Болтовня
"Доброе утро", – говорим мы, переступая ежедневно порог своего офиса, и незаметно втягиваемся в непринужденный разговор о чем угодно, только не о работе. Оживленная беседа может длиться достаточно долго. Поэтому стоит ли удивляться, что впоследствии не хватает времени?
Я не являюсь сторонником того, чтобы все неформальные контакты в рабочее время карались с суровостью средневековой инквизиции. Без них наша работа потеряла бы часть своей привлекательности. Но всегда важна пропорция, когда твердо и неукоснительно соблюдается принцип: делу время, а потехе час. В противном случае мы рискуем превратить офис в клуб по интересам. Особенно велики потери рабочего времени при обсуждении отвлеченных тем. Это обычно происходит:
• по утрам, когда сотрудники, придя на свое рабочее место, еще долго обмениваются впечатлениями о вчерашней телевизионной передаче, выступлении любимой спортивной команды, местах, где они побывали, людях, с которыми они виделись, и т. п.
• во время коротких перерывов, когда кофе-пауза превращается в затяжную процедуру дегустации все с теми же разговорами о погоде, свиданиях, моде, политике и прочих далеких от работы вещах;
• накануне обеденных перерывов при обсуждении вопросов, куда и с кем пойти пообедать и что делать потом;
• в конце рабочего дня, когда все устали и беседа на постороннюю тему – удобный предлог свернуть рабочие дела до завтрашнего утра.
На любой работе есть определенные места, где вас могут втянуть в пространный разговор помимо вашей воли, и вы, сами того не желая, потратите 10–20 минут на обсуждение всякой чепухи. Одно из таких мест – приемная. Люди все время снуют туда и обратно, приостанавливаются, чтобы обменяться приветствиями, которые почти всегда превращаются в обмен новостями о том о сем. Иногда вам не до разговора – горит срочное дело, но старый знакомый, с которым вы не виделись полгода и столкнулись лоб в лоб на пороге канцелярии, хватает вас за рукав и взахлеб начинает изливать поток разнообразных новостей, накопившихся за это время.
Исследованиями установлено, что именно пустые и ненужные разговоры входят в число главных похитителей рабочего времени.
Если вы перегружены работой, следует начать говорить "нет" отвлекающей болтовне. Скажите "нет" и себе, и другим. Но начните с себя.
"Черные дыры"
Еще одна опасность – так называемые "черные дыры", куда уходит масса нашей энергии, сил и времени, безвозвратно в них растворяясь и не принося видимых результатов.
О каких именно видах работы можно так говорить? Прежде всего, это деятельность, связанная с запуском новых проектов. Как правило, начиная любое дело, мы многое недооцениваем, не учитываем, а то и попросту не знаем. Результат – множество нестыковок, и мы мчимся по замкнутому кругу, постоянно наталкиваясь на неожиданные препятствия.
К примеру, по случаю своего юбилея компания задумала грандиозные торжественные мероприятия. Директор собирает всех на совещание и, в упор глядя на вас, спрашивает: "Кто возьмется за подготовку?" Если вы не выдерживаете начальственного взгляда и послушно выдавливаете из себя: "Хорошо, если надо…" – знайте, впереди вас ждут очень непростые времена. Вам придется заниматься десятками все новых и новых дел. И помощи со стороны не ждите. Ведь как только вы сказали "да", другие с облегчением вздохнули и тотчас забыли о мероприятии. Они вспомнят о нем, лишь когда наступит день торжества.
Или вас постоянно просят вести протоколы собраний, которые не имеют никакого отношения к вашей непосредственной деятельности. Или вас систематически просят задерживаться после окончания рабочего дня, не беспокоясь о том, что от этого может страдать ваша личная жизнь. Во всех подобных случаях отвечайте "нет". Если дополнительные задания начальника мешают вам выполнять работу, за которую вы получаете деньги, следует также отвечать отказом.
Ясно представляйте себе, чего вы хотите достичь в жизни и каковы ваши приоритеты. Определиться в этих вопросах вам поможет предыдущий раздел книги. То, на что вы соглашаетесь, должно так или иначе работать на ваши цели. Это не означает, что следует быть отпетым эгоистом и абсолютно ничего не делать для других. Но если ваше согласие отнимает у вас массу времени и энергии и никак не совпадает с приоритетами вашей жизни, то соответствующие предложения принимать не стоит.
Помните, что "черные дыры" есть в любой работе и в любой организации. Я привел лишь несколько примеров, но этот список можно продолжать до бесконечности. А потому не давайте себя втягивать во всякого рода сомнительные проекты и дела, где вам придется в полной мере испытать, что означает выражение "и швец, и жнец, и в дуду игрец".
В качестве защиты от неподъемных дел можно порекомендовать метод трансформации поручений, который я начиная с 1967 года неоднократно и с успехом применял.
Наша лаборатория проводила большую (Всесоюзную) конференцию. Председатель оргкомитета предложил мою кандидатуру на пост ученого секретаря. Представив весь объем работ, я ужаснулся. Но отказаться было невозможно, поэтому я ответил: "Эту работу одному человеку выполнить нереально, я ее просто завалю. Нужно создать секретариат и включить в него всех наших аспирантов и младших научных сотрудников. Руководить ими должен кто-то из старших товарищей, поскольку все должны его слушаться. Я готов войти в секретариат рядовым исполнителем". Председатель согласился с предложением о создании секретариата, но назначил-таки меня его руководителем, обязав остальных подчиняться мне. Так была отбита попытка полностью парализовать мою творческую работу.
Вывод: не берите на себя лишних обязательств.
Отсрочьте свое решение: "Мне нужно подумать" и т. п.
Стремление к совершенству
Бывает тяжело прервать выполнение дела, когда хочется улучшить результат. Например, перечитывая составленный документ или письмо, вы будете находить все более изящные способы выражения своих мыслей. Таким образом, текст будет переписываться несколько раз, отнимая ваше время. Остановитесь! Пределов совершенству нет, но спросите себя: не отрывает ли это вас от решения другого, более важного вопроса? Установите четкий срок, адекватный ценности задачи, и наметьте следующее дело.
Заданные сроки ограничивают стремление к совершенству, вынуждая нас принимать решение. Те, кто не оговаривает конкретный период для выполнения работы, могут никогда ее не закончить. Я знаю людей, которые всю жизнь совершенствовали текст своей диссертации, но так ее и не защитили.
Резюмируя вышесказанное, подчеркну: никто не мешает нам так, как мы сами. Поэтому, прежде чем бороться с внешними пожирателями времени, нужно победить этого дракона в себе. Тогда ваше противодействие внешним помехам станет более эффективным.
Главные помехи в работе
Основные внешние помехи для работы – это непрошеные посетители и телефонные звонки.
Непрошеные посетители
Вы не можете запереться на ключ на долгое время или запретить приходить к вам, но нужно постараться уменьшить поток посетителей.
Вот картина, типичная для любой организации. Приоткрывается дверь кабинета, в щель просовывается голова, и ее обладатель извиняющимся голосом спрашивает: "У вас найдется минутка?"
Но одной минутой такие вторжения, как правило, не ограничиваются, превращаясь как минимум в 15-минутки. А если таких посещений в течение дня десятки? И после каждого из них еще несколько минут уходит на то, чтобы сосредоточиться на прерванной работе. Вот во что обходится наша излишняя мягкотелость и слабохарактерность.
На рис. 1.2 показано изменение производительности труда в зависимости от неожиданных помех и вторжений. На нем отчетливо видно, сколько времени уходит на то, чтобы достичь прежнего пика концентрации на работе, которую прервали. Расчеты показывают, что на такие этапы восстановления порой уходит до 25 % полезного рабочего времени.
Рис. 1.2. Влияние посторонних помех на производительность труда
Как же защититься от значительной части посетителей?
Есть много способов:
1. Скажите, что вы не можете поговорить сейчас, но готовы назначить другое время, если у посетителя действительно есть что обсудить. Удивительно, до чего чудодействен этот аргумент. Очень многие из ваших визитеров поспешат ретироваться со словами: "Да так, ничего серьезного". Еще более важно то, что некоторые из них впредь не станут приходить без веской на то причины.
2. Сведите разговор к минимуму, предупредив с самого начала: "У меня сейчас не более пяти минут для беседы". Самое главное в этом случае – строго придерживаться заявленного времени и по его истечении дать понять посетителю, что разговор окончен. Ваши сотрудники и подчиненные привыкнут к тому, что они имеют дело с действительно занятым и умеющим ценить время человеком. Их уважение к вам от этого только возрастет.
3. Предотвратите попытки проникнуть к вам, постройте свой рабочий день таким образом, чтобы у вас был гарантированный от вторжений промежуток времени. Например, в определенные часы вывешивайте табличку с просьбой не беспокоить.
4. Если рабочее место того, кто просит встречи, находится недалеко, скажите, что зайдете к нему сами. Это будет время, удобное для вас. Кроме того, уйти самому гораздо легче, чем выпроводить разговорчивого посетителя.
5. Если вашу работу все же прервал приход нежеланного гостя, не давайте ему сесть. Выйдите из-за стола, поздоровайтесь и разговаривайте стоя. Так беседы заканчиваются быстрее. Возьмите в руки папку с бумагами, как бы намереваясь уйти. Иногда такой уход приходится инсценировать.
6. Создайте неудобства нежелательным визитерам. Например, один руководитель слегка укоротил передние ножки стула, предназначенного для посетителей. Со стороны это было незаметно, но сидеть на таком стуле неудобно, и многие посетители торопились закончить разговор. Бизнесмен восторженно рассказывал о том, какую экономию времени дало ему это изобретение. Можете проверить сами (для начала – на своих подчиненных).
7. Вы не обязаны заботиться о максимальном удобстве для каждого визитера. Как можно реже предлагайте посетителям кофе или чай. Одному Богу известно, сколько времени вы потратили, наблюдая за тем, как ваш гость попивает кофе, и все говорит, говорит, говорит… Создавайте комфортные условия, лишь когда вы сами заинтересованы в неспешном, обстоятельном разговоре или желаете расположить к себе посетителя.
Если вы работаете в общей комнате, не поднимайте голову, чтобы поприветствовать каждого входящего, поскольку тем самым вы поощряете человека обратиться к вам. По возможности не сидите лицом к двери или к основному потоку людей, ведь вступают в разговор прежде всего с теми, чье лицо видят.
Как прекратить разговор, не обидев собеседника
Когда разговор обрывают, не считаясь с настроем собеседника, он может обидеться, и впечатление от встречи будет испорчено. А возможно, тем самым будет перечеркнут и ее результат, поскольку такое отношение воспринимается как неуважительное.
Итак, прерывать беседу желательно тактично. Но как это сделать? Имеется несколько способов:
• Поблагодарите собеседника (за содержательную беседу, информацию, откровенность; за то, что нашел время зайти, и т. п.). Большинство правильно понимает этот намек. Для тех же, кто пропускает его мимо ушей, есть следующие приемы.
• Кратко объясните, что вы планируете делать, и движением покажите, что собираетесь приступить к этому немедленно (куда-то пойти, позвонить, взяться за написание документа и т. д.).
• Предложите собеседнику срочно сделать что-то, пояснив, почему лучше начать работу безотлагательно (например, связав это с чьей-то возможной отлучкой, командировкой, уходом на совещание).
• Встаньте, пожмите собеседнику руку, попрощайтесь с ним.
• Проводите посетителя до двери.
Этот набор приемов освободит вас от 99 % собеседников, не вызвав их недовольства. Но есть небольшое число назойливых посетителей, избавиться от которых можно лишь таким способом, который мне самому не очень нравится. Однако, учитывая, что данный метод применяется с гуманной целью (оградить партнера по общению от отрицательных эмоций), он имеет право на существование. Его суть такова. Разработайте с секретарем (помощником, кем-то из коллег) соглашение о спасении от назойливого посетителя. Например, определенное число звонков секретарю (помощнику) означает, что нужно зайти в кабинет и сказать, что вас срочно вызывают к руководителю. Если у вас нет отдельного кабинета, то о подобном можно договориться с кем-то из сотрудников-соседей.
Итак, чтобы уменьшить число непрошеных посетителей:
• повесьте на дверях табличку с просьбой не беспокоить в определенное время;
• назначьте вошедшему конкретное время, когда вы его примете;
• попросите зайти посетителя позже или пообещайте, что зайдете к нему сами;
• знайте, что, начав разговор, скорее всего, закончить его быстро будет затруднительно; не позволяйте втянуть себя во всякого рода дискуссии и проблемные обсуждения;
• если у вас есть секретарь или помощник, то обяжите его неукоснительно оберегать ваше время и проявлять твердость и непреклонность в отношении настойчивых визитеров;
• короткие СМС или электронные сообщения предотвращают многие визиты;
• некоторые вопросы можно решать письменно, но не увлекайтесь излишней перепиской, ибо она тоже требует времени.
Если визит к вам не несет ничего, кроме помех в работе, попробуйте воздействовать на посетителя такими способами:
• не предлагайте ему сесть;
• говорите с ним стоя, имитируя необходимость скорого ухода;
• заранее оговорите, на сколько минут он может рассчитывать;
• напомните о том, что время истекло, и прервите разговор;
• условьтесь о дальнейших шагах, чтобы человеку больше не пришлось вас беспокоить;
• главное – говорите "нет", решительное НЕТ, проявляя твердость и, если нужно, резкость, но не опускаясь до грубости.
Защититесь от посетителей-манипуляторов
Весьма распространенной является манипуляция, оформленная фразой "Хочу с вами посоветоваться…".
Некоторые работники любят заходить к руководству якобы за советом. Это, безусловно, манипуляция с целью переложить на вышестоящего ответственность за принятие решения. И даже за осуществление какого-либо дела, ведь если оно будет провалено, то остается возможность сослаться на совет: "Я все сделал так, как вы сказали". (Хотя, как мы знаем, плохим исполнением можно испортить самую хорошую идею.)
В подобных случаях могут применяться следующие способы защиты:
• "Пассивная защита". Руководитель вводит правило: не приходить к нему за советом, не имея своих предложений. Это лучшая из всех тактик, поскольку она максимально экономит время руководителя и вместе с тем побуждает подчиненных к проявлению инициативы.
Если у подчиненного есть предложения, но он хочет обсудить, какой вариант будет лучшим (с точки зрения руководства), то возможен, например, такой диалог: "В чем трудность?" – "Сомневаюсь, какой вариант лучше". – "А если бы меня не было (командировка, отпуск), что бы вы предпочли?" – "Я думал опереться на ваше мнение…" – "Вижу, что вы недостаточно обдумали вопрос, а у меня нет времени на разговоры".
Если же подчиненный называет оптимальный, по его мнению, вариант, то руководитель может ответить так: "Проверьте себя еще раз, решение – за вами".
Главное – не допустить перекладывания подчиненным ответственности на руководителя.
• "Точки над i". Руководителю уместно сказать следующее: "Ваша работа – вам и решать. У меня своя работа, у вас – своя".
• "Контрманипуляция". Предполагает реплику руководителя наподобие: "Скажите, уважаемый (имярек), как вы отнесетесь, если я буду перекладывать на вас свои задачи? Вот сейчас у нас решается вопрос о… Как поступить? Отвечайте. Не знаете? А какова цена этого решения – знаете? Кто примет решение, кроме меня? Вы? Я должен решать ваши проблемы, а кто решит мои, наши?!"
Думается, что после такого разговора подчиненный больше не будет приходить "посоветоваться" без крайней на то необходимости.