Когда Вы собираетесь искать пути для решения проблемы, прежде всего нужно четко обозначить саму проблему. Начните с текущего положения дел и двигайтесь обратно, в направлении первопричин, раз за разом задавая себе вопрос "Почему?". Этот процесс нужно повторять снова и снова, до тех пор, пока Вы не доберетесь до конкретной причины, являющейся "корнем" сложившейся проблемы. Однако не увлекайтесь, чтобы не уходить слишком далеко от текущей задачи! Обычно пять шагов – более чем достаточно.
Вот пример использования этого метода на одной из моих консультаций с клиентом (упрощённо):
Проблема клиента обозначена как:
"Клиенты стали чаще покупать программные продукты моих конкурентов, я теряю прибыль и долю рынка".
Цель: "Нужно найти варианты действий, которые помогут восстановить экономическое положение компании и принять решение относительно того – какой вариант выбрать".
На момент начала разговора клиент хотел найти пути для снижения стоимости своих продуктов и решение было сложным выбором между альтернативными способами снижения стоимости продукта или полным сворачиванием направления и уходом с этого рынка.
Вопрос 1: "Почему они стали так поступать?"
Ответ: "Они недовольны стоимостью наших продуктов"
Вопрос 2: "Почему они начали считать наши продукты более дорогими, чем продукты конкурентов?"
Ответ: "Потому что мы стали меньше информировать их о дополнительных выгодах от использования именно наших продуктов"
Вопрос 3: "Почему Вы стали меньше информировать их о дополнительных выгодах?"
Ответ: "Мы стали слишком уверены в качестве нашего предложения"
Вопрос 4: "Почему Вы стали так уверены в качестве Вашего предложения?"
Ответ: "Потому что мы сами им пользуемся собственными программными продуктами и очень довольны результатами"
Вопрос №5 оказался даже излишним: клиент к этому моменту уже и сам понял, что первоначальный выбор альтернатив для принятия решения был неправильным. В качестве рассматриваемых, возникли варианты создания информационных материалов для смещения рекламного фокуса на демонстрацию исключительных качеств продаваемых программных продуктов, для улучшения информированности потенциальных клиентов об этих качествах и об использовании этих продуктов внутри компании-создателя. В результате применения стратегии, которую мы выработали для этого клиента в ходе дальнейшей работы он сумел принять правильные решения и не только вернул себе упущенную долю рынка, но и значительно увеличил свою прибыль! Таким образом, вместо "хирургического" решения, ведущего к сокращению возможностей и даже уходу с этого рынка, был выработан план, который позволил превзойти все ожидания и привёл к впечатляющим результатам, измеряемым шестизначными цифрами.
Вы тоже можете воспользоваться этим методом для анализа Вашей ситуации.
1. Сформулируйте максимально четко: в чем суть проблемы, относительно которой Вам нужно принять решение?
2. Сделайте первоначальное предварительное предположение о том, какие альтернативы могут рассматриваться Вами при принятии решения?
3. Последовательно задавайте вопрос "Почему?", сначала к Вашему определению проблемы, а затем, двигаясь по цепочке причин, шаг за шагом приближаясь к ключевой причине, которая привела к этой ситуации.
4. На каждом шаге спросите себя: является ли этот ответ ключевым или имеет смысл идти дальше?
5. Спросите себя: как изменился список альтернативных вариантов решения после этой работы?
Генерация супер-альтернатив
Действительно ли у Вас есть из чего выбирать?
Принятие решения – это всегда выбор из нескольких альтернатив. Даже если кажется, что альтернативных вариантов не существует, то всё равно остается выбор: действовать или не действовать.
Чтобы принять качественное, эффективное решение нужно иметь хорошие альтернативы для выбора. И чем их больше (в разумных пределах) – тем больше у Вас свободы сделать хороший выбор!
В свою очередь хорошие альтернативы – это результат творческого поиска и отбора идей.
Одна из главных проблем, которая возникает при поиске хорошего решения заключается в том, что бывает довольно сложно выйти за рамки обычного, шаблонного хода мыслей. А ведь именно способность взглянуть на ситуацию с новой точки зрения и определяет нашу способность находить хорошие, нестандартные и по-настоящему "прорывные" решения. К сожалению, наш разум работает так, что мы скорее пытаемся идти по уже "проторенной дорожке", неосознанно ограничивая свой "полёт мысли". Даже если нам приходят в голову какие-то новые идеи, мы обычно сразу же себя одергиваем, останавливаем и "приземляем" – при помощи разного рода аргументов о "невозможности", "сложности" или "фантастичности". И тем самым мы не даём себе развить идею, нащупать новые ходы и необычные варианты.
Мозговой штурм
Есть много хорошо зарекомендовавших себя инструментов, позволяющих творчески находить необычные варианты (альтернативы) решений, и "разбивать" существующие ограничения нашего разума. На этой ступени мы рассмотрим лишь один из них. Это известный подход к генерации идей, имеющий название "Мозговой штурм". При всей его известности, мало кто на самом деле знает – как правильно им пользоваться!
Метод мозгового штурма – оперативный метод решения проблемы на основе стимулирования творческой активности, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать как можно большее количество вариантов решения, в том числе и самых фантастических. И только затем, из общего числа высказанных идей отбирают наиболее удачные, которые могут быть использованы на практике. Такой подход помогает раскрепостить творческое начало, перевести мозг в состояние повышенной активности. Методом мозгового штурма можно неожиданно найти совершенно новые, нестандартные пути достижения поставленной цели.
Высокая результативность мозгового штурма достигается только при правильном выполнении всех правил его проведения!
Этапы и правила проведения мозгового штурма
В идеале, мозговой штурм – это групповая активность. Так появляется возможность совместного творчества, приумножения творческой активности участников. Но можно проводить его и самостоятельно. В любом случае важно следовать определённому порядку действий.
Мозговой штурм включает три обязательных этапа:
1. Постановка проблемы
До начала мозгового штурма проблема должна быть четко сформулирована и структурирована. При групповой работе на этом этапе также происходит отбор и инструктирование участников, определение ведущего и распределение прочих ролей участников в зависимости от поставленной проблемы и выбранного способа проведения штурма.
2. Генерация идей
Это – основной этап, от которого во многом зависит успех всего мозгового штурма.
На этом этапе крайне важно следовать ключевым правилам:
Главное – количество идей!
Не ставьте никаких ограничений своим идеям! Не нужно делать идеи "разумными" или "реалистичными" на этом этапе.
Я не знаю, какая проблема требует решения в Вашем мозговом штурме, но будьте настолько "сумасшедшими" на этом этапе, насколько удастся! Хотите "запрячь стадо из миллиона хомячков в поезд"? – Отлично! Использовать морских ежей для прочистки водостоков – почему нет? Просто запишите эту идею и двигайтесь дальше!
Конечно же это не значит, что все идеи должны быть столь же фантастическими. Но на этом этапе должны приниматься и фиксироваться ВСЕ идеи, которые начинают приходить к Вам! Нужно лишь определить для себя время, которое Вы готовы уделить генерации идей. Например: "15 минут", "1 час". Или поставить целью достаточное количество сгенерированных идей. Например: "Не расходимся до тех пор, пока не наберём 150 идей, как минимум". Правда этот вариант может оказаться сложнее. В любом случае, Ваша задача (или задача Вашей группы) непрерывно придумывать всё новые и новые идеи и немедленно, очень кратко их фиксировать – лучше просто вести аудио или видеозапись этого процесса, чтобы не тратить время на фиксацию идеи на бумаге. Плюс "бумажного" варианта в том, что написанные на бумаге идеи могут подтолкнуть кого-то к новым идеям. Чем больше идей – тем лучше! Чем быстрее Вы будете генерировать идеи, тем меньше будет включаться критика и оценка.
Не нужно сразу же пытаться идею уточнить или правильно сформулировать – просто обозначайте ее и идите дальше! Идея может быть сколь угодно фантастической или "сумасшедшей" – на данном этапе это не имеет никакого значения! Взвешивать и размышлять Вы будете позже.
ВАЖНО: Полный запрет на критику и любую (в том числе положительную) оценку высказываемых идей на этом этапе!
Дело в том, что состояние творческой генерации идей и состояние их оценки выполняются нашим мозгом совершенно разными способами, в них задействованы разные участки разных полушарий нашего мозга. Поэтому, любая попытка оценивать, а уж тем более – критиковать или "взвешивать на весах реальности" – отвлекают от основной задачи поиска альтернатив, сбивают творческий настрой и способны "в зародыше" убить идею, которая впоследствии после соответствующей доработки может оказаться настоящим "бриллиантом". Мозг просто устанет "переключаться" между состояниями "созидание-оценка-разрушение" и качество его работы резко снизится. Следите за собой (особенно, если делаете мозговой штурм сами) и за другими участниками: не началась ли критика, обсуждение или взвешивание идеи? Не зациклились ли вы на одной идее и уже начали ее оптимизировать и дорабатывать? Как только заметили такое – прекратите обсуждение этой идеи, зафиксируйте её в списке идей и двигайтесь дальше!
Необычные и даже абсурдные идеи только приветствуются!
Некоторым кажется, что такой процесс генерации идей, "далеких от реальности" – является пустой тратой времени. Однако, как показывает опыт, что, будучи правильно организованным, такой процесс зачастую приносит идеи, которые вполне стоят потраченного времени и многократно окупают затраченные усилия! Главное здесь – неукоснительно следовать правилам проведения мозгового штурма!
3. Группировка, отбор и оценка идей (альтернатив)
Идеи нужно сгруппировать и начать их оценку.
К этому этапу можно переходить только после того, как набрано задуманное количество идей или истекло отпущенное на их генерацию время.
Именно из-за того, что про этот этап часто забывают и бытует "в народе" недоверие к мозговому штурму. Но именно этот процесс позволяет выделить наиболее ценные идеи и сформулировать окончательный результат мозгового штурма. На этом (третьем) этапе, в отличие от второго, оценка не ограничивается, а наоборот, приветствуется.
Методы анализа и оценки идей мы рассмотрим позже в этой книге.
На этапе группировки и отбора альтернатив важно не пытаться отбросить "невероятные" идеи, а оценить перспективность их дальнейшего продумывания и "приземления", творчески комбинировать разные идеи и отобрать некоторое количество идей для дальнейшей "прорисовки". После этого, отобранные идеи можно подвергнуть анализу по другим методикам, чтобы выбрать наилучший вариант.
Структура и правила мозгового штурма:
Четкая формулировка проблемы, для которой требуется найти решение, определение правил процесса генерации идей и согласие с ними всех участников
Максимальная скорость генерации идей (альтернатив) при полном запрете на обсуждения и критику
Отдельный этап для группировки и отбора наиболее ценных идей для дальнейшей доработки
Следуя в точности этим рекомендациям, можно найти совершенно новые пути и неожиданно обнаружить, что решение может быть гораздо лучшим, нежели казалось вначале!
Группировка и отбор альтернатив
Когда у Вас уже есть множество разных идей, особенно, когда их очень много и всё это похоже на большой беспорядок – наступает время как-то организовать их и отобрать альтернативы, наиболее пригодные для работы с ними.
Если Вы правильно выполнили процедуру мозгового штурма, то у Вас на руках должен быть список из очень многих вариантов, одни из которых больше похожи на "бред сумасшедшего", а некоторые – кажутся вполне разумными и реальными.
Должен заметить, что даже самые фантастические идеи могут неожиданно оказаться неплохим толчком к нахождению абсолютно работающих вариантов, так что не спешите выбрасывать их раньше времени!
Рассматриваемые в этой главе инструменты организации и группировки идей очень помогают при наличии по-настоящему большого количества вариантов.
Инструмент №1: Схема родства и сходства (тематический анализ, диаграмма "K-J")
Этот инструмент отлично позволяет структурировать и организовывать большое количество идей или альтернатив по их естественной взаимосвязи. Он также даёт хороший толчок для раскрытия креативности и интуиции в команде. Метод был придуман еще в 60-х годах XX века, японским антропологом Джиро Кавакита (Jiro Kawakita)
Процесс построения такой диаграммы позволяет найти порядок во множестве вариантов идей, действий и т. д., чтобы превратить кажущийся огромным и хаотичным проект или список – в хорошо структурированный. Это возможность не только логично сгруппировать элементы списка, но и взглянуть новым взглядом на привычные взаимосвязи. Так можно выработать оптимальную стратегию отбора альтернатив решения для дальнейшей работы.
Этот инструмент особенно хорош, когда:
…Вы сталкиваетесь с хаотичным набором разнородных идей после мозгового штурма
…ситуация кажется слишком сложной для того, чтобы окинуть её одним взглядом
…важным фактором принятия решения является согласие между членами команды, группы
Процедура построения K-J
Для выполнения этого процесса Вам потребуются: большая рабочая поверхность (стол, стена или пол), липкие листочки (стикеры) или небольшие листы бумаги (карточки), цветные маркеры или фломастеры (желательно, но не обязательно).
Шаг 1. Запишите каждую идею на отдельном листочке. Совершенно случайным образом размещайте эти листочки на своей рабочей поверхности. Важно, чтобы они не были никак сгруппированы и не накрывали друг друга на этом шаге. Если работаете совместно с другими участниками – делайте так, чтобы все листочки были хорошо видны и доступны другим участникам процесса.
Шаг 2.
Если работаете с другими, то очень важно, чтобы на этом шаге никто ни с кем не разговаривал, не обсуждал и не аргументировал свои действия!
Просто смотрите и находите идеи, которые как-то связаны между собой. Включите в большей степени интуицию, нежели логику. Перемещайте их, группируйте по-разному. Ничего страшного, если какой-то листочек "не вписывается" ни в одну из групп. Если работаете совместно, то каждый имеет право МОЛЧА перенести какой-либо листочек в ту группу, в которой, по его ощущению этот листочек должен находиться. Если Вам кажется, что какой-то листочек должен принадлежать к двум группам сразу – просто продублируйте его! Продолжайте этот процесс до тех пор, пока все листочки не окажутся сгруппированы в нужное количество групп – так, чтобы и Вас, и (если работаете в группе) всех участников этот вариант устраивал.
Шаг 3. Теперь можно говорить. Если Вы работаете в одиночку – можно начать самостоятельно проверять логику. Если работаете в команде – участники могут обсуждать то как выглядит диаграмма, высказывать своё мнение и обращать внимание на необычные сочетания и закономерности. Возможно, у кого-то будут дополнительные аргументы для перемещения отдельных листочков. На этом этапе можно внести еще какие-то изменения, чтобы достичь большей гармонии в схеме.
Когда группировка будет завершена, выберите из листочков каждой группы тот, который лучше всего передаёт значение, смысл этой группы и разместите его как заголовок (название) для этой группы листочков. Если такого подходящего листочка в группе нет – придумайте и напишите заголовок на новом листочке и разместите над группой. Часто удобнее записать его на листочке другого цвета или цветным маркером (фломастером).
Шаг 4. Если это необходимо и логично, то можно объединить несколько групп в "супергруппу", со своим отдельным заголовком.
Дополнительные рекомендации к построению диаграммы K-J
Схема родства позволяет Вам или Вашей команде выйти за пределы своей привычной модели мышления и за рамки типичных способов группирования информации. Эта техника активно включает креативные ресурсы мозга, интуицию и позволяет взглянуть на идеи и их взаимосвязи совершенно новым образом.
Очень важные предостережения:
Не пытайтесь изначально выкладывать листочки в какой-то определенной последовательности!
Не надо заранее задавать категории, группы и т. д. – пусть они сформируются сами.
Не разговаривайте, не обсуждайте, не объясняйте и не взвешивайте ничего на шаге №2!
Выделите достаточно времени на шаг №2.
Используйте яркие цвета! Лучше – маркеры или фломастеры. Это сделает процесс более эмоциональным и креативным, можно будет видеть написанное с большого расстояния.
При достаточно большом количестве листочков и многочисленной команде может иметь смысл разместить всю эту "аппликацию" там, где каждый член команды сможет подойти в любое время и поперемещать листочки по своему усмотрению. Иногда это может занять даже несколько дней! Многие участники моего тренинга "НАВИГАТОР", работая в команде, сообщают о том, что они были в восторге по поводу эффективности и мощности этого инструмента!
Одна из компаний – моих клиентов, в которой я проводил тренинг "НАВИГАТОР" и обучал этому методу, разместила в корпоративной столовой большую пластиковую панель, на которой каждый раз "выклеивается" результат какого-нибудь мозгового штурма. Каждый может подойти и внести свой собственный вклад в процесс группирования идей.
Сначала руководство опасалось возникновения хаоса, но результаты оказались просто превосходными! Все сотрудники не только активно включаются в каждый процесс, осознают себя частью результата, что приводит к слаженности, повышению командного духа, но и позволило найти совершенно неожиданные оригинальные, а главное – отлично работающие идеи для осуществления многих проектов!