Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен 15 стр.

• Телефонные звонки

• Письма

• Открытки

Предстоящие события:

• Торжества

• Дни рождения

• Годовщины

• Свадьбы

• Выпускные

• Праздники

• Путешествия

• Поездки на выходные

• Каникулы

• Встречи с друзьями

• Культурные мероприятия

• Спортивные мероприятия

Исследования и развития — шаги, которые нужно предпринять:

• Куда следует поехать

• С кем нужно встретиться, кого пригласить

• Местные развлечения

Административная сфера:

• Финансы

• Счета

• Банки

• Капиталовложения

• Ссуды

• Налоги

• Страховка

• Юридические аспекты

• Сортировка данных

Ожидания:

• Почтовый заказ товара

• Починка

• Возмещение затрат

• Возврат предметов, взятых во временное пользование

• Данные медицинских обследований

• Ответные послания

Дом/семья

• Домовладельцы

• Собственность

Юридические аспекты

• Недвижимое имущество

• Районирование

• Налоги

Строители/подрядчики

• Отопление/кондиционирование

• Сантехника

• Электричество

• Крыша

• Ландшафт

• Заезд

• Стены, полы, потолки

• Обстановка

• Мебель

• Коммунальные службы

• Приборы

• Лампочки/провода

• Кухонные принадлежности

• Мойка, сушка, пылесос

• Места, где нужно убрать

Компьютеры

• Программное обеспечение

• Аппаратное обеспечение

• Связь

• CD-ROM

• Электронная почта и подключение к сети

• Телевидение

• Видеомагнитофон

• Музыка, диски, кассеты

• Наушники

• Автоответчик

Спортивное снаряжение

Шкафы/одежда

Гараж/склад

Ремонт и содержание машины

Инструменты

Багаж

Домашние животные

Здравоохранение

• Врачи

• Стоматологи

• Специалисты

Увлечения

• Книги, записи, кассеты, диски

Выходы

• Магазин промышленных товаров

• Аптека

• Рынок

• Банк

• Химчистка

• Канцтовары

Сообщество

• Соседи

• Школы

• Местные органы власти

Общественные аспекты

Если вы выбросили из головы все частные и профессиональные проблемы, то ваша корзина, вероятно, наполнилась до отказа. В дополнение к документам и физическим предметам, находящимся в корзине, ее содержимое должно включать все пришедшие голосовые и электронные сообщения, находящиеся в электронном почтовом ящике. Также следует отнести ко входным материалам все списки намеченных задач в блокноте, особенно если вы еще не определили дальнейших действий.

Сбор материалов завершается, когда вы можете без труда увидеть пределы содержимого корзины.

Обычно я советую клиентам распечатывать голосовые сообщения на бумаге и класть в корзину вместе блокнотами, которые, кстати, тоже требуют основательного пересмотра. Если у вас есть цифровой секретарь Palm или программы Microsoft Outlook или Lotus Organizer и вы использовали указанные средства не только в качестве календарей, телефонных или адресных книг, рекомендую распечатать все задачи, хранящиеся на этих носителях, и тоже положить в корзину. Электронные сообщения лучше не трогать, поскольку их слишком много и с ними лучше разбираться непосредственно в самой системе.

Итак, вы собрали все проблемы и готовы к следующему шагу. Естественно, не хочется ничего оставлять в корзине на неопределенный период, поскольку в таком случае проблема обязательно снова завладеет вашим сознанием — вы будете знать, что не уделяете ей внимания. Одна из основных причин, по которой люди сопротивляются сбору рутинных проблем в «корзину», состоит в отсутствии эффективных методов обработки сортировки данных, позволяющих решать накопившиеся задачи.

Наконец, мы подошли к следующей главе: «Опустошение корзины».

Глава 6. Обработка информации: опустошение корзины

Предположим, вы собрали воедино все, что занимает ваше внимание, теперь ваша задача — добраться до дна корзины. Ее опустошение не означает физического осуществления всех замыслов и проектов, которые в ней накопились. Речь идет лишь о том, чтобы определить природу каждого предмета, находящегося в корзине, и решить, что он собой представляет, каково его назначение и как вы собираетесь с ним поступить.

В процессе обработки содержимого корзины вы сможете:

• избавиться от всего ненужного;

• выполнить все действия, занимающие менее двух минут;

• передать другим людям все задачи, которые можно переложить на них;

• упорядочить собственную систему организации, ввести напоминания о делах, на которые требуется более двух минут;

• наметить более серьезные задачи и проекты, основываясь на входной информации.

Получить представление об этом процессе поможет диаграмма рабочего процесса (рис. 6.1). Центральный «ствол» диаграммы показывает, какие шаги включает обработка информации и определение дальнейших действий.

Данная глава посвящена элементам «ствола» диаграммы, т. е. шагам от извлечения проблемы из корзины до совершения первоочередных действий. Получается естественная схема организации, которая обусловлена выполнением данной процедуры для каждого из незамкнутых циклов. Например, если вы выбираете проблему из корзины и думаете: «Мне нужно обсудить эту проблему с Андрэа, но это следует сделать в понедельник, когда она будет в офисе», вы сразу откладываете данное действие до понедельника, сделав соответствующую пометку в календаре.

Прежде чем вы займетесь обработкой содержимого корзины, рекомендую вам прочесть эту главу и следующую, посвященную организации проблем, — тогда удастся избежать некоторых ненужных действий. Когда я обучаю клиентов этой процедуре, они постоянно мечутся между простым принятием решений на стадии обработки незамкнутых циклов и более сложной задачей определения оптимального способа упорядочения этих решений в конкретную систему персональной организации клиента.

К примеру, многие клиенты, которых я тренирую, стремятся построить систему личной организации на основе личного цифрового секретаря, синхронизированного с программой Microsoft Outlook, которую компания использует для электронной переписки и составления расписаний. Первое, что следует сделать (после того, как корзина уже заполнена), — убедиться, что вся аппаратура и все программы исправно работают. Затем мы избавляемся (обычно распечатываем и удаляем) от всего, что клиенты ранее пытались упорядочить с помощью программы Outlook, и переносим документы в корзину. После этого определяем ряд рабочих категорий, таких как «Звонки», «Визиты», «Повестка дня», «Содержимое компьютера» и так далее. Когда мы начинаем обработку корзины, клиент может сразу сесть за компьютер и ввести последовательность своих действий непосредственно в систему, от которой будет полностью зависеть.

Рис. 6.1. Диаграмма рабочего процесса — обработка информации.

Если вы еще не определили, что именно собираетесь использовать в качестве личной системы напоминания, не беспокойтесь. Для начала можно обойтись без всякой автоматизации: просто делать заметки на листках бумаги. Позднее, когда система уже будет готова, вы всегда сможете обновить свой инструментарий.

Лучше всего осваивать данную модель непосредственно в процессе внедрения. Но есть несколько ключевых правил, которым нужно следовать.

• Обрабатывайте проблемы по порядку.

• Обрабатывайте проблемы по одной.

• Никогда не возвращайте ничего в корзину.

Обрабатывать — не означает «тратить время».

Даже если вторым предметом, извлеченным из корзины, будет записка, адресованная президентом страны лично вам, а первым — рекламный буклет, пришедший по почте, то сначала нужно заняться рекламным буклетом! Конечно же, это преувеличение, но принцип действительно важен: все проблемы нужно обрабатывать одинаково тщательно. Глагол «обрабатывать» в данном случае не означает «тратить время на». Он просто означает «решить, что собой представляет данный предмет, и какие действия требуются от вас, а затем — поступить с ним соответствующим образом». В любом случае, необходимо достичь дна корзины как можно скорее, поэтому не оставляйте без внимания ничего из ее содержимого.

Конец ознакомительного отрывка

ПОНРАВИЛАСЬ КНИГА?

Эта книга стоит меньше чем чашка кофе!

СКИДКА ДО 25% ТОЛЬКО СЕГОДНЯ!

Хотите узнать цену?
ДА, ХОЧУ

Большинство людей, просматривая содержимое корзины или электронного почтового ящика, выискивают там наиболее срочные, веселые или интересные дела, с которыми разбираются в первую очередь. «Аварийный просмотр» полезен и зачастую необходим (я тоже иногда им занимаюсь). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут начнется длинное совещание по телефону. Самое время проверить входящую информацию, чтобы убедиться, что вы не наткнетесь на новые подводные камни или что клиент ответил на ваше сообщение и дал согласие на заключение крупной сделки.

Описанный процесс нельзя назвать обработкой содержимого корзины, это всего лишь аварийный просмотр. Когда вы действуете в режиме обработки, возьмите себе за правило начинать ее с одного конца и разбираться по порядку с каждой проблемой по отдельности. Как только вы нарушите правило и начнете в произвольном порядке обрабатывать задачи по своему усмотрению, то у вас обязательно появятся проблемы, так и оставшиеся без внимания. В этом случае рабочий конвейер перестанет функционировать, и необработанные материалы снова заполнят ваш стол и офис.

Теоретически, вы должны перевернуть корзину вверх дном и приступить к обработке первой проблемы, которая находится поверх остальных. Впрочем, если продвигаться от одного конца к другому в течение достаточно существенного промежутка времени, то не так уж важно, с какого конца следует начать работу. В любом случае вам предстоит рассмотреть каждую проблему. А если вы пытаетесь расчистить ворох накопившихся входящих электронных сообщений, то, оказывается, удобнее начинать обработку с последнего из них, поскольку так легче отслеживать переписку с каждым из адресатов.

Корзина — это место обработки, а не склад.

Возможно, вы вытащили что-то из корзины в процессе обработки материалов, а затем ваше внимание отвлек другой предмет, лежащий в ней, причем вы так и не решили, что делать с первым. Второй предмет заинтересовал вас больше, чем первый, поскольку вам ясно, как с ним поступить, а то, что находится у вас в руке, вас уже не занимает. Это — опасная привычка. То, что находится у вас в руке, скорее всего, окажется в стопке, которая накапливается рядом с рабочим столом и вызывает у вас неопределенное «гм-м», потому что есть более легкие, более важные или более интересные задачи, находящиеся в корзине помимо предмета, который был извлечен сначала.

Большинство людей пытаются вытащить из корзины сразу все содержимое, разложить его перед собой и заняться обработкой материала. И хотя очевидно их желание «разобраться с большим куском работы», я постоянно напоминаю клиентам о том, чтобы они отложили все, кроме предмета, лежащего на вершине стопки. Сосредоточение на единственной задаче позволяет уделить ей надлежащее внимание и принять верное решение. И даже если процесс обработки был прерван (что вполне возможно), то, по крайней мере, вас не будут отвлекать десятки неприкаянных предметов, раскиданных вокруг корзины.

Есть незначительное исключение из правила, требующего обрабатывать проблемы по одной за раз. Некоторые типы личности просто не могут не переносить внимание с одной вещи на другую, хотя бы на минуту, если нужно принять решение по первой проблеме. Когда я вижу, что клиент является представителем именно такого темперамента, то разрешаю ему доставать из корзины сразу по два, а то и по три предмета для обработки. В этом случае он может быстрее и с меньшими затратами выбирать дальнейшие действия.

Помните, многозадачный режим составляет исключение — и он работает только в том случае, если вы строго соблюдаете последовательность обработки материалов и не отвлекаетесь ни от одного решения более чем на минуту или две.

У документа, находящегося в корзине, есть только один путь — из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует «только раз обращаться к каждому делу», хотя концепция одноразового обращения к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: «Когда в первый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину».

Вы все поняли. Вы будете рассматривать проблемы одну за другой. И вы будете принимать четкое решение о том, каким будет следующий шаг к решению каждой из них. На первый взгляд, в этом нет ничего сложного (и так оно и есть), но вам придется хорошенько подумать. По большей части, первоочередные шаги не будут очевидными — их придется определять.

Я похож на москита в палаточном городке нудистов; я знаю, что мне нужно, но не знаю, с чего начать.

Возьмем, например, первую проблему. Вы должны кому-то позвонить? Нужно заполнить какую-то форму? Найти информацию в электронной сети? Купить что-то в магазине? Поговорить с секретаршей? Отправить электронное сообщение начальнику? Что вам нужно сделать? Если требуется выполнить какое-то действие, то его характер определит дальнейшие варианты поведения. Но что делать, если, на ваш взгляд, «Эта проблема не требует никаких активных действий»?

Скорее всего, часть содержимого корзины не будет предполагать никаких активных действий с вашей стороны. К данной категории материала относятся три типа предметов:

• Мусор.

• Материал, который следует отложить на какое-то время.

• Материал, который нужно взять на заметку на будущее.

Мусор

Если вы следовали моим указаниям, то наверняка уже выбросили изрядное количество материала. Также, скорее всего, клали в корзину предметы, которые больше не понадобятся. Так что не удивляйтесь, если придется выбросить массу мусора в процессе обработки рутины.

Обработка всего накопившегося материала позволит четко уяснить, что нужно и чего не следует делать. Один директор фонда, с которым я работал, обнаружил, что скопил у себя слишком много (тысячи) электронных сообщений, на которые вовсе не собирался отвечать. Он сказал мне, что применение моей методики заставило его «сесть на диету»: он стал более скрупулезно выбирать, какие незавершенные дела оставлять в своей жизни, а какие материалы выбрасывать. Вероятно, перед вами тоже встанет вопрос: стоит ли оставлять материал для последующего обращения. Для меня есть два возможных варианта ответа:

• Если сомневаетесь, выбросьте материал на помойку.

• Если сомневаетесь, оставьте материал у себя.

Выбирайте. Я считаю, что оба подхода хороши. Нужно просто доверять своей интуиции и реально оценивать свои возможности. Большинство людей испытывает страх перед процессом в целом, поскольку их системы никогда не работали надлежащим образом и не имели четких границ. Если вы проведете четкое различие между справочной информацией, ресурсами и материалом, который требует выполнения активных действий, и если ваша система хранения ссылочных данных проста и функциональна, вы сможете без труда поместить в нее все проблемы, с которыми в состоянии справиться. Поскольку не требуется применения никаких активных действий, проблема сводится к наличию физического пространства и ресурсов.

Специалисты в сфере упорядочения материалов предлагают более подробные инструкции, а ваш секретарь может составить специальное расписание, где сказано, сколько времени нужно уделять различным типам документации. Я предлагаю четко уяснить различие между материалами, которые требуют от вас активных действий, и всей остальной информацией. Как только становится ясно, что применения активных действий не требуется, перед вами открывается множество вариантов.

Отложить

Вероятно, в вашей корзине найдутся вещи, о которых вы подумаете: «Сейчас в рамках решения этой проблемы не нужно предпринимать никаких действий, но они могут понадобиться в будущем». Примером может служить:

• Рекламное объявление о завтраке в торговой палате, где будет выступать докладчик, которого вы хотели бы послушать. Но до назначенной даты еще две недели, и пока еще не известно, будете вы в это время дома, за городом или в деловой поездке.

Конец ознакомительного отрывка

ПОНРАВИЛАСЬ КНИГА?

Эта книга стоит меньше чем чашка кофе!

СКИДКА ДО 25% ТОЛЬКО СЕГОДНЯ!

Хотите узнать цену?
ДА, ХОЧУ