных речей;
2) хронологическая структура – используется для информативных и убеждающих речей, которые требуют представления фоновой информации;
3) пространственная структура – организует материал в соответствии с физическим пространством; структура полезна для информативных речей;
4) систематизированная структура – организует материал по категориям; структура полезна для информативных и убеждающих речей;
5) проблема/решение – эта структура организует материал, описывая проблемы и затем предоставляя решения; такая структура полезна для убеждающих выступлений;
6) причина/следствие – описывает причину возникновения проблемы/ситуации и затем представляет последствия; такая структура полезна для убеждающих презентаций.
Язык презентации
При составлении текста слайдов и выступления на презентации рекомендуется:
– избегать усложненных синтаксических конструкций, в частности заменять деепричастные и причастные обороты личными формами глаголов (не оценив ситуацию, а когда мы оценили ситуацию); следуйте правилу: одна мысль – одна фраза;
– вместо безличных, неопределенно-личных и пассивных форм использовать личные формы (не было замечено, а мы заметили);
– вставлять в текст элементы устно-разговорного стиля;
– чаще обращаться к слушателям, вовлекать их в рассуждения (а теперь вопрос, обратите внимание, вы сами видите, поверьте, я могу привести еще множество примеров);
– использовать положительную эмоционально-окрашенную лексику (замечательно, превосходно, прекрасно, великолепно);
– избегать сомнительных сравнений, туманных выражений, многословия;
– привлекать дополнительный материал в виде цитат, ссылок на авторитеты, фразеологизмов, пословиц и поговорок;
– размещать длинный текст на нескольких слайдах;
– не читать текст слайда, а комментировать его основную мысль.
Учет национальных особенностей при подготовке и проведении презентации
В России презентацию для отечественной аудитории лучше всего начинать со ссылки на солидность бренда или компании-производителя. Подробно на этом останавливаться не стоит – достаточно одного упоминания. Если в Германии решающую роль играет солидность и качество товара, а в Японии – необычность и оригинальность, то в России главным критерием выступает надежность. Упоминание о гарантиях обязательно. Внешний вид товара также немаловажен. Отечественных бизнесменов прежде всего интересует, какую немедленную пользу они извлекут от данного предложения. По этой причине абстрактные речи о престижности и важности "использования такого рода вещей" нужно опустить вообще и следует сразу перейти к конкретной пользе презентуемого продукта, а еще лучше – к его демонстрации. Если по какой-либо причине это сделать невозможно, покажите картинки, которые дадут наглядное представление, о чем вы рассказываете.
Излишняя агрессивность, навязывание товара могут вызвать неприятие у аудитории, которая не хочет быть объектом манипулирования. Можно быть напористым, но сохранять дружелюбие. Чем больше уважения вы продемонстрируете по отношению к отечественным слушателям, тем большего успеха добьетесь.
Весьма эффективны в России такие формы, как предоставление бесплатного сервиса, возможность получения пробных экземпляров, приобретения двух экземпляров по цене одного, экономии при покупке "здесь и сейчас". Оптимальное время для презентации – 20–30 минут.
2.3. Деловые переговоры
"Переговоры представляют собой целенаправленное и ориентированное на достижение определенных результатов деловое общение в форме диалога". Они проводятся:
– по определенному поводу;
– при определенных обстоятельствах;
– с определенной целью;
– по определенным вопросам.
Структуру проведения переговоров можно свести к определенной схеме:
– взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;
– их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов, предложений, их обоснование);
– согласование позиций и выработка договоренностей.
На предварительной стадии переговоров основное внимание уделяется не столько решению проблем, сколько стремлению получить или дать максимальное количество информации, следовательно, структуру данного этапа можно представить в следующем виде:
– запрос интересующей информации;
– удовлетворение интереса путем изложения фактических данных;
– вопросы по ходу изложения;
– предварительное обсуждение возможных спорных моментов;
– разрешение их;
– завершение.
На первом этапе преобладает диалог – запрос информации. Здесь возможны два типа вопросов. Если клиент хочет получить общую информацию об услугах данной фирмы, он формулирует общий вопрос: Что это за услуга? Простите, это что у вас? Если он уже знает о деятельности фирмы, он будет более конкретен: Если можно, ваши услуги в качестве интернет-провайдера… У вас есть такие хорошие карточки. Мы у вас покупали их раньше и хотим покупать опять… Сколько будет стоить минута по вашей карте, если звонить в Финляндию или Швецию?
Соответственно реакция представителя фирмы также будет различной – он либо дает "рекламную" информацию о своей фирме и ее услугах, либо дает конкретный ответ на конкретный вопрос. Так, на вопрос: Что это за услуга? дается следующий ответ: Это телефонная карта, образец, от нашей компании. Эта телефонная карта предназначена для тех, кто звонит по межгороду, а также для международной связи.
В данных примерах активность проявляет клиент, а представитель фирмы только отвечает на его вопросы. Другой тип ведения диалога предполагает активность со стороны представителя, и тогда первая часть переговоров начинается не с запроса информации со стороны клиента, а с ее предоставления или с вопросов со стороны представителя фирмы. Например: Я вам дам каталоги. Естественно, представлена мебель не вся… Вы хотите купить? Какое количество? На какую сумму? Так, я поняла. Что вы предлагаете?
Второй и третий этап и в том и в другом типе диалога представляет собой обмен вопросами и ответами, причем вопросы, как правило, формулируются достаточно лаконично, в то время как ответы носят обстоятельный, развернутый характер, что отвечает главной цели предварительных переговоров – получению информации. Приведем пример вопросов одного из клиентов:
– Простите, это что у вас?
– Понятно. А куда, что за карта? Какие…
– Хорошо, а какой смысл?
– Понял. Хорошо. А какая стоимость карточки?
– Ясно. Хорошо. Ну что ж. Можно телефон?
Далеко не всегда последующий вопрос определяется предыдущим ответом, зачастую вопрос никак не связан с ранее прозвучавшей репликой. Примером такого рода может служить следующая запись вопросов одного из участников диалога:
– И сколько стоит…
– Так, а кровати у вас здесь нет? Здесь только шкафы стоят?
– А цвета какие?
– Вот как тот шкаф, да?
– А это что, ламинат?
– Не бумага? Это детская?
– Без кровати наверху?
– Она называется "Лидер", да?
– Так, что еще здесь у вас?
– А фасады у вас чьи?
– Ну, сами изготовляете…
– Контейнерами вы отправляете, да?
– Все разборное, да?
По мере развития диалога могут возникнуть спорные моменты, и тогда диалог – обмен информацией переходит в диалог-спор, например:
Клиент. – А завод в Питере находится, да?
Представитель фирмы. – Это фабрика, а не завод, фабрика. Большая, старая фабрика, которая модернизировалась тысячу раз и…
К. – Она так и называется "Севзапмебель"?
Пр. – "Севзапмебель".
К. – Я просто знаю салоны "Севзапмебели", которые точно так же торговали итальянской мебелью, польской, различной.
Пр. – Вы знаете, насколько я знаю, на 95 % у нас своя мебель. У нас хватает своего. То есть спальни и…
К. – Не знаю, я была в салоне на… на Лиговском проспекте. Там исключительно импортная мебель. Не ваш это салон?
Пр. – Нет. Наши салоны находятся (неразб.). Они могут как дилеры торговать нашей мебелью.
К. – В том-то все и дело, что как раз вашей мебели там не было, была только вывеска "Севзапмебель".
Пр. – Ну, это как бы коммерческая структура не наша.
К. – Название просто одинаковое, и я подумала…
Пр. – Нет, название не может быть одинаковым. Название одно. Они просто могли как бы использовать, используя нашу марку, торгуют своей мебелью, а мы за это отвечаем, а они используют.
К. – Дело в том, что как бы… Ситуация очень простая. Если моя квартира, у меня заблокирована восьмерка. Когда…
Пр. – Это стандартная ситуация.
Здесь мы наблюдаем черты, типичные для устного бытового общения, – незаконченность фраз, перебивы собеседника, "поддакивание", использование разговорных выражений. Партнеров объединяет общность житейских проблем, что и рождает бытовую интонацию в разговоре. Допустимым является использование ссылок на личный жизненный опыт, общего ассоциативного фона, привлечение примеров из собственной практики, т. е. стремление к установлению неформальных взаимоотношений в процессе общения.
На стадии завершения могут использоваться следующие формулировки:
Ладно, спасибо. – На здоровье… Вы все напишите, пожалуйста, об этом, ладно? – Хорошо, спасибо большое. – Всего доброго… Ясно, хорошо, спасибо. – Пожалуйста… О’кей. Спасибо вам большое… Хорошо, спасибо. – Если что-то заинтересует, звоните, если у вас будут какие-то вопросы…
Стратегии ведения переговоров
Стратегия позиционного торга
Особенностью позиционного торга является то, что в нем спор ведется по поводу занятых оппонентами позиций. Обычно эти позиции обусловлены строго определенным набором параметров: цена, вид товара, объем сделки в натуральном и денежном выражении, срок поставки, срок оплаты и т. д. Каждый отстаивает свою позицию, стремясь сбить оппонента с его позиции. При этом их позиции могут постепенно меняться, но речь все время идет об одном и том же наборе параметров, изменению подвергается лишь их величина.
Иначе говоря, изменения позиций носят лишь количественный характер, а в качественном отношении, т. е. по составу самого набора обсуждаемых параметров, позиции остаются неизменными.
Выделяют два варианта позиционного торга: мягкий и жесткий. Основное различие между ними состоит в том, что жесткий стиль предполагает стремление твердо придерживаться выбранной позиции с возможными минимальными уступками. Ведя переговоры в этом стиле, вы непоколебимо настаиваете на своих требованиях, не идете на уступки, добиваетесь победы, оказывая давление на оппонента и не проявляя никакой заботы об удовлетворении его интересов. Результат, на который вы рассчитываете, выражается формулой выигрыш – проигрыш (т. е. ваш выигрыш и его проигрыш). Главная опасность такого стиля переговоров в том, что если оппонент будет придерживаться его же, то результат, скорее всего, будет выражаться другой формулой: проигрыш – проигрыш (т. е. и вы, и ваш оппонент окажетесь в проигрыше: взаимоприемлемый выход из конфликта не будет найден). Переговоры в жестком стиле вне зависимости от их исхода, как правило, отнюдь не улучшают отношения с оппонентом. Добиваясь решения конфликта в свою пользу, вы рискуете надолго прекратить ваше сотрудничество.