Коммерческая тайна определяется руководителем предприятия и отражается в "Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия".
Коммерческая тайна других предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия, доводится до сотрудника в части, его касающейся, руководителем структурного подразделения.
Порядок обращения со сведениями, отнесенными к коммерческой тайне предприятия, регулируется "Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия".
Сотрудник обязан работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.
Сотрудник должен знать также, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.
При участии в работе сторонних организаций сотрудник может знакомить их представителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть сообщена информация, подлежащая защите.
Запрещается помещать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этим соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, рассматривается как их разглашение и влечет ответственность в соответствии с установленным порядком.
Об утрате или недостаче документов, изделий, содержащих коммерческую тайну предприятия, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, металлических шкафов, личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утечки таких сведений сотрудник обязан немедленно сообщить: (должностное лицо или подразделение предприятия).
При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку необходимо сдать в (подразделение предприятия) все носители коммерческой тайны предприятий (рукописи, черновики, документы, чертежи, магнитные ленты, диски, дискеты, распечатки на принтерах, кино-, фотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и т. д.), которые находились в распоряжении сотрудника в связи с выполнением им служебных обязанностей.
Сотрудник обязан по первому требованию (должностное лицо или подразделение предприятия) предъявить для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие коммерческую тайну предприятия, представлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения закрытых работ, учета и хранения документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также о фактах ее разглашения, утраты документов и изделий, содержащих такие сведения.
В случае попытки посторонних лиц или организаций, в том числе зарубежных, получить информацию, составляющую коммерческую тайну предприятия, сотрудник обязан сообщить об этом (должностное лицо или подразделение предприятия)
Обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны предприятия, не ограничивают прав сотрудника на интеллектуальную собственность, в частности, подачи заявки на изобретение, возможное патентование и т. д. Реализация прав сотрудника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии с установленным Законом порядком.
Срок действия ограничений, связанных с необходимостью защиты коммерческой тайны предприятия, определяется администрацией при заключении трудового договора с сотрудником. Об окончании действия ограничений сотрудник уведомляется администрацией в письменной форме.
Заместитель директора И.К. Иванов
Согласно ст. 15 КЗоТ РФ, в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей. Ранее было целесообразнее заключать отдельное соглашение о неразглашении коммерческой тайны, теперь можно включить такой пункт в договор с работником. Но если условие о тайне требует подробного изложения, то лучше заключить отдельное соглашение, а в трудовом договоре просто упомянуть об обязательном его соблюдении. Примерное обязательство сотрудника о неразглашении коммерческой тайны приведено ниже.
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
о неразглашении коммерческой тайны
21.08.2004
Я, (фамилия, имя, отчество), в качестве сотрудника (наименование предприятия), в период трудовых (служебных) отношений с предприятием и в течение (срок) после их окончания обязуюсь:
Не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, которые мне будут доверены или станут известны по работе (службе).
Не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, без согласия предприятия.
Выполнять относящиеся ко мне требования приказов, инструкций и положений по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия.
В случае попытки посторонних лиц получить от меня сведения о коммерческой тайне предприятия немедленно сообщить (должностное лицо или подразделение предприятия).
Сохранять коммерческую тайну тех предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия.
Не использовать знание коммерческой тайны предприятия для занятий любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию.
В случае моего увольнения все носители коммерческой тайны предприятия (рукописи, черновики, чертежи, магнитные ленты, диски, дискеты, распечатки на принтерах, кино-, фотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и пр.), которые находились в моем распоряжении в связи с выполнением мною служебных обязанностей во время работы на предприятии, передать (должностное лицо или подразделение предприятия)
Об утрате или недостаче носителей коммерческой тайны, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны предприятия, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений немедленно сообщать (должностное лицо или подразделение предприятия).
До моего сведения доведены с разъяснениями соответствующие положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия.
Мне известно, что нарушение этих положений может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством РФ в виде лишения свободы, денежного штрафа, обязанности по возмещению ущерба предприятию (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.
Должность В. А. Сечкин
Улучшение менеджмента
Предприниматели часто говорят, что предпринимательство дело очень интересное, но к освоению техники менеджмента относятся как к делу скучному.
Стратегия управления фирмой должна формировать привлекательный образ будущего, в котором есть место для каждого сотрудника. Руководство, которое этого не делает, консервирует иждивенчество персонала. Наряду с хорошими личными взаимоотношениями внутри фирмы, грамотно выстроенные процедуры и правила должны делать максимально комфортным существование сотрудников.
Каждая фирма, в зависимости от интеллектуального уровня персонала, строит собственную модель управления. А стратегия позволяет упростить любую управленческую задачу, сделать ее нормально решаемой. Главным фактором успеха является раннее обнаружение симптомов неблагополучия и своевременное устранение его причин.
Предприятие существует для потребителей, и только клиенты, чьи потребности удовлетворяются, дают ему возможность выживать на рынке. Управление сквозным бизнес-процессом должно придти на замену управлению отдельными службами, а управление суммарными издержками компании на замену сокращению расходов по подразделениям. Оптимизация одного участка неизбежно потянет за собой всю цепочку, потребует оптимизации всех бизнес-процессов.
Есть закономерность – на стадии развития или перемен в компании результативность усилий по улучшению логистики не превышает 10%. Не зная об этой закономерности, менеджеры, обнаружив малую отдачу от своих усилий, делают вывод, что поставлена неверная задача, корректируют ее или ставят другую, но происходит то же самое. Получается замкнутый круг без видимого выхода: формулирование задачи – попытка ее решить – трудности – формулирование новой задачи и все снова. Сложность не в том, чтобы решать проблемы, а в том, чтобы увидеть их.
Другая ошибка менеджеров – недостаточные усилия для решения задачи, в результате чего теряются время и деньги, а цель не достигается. Однако концентрация усилий может быть только временной. Если менеджер требует напряжения всех сил сотрудников в течение долгого времени, люди перестают адекватно относиться к задаче, а менеджер теряет авторитет – он либо неправильно поставил задачу, либо не рассчитал силы.
Обычное для реинжиниринга решение: увеличение затрат в одном из направлений делается для их экономии по фирме в целом. Взаимозависимость затрат порой незаметна и требует тщательного анализа. Например, если сервисная служба начнет снижать расходы на обтирочные материалы, то наверняка быстрее будут пачкаться спецовки, появятся жалобы клиентов на грязные после ремонта руль, рычаги управления и т. п., – а это скажется на престиже фирмы и сроках замены спецовок.
Следует выяснять, во что обходится логистика сервиса, логистика торговли запасными частями, логистика других операций. Чтобы эффективно управлять затратами, нужно точно знать, на что и сколько фирма тратит, а для этого – вести статистику расходов по каждому их виду: расходы на закупки помимо стоимости товаров, складирование, транспортировку, распределение и т. д.
Важно сосредоточить свои усилия на упрощении процессов и устранении потерь везде, где это возможно. При сокращении затрат компании часто совершают следующие ошибки:
♦ внимание к очевидным затратам и потеря из виду существенных затрат, скрытых в статье "прочие расходы";
♦ экономия на подборе и профессиональной подготовке персонала подрывает престиж фирмы и приводит к потере клиентов;
♦ ухудшение отношений с партнерами и сотрудниками из-за "выжимания соков";
♦ чрезмерное снижение затрат на важных участках – урезая затраты на оплату труда, компания может потерять ключевых сотрудников;
♦ непонимание механизма взаимозависимости затрат компании – иногда общего снижения затрат можно добиться, увеличив их на какой-то отдельный вид деятельности – например, увеличение командировочных расходов может привести к заключению выгодных контрактов с новыми поставщиками или покупателями.
Одно из хороших последствий кризиса 1998 г. – бизнесмены поняли, нутром и кошельком почувствовали:
♦ что профессиональное управление – это не блажь заумных спецов, а средство повышения прибыли и спасения от гибели;
♦ что реинжениринг крайне необходим для оптимизации бизнеса на основе современных технологий;
♦ что главное в управлении бизнесом – стратегичность, а не периодические порывы энтузиазма.
Основа реинжениринга – формализованное описание элементов управления при помощи стандартов описания всех управляемых звеньев, в том числе структуры и бизнес-процессов. Применение компьютерных технологий обеспечивает подготовку управленческих решений, возможность осуществлять интегрированный контроль и проводить сквозные изменения в компании.
Реинжениринг предполагает выработку интегрированных решений примерно следующими этапами:
♦ стратегическое моделирование – выработка целей и путей их достижения с помощью известных методов: swot-анализа, дерева целей, маркетингового анализа; результаты моделирования заносят в стандартные взаимосвязанные блоки;
♦ моделирование организационной структуры, обеспечивающей достижение целей – проектирование стратегии на функции подразделений путем формулирования взаимосвязей; станет очевидным, что изменения в целях бизнеса должны и будут неизбежно вызывать изменения в организации;
♦ логистика – организация бизнес – процессов – выстраивает функции подразделений в цепочки последовательных действий, направленных на достижение определенной цели;
♦ финансовое моделирование предусматривает обсчет стоимости всех работ и сведение результатов в бюджете доходов и расходов, бюджете движения денежных средств и бюджете по балансу.
В результате получают финансовую модель бизнеса: его задачи отражены в соответствующих статьях бюджета, а также предложения по оптимизации структуры и выполнения бизнес-процессов.
Логистика бизнес-процессов. Во многих фирмах просто нет проработки технологии операций и процессов. Но по мере роста компании сообразительность и опыт сотрудников недостаточны для исполнения объемных задач. Необходима формализация всех производственных операций, разработка множества материалов, в том числе:
♦ торговая политика;
♦ ценовая политика;
♦ проект соглашения с корпоративными клиентами;
♦ инструкция о взаимодействии с поставщиками по обеспечению запасными частями с конкретными обязанностями персонала;
♦ инструкция о взаимодействии склада с цехом и магазином по обеспечению запасными частями с конкретными обязанностями персонала;
♦ программа и материалы для обучения персонала работе с запчастями;
♦ перевод правил пользования иностранными каталогами запасных частей и компакт-дисками;
♦ перевод руководства по работе с запчастями иностранного поставщика машин;
♦ перевод руководств по ремонту иномарок;
♦ программа обучения механиков на платных курсах;
♦ перечни функций служб;
♦ постановка задач для доработки программного комплекса для служб запасных частей, для службы сервиса;
♦ постановка задач, подготовка образцов аналитических форм для их еженедельной выдачи компьютерной службой руководству служб и компании;
♦ и другие…
О современных методах управления
Одномерное, бюрократическое, авторитарное предприятие неспособно успешно удовлетворять потребности клиентов, а значит, не может быть конкурентоспособным. Необходимы предприятия, в которых принципы сотрудничества, демократии и самоуправления являются нормой. С применением самоуправления предприятие превращается в сообщество единомышленников.
Место менеджера занимает лидер, рабочую группу замещает команда, обслуживание потребителей преображается в партнерские отношения. Нужно не управление, а способность вести за собой, содействовать выполнению задачи, поощрять, воспитывать, поддерживать, наставлять. Инструменты принуждения замещаются согласованием. Различия этих двух концепций приведены ниже. Преимущества самоуправления доказаны практикой.
Различия концепций управления [21]
При образовании команды нет необходимости ни в принуждении ее членов, ни в их безусловной лояльности. Ее деятельность строится на основе независимости, уверенности в собственных силах, наличии обратной связи. Общее направление автоматически вырабатывается при выявлении и интегрировании видения, целей, стратегий.
При командной организации труда возрастает потребность в многообразии, диалоге, совместном преодолении проблем в целях консенсуса и выработки общего направления. Команда продуктивнее группы, она – основной носитель энергетики предприятия, ее ценностей и стратегии.
В российских компаниях наконец-то усилилось внимание к информационным технологиям. Если раньше на внедрение корпоративных информационных систем в средней фирме уходили годы, то теперь вопрос решается за месяцы. Менеджеры научились строить компьютерные модели своего бизнеса, отрабатывая детали бизнес-процессов, отлаживая взаимодействие исполнителей на функциональных стыках (бизнес-инжиниринг), до их внедрения в практику. Компьютерное моделирование меняет жизнь руководителей. Вместо заедающей текучки они думают о бизнесе в целом, находя корни возникновения проблем.
Управленческие технологии призваны обеспечивать стабильность бизнеса. Если управленческая команда стремится к развитию бизнеса и она культивирует единое понимание задач и среди руководства, и среди исполнителей, успешное развитие гарантировано. Среди современных концепций и методов управления предприятиями за рубежом широко применяется "внутреннее предпринимательство", "фрактальность" и "бюджетирование".
Внутреннее предпринимательство. Внутреннее предпринимательство предполагает создание в фирме условий, позволяющих каждому сотруднику ощутить себя на своем рабочем месте свободным предпринимателем. Тогда у людей появляются новые идеи.
Для этого рекомендуют:
♦ создать атмосферу, раскрепощающую творческие способности персонала;
♦ каждый должен иметь право на ошибку – руководство фирмы должно учитывать ключевой принцип: легче просить прощения, чем разрешения;
♦ каждый сотрудник должен чувствовать, что он сам себе голова на определенном участке.
Для любой фирмы рискованно и тяжело менять сложившиеся элементы культуры поведения и мышления. Но если в фирме подобрались сотрудники, способные к инновациям, полные творческих сил, то нужно рисковать. В тех фирмах, где людям позволены творчество и эксперименты, дела идут намного лучше, чем в консервативных фирмах – люди получают удовлетворение от того, что они делают, и работают больше и интенсивнее.
Фрактальность. Одним из результатов моделирования бизнес-процессов является корректировка структуры предприятия. На европейских предприятиях при делегировании ответственности и определении оптимального размера структурной единицы, которую можно наделить полной самостоятельностью и полной ответственностью за выполнение части бизнес-процесса, исходят из принципа "чем меньше подразделение, тем лучше". Предприятия, состоящее из мелких самоорганизующихся команд, называют "фрактальным" [22] . На таких предприятиях централизованные контроль и планирование сведены до минимума. Фрактальность придает компаниям способность к самоорганизации.
Принципы построения фрактального предприятия с успехом реализованы "Фольксвагеном" на приобретенной им "Шкоде", а по последним сообщениям, будут использоваться и "Фордом".
Но на пути к превращению во фрактальное предприятие любой компании предстоит пройти через несколько "революций", создать мощные информационные ресурсы и аналитические системы.
Эффективность "фрактальным предприятиям" за рубежом обеспечивает способность всех членов команды к самоорганизации, самодисциплине и самоконтролю. Эта способность основана на трудовой морали и этике, выработанной в экономически развитых странах в течение многих десятилетий существования там цивилизованного бизнеса. Так что "фрактальные предприятия" при российском менталитете, вероятно, будут приживаться медленно. Хотя автодилерский бизнес весьма эффективно делится на фракции: "торговля машинами" – "сервис" – "торговля запчастями".