• Предоставление максимальной свободы (в пределах компетенции подчиненного). Хорошо когда-то сказал американский президент Теодор Рузвельт:
"Лучший руководитель – это тот, у кого достаточно ума, чтобы найти стоящих людей, заставить их делать то, что нужно, и при этом у него хватает здравого смысла, чтобы не путаться у них под ногами".
• Контроль по результатам, а не по методам исполнения.
• Право на ошибку. Руководители и сами ошибаются. Если подчиненного лишить этого права (жестким контролем, взысканиями за малейшие просчеты), то он лишится и инициативы, ведь фактически руководитель ставит его в худшие, по сравнению с собой, условия.
Распространенные ошибки при поручении задания:
• давать поручения в спешке;
• передавать поручение через третьих лиц;
• поручать что-либо первому попавшемуся под руку;
• давать непродуманные поручения.
Позитивные приемы:
• объясняя задание, сочетать устную информацию с письменной (письменная информация менее подвержена искажению);
• тактично проконтролировать, правильно ли подчиненный понял задание (например, с помощью вопроса: "Что собираетесь предпринять?");
• письменно фиксировать сроки, ответственных исполнителей, возможные методы работы и форму отчета.
Несоблюдение этих требований препятствует удовлетворительному исполнению поручений, что, в свою очередь, и формирует у руководителя тенденцию опираться только на собственные силы. Так рождается пресловутая текучка – лавина мелких вопросов, из-за которых не остается времени на действительно важные дела, достойные внимания управленца.
При возрастании объема работы руководителю естественно перейти от разовых поручений к делегированию части своих полномочий (о делегировании полномочий см. далее в соответствующем подразделе раздела 1.4 "Возможности, мимо которых мы проходим").
Правило 10 вполне применимо и для домашних дел. Женщина может вырастить из своих детей неплохих помощников, если будет с раннего возраста поручать им какие-то (вначале несложные) дела: убрать игрушки и другие вещи, помыть посуду, протереть пыль, полить цветы, сходить в магазин и т. д. Выполнять часть домашней работы вполне способен и мужчина, желающий помочь своей супруге, дабы она избегала перегрузки.
Правило 11: Оптимизируйте контроль
При отсутствии контроля уровень исполнительской дисциплины неминуемо падает, что в итоге делает усилия руководителя бесплодными, а результаты его деятельности – плачевными.
Чрезмерный контроль также не годится, так как отнимает слишком много времени у руководителя. При этом он превращается в надсмотрщика, не способного осуществлять такие важнейшие функции, как принятие стратегических решений, прогнозирование, нововведения, совершенствование организации производства и управления, повышение производительности труда и заинтересованности исполнителей, улучшение условий труда, профилактика и разрешение конфликтов. Кроме того, излишний контроль неизбежно приводит к свертыванию инициативы подчиненных, к привычке не делать ни шага без санкции руководителя. А это еще больше увеличивает нагрузку на него.
Таким образом, при организации контроля необходимо найти некую золотую середину. В качестве таковой можно рекомендовать следующую двухэтапную систему:
1. Систематический контроль каждого подчиненного осуществляется по ключевым точкам: в действиях подчиненного выделяются главные аспекты, о которых он обязан регулярно информировать руководителя.
2. Раз в месяц исполнительность и ответственность каждого подчиненного проверяется путем дотошной ревизии осуществления им одной из его основных функций. Это позволит:
• составить объективное мнение о работе подчиненного;
• быть в курсе всех важных дел;
• поддерживать уверенность подчиненного в том, что любой крупный просчет не будет скрыт от руководителя;
• оказывать своевременную помощь подчиненному посредством поощрений и конструктивной критики.
О применимости правил
Рекомендуемые принципы полезны как для руководителей, так и для подчиненных. Поскольку руководитель заинтересован в эффективной работе команды, целесообразно внедрить эти правила в своем подразделении.
К тому же и самому управленцу легче совершенствоваться в более организованной среде.
Просмотрев перечень этих правил, вы, наверное, согласитесь, что все они (исключая специфические производственные вопросы) применимы и вне рабочей обстановки, то есть в повседневной жизни. В быту нам тоже не хватает времени, поскольку зачастую мы расходуем его не лучшим образом.
Что касается домашних условий, формулировки некоторых правил претерпевают изменения. Например, правило 10 может звучать так: "Как можно больше поручайте детям и супругу". Польза от этого (как и в случае с работой) двойная – и экономия времени, и воспитание (укрепление отношений).
Пожелания
• Время от времени просматривайте данные рекомендации, освежайте их в памяти – до тех пор, пока они не станут для вас постоянно действующими правилами.
• Фиксируйте любые, даже на первый взгляд незначительные успехи, выразившиеся в выигрыше времени, – это ускорит усвоение вами приемов тайм-менеджмента.
Убедительное свидетельство
С удовольствием приведу письмо, полученное от одной из слушательниц проводимых мной семинаров по технике управления временем:
"Данную методику я опробовала на практике. Первое, что надо было сделать, – записать важнейшие дела в порядке их важности. И здесь возникла первая проблема: какое дело является действительно важным и насколько (все дела мне казались самыми важными). Кроме того, у меня было достаточно уже горящих дел, которые не терпели отлагательства, но браться за них мне совсем не хотелось. Включила и их в список. После решения этой задачи добавила в список характеристику срочности и т. д. В результате список получился довольно длинный.
Весь день я старалась действовать по плану, не отвлекаясь на мелочи. Записывала примерное время, которое у меня ушло на выполнение каждого дела.
Этот рабочий день я закончила с потрясающим результатом! Кроме того, что очень много успела сделать, я выполнила работу, которая давно висела надо мной. Окрыленная этим успехом, на следующий день я составила новый список: он был не такой большой, как первый, я легче определила важность своих дел, их срочность, поэтому и времени на его составление мне потребовалось меньше. Кроме основных дел, я закончила дело, которое должно было, по моему мнению, умереть вместе со мной. Мне даже страшно было записывать его в список срочных дел. (Но я помнила, что вчера мне все удалось.) И первую половину нового дня я посвятила этому делу.
Так я работала в течение всей недели. В субботу вечером я села и попыталась, не глядя в свои записи, вспомнить и записать то, что я сделала за всю неделю, хотя бы самое значимое, большое по объему и т. д. Когда сравнила этот список со своими записями, то увидела, что сделала намного больше, хотя на первый взгляд это казалось нереальным.
В течение этой рабочей недели я не ощущала себя участником бешеной гонки, когда торопишься, но ничего не успеваешь. В конце рабочего дня я чувствовала приятную усталость – это не было тем полным истощением сил и хронической усталостью в нетерпеливом ожидании выходных.
Всю неделю я сама задавала темп работы, не разрывалась между двумя делами сразу, выполняла все четко по своему плану. Это было просто здорово!
Я продуктивно поработала в течение всей недели, значит, в воскресенье я с чистой совестью смогла отдыхать.
Следующим моим шагом было составление списка домашних обязанностей для всех членов семьи и примерные сроки выполнения дел. В результате у меня появилось свободное время и дома.
Я действительно нашла время для выполнения всех запланированных дел. Я научилась определять, сколько примерно времени необходимо для осуществления конкретной работы, и теперь точно планирую ее. Спланировав день и отработав его по плану, вечером теперь не задумываюсь над проблемами на работе и над тем, как мне завтра успеть еще и то, и то… а просто отдыхаю.
О. Е. Скребко, преподаватель Белорусского государственного университета культуры
Не будем медлить!
Одним из свойств человеческой психики является медлительность. Наиболее заметно она выражена у флегматиков. Однако сложно найти человека, который сразу же и с охотой приступает к трудному или неприятному делу (такому, как наказание нерадивого работника, разбор конфликта подчиненных, подготовка объемного документа по запутанному вопросу и т. п.).
Специальные исследования показывают, что на счету у этой нашей слабости – медлительности – больше потерянного времени, чем у любого другого фактора.
Надежно противодействует этому изъяну неукоснительное следование изложенному выше правилу: "Беритесь прежде всего за важнейшие и срочные дела".
У медлительности есть два главных союзника: а) привычки и б) инерция.
Привычки и инерция управляют нами
Изменить свои привычки трудно. Нужно начинать с их осознания. Это можно сделать, например записывая дела и обязанности, которые вы привыкли делать сразу, не задумываясь, и делаете легко, как бы между прочим.
Подобный список составляется в процессе деятельности. Близким, друзьям, сослуживцам, как правило, несложно назвать ваши привычки, чем они значительно облегчат задачу.
Обратите внимание на привычку откладывать – какого сорта дела вы стремитесь перенести на более позднее время?
Медлительности способствует и присущая нам инерция.
Инерция проявляется в том, что продолжать дело легче, чем начинать новое. Поэтому подход к новому делу можно упростить, приступая к нему с самого легкого шага.
Если дело большое, а тем более общественно значимое, полезно применить еще один способ – психологический: приучать себя к мысли о том, что не начинать новое дело, откладывать его просто нельзя. Достигается это с помощью объявления всем окружающим о том, что вы приступаете к решению новой серьезной задачи. После этого не начать будет уже неудобно – можно прослыть пустословом.
Этот способ (как и все другие рекомендуемые здесь) я многократно проверил на себе. В частности, последний прием я использую постоянно, когда чувствую, что оттягиваю момент начала работы над новой книгой. Или когда ее создание затягивается и нужно быстрее закончить текст. Результат: это уже 60-я книга, написанная за последние 15 лет.
Чаще всего дело откладывается, потому что оно – неприятное, сложное или когда возникает неопределенная ситуация. Рассмотрим каждый из таких случаев.
Неприятное дело
Такие дела чаще всего откладываются в надежде на то, что все обойдется.
Однако чаще происходит наоборот: ситуация усугубляется. Например, промедление с повышением оплаты труда приводит к увольнению наиболее ценных работников. Откладывание мер по разрешению конфликтов ведет к их разрастанию и усилению.
Порой достаточно задуматься об отрицательных последствиях не принятых своевременно мер, как сразу ощущаешь решимость действовать.
Проанализировав свою работу, вы, скорее всего, получите подтверждение тому, что 80 % конфликтных ситуаций создают 20 % подчиненных, а 80 % неприятностей вы имеете от 20 % дел. Именно этим подчиненным и этим делам необходимо уделить больше внимания. Тем самым вы значительно уменьшите вероятность возникновения негативных моментов.
Полезно установить себе реальный срок выполнения неприятного дела, сделав это так, чтобы напоминание о нем постоянно попадало в поле вашего зрения. Например, подчеркните в своем плане "нелюбимый" пункт красным карандашом. Сообщите окружающим о назначенном сроке.
Если дело особенно тяжелое, можно в качестве "приманки" установить для себя приз за его осуществление. Это может быть то, о чем вы мечтаете, но давно не можете себе позволить (посвятить целый вечер чтению, побездельничать, купить то, что очень хочется, но жалко денег, и т. п. – у каждого найдется что-либо, чем можно себя поощрить).
Один из способов откладывать неприятное дело – заниматься тем, что вам нравится. В этом случае любимое занятие – просто удобный предлог, чтобы оттянуть решение остальных вопросов, возможно слишком сложных. Вот почему вы уверяете и себя, и остальных в том, что пока слишком заняты, что у вас нет времени, и пр. Естественно, человек будет более охотно заниматься тем, что ему по душе. Такое дело спорится, работа приносит удовлетворение, результаты превосходные, душа поет, и все прекрасно.
Боритесь с этой вредной привычкой. Расставшись с ней, вы сохраните не только свое время, но и нервы.
Сложное дело
Есть несколько приемов, облегчающих выполнение дел, к которым вначале не знаешь как подступиться.
1. Разбить задачу на подзадачи. Это дробление значительно облегчает поиск самого трудного первого шага.
2. Начать с конца. Например, если дело должно завершиться подачей проекта руководству, то можно начать с попытки написать этот проект. Сразу встанет десяток вопросов: какая информация нужна, где ее взять, какие разделы проект должен содержать, какие логически возможные варианты решения существуют, с кем его нужно согласовать, чьи интересы он затронет, какие будут реакции на него различных служб и т. д. Запишите все эти вопросы, сгруппируйте их – и первоначальный план действий готов.
3. Метод "десятиминуток". Вы обязуетесь (перед собой) два-три раза в день уделять по 10 минут этому трудному делу. Ясно, что за столь короткое время вы сможете лишь "отщипнуть кусочек" от стоящей перед вами глыбы: заказать в архиве, отделе информации, других службах необходимые материалы; поручить сотрудникам подготовить ответы на отдельные вопросы; решить, у кого можно проконсультироваться и кого можно привлечь в помощь, поочередно поработать с каждым из них и т. д. (В других случаях алгоритм может быть иной, но идея такая.)
Очень часто мы ждем вдохновения. Но, как известно, "вдохновение – это на 90 % потение".
Неопределенная ситуация
Принятие решения часто откладывается из-за неполноты имеющейся информации и опасения совершить ошибку.
Действенным подспорьем здесь может стать "список тревог". Последующие обращения к нему показывают, что большая часть волнений оказывается напрасной. Это, с одной стороны, способствует решительности, а с другой – выявляет реальные угрозы.
В ситуации неопределенности наилучшие решения – те, которые принимаются интуитивно.
"Никак не могу включиться в работу"
Если начало работы представляет для вас значительную проблему, попробуйте следующее:
• убедитесь, что все готово для немедленного старта;
• если вам просто необходимо выпить чашку кофе, вы можете сделать это за работой;
• обещайте себе небольшую награду за выполнение каждого этапа работы;
• представьте себе счастливый момент завершения работы;
• сделайте сначала самое простое;
• начните как угодно и с чего угодно, лишь бы начать (писатели, отчаявшиеся дождаться вдохновения, часто берут лист бумаги и пишут на нем все, что придет в голову).
Определим приоритеты
Текущие цели
Один из приоритетов мы обсудили – это важнейшие и более срочные дела. Определить важнейшие дела помогает такой прием: представьте, что на следующей неделе в вашем распоряжении будет только два с половиной дня.
Правильной расстановке приоритетов текущего периода способствует проверка их соответствия долгосрочным целям.
Лучшее противодействие проблемам управления временем – это способность принимать решения. Если вы научитесь выделять главное и расставлять приоритеты – вы сможете решать самые трудные, даже неразрешимые на первый взгляд проблемы!
Долгосрочные цели
В исследовании с участием группы выпускников Йельского университета в 1953 году их спрашивали о планах на будущее. Только у 3 % респондентов планы существовали в виде записей целей, задач и этапов их решения.
Через 20 лет эти 3 % были более счастливыми и удовлетворенными жизнью, чем остальные. Доход этих 3 % превысил суммарный доход остальных 97 % сокурсников.
Определите и письменно зафиксируйте свои долгосрочные цели. Возьмите каждую из них и составьте список видов деятельности, которые на протяжении года-двух смогут привести к ее достижению. Сделайте его как можно более подробным. Вот пример того, как может выглядеть ваш список (табл. 1.2).
Таблица 1.2. Список целей
1.3. Как бороться с помехами в работе
Наше "нет" похитителям времени
Поглощают наше время, не принося особой пользы, пустые разговоры (болтовня), "черные дыры", стремление к совершенству и то, что прерывает нашу работу: незваные посетители и телефонные звонки.
Когда нас постоянно отвлекают, работать по собственному плану чрезвычайно трудно. Иные мирятся с таким положением дел как с неизбежным злом. Другие вначале пытаются сражаться, потом обреченно опускают руки и молча принимают груз все новых и новых дел, которые обрушиваются на них отовсюду. Третьи же не сдаются и продолжают вести отчаянную борьбу. Не сомневаюсь, что вы из их числа, иначе не читали бы эти строки. Поэтому вам будет полезно узнать, как же бороться с пожирателями времени.