Из этого Кийосаки делает вывод: тайм-менеджмент нужен каждый раз, когда в вашей жизни происходят значительные изменения. Не пересмотрев свои роли и свой график, вы не добьетесь успеха.
Плодотворное время
По мнению многих богатых людей, в том числе и самого Кийосаки, нужно работать утром. Это наиболее продуктивные часы. Богатый папа Кийосаки, к которому он часто обращался за советом, говорил: "Утро – время для размышлений. А размышление", – как говорил Генри Форд, – "это самое сложное занятие. Именно поэтому так мало людей занимаются этим". Но мы любим приступать к работе не сразу. А начинаем своё утро с чтения газет, просмотра новостей и сообщений. Стареемся отложить начало дня как можно дальше вместо того, чтобы использовать каждую минуту.
Работая продавцом, Кийосаки вычислил, что самое плодотворное время для коммивояжёров, в которое они делают максимум, это период от 9 утра до 5 дня. Именно в этот период они встречаются с покупателями и заключают большинство сделок. Поэтому всё, что не касается дела, можно перенести на другое время, оставив часы для главного.
Правило 80/20
Это правило – одно из основополагающих при любом планировании. Заключается оно в том, что 80 процентов всей выгоды вы получаете только в результате 20 процентов дел, которые выполняете. Как это помогает при планировании времени?
Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел 2 дела обеспечат вам 80 процентов успеха. Определите эти два дела, их нужно отметить как наиболее приоритетные и обязательно осуществить. Пусть остальные 8 дел останутся несделанными, в этом не будет ничего страшного, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух приоритетных задач.
Как распределить время, работая с людьми
Чтобы решить, какое из дел входит в 20 процентов обязательных задач, воспользуйтесь примерами Кийосаки.
Пример первый. Ваш начальник попросил подготовить отчёт, причём сделать это быстро. Сделайте короткую справку с важнейшей информацией, не углубляясь в детали, чтобы не растягивать одно дело и не откладывать другие.
Пример второй. Ваши домочадцы привыкли к тому, что вы готовите завтраки и собираете их в дорогу. Поэтому постоянно просят у вас помочь с этими делами. Но если обстоятельства изменились и вы больше не можете уделять время на завтраки для всей семьи, то нужно переместить это занятие из списка "20 процентов" в список "80 процентов" и не стремиться сделать всё самостоятельно.
Ваша главная задача в распределении времени, если вы работаете с партнером (а это касается и работы, и домашних дел), – сопоставление списков задач. Договоритесь о тех предметах, которые вы оба считаете наиболее важными. Какие-то дела вы точно будете оценивать по-разному. То, что для вас входит в 20 обязательных процентов, для партнёра может быть неважным. Нужно прийти к согласию относительно очередности выполнения этих дел. Выслушайте и его точку зрения и постарайтесь ее понять. Будьте готовы идти навстречу и сотрудничать, если он сможет убедительно доказать, что дело, которое, по-вашему, является неважным, фактически должно быть приоритетным для него.
"Очередность в распределении времени, как и справедливость в распределении других благ, особенно важна для детей, которые часто соперничают за внимание и время своих родителей".
Старый принцип "относиться к людям так, как хотел бы, чтобы они относились к тебе", работает и при распределении времени. Если вы будете стараться уважать интересы других людей и не допускать ненужной растраты их времени, они также будут проявлять предупредительность к вам и уважать ваше время. А именно это и является вашей целью при командной работе и совместном ведении дел.
Бодо Шефер
Бодо Шефер – богатый человек, который стал таким к тридцати годам. Хотя при этом начинал он с нуля.
Бодо Шефер родился в семье адвоката, который давал бесплатные консультации, и недостаток денег был постоянной проблемой. Ещё будучи ребёнком, Шефер решил обязательно избавиться от бедности и поставил себе задачу выполнить задуманное к 30 годам.
Когда Шеферу исполнилось 16, он стал изучать юриспруденцию, но оставил законы и занялся торговлей.
Недостаток знаний и опыта привели к тому, что в 26 лет у Бодо Шефера были только долги. Тогда будущий миллионер решил, что в бизнесе, как и в спорте, необходим тренер. Выбрав себе наставника, который был миллионерам, Бодо стал следовать его советам. Благодаря обучению, первый миллион был в кармане у Шефера к 30 годам.
Не желая останавливаться на достигнутом, Бодо Шефер сменил наставника и выбрал в учителя миллиардера. На то, чтобы познакомиться с нужным человеком и добиться результата, ушло 6 лет.
Сейчас Бодо Шефер занимается тренингами и семинарами, пишет бестселлеры о том, как добиться успеха и развивает фонд помощи детям из бедных семей.
В книге "Законы победителей" Бодо Шефер рассказывает и о том, как успешные люди воспринимают время и правильно им пользуются, чтобы добиться максимума.
Законы победителей
Главное, что отличает победителей от неудачников, – умение правильно принимать решения. Сами решения не всегда верны, но принимать их приходится. Неудачников от перемен удерживает страх. Невозможно стремиться к своей мечте, продолжая держаться за "надежное" прошлое.
Победители всегда знают, чего они хотят, поэтому делать выбор им легче, чем всем остальным. Они принимают решения быстро и надолго. Пока остальные тянут время и продумывают варианты, победители уже начинают действовать. Помните, что лучше плохое решение, чем отсутствие решения. И никогда не теряйте лишнего времени на выбор. Есть люди, которые изучают меню пятнадцать минут, а в конечном итоге заказывают всего лишь спагетти.
Современные методики управления временем сводятся исключительно к тому, чтобы суметь вместить в 24 часа невероятное количество самых разных дел. И какими бы методами вы ни пользовались, минут всегда будет мало. Потому что методики крадут время вместо того, чтобы его прибавлять.
Любое планирование времени всегда начинается с чёткого представления о том, чего вы хотите добиться, иначе составление планов превратится в мешанину из ненужных дел, которые ни к чему не ведут. Так вы потратите годы впустую. Поэтому в тайм-менеджменте главный прибор – не часы, а компас. Придерживаясь направления, проще структурировать свою жизнь.
Современный человек считает, что каждую секунду обязан быть чем-то занят. Если этого не происходит, то люди начинают мучиться угрызениями совести. Кроме того, когда человек не знает, чем заняться, он начинает чувствовать скуку. Но тому, кто каждое мгновение жизни воспринимает как шанс и подарок судьбы, скучать просто некогда. Люди, которые знают, чего хотят, во-первых, не умеют скучать, во-вторых, знают, чем заполнять свою жизнь.
Необязательно все время что-то делать. Иногда надо просто жить. Даже человек, который постоянно чем-то занят, хочет отвлечься от своих дел.
Поэтому как бы ни складывался день или неделя, нужно, чтобы в расписании были паузы для размышлений. Вы должны оценивать результаты и выбирать приоритеты, чтобы не пойти неверной дорогой.
Победители не ждут подходящего момента и не откладывают на потом дела, ожидая, что обстоятельства рано или поздно переменятся. Победители знают, что жизненные обстоятельства сами изменятся к лучшему, если они с энтузиазмом возьмутся за работу.
"Все, что мы тут говорим, не имеет никакого значения. Надо просто взять и сделать". Когда вы решили, чего хотите добиться, приступайте к выполнению задачи немедленно. Меньше времени на поиск оправданий и размышления, больше на действия и работу. Лучше начать действовать, совершая ошибки, чем медлить, стремясь к безошибочности. Самый лучший способ подготовиться к работе – это начать работать.
Если вы думаете, что нужно быть всё время занятым, чтобы не быть ленивым, вы ошибаетесь. Лень – это прямое следствие того, что у вас нет целей, к которым вы стремитесь. Зачем работать больше, если вы не понимаете, для чего работаете?
Когда вы заметили, что вам не хватает активности, что ваше время уходит впустую, нужно заняться анализом и разобраться в причинах. Задайте себе вопрос: почему вы хотите достичь этой цели? Для чего вам обязательно нужен успех?
Когда будете отвечать на вопрос, помните, что отвечать надо на "почему", а не на "как".
Только когда вы решите, почему хотите добиться цели, вы можете определить, какие шаги и когда нужно предпринимать.
Чтобы эффективно тратить время на дела, нужно полностью погружаться в дело, которым вы заняты в конкретный момент. Мультизадачность тоже входит в моду, но она в конечном итоге вредна и не приводит к результату. Никогда не делайте два дела одновременно. Чтобы радоваться жизни, надо всеми мыслями находиться там, где вы присутствуете физически. Чтобы делать дело, нужно то же самое.
Подлинного успеха можно добиться лишь в том случае, если сосредоточишься на деле, которым ты владеешь лучше всех. Все остальное следует поручить специалистам, которые, в свою очередь, тоже занимаются тем, что умеют лучше других. Победители не изобретают колесо.
"Если ты будешь мечтать о том, чтобы заработать доллар, то жизнь и вознаградит тебя всего одним долларом. Жизнь слишком коротка, чтобы позволить себе прожить ее кое-как".
Дэн Кеннеди
Дэн Кеннеди – бизнес-тренер, автор многочисленных бестселлеров, миллионер, который учит других зарабатывать состояния. Он занимается рекламой и маркетингом, даже защитил диссертацию в этой сфере.
Данные о его биографии не распространяются. Но это и не нужно. Его настоящее гораздо интересней прошлого. В год он проводит десятки семинаров, сотни встреч. При этом он успевает руководить фирмами и писать книги, а личное время охраняет от любых дел.
Дэн Кеннеди не отвлекается на звонки мобильного телефона и электронную почту. У него нет армии помощников, зато есть методы, которые помогают добиваться невиданных результатов. В том числе и в управлении временем.
Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль
Эффективность по Дену Кеннеди – это осознанное и долговременное применение вашего времени, причем таким способом, который позволяет определить, насколько близко вы придвинулись к цели.
Поэтому избегать дел даже полезно. Но только тех дел, в которых не являетесь специалистом и не хотите им становиться. Время нужно тратить на то, что приносит удовольствие и занимает разум.
Человек, который не знает, куда потратил деньги, – обречен на бедность. Человек, который не знает, на что потратил время – обречен быть неэффективным.
Как построить отношения со временем
В первую очередь, нужно узнать цену вашего времени. Никто не в состоянии работать максимально продуктивно все 8 часов в день подряд, поэтому логично, что продуктивный час не равен рабочему. Исходя из этого, честно определите стоимость своего продуктивного часа и сравнивайте с этой цифрой всю свою деятельность. Вам будет ясно, стоила ли работа таких денег, которые вы получили.
Если вам предлагают неквалифицированную работу или работу по заниженной цене, не отдавайте этому своё время, есть и более полезные дела.
Избегайте вампиров времени. Кеннеди вводит термин "хроновампиры". Это люди, которые отвлекают вас совещаниями, болтовней, пересказами сплетен и своими жалобами. На них тратить время не стоит.
Учтите, что после любого перерыва в работе на то, чтобы войти в продуктивное состояние, требуется 10–15 минут, а иногда и больше. Осторожнее относитесь к отвлекающим факторам.
5 правил самозащиты от перерывов в продуктивности:
Первое. Отключите телефонный звонок.
Второе. Факс поставьте на автоматический приём.
Третье. Ставьте будильник, когда отправляетесь на совещания. Он предупредит, если разговор слишком затянулся.
Четвертое. Будьте постоянно заняты.
Пятое. Будьте точными и приходите вовремя. Пунктуальность – источник личного авторитета.
10 приемов планирования времени от Дена Кеннеди:
Включайте телефон в определенное время.
Сведите встречи к минимуму. Обсуждайте на них только важные вопросы.
Абсолютная пунктуальность.
Составляйте списки дел на каждый день и на год. А также планы совещаний и встреч.
Ставьте правильные долгосрочные цели.
Ведите дневники.
Блокируйте время. Определите основные сферы вашей деятельности. Составьте список дел на неделю, оставляя каждый день блоки на ту или иную работу и на отдых. Не оставляйте незаполненных строк и времени, которое не будете знать, чем занять.
Минимум внеплановой деятельности. Чем жестче ваши планы, тем меньше нужны дополнительные списки дел.
Используйте с максимальной выгодой резервы времени, например, слушайте аудиокниги в дороге.
Подальше от стада. Анализируйте, что и когда делают все вокруг и старайтесь избегать повторения этой деятельности. Сэкономите кучу времени.
Дэвид Аллен
Дэвид Аллен является автором с мировым именем, главное достижение которого – создание подробной методики Getting Things Done, которая учит людей решать поставленные задачи и доводить дела до конца. Его успехи в качестве работы тренером отмечает даже журнал "Форбс". Дэвид Аллен в своих бестселлерах учит, как превратить быстротекущую, переполненную и перегруженную жизнь в сбалансированную и целостную, жизнь спокойную и успешную, отдача от которой возрастает в разы.
Как привести дела в порядок
Методика Дэвида Аллена направлена на упорядочение всех сфер жизни. Поэтому вопросам управления времени в ней также отводится место.
Главная мысль в том, что для того, чтобы использовать каждую минуту, нужно знать, какие дела ещё не закончены, какие идеи приходили вам в голову, что ещё неплохо было бы сделать. Нужно организовать свою жизнь так, чтобы в свободное время вы всегда точно знали, чем хотите заняться.
Записывайте всё, что приходит в голову, в блокнот или на бумажку. Заведите отдельное хранилище для бумаг, в котором вы будете создавать картотеку своих идей. Каждую неделю сортируйте ваши новые записи. Так же раз в неделю составляйте список дел на семь дней вперед. Обязательно решите, какие дела будут важными, а какие смогут подождать.
Эти простые советы помогают добиться сразу нескольких целей:
• идеи не вылетят из памяти, вам не придётся держать в голове кучу сведений, вы сможете освободить место для новых идей.
• когда у вас появилась свободная минутка, вы просто берёте список активных дел на эту неделю, и делаете первое из них. И никаких отговорок. Например, когда вы ждёте собирающихся на прогулку домашних, можно успеть два-три раза позвонить клиенту.
• Если у вас есть список актуальных задач, то вы можете целиком сосредоточиться на одной задаче, не боясь, что вы делаете что-то не то.
• Важные дела всегда будут выполнены.
• Вы сможете оценить, сколько уже успели сделать и замотивировать себя таким образом.
Чтобы наилучшим образом использовать свободное время, человек должен посвящать ему столько же внимания и изобретательности, сколько он посвящает своей работе. Занятие активным отдыхом, который способствует развитию человека, не такое простое дело.
• Первый шаг в улучшении качества нашей жизни состоит в том, чтобы обратить пристальное внимание на то, что мы делаем изо дня в день, как мы себя чувствуем, занимаясь разными делами, находясь в разных местах, с разными людьми, в разное время суток… Может выясниться, что вам нравится быть одному. Или что вы любите свою работу больше, чем думали.
• Как писал историк Ле Рой Ладури, в тринадцатом веке во французских деревнях – которые были на то время одними из наиболее развитых в мире – любимым занятием жителей на досуге было вычесывание вшей из волос друг друга. Сейчас, конечно же, у нас есть телевидение.
• У работы есть серьезные недостатки, однако ее отсутствие намного хуже… Когда праздность вынужденная и не подкреплена приличной суммой дохода, она приводит к резкому снижению самооценки и общей апатии… Если у человека нет цели и задач, которые обычно ставит перед нами работа, ему необходимо обладать необыкновенной самодисциплиной, чтобы поддерживать концентрацию сознания на достаточно интенсивном уровне, для того чтобы его жизнь имела смысл.
• Даже учеба и работа по дому, которые подавляют настроение людей, когда они делают их одни или с семьей, приносят положительные эмоции, когда они делают их с друзьями.
• Для того, чтобы испытать поток, может помочь наличие ясных целей – не потому что именно достижение целей является важным, а потому что, не имея цели, трудно сконцентрироваться и не отвлекаться.
• Было установлено, что чаще поток испытывают люди, которые много читают и мало смотрят телевизор, а реже всего его испытывают те, кто мало читает и часто смотрит телевизор.
Часть вторая. Ищем вдохновение
Дейл Карнеги
Дейл Брекенридж Карнеги родился 24 ноября 1888 года в штате Миссури на ферме и рос обычным деревенским мальчиком, если не считать того, что со школы начал проявлять необычный интерес к ораторскому искусству. Успехи были заметны даже учителям, которые замечали за Карнеги способности вести спор и предрасположенность к общению, умение правильно выстраивать коммуникации.
Школьные успехи не сразу помогли проявить себя в качестве тренера и психолога. Карнеги в течение длительного времени не мог сделать выбор в сторону какой-либо профессии: он успел сменить множество работ и профессий от курьера до актера. Решив всё же вплотную посвятить себя ораторскому искусству, Карнеги поступил в педагогический колледж.
По сравнению с другими студентами Карнеги был очень беден. Ему приходилось носить одни и те же старые вещи годами. Такое положение дел привело к появлению комплексов, от которых оратор решил избавиться. Он решил найти сферу, в которой его успехи могли бы затмить бедность, найти такую область деятельности, где он мог заслужить признание и перестать сомневаться в себе. Конечно, такой сферой стало ораторское искусство.
Карнеги стал принимать участие в конкурсах публичных выступлений, в которых сразу же стал побеждать. За год он получил все награды, которые мог выделить колледж. Другие студенты заметили его талант и стали сами напрашиваться ему в ученики. Преподавательская деятельность тоже давалась Карнеги хорошо, потому что студенты, которые занимались под его руководством, тоже становились победителями.
Окончив колледж, Карнеги стал применять свои знания на практике, став торговым агентом фирмы "Армер энд компани". Он торговал беконом, мылом и салом. Эта работа дала Карнеги очень многое, а именно – знания о том, как живут и как общаются люди. Он путешествовал по стране всеми возможными способами, ночевал в гостиницах, знакомился и общался с огромным количеством клиентов и попутчиков. Заодно он учился распределять своё время и правильно тратить деньги.