"Привет, Дейв, надеюсь, у тебя все хорошо, хм… я хотел узнать, не мог бы ты прислать мне данные на неделю, потому что у меня конференция менеджеров в четверг, и мне очень нужно сегодня доделать сводную таблицу. Если сможешь прислать до 16:00, было бы замечательно, но можно и позже, я буду здесь допоздна".
Такой текст вы, скорее всего, оставили бы на автоответчике. В письменном виде сообщение оказывается слишком длинным, перегруженным и неэффективным. Более краткий вариант:
"Дейв, пожалуйста, пришли мне данные на неделю к 16:00".
Возможно, это допустимо в некоторых случаях, но может быть воспринято как холодность и недружелюбие. Наверное, лучше выбрать золотую середину:
"Привет, Дейв, ты не мог бы выслать мне данные на неделю? Если сможешь прислать до 16:00, было бы замечательно".
9. Будьте готовы к тому, что другие люди тоже прочитают ваше письмо. В некоторых компаниях менеджеры могут читать все электронные письма. Даже если у вас это не принято, помните, что электронное письмо очень легко прочитать и переслать кому-либо. Не пишите ничего такого, чего бы вам не хотелось доверять другим. Кроме того, вы всегда рискуете случайно отправить письмо не тому человеку. Прежде чем отправлять, всегда проверяйте адрес получателя сообщения. А лучше настройте свою почту так, чтобы отправка писем задерживалась на несколько минут. Это пару раз спасло меня!
10. Почему вы отправляете электронное письмо? Пишите электронные письма только в том случае, если другого выхода нет. Телефонный звонок – более личное общение, оно помогает строить отношения и снижает вероятность непонимания. Отвечайте только тем, кого это касается, и не отправляйте письма, не имеющие никакой ценности для адресата. Например, если вы получили групповое сообщение с вопросом, куда делся степлер, не отвечайте всем "я не знаю". Помните, это и документ, и разговор, так что письмо должно быть со смыслом.
11. Не отправляйте электронное письмо, пока эмоции бушуют. В отличие от простого письма, электронное письмо можно отправить за секунды. Как только вы отправите его, вам останется только смириться с последствиями. Если вы злитесь или расстроены, напишите электронное письмо, но не отправляйте до следующего дня. Утром перечитайте сообщение. Если вы согласны с тем, что написали, – отправляйте. Если нет, удалите письмо и напишите новое.
Как писать для веб-сайта
Не удивляйтесь, но это будет очень короткий раздел. Почему? Потому что основной принцип письма для веб-сайтов – лаконичность. Я прочитал примерно 30 списков "основных 10 советов по письму для веб-сайтов" и могу сказать, что мы уже обсудили их в предыдущих главах. Однако, чтобы вы не чувствовали себя обделенными, приведу несколько дополнительных рекомендаций для тех, кто пишет контент для веб-сайтов.
1. Для чего создается веб-сайт? Очень важно, чтобы вы понимали цель сайта. Многие компании считают, что просто обязаны иметь веб-сайт, но не задумываются, почему. Пока вы не поймете, зачем вам веб-сайт, вы не сможете написать ничего стоящего.
2. Вознаградите читателя. Чаще всего читатель заходит на веб-сайт, только если там есть что-то интересное для него. Дайте ему какой-нибудь "лакомый кусочек" – информацию, которой он мог бы воспользоваться или, по крайней мере, что-то интересное (примеры из опыта вашей компании). Можно даже включить дополнительные программы, чтобы помочь ему выбрать нужный продукт.
3. Страницы должны быть нужной длины. Одни веб-сайты одержимы длиной страниц, ограничивая текст одним экраном. Другие сайты впихивают все в одну огромную страницу длиной в десять экранов. Подумайте, сколько вы готовы прочитать. Например, страницы на веб-сайте BBC имеют длину от двух до пяти экранов, но с очень широкими полями. Если уменьшить поля, можно ограничиться двумя экранами.
4. В сети еще чаще читают по диагонали. Обычно деловой веб-сайт – не самоцель, если он не предназначен для онлайн-торговли. В итоге люди пролистывают страницы в поисках интересующей их информации. Редко кто-либо устраивается поудобнее в кресле, с кружкой какао, чтобы прочитать веб-сайт. Поэтому используйте множество информативных подзаголовков и выделений, чтобы обратить внимание читателя на основные моменты.
5. Сделайте так, чтобы людям было легко связаться с вами. Это перекликается с пунктом 4. Самый распространенный повод для посещения веб-сайтов – поиск информации о компании. Будем надеяться, что посетители, как только они увидят, сколь замечательна ваша компания, сразу же захотят связаться с вами, так что облегчите им задачу. При любой возможности указывайте контакты и имена – будьте людьми, а не безликой компанией. Точно так же указывайте прямые электронные адреса и номера телефонов, если можете. По крайней мере, напишите адекватные адреса электронной почты (sales@acecorp.com, service@acecorp.com), даже если все письма будут приходить в один и тот же ящик.
6. Сделайте карту сайта. Если не можете уместить карту на листе формата А4, переделайте ее. Контент не должен быть слишком фрагментарным, чтобы сайт не напоминал кошмар электрика. Если сможете уместить всю необходимую информацию на одной странице (учитывая пункт 3), так и сделайте.
7. Веб-дизайн и создание контента – не одно и то же. Одни люди прекрасно пишут, а другие – хорошо оформляют сайт. Не думайте, что если вы входите в одну группу, то автоматически попадаете и в другую.
8. Не забудьте о том, что мы обсуждали в этой книге. Как я говорил, веб-контент – это просто качественное, лаконичное письмо. Вы должны понимать свою аудиторию, причины, по которым пишете, и быть убедительным.
Убедительное резюме
Независимо от места работы, практически всем нам когда-нибудь понадобится написать эффективное резюме. По сути, нигде убедительное письмо не имеет столь критического значения, как в этом случае: в конце концов, от этого зависит наш хлеб насущный. Я не собираюсь повторять все те замечательные советы, которые можно найти в других руководствах по составлению резюме. Вместо этого я предлагаю вам собственные рекомендации, собранные с обеих сторон стола для собеседований.
Вы должны понимать цель резюме
Странный заголовок, согласен. Но, как мы уже говорили, для того чтобы написать убедительно, необходимо представлять себе результат, которого вы хотите достичь. В данном случае результат – перейти на следующий этап рекрутинга, то есть попасть на собеседование. Это значит, вам не надо убеждать работодателя, что вы – лучший кандидат на должность; вы должны убедить его, что вы – потенциально лучший кандидат на должность. Это, конечно, снимает груз с плеч: надо быть не идеальным, а просто интересным. Отсюда вытекает следующий совет.
Не надо подробно разъяснять каждый пункт
Во-первых, это съедает ценное пространство: хорошее резюме не должно занимать более трех страниц, а лучше две. Во-вторых, если бы у работодателя не осталось к вам никаких вопросов, то с какой стати ему приглашать вас на собеседование? Это вынуждает его принимать решение, опираясь исключительно на ваше резюме, поэтому оно должно быть идеальным. Наконец, если умолчать о некоторых деталях, на собеседовании вам зададут именно те вопросы, которые вы хотите услышать. Например, если вы упомянете о крупном маркетинговом проекте для минеральной воды Volvic, но не будете углубляться в детали, работодатель почти наверняка сделает в вашем резюме пометку, чтобы спросить вас об этом на собеседовании. На собеседовании лучше говорить о своих достижениях, чем отвечать на стандартные вопросы. Однако соблюдайте меру: слишком мало деталей – и получится, что у вас нет никаких достижений, которые стоило бы отметить.
Адаптируйте резюме к вакансии
Не пишите одно общее резюме и не надейтесь на сопроводительное письмо, в котором вы объясните, как это вписывается в должностные требования. Вместо этого адаптируйте резюме к требованиям вакансии. Для этого, возможно, потребуется поменять порядок подачи информации, подчеркнуть некоторые навыки или даже преуменьшить свои достижения (ведь вы можете быть как слишком квалифицированным, так и недостаточно квалифицированным).
Используйте сопроводительное письмо
Если удастся включить сопроводительное письмо, максимально используйте эту возможность. Ограничьтесь страницей формата А4, если это возможно, но примените все принципы убедительного письма, какие знаете. Если напишете блестящее сопроводительное письмо, которое обеспечит нужную эмоциональную реакцию, вы повлияете на то, как работодатель воспримет само резюме. В том случае, когда резюме представляет собой стандартную анкету с перечислением фактов, это единственный способ эмоционально повлиять на работодателя.
Избегайте клише
Если вы не претендуете на вакансию в новой компании, скорее всего, ваш работодатель видел уже сотни или даже тысячи резюме. Его не впечатлят подобные стереотипные фразы:
• "Я прекрасно работаю самостоятельно и в команде".
• "Я усердный, преданный своему делу и трудолюбивый".
• "Я надежный и честный".
• "У меня высокая мотивация".
• "Мои хобби: чтение и развлечения".
Вместо таких туманных, общих фраз расскажите, как конкретный опыт работы иллюстрирует требуемые качества.
Не пишите о себе в третьем лице
"Дейвид – усердный, талантливый человек".
Это выглядит странно.
Самое главное – внешний вид
Резюме – не только письменный документ, но и визуальный. В 2010 году примерно по 70 выпускников подавали заявку на каждую открытую для них вакансию. Если ваше резюме – одно из 70, то как выделиться? Большинство резюме очень скучные, так что не надо особо стараться, чтобы вас заметили; просто сделайте все стильно. Рамки, выделения в тексте, небольшое добавление цвета и аккуратно подобранный шрифт могут сделать ярче ваше резюме на фоне остальных. Не выставляйте напоказ мастерское владение Photoshop или крутые 3D-текстовые эффекты, которые вы обнаружили в Word.
Обезоруживающая честность
Опытные рекрутеры сразу чувствуют, когда им пытаются вешать лапшу на уши. Если вы работали официантом в Burger King, не пишите так:
"2004–2006 – старший представитель отдела обслуживания клиентов.
В течение этого времени я работал в крупнейшей компании по производству и розничной продаже продуктов питания. Моей задачей было удовлетворять потребности клиентов в ходе всего процесса. Эта непростая задача требовала прекрасных навыков обслуживания клиентов, а также знания бухучета, мониторинга гигиены труда и техники безопасности".
Если у вас есть навыки, необходимые для вакансии, не бойтесь рассказывать о своих прежних должностях, даже о неудачном опыте. Это как глоток свежего воздуха для работодателя – когда он видит, что человек готов рассказать все так, как есть, а это может стать огромным психологическим преимуществом. Например:
"2004–2006 – официант в Burger King.
Хотя эта должность не красит мое резюме, именно благодаря ей я приобрел больше ценных качеств, чем можно подумать. Я научился оставаться позитивным и обеспечивать высокий уровень обслуживания в течение многих часов отупляющей, монотонной работы; я научился сохранять спокойствие, общаясь с очень трудными клиентами, и я научился адаптироваться к постоянно меняющейся команде сотрудников с самыми разными способностями и личностными качествами. Хотя я не развивал технические навыки, я искренне верю, что эта работа подготовила меня для любых трудностей, с которыми мне предстоит столкнуться в своей карьере".
Не приукрашивая свой опыт, но все же находя в нем что-то позитивное, вы застанете работодателя врасплох и, возможно, даже вызовете улыбку на его лице. Если вы сумеете подкрепить это актуальными навыками, то обойдете 90 % других кандидатов.
Резюме (или выдержки) для руководства
Термин "резюме для руководства" заслуживает особого внимания, так как многое говорит о том, чем оно является и чем оно не является. Резюме для руководства предназначено для занятых менеджеров, у которых нет времени читать весь документ. Если начальство сможет принять решение на основе резюме, то остальная часть текста становится уже неактуальной, если, конечно, она не противоречит резюме. Если человеку не понравилось то, что вы написали, он не станет читать. Если ему понравился текст, он продолжит чтение, только чтобы подтвердить уже сформировавшееся мнение (предвзятость подтверждения).
Другими словами, резюме для руководства – это ваш документ. Все остальное – подробности, которые невозможно втиснуть в резюме.
Большинство людей берутся за резюме для руководства в последний момент и просто вырезают и вставляют текст из документа, чтобы получилась укороченная версия. Я предлагаю другой подход – займитесь резюме для руководства в первую очередь.
Возможно, вам это покажется странным, но поверьте мне. С помощью методов лаконичного письма, представленных в этой книге, вы составите план-список, отражающий основные аргументы. Затем добавьте минимальные подробности – и получится резюме для руководства. Если вписать дополнительные детали и подтверждающие факты, то получится исходный документ. Понятно, что нужно отшлифовать резюме, но незачем оставлять это на последний момент, когда вы будете торопиться, чтобы уложиться в сроки. Помните, резюме для руководства – это ваш документ.
Итак, как должно выглядеть резюме и сколько страниц занимать? Объем резюме зависит от общего объема исходного документа, но, учитывая, что содержание большинства деловых книг можно изложить на пяти листах формата А4 или даже меньше, не стоит отводить на него больше трех страниц.
Структура резюме или выдержки должна отражать структуру всего документа, так как строится по тому же сюжету. В резюме всегда нужно указывать:
• причину, по которой решение должно быть принято;
• решение, которое должен принять читатель;
• причины, по которым он должен выбрать тот вариант, который предлагаете вы.
Для документов-предложений, таких, как заявки, тендеры и проекты, подходят следующие форматы:
• понимание ситуации клиента и его требований;
• характеристики успешного решения/поставщика;
• обзор вашего предложения, учитывая два первых пункта;
• почему вы? почему не конкурент? что вас дифференцирует?
• Ситуация – Почему мы оказались в данном положении?
• Возможность – Что можно изменить/улучшить?
• Решение – Что мы предлагаем, чтобы использовать эту возможность?
• Подход – Как мы этого добьемся?
• Воздействие – Как это поможет?
Пример убедительного письма, показанный в главе 2, – типичный образец.
Заявка на финансирование
В Великобритании люди каждый год пишут десятки тысяч заявок на финансирование, однако лишь мизерная их часть добивается успеха. Заявители прекрасно знают, зачем им нужно финансирование, и зачастую очень удивляются, когда им отказывают. Очевидно, что причина подачи заявки на финансирование играет важнейшую роль, но попросите грант на проведение опытов над животными, и никакое убедительное письмо тут уже не поможет. Однако самая распространенная причина, по которой хорошие идеи терпят неудачу, – плохой текст. Предлагаю советы и хитрости, которые помогут вам избежать большинства ошибок.
Кто платит и кто читает?
В бизнесе человек, который принимает решение, чаще всего имеет прямую финансовую заинтересованность в его успехе. Например, менеджеру, который потратил бюджет отдела на плохого консультанта, придется перед кем-то отвечать. Однако с грантами дело обстоит по-другому. Типичный пример – финансирование исследований. Европейская комиссия реализует огромную программу по частичному финансированию компаний, разрабатывающих инновационные технологии. Европейская комиссия отложила на это деньги, но она не вправе решать, кому их отдать. Эта задача возложена на независимых экспертов, выбор которых определяется заявкой. Чаще всего это академики, консультанты, исследователи и бизнесмены. Заявку всегда читают, как минимум, три человека.
Хотя параметры оценки установлены Европейской комиссией, факторы убеждения эксперта абсолютно отличаются от тех, которые адресованы человеку, рискующему собственными деньгами. К примеру, если бы это были ваши деньги, вас больше всего интересовали бы расходы, срок окупаемости, рентабельность инвестиций, объем рынка, интеллектуальная собственность и права на использование. Если же деньги не ваши, вы хотите, чтобы вас заинтересовали, развлекли и удивили. Неважно, насколько хороша идея, если оценивающему ее эксперту стало скучно после прочтения первых трех страниц, поэтому она, скорее всего, не получит финансирования. Для того чтобы достичь баланса между фактами и элементом развлечения, воспользуйтесь следующими советами.
Логика и беллетристика
Умение рассказывать истории играет важнейшую роль в заявках на финансирование по двум причинам:
1) помогает выстроить логическую структуру;
2) увлекает читателя.
Настоятельно рекомендую метод "логического поезда", который представляет важнейшие факты в логическом порядке, поэтому эксперту сложно не согласиться с причинами, по которым вы подаете заявку. Кроме того, при таком повествовании получается интересный рассказ, вовлекающий читателя и удерживающий его внимание. В основе логического поезда – структура "от проблемы/возможности к решению" с добавлением нескольких украшений. В частности, этот метод призван отвечать на мысли и вопросы эксперта-оценщика, как только они рождаются в его голове. Вот эта структура.
1. Существует проблема/возможность:
"О, это ужасно/потрясающе, надо что-то делать".
2. Проблема/возможность достаточно значительная, чтобы оправдать заявку на финансирование:
"Наверняка кто-то уже что-то пытался сделать в связи с этим?"
3. Никто не нашел адекватного решения:
"Кошмар, как жаль!"
4. У нас есть идея/решение:
"Ура! Флаг вам в руки".
5. Но мы не можем реализовать наше решение, потому что есть ряд препятствий:
"Кошмар, как жаль!"
6. Грант поможет преодолеть эти препятствия следующим образом…
"А, умно придумано, я хочу помочь".
7. Если мы преодолеем препятствия и решим проблему, то выгода будет грандиозной (для всех, кому поможет программа финансирования).
"Понятно, тогда лучше дать вам денег".
Я также называю этот метод рассказом "ужасно-прекрасно". Вы предлагаете плохие новости и связанные с ними хорошие новости попеременно, ведя читателя к итоговым хорошим новостям. Так вы показываете, что владеете всеми аспектами вопроса и продумали основные возражения и препятствия на пути к реализации своей инициативы.