Помимо контроля над входящими телефонными звонками, вы должны научиться разумно тратить время, когда звоните сами. Составьте план предстоящего разговора. Все мы грешим тем, что тратим свое и чужое время и деньги из – за того, что не продумываем как следует содержание беседы. Ведь вы не раз слышали или говорили сами: "Постойте, я хотел еще что-то сказать, но что именно, вылетело из головы. Перезвоню, когда вспомню". Такое случалось с каждым. Мало того что в данном случае попусту тратится драгоценное время, это еще и демонстрирует ваш непрофессионализм.
Что делать? Перед каждым телефонным звонком записывайте ключе-вые темы, которые хотели бы обсудить. Это делает разговор эффективнее, короче и профессиональнее. Кроме того, у вас останется "протокол" состоявшейся беседы.
Если возникнет необходимость вспомнить, о чем вы говорили, вся информация будет у вас под рукой. Например, вы можете спросить: "Джон, как обстоят дела с теми четырьмя пунктами, которые мы обсуждали?" Если он удивится и скажет, что ни про какие четыре пункта разговора не было, вы можете молча протянуть ему листок, на котором записаны вопросы, затронутые в ходе беседы.
Эффективная организация труда
Многие наши действия объясняются устоявшимися привычками, но зачастую являются непозволительной роскошью с точки зрения эффективного использования времени. Поэтому тщательно проанализируйте все свои рабочие операции. Можно ли назвать современным ваш метод делопроизводства? Как вы осуществляете финансовый учет? Сегодня существует множество эффективных способов повышения производительности с помощью электронных устройств. У нас появились невероятные возможности быстрой обработки информации, и ими надо пользоваться.
У меня в кабинете стоит компьютер, который позволяет делать самые удивительные вещи и экономить массу времени. Кроме того, находясь в поездках, я пользуюсь мобильными средствами, всю информацию с которых можно моментально передать через модем в главный компьютер. Потрясающая экономия времени!
Но все эти электронные чудеса могут не только сберечь время, но и привести к его непроизводительным затратам. Миллионы людей покупают компьютеры только для того, чтобы поддерживать баланс своих чековых книжек или хранить телефонные номера. Это все равно что купить машину только для поездок к друзьям в соседний дом. Внимательно проанализируйте, как вы используете свою электронную технику. Если у вас сложный бизнес, наймите для помощи специалиста. Помните, что человек не может знать все. Если вы чувствуете, что плохо разбираетесь в каких-то вопросах, не отказывайтесь от помощи.
Задавайте правильные вопросы
Руководя людьми, вы можете сэкономить массу времени, если будете задавать вопросы. Главное, чтобы эти вопросы были по делу. Из поведенческой психологии нам известно, что ничего не бывает без причины. Если возникают какие-то очевидные неполадки, это обычно говорит о том, что в их основе лежит более глубокая, скрытая проблема.
Самый лучший способ добраться до истины заключается в том, чтобы не делать скоропалительных выводов, а задавать вопросы…
Если у Мэри не идут дела с продажами, можно, конечно, прочитать ей лекцию о принципах торговли, но лучше, наверное, спросить у ее непосредственного начальника: "Почему Мэри так плохо продает?" Возможно, он скажет: "Она мало общается с клиентами". В этом случае продолжайте копать дальше: "А почему она не уделяет этому внимания?" – "Потому что поздно начинает рабочий день". На этом можно было бы закончить расспросы и постараться убедить Мэри, что начинать работу надо раньше. Но давайте зададим еще один вопрос: "Почему Мэри поздно начинает работать?" Вот тут-то мы и можем докопаться до истины. Возможно, все дело не в отсутствии дисциплины, а в том, что у нее какая-то личная проблема.
Подлинные причины важных проблем обычно скрыты в глубине. Научившись задавать нужные вопросы, вы сможете быстрее добраться до истины и избежать бесполезных затрат времени.
Четыре способа мыслить в письменной форме
Одно из самых действенных средств, позволяющих умело распоряжаться временем, – это изложение своих мыслей на бумаге. Создать успешный бизнес – это все равно что построить дом. Мало представлять себе общий замысел. Необходимо еще перенести его на бумагу и досконально проверить. У нас в компании существует девиз: ДЕЙСТВУЙ, ИСХОДЯ ИЗ ДОКУМЕНТА, А НЕ ИЗ ИДЕИ.
Чтобы выработать план действий на предстоящий день, необходимо также мыслить в письменной форме. Если вы просыпаетесь утром и начинаете думать, что вам предстоит сделать в течение дня, то это уже слишком поздно. Лучшее, что вы можете предпринять, – это распланировать предстоящий день еще с вечера. А еще лучше в свободное время составить такие планы на следующую неделю и месяц.
Изложение мыслей на бумаге – это творческий процесс, а не просто перечисление дел, которые необходимо выполнить. Существует четыре различных метода, которые следует использовать в планировании.
Дневник
На своих лекциях и семинарах я уделяю много времени необходимости ведения дневника. Я говорю об этом, так как глубоко убежден, что дневник представляет собой незаменимый инструмент построения счастливой жизни.
В дневнике вы можете собирать любую информацию, ставшую вам доступной, и мысли, которые вас посетят. Хорошие идеи порой возникают словно ниоткуда. Может быть, вы услышали в церкви проповедь, которая тронула вашу душу, или прочитали статью, которую можно использовать, а может быть, пока вы сидели за рулем, вам в голову пришла великолепная мысль.
Главное, чтобы все это не потерялось и не забылось. Хорошая идея может изменить вашу жизнь, если вы ее не упустите. Дневник всегда должен быть при вас, где бы вы ни находились.
Журнал проектов
Если вы амбициозный и занятой человек, у вас наверняка есть несколько проектов, над которыми вы работаете и по поводу которых вам приходится общаться с самыми разными людьми. Иногда бизнесмены чувствуют себя жонглерами, которым приходится одновременно подбрасывать в воздух и ловить несколько мячей. Это не так-то просто.
Чтобы постоянно контролировать ситуацию, вам придется завести журнал проектов – обычный блокнот на пружине с разделителями. Если вы работаете с людьми, то каждому из них надо выделить особый раздел, куда будет вноситься вся имеющая значение информация: отношение к работе, данные о семье, цели, сильные стороны, потребности и все остальное, что вы посчитаете нужным. Если речь идет о подчиненных, то это могут быть данные об их производительности, отношении к работе и т. д. Таким образом, когда вам понадобится оценить работу того или иного сотрудника, у вас под рукой будет конкретная информация.
В зависимости от сферы деятельности или профессии вы можете отвести в своем блокноте раздел, посвященный отдельным подразделениям или прорабатываемым проектам. Решение принимаете вы сами. Главное, чтобы все данные находились в одном месте и вы могли их сразу найти, не тратя попусту время на поиск информации в бесчисленных разрозненных папках.
Журнал проектов вполне уместен и в быту…
Например, вы можете отвести в нем раздел для каждого из детей. Вам кажется, что вести досье на детей – это уж слишком? Тогда позвольте спросить: помните ли вы, какие оценки были у вашего ребенка за последние контрольные работы? А если нет, то как же вы будете сравнивать их с предыдущими результатами? Какое школьное мероприятие ребенок просил вас посетить? Вы помните, о чем в последний раз говорили с ним по душам? Что его тогда больше всего беспокоило?
Дело в том, что дети помнят все разговоры с родителями. Мы же, к сожалению, зачастую бываем слишком заняты и невнимательны. Записи в журнале помогут вам не упустить из виду важные вещи.
Ведение систематических записей в журнале, разумеется, пойдет на пользу и вашим финансам, так как вы сможете сразу найти нужную информацию о своих инвестициях, страховых полисах и т. д.
Нужен ли вам дневник или журнал проектов, если вы ни к чему не стремитесь и вас все устраивает? Конечно, нет! Но тем, кто ищет свой путь к богатству и счастью, эти инструменты позволят существенно ускорить прогресс.
Ежедневник
Еще один инструмент, позволяющий организовать свой рабочий день, – это ежедневник. Помимо мероприятий, которые вы наметили на тот или иной день, в нем фиксируются все ваши деловые расходы, результаты встреч и телефонных переговоров, а также список неотложных дел.
В ежедневник можно записывать и все идеи, которые посещают вас в течение дня. Впоследствии их можно перенести в дневник или журнал проектов. В целом же ежедневник – это место, где сосредоточена вся рабочая информация за день, неделю, месяц и даже год.
План игры
От того, насколько качественно составлен план, может зависеть исход игры. Слово "игра" употреблено здесь сознательно, поскольку мы, как правило, понимаем важность разработки стратегии на футбольный или баскетбольный матч, но лишь немногие находят время, чтобы составить план своей жизни.
Первое и главное правило планирования: НЕ НАЧИНАЙТЕ ДЕНЬ, ПОКА У ВАС НЕТ ПЛАНА ТОГО, КАК ОН ЗАКОНЧИТСЯ. Поскольку каждый день представляет собой бесценный фрагмент мозаики вашей жизненной стратегии достижения богатства и успеха, всегда планируйте его заранее. И это надо делать постоянно. Да, я знаю, что писанина утомляет, но не забывайте, что к результату ведут усилия, а не надежды.
Научившись составлять план на день, можно переходить на следующий уровень. Второе правило гласит: НЕ НАЧИНАЙТЕ НЕДЕЛЮ, ПОКА У ВАС НЕТ ПЛАНА ТОГО, КАК ОНА ЗАКОНЧИТСЯ.
Планируйте неделю заранее. Вы только представьте себе, какой может стать ваша жизнь, если в воскресенье вечером вы спросите себя: "Чего я хочу достичь на этой неделе?" Я, конечно, понимаю, что немного утрирую, но если вы добьетесь того, чтобы ваши ежедневные планы согласовывались с недельным, то все части мозаики будут складываться значительно легче. В результате каждый день будет прожит эффективнее.
Освоив составление недельных планов, вы будете способны планировать свою жизнь на месяц вперед. Поэтому я хочу познакомить вас с третьим правилом: НЕ НАЧИНАЙТЕ МЕСЯЦ, ПОКА У ВАС НЕТ ПЛАНА ТОГО, КАК ОН ЗАКОНЧИТСЯ.
Если вы будете ему следовать, то ваши дни и недели станут частями общей картины. Вы сможете взглянуть на свою жизнь по-новому, потому что теперь она будет строиться на основе перспективного планирования.
А потом вы научитесь координировать свои ежедневные, еженедельные и ежемесячные планы с квартальными, полугодовыми и годовыми.
Конечно, от вас потребуется большая дисциплина. Но если вы с этим справитесь, то сможете с полным правом назвать себя мастером управления временем. Путь к этому непрост, но я уверен, что вам понравится образ и вкус такой жизни в компании других таких же мастеров!
Как составлять план-график
Приступая к составлению такого плана, необходимо знать две вещи. Во – первых, он выглядит как обычная таблица, в которой вместо цифр написаны названия мероприятий. Во – вторых, план-график может составляться как для одного, так и для нескольких проектов одновременно.
Делается это так. На листе бумаги чертим вертикальные линии так, чтобы получились колонки по числу дней, на которые рассчитан план. Крайняя левая колонка предназначена для мероприятий, которые необходимо выполнить в намеченный временной промежуток. В ней одно под другим пишутся названия мероприятий.
Предположим, вам надо провести кампанию по продвижению на рынок новой продукции. Для каждого отдельного мероприятия (торговых конференций, рекламных акций, разработки дизайна упаковки, маркетинговых исследований) определите конечный срок и отметьте его в соответствующей колонке. Всю строку от даты начала до даты окончания данного задания закрасьте определенным цветом. В результате у вас получится наглядный график предстоящих работ.
Составить план-график не так просто, как может показаться. Возможно, вам придется порвать несколько первоначальных вариантов. Вся трудность заключается в расстановке приоритетов. Но когда план окончательно составлен, у вас возникает радостное чувство удовлетворения.
Этот план всегда должен быть у вас под рукой. Вы можете повесить его на стену кабинета или перенести в свой журнал проектов. Он будет служить постоянным напоминанием о том, что и когда необходимо сделать.
План-график вызывает двойственное чувство. С одной стороны, он действует на нервы, напоминая о незавершенных делах (особенно когда нарушаются сроки). С другой стороны, он вызывает радость, наглядно демонстрируя, как ваши планы и мечты претворяются в реальность. Вы чувствуете, что сами строите свою жизнь.
* * *
Хорошо прожитый день, который удачно начался и удачно закончился, в котором были цель и содержание, цвета и характер, чувства и реальные дела, надолго остается в памяти как нечто дорогое и ценное. А когда это повторяется изо дня в день, жизнь становится настоящим шедевром, кладезем опыта и духа. Кто – то однажды сказал: "В полночь прилетают крылатые посланники, собирают разрозненные части и складывают из них мозаику. И время от времени один посланник говорит другому: "Ты только посмотри, какое чудо я нашел!"".
Стратегия 6
Окружите себя победителями
Глава 9
С кем поведешься…
Есть один фактор, который оказывает очень мощное влияние на ваше становление как личности, но которому мы зачастую не придаем значения. Это круг вашего общения – те люди, которых вы впускаете в свою жизнь. Задумывались ли вы о том, что вашу жизнь во многом формируют люди, среди которых вы живете? Мне эта мысль даже не приходила в голову, пока мистер Шоуфф не сказал однажды: "Джим, никогда не следует недооценивать влияния окружающих".
Разумеется, он был прав. Это влияние настолько велико и в то же время так незаметно, что зачастую мы его не осознаем.
Подумайте сами: если вы постоянно общаетесь с людьми, которые тратят все, что зарабатывают, то очень велика вероятность того, что и вы станете таким же транжирой. Если вашим друзьям больше нравится ходить на боксерские матчи, чем на концерты, то и вы, скорее всего, присоединитесь к ним. Такова сила воздействия, исходящая от окружения.
Более того, если вы живете среди людей, которые не находят ничего плохого во вранье, они и вас убедят, что немного "хитрости" еще никому не повредило. Они будут день за днем сбивать вас с пути истинного, пока однажды, спустя десять лет, вы не спросите себя: "Как же я дошел до этого?"
Поверьте, это будет не самый счастливый момент в жизни.
Чтобы не терять времени на общение с ненужными людьми, надо задать себе три главных вопроса:
1. С кем я провожу время?
2. Что эти люди для меня значат?
3. Идет ли мне на пользу это общение?
Не относитесь к этим вопросам слишком легко. Задумайтесь, с кем и как вы проводите время. Какой характер носит это общение – положительный и конструктивный или, наоборот, отрицательный и деструктивный?
Трудно ответить? Тогда, может быть, вам помогут следующие вопросы:
• Как они влияют на то, что я делаю?
• Как они влияют на то, что я слушаю?
• Как они влияют на то, что я читаю?
• Как они влияют на то, куда я хожу?
• Как они влияют на то, что я думаю?
• Как они влияют на то, о чем я говорю?
• Как они влияют на то, что я чувствую?
Тщательно продумав все эти аспекты, задайте себе последний вопрос:
"Помогают ли мне эти люди расти, развиваться и добиваться поставленных целей?" Если вы утвердительно ответили на все вопросы, то я рад за вас. Если же они вызывают у вас какие-то сомнения, то самое время подвергнуть круг своих знакомых глубокому анализу.
Конечно, проще всего отмахнуться от этих вопросов. Кто – то может сказать: "Да, я живу среди этих людей, я общаюсь с ними, но это не имеет никакого значения". Это неправда. Все имеет значение! Чтобы вы лучше запомнили, я повторю еще раз: ВСЕ ИМЕЕТ ЗНАЧЕНИЕ.
Эта книга отличается от многих других тем, что в ней речь идет о реальной жизни, а не об умозрительных теоретических рассуждениях. Моя главная цель состоит в том, чтобы, прочитав ее, вы сказали: "Шутки кончились. Я действительно хочу знать, кто я и кем собираюсь стать. Я хочу знать, каковы мои сильные и слабые стороны, кто управляет моими поступками и кому я позволяю влиять на свою жизнь".
Поэтому пересмотрите круг своих знакомых, а потом сделайте это еще раз. Все самые важные вещи, особенно те, которые оказывают на вас влияние, заслуживают повторного анализа.
Возможно, вы слышали историю об одной маленькой ласточке. Она сидела, прикрыв один глаз крылом, и горько плакала. Пролетавшая мимо сова спросила:
– Что с тобой, маленькая птичка?
Ласточка приподняла крыло и показала глубокую рану в том месте, где раньше был глаз.
– Понятно, – огорченно ухнула сова, – ты плачешь из – за того, что ворона выклевала тебе глаз.
– Нет, – всхлипнула маленькая птичка. – Я плачу не потому, что она клюнула меня в глаз, а потому, что я позволила ей это сделать.
Нет ли в вашем окружении людей, которые пытаются лишить вас видения будущего? Ведь на человека очень легко оказать влияние, особенно негативное. Мы слишком часто позволяем другим определять направление нашей жизни, поддаемся убеждениям, а потом и вовсе перестаем сопротивляться. Вы этого хотите?
Собираетесь ли вы расти, искать, добиваться или готовы согласиться с тем, что кто – то украдет ваши мечты?
Прекратите общение
Если анализ круга общения показал, что в вашем огороде завелись сорняки, примите соответствующие меры.
Первым делом прекратите общение с людьми, оказывающими деструктивное воздействие на вашу жизнь. Я согласен, что это нелегко, особенно когда речь идет о родственнике, но если этот человек находит удовольствие в том, чтобы разрушать ваши мечты, лишать вас целей и убеждений, избавьтесь от его влияния. Помните, что это решение может спасти вашу жизнь от краха.
Бывает, что долгосрочное негативное влияние на вашу жизнь оказывают, казалось бы, поверхностные связи с приятными на первый взгляд людьми. Если вы по два раза в неделю выпиваете со своими приятелями, не удивляйтесь, что ваша жизнь в конечном итоге даст крен. Через пять, десять или двадцать лет последствия могут оказаться катастрофическими.
Для того чтобы оставаться посредственностью, никаких усилий не требуется. Надо только бо́льшую часть времени заниматься всякими пустяками в компании никчемных людей. Умные люди взвешивают все свои поступки. Они умеют отличать важные вещи от второстепенных и никогда их не путают.
Разумеется, у таких людей тоже есть приятели, с которыми можно беззаботно провести время, но разница в том, что они посвящают этому лишь незначительную часть своего досуга. Они не тратят попусту время на ничего не значащих в их жизни знакомых, какими бы приятными людьми те ни были.
Это ваша жизнь. Вы вправе проводить свое время с кем и как угодно. Но я не думаю, что вы купили эту книгу только для того, чтобы узнать от меня какие-то смешные истории. Вы должны четко определить свои приоритеты и ценности, в том числе и в сфере общения с людьми. В земной жизни вам отпущено слишком мало времени, поэтому не позволяйте себе бездумно его тратить.