15.07.2008 № 23
Об активизации работы по пропаганде и распространению печатных изданий среди молодёжи
Во исполнение решения Администрации г. Иваново от 23.06.2008 № 3081 "Об активизации работы по пропаганде и распространению среди молодёжи печатных изданий, раскрывающих внутреннюю и внешнюю политику российского государства".
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Директорам магазинов городского подчинения организовать книжные выставки, раскрывающие роль молодёжи в государстве, к 01.08.2008.
2. Директорам районных книжных объединений утвердить планы пропаганды и распространения книг среди молодёжи через народные книжные магазины и отделения Всероссийского общества любителей книги к 15.08.2002.
3. Директору магазина Зайцевой Л.А. разработать предложения о создании молодёжного клуба книголюбов на базе магазина № 185 "Основа" до 05.08.2008.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела организации торговли Целикова И. В.
Генральный директор (личная подпись) А В. Грошев
Обратите внимание!
1. Текст распространительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.
Например: О назначении… Об утверждении… Об итогах… О мерах.
2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части содержится пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаётся распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т. е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несёт распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет – в постановлении; решает (решил) – в решении; предлагаю – в распоряжении; приказываю – в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его теста. Слова постановляет, решает (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки. В постановлениях и решениях перед словами постановляет и решает указывается название коллективного органа.
3. С новой строки (с абзаца) следует текст постановляющей части.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщённо, например: Директорам заводов… Руководителям архивов…
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме. Например: (Кому?) Что сделать? – подготовить; зачислить; организовать; обеспечить и т. д.
Административно-организационные документы. Контракт
К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчёты, контракты, договора и др. На примере контракта можно проследить различные языковые явления, характерные для служебных документов: употребление специальных терминов, отымённых предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи; преимущественное использование страдательных конструкций, трафаретность в изложении текста и многое другое.
Контракт, или договор, – соглашение двух и более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданином и организациями, так и между организациями.
КОНТРАКТ С РАБОТНИКОМ
Гор.___________ "__" 201_г.
наименование фирмы
именуемая в дальнейшем Фирма, в лице__________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
с одной стороны, и___________________________
(фамилия, имя, отчество)
_____________________________________, именуемый в дальнейшем Сотрудник, с другой стороны, заключили договор о нижеследующем:
1. Фирма представляет___________________
(фамилия, имя, отчество)
работу в качестве_______________________
(название должности)
с возложением на него обязанностей:
а) ______________________________________
б) ______________________________________
в) ______________________________________
г) ______________________________________
д) ______________________________________
2. За выполненную работу Фирма обязуется выплачивать месячную заработную плату в условно-среднем размере____________ рублей. В зависимости от количества, качества, дисциплины труда и культуры поведения реальная заработная плата может повышаться по итогам работы за месяц на 100 % или снижаться до 50 % по схеме, с которой_________ предварительно ознакомлен и согласен.
Выплата зарплаты производится один раз в месяц, не позднее 5-го числа следующего месяца.
По усмотрению руководства Фирмы может выплачиваться премия.
3. Условия труда и отдыха: пятидневная рабочая неделя, рабочий день ненормирован, выходные дни – суббота, воскресенье, ежегодный отпуск – 30 календарных дней, с выплатой среднемесячного заработка, оплата бюллетеней производится в соответствии с законодательством.
4. Фирма оплачивает месячный проездной билет на все виды городского транспорта (кроме такси).
Если Сотрудник проживает за городом (или пользуется дачей), то Фирма оплачивает ему проездной билет на пригородном поезде.
Оплата производится при условии сдачи в бухгалтерию проездного билета за прошедший месяц в двухдневный срок с подписью Сотрудника, сдавшего билет.
5. Срок действия контракта три месяца начиная с "___"______ 201_г.
По согласованию сторон контракт может быть расторгнут в любое время.
Если одна из сторон письменно не заявит о прекращении договора за истечением обусловленного срока, контракт каждый раз автоматически продлевается на такой же срок.
По инициативе Фирмы контракт может быть досрочно расторгнут без каких бы то ни было дополнительных выплат и компенсаций в случае: а) прогула, б) двухкратного грубого нарушения трудовой дисциплины в течение 30 дней, в) появления на работе в нетрезвом состоянии.
В остальных случаях при досрочном расторжении контракта по инициативе Фирмы последняя обязана выплатить среднемесячный заработок в качестве выходного пособия.
____________________________________
фамилия, имя, отчество
может досрочно по своей инициативе расторгнуть контракт в случае, если Фирма нарушает принятые на себя обязательства.
ТИПОВОЕ РЕЗЮМЕ
Фамилия, имя, отчество. Год рождения, место рождения
ИВАНОВ Михаил Александрович, род. в г. Шуе (Ивановская область), 30 августа 1964 г.
Домашний адрес Адрес университета
Домашний телефон Рабочий телефон/факс
E-mail address
Позиция: доктор педагогических наук
Сведения об образовании и имеющемся опыте работы:
Доктор педагогических наук. Зав. кафедрой спортивных дисциплин Шуйского государственного педагогического университета.
Шуйский государственный педагогический институт. Физвоспитание. Учитель физической культуры – 1987. Ассистент ШГПИ кафедры "Физическая культура и спорт" – 1987–1988. Аспирант ГДОИФКим. П.Ф. Лесгафта.
Дополнительные сведения:
Отличник физической культуры и спорта РФ, тренер высшей категории.
Прочие сведения:
Читаю, перевожу с английского. Пользователь Интернета. Имею водительские права на управление транспортом категорий Аи В.
Иная вспомогательная информация: По характеру общителен, коммуникабелен. К порученному делу отношусь ответственно.
Сведения о рекомендациях: Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены.
Дата Подпись (Иванов М.А.)
Обратите внимание!
В административно-организационных документах широко используется рубрицирование, необходимое при перечислении положений устава, пунктов плана и отчёта, обязательств и прав договора и контракта. Существуют некоторые правила рубрицирования, которые следует знать.
Правила рубрицирования
Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, которые требуют условных обозначений, чёткости в членении рубрицируемого текста, применения ряда технико-пунктуационных правил:
1) для обозначния частей перечней используются прописные буквы (А, Б, В и т. д.) и римские цифры (I, II, III, IV и т. д.) в качестве высшего уровня членения, арабские цифры (1, 2, 3 и т. д.) в качестве среднего уровня членения; арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т. д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т. д.) в качестве низшего уровня членения;
2) после строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка: а), 1), А. 1.;
3) при рубрикации со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми (1)…; 2)…;). Точка ставится в конце рубрик (1. … 2.), оформленных без скобок;
4) прописные буквы начинают текст рубрик, оформленных буквами и цифрами с точками, строчные употребляются после рубрик, оформленных цифрами и буквами со скобками (1. С… П… Н…
1) и…;
2) б…)
Информационно-справочные документы. Справка и докладная записка
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делятся на две группы: содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учёбы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п. Например:
Ивановское городское объединение
книжной торговли "Ивкнига"
Кировское районное книготорговое объединение
Магазин №
Генеральному директору
объединения "Ивкнига"
Горбунову А. А.
СПРАВКА
Дата Номер
О комплектовании торговых фондов в 2008 г.
В 2008 г. комплектование товарных фондов магазина происходило за счёт следующих источников (в тыс. руб.):
1. Книготорговая база "Ивкнига" -…
2. Объединение "Книгоэкспорт" -…
3. Издательство "Прогресс" -…
4. Специальная книжная экспедиция -…
Директор магазина
(подпись)
Российский государственный гуманитарный университет
СПРАВКА
Дата Номер
Кулькова Елена Ивановна учится на III курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства. Справка выдана для представления в поликлинику.
Декан
факультета государственного
делопроизводства (подпись)
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая, где излагаются предложения, просьбы.
Контрольно-ревизионный отдел
Дата
Генеральному директору
объединения Иванову И.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О назначении документальной ревизии в магазине №…
При проведении 09.04.2008 г. инвентаризации товарных фондов магазина №… обнаружена недостача различных товаров на сумму… рублей.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина №… за период с 01.01.2007 по 09.04.2008 г.
Зам. начальника
отдела (подпись)
Обратите внимание!
Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения.
Внешняя докладная записка, адресуемая в высшестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем.
Как во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога О и формулируется с помощью отглагольного существительного: О кулинарных…; О проверке… и т. п.
Деловые письма
Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда и разнообразие содержания писем. Классифицировать деловые письма можно по основным производственным ситуациям, вызывающим необходимость в переписке.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.); письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.).
Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
Письма можно классифицировать по аспектам, содержащимся в деловых письмах:
• факт напоминания – письмо-напоминание;
• выражение гарантии – письмо гарантийное;
• указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;
• информирование о намечаемых или уже проведённых мероприятиях – информационное письмо;
• указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;
• предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. – письмо-предупреждение.
Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.
По тематическому признаку проводится условное разделение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определённые типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.
Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.
Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Например:
Направляем Вам на рецензирование рукопись "Программы курса "Организация делопроизводства". Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Приложение: на 24 л. в 1 экз.
Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер производимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём. Например:
Учебно-методическое объединение (УМО) 22–23 июня проводит широкое обсуждение модели специалиста "Документовед-организатор документационного обеспечения управления". Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корретировке учебного плана.
Заседание состоится в помещении Российского государственного гуманитарного университета по адресу: ул. Никольская, д. 15, актовый зал. Начало работы в 10 час. утра. Иногородние участники обеспечиваются общежитием.
Председатель Совета УМО
Проф., д-р ист. наук Ю.А. Иванов
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или представление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. д.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. Например:
Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института.
Оплата гарантируется со счёта №… в… отделении Госбанка.
Завод готов принять на работу выпускницу университета по специальности документовед-организатор документационного обеспечения управления. Её муж может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.
Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа.
Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Например:
При развёртывании работ по реставрации исторических зданий университета выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью… кв. м для перенесения всех учебных занятий во время реставрации зданий.
Письмо-ответ по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Например:
115422, Москва,
ул. Зелёная, д.5, кв. 38
Иванкину М. П.
Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934–1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.