• Рекламное объявление о завтраке в торговой палате, где будет выступать докладчик, которого вы хотели бы послушать. Но до назначенной даты еще две недели, и пока еще не известно, будете вы в это время дома, за городом или в деловой поездке.
• Повестка совещания совета директоров, на которое вас приглашают через три недели. От вас не требуется никаких действий: вам нужно будет только еще раз просмотреть повестку за день до совещания.
• Реклама следующей версии программы Quicken для управления личными финансовыми средствами. Вам действительно нужна очередная версия? Вы не знаете… нужно подумать еще недельку.
• Идея о чем-то, что вы хотели сделать во время собрания отдела продаж в следующем году. Сейчас от вас ничего не требуется, но хотелось бы, чтобы вам напомнили об этом, когда придет время вплотную заняться планированием.
• Напоминание о том, чтобы пойти на курсы акварельной живописи, на которые у вас сейчас совершенно нет времени.
Что делать с подобными документами? Есть два рабочих варианта:
• Поместить их в список «Когда-нибудь/может быть».
• Занести их в календарь или картотеку.
Идея всех этих процедур состоит в том, что они позволяют выбросить проблемы из головы и четко знать, что какое-нибудь напоминание о дальнейших действиях всплывет в нужное время. Более подробно речь об этом пойдет в следующей главе, посвященной организации проблем. А пока что просто запишите напоминания на самоклеющихся листках, надпишите их «возможно» или «напомнить 17 октября» и перенесите в категорию «подвешенных» дел, которые требуют дальнейшей сортировки.[6]
Справочные материалы
Многие вещи, которые вы обнаружите в корзине, могут не требовать от вас активных действий, но представлять ценность как потенциально полезная информация по проектам и темам. В идеале, у вас уже должна быть готова система организации данных (описанная в главе 4) для обращения и хранения вспомогательной информации. Как только натыкаетесь в корзине или в электронном ящике на материал, который хотели бы сохранить в качестве архивных или вспомогательных данных, сразу включайте его в систему.
Вероятно, вы обнаружите массу разнообразных документов, которые вы намеревались сохранить, но держали в стопках и ящиках, потому что ваша система справочной информации была слишком формальной или просто не существовала. Напомню, что удобная в использовании, общая система сортировки, позволяющая обратиться к любому материалу (который можно достать, не вставая с места) в течение шестидесяти секунд, является критически важным компонентом внедрения описанной методики. На «переднем крае» реальной жизни, если сортировка информации не происходит легко, быстро и весело, вы просто накапливаете материал, а не сортируете его. А в этом случае задачи гораздо труднее обрабатывать.
Когда попадается на глаза что-то, что вы хотели бы оставить у себя, напечатайте соответствующий ярлык, наклейте его на папку и положите ее в ящик. Или напишите инструкцию для секретаря на самоклеющемся листке, чтобы он сделал то же самое. Когда я только начинал тренировать клиентов, то позволял им держать стопку материалов «для сортировки». Теперь я этого не делаю. Я обнаружил, что если вы не в состоянии сразу поместить материал в систему, то, вероятнее всего, вы не сделаете этого никогда. Если не рассортировать материал сейчас, то вы вряд ли сделаете это потом.
А если нужно предпринять какой-то шаг, то какой именно?Это серьезный вопрос. Если что-то нужно сделать с предметом, лежащим в корзине, то вы должны решить, в чем именно состоит ваше следующее действие. Напомню еще раз, что «первоочередной шаг» — это первое физическое видимое действие, которое нужно совершить, чтобы продвинуться к завершению задачи.
Ответить на поставленный вопрос легче и одновременно сложнее, чем кажется.
Следующее действие должно лежать на поверхности, но часто от вас требуется простая цепочка рассуждений и несколько этапов планирования, которые еще не прошли в вашем сознании, но обязательно должны пройти, чтобы можно было точно определить, что именно нужно сделать для решения проблемы, даже если она достаточно проста.
Давайте рассмотрим простой список дел, которыми обычно занят человек:
• Уборка гаража.
• Уплата налогов.
• Предстоящая конференция.
• День рождения Бобби.
• Пресс-релиз.
• Оценка продуктивности.
• Смена руководства.
Хотя каждый из пунктов списка может показаться вполне ясной задачей или проектом, чтобы определить следующий шаг по каждому из них, вам придется немного подумать.
• Уборка гаража
… Ну, нужно просто зайти туда и начать уборку. Нет, подождите, там стоит здоровенный холодильник, от которого нужно избавиться первым делом. Надо узнать у Джона Патрика, не нужен ли ему холодильник для лагеря. Надо…
• Позвонить Джону по поводу холодильника
Как насчет…
• Уплата налогов
… но я не могу начать подсчет налогов, пока мне не вернут последнюю форму К-1. До этого я ничего не смогу сделать. Так что нужно…
• Подождать формы К-1 из компании Acme Trust. А что касается…
• Предстоящей конференции
…то я должен узнать, собирается ли Сандра готовить рекламные материалы. Наверно, нужно…
• Написать Сандре электронное сообщение и спросить ее о рекламных материалах для конференции
… и так далее. Промежуточные шаги — «звонок Джону», «ожидание формы К-1», «отправка сообщения Сандре» — должны быть определены для каждой проблемы, с которой связано содержимое корзины.
Первоочередной шаг должен представлять непосредственное следующее физическое действие, которое нужно совершитьПомните, что речь идет о физических, видимых действиях. Многие считают, что определяют «первоочередной шаг», когда решают «организовать собрание». Но это — не первоочередной шаг: он не предполагает физических действий. Как организовать собрание? Возможно, нужно обзвонить людей или разослать им электронные сообщения. Но кому звонить или писать? Решайте. Если вы не примете решение сейчас, то вам все равно придется сделать это позже, а вся процедура, которую мы с вами выполняем, призвана довести до конца обработку данной задачи. Если не определено следующее физическое действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть проблему с мертвой точки, то каждый раз, когда вы будете думать о ней, в вашем сознании будет возникать мысленный пробел. И вы начнете избегать данной проблемы.
Не имея представления о том, каким будет следующее физическое действие, вы вынуждены будете долго думать, чтобы сдвинуть ситуацию с мертвой точки.
Когда вы добираетесь до телефона или компьютера, вам хочется разобраться со всеми своими замыслами, так что можете использовать имеющийся арсенал и рабочее пространство для того, чтобы быстрее покончить с делами, если дальнейшие действия уже определены.
Вы можете возразить: «Следующий шаг к решению данной проблемы состоит в том, чтобы решить, что я должен сделать». Ловко. Но принятие решения не является действием, поскольку действия требуют времени, а принятие решения происходит моментально. В принятии решений всегда может помочь какое-то физическое действие. Девяносто девять процентов своего времени вы тратите на поиск информации, необходимой для принятия решений. Эти дополнительные сведения могут попадать к вам из внешних источников («позвонить Сьюзан, чтобы получить у нее входные данные для делового предложения») или возникать в результате ваших собственных размышлений («Набросать идеи очередной реорганизации»). В любом случае, чтобы сдвинуть проект с места, все равно необходимо определить следующее действие.
Определите, что нужно сделать, чтобы принять решение.
Когда определен первоочередной шагКогда вы определили, в чем именно состоит первоочередной шаг в рамках решения проблемы, у вас есть три варианта поведения:
• Совершить необходимое действие (если оно занимает меньше двух минут).
• Передать задачу кому-то другому (если вы не являетесь главным субъектом совершения действия).
• Отложить дело — поместить его в организационную систему как вариант работы, которой можно заняться позднее.
Совершить необходимое действиеПри условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отрицательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно. Если вы можете просмотреть каталог за одну-две минуты, чтобы определить, есть ли в нем что-то интересное, так и сделайте, а затем поступайте, как сочтете нужным: выбросьте его, перешлите далее или оставьте у себя в качестве справочного материала. Если первоочередное действие по какой-то проблеме состоит в том, чтобы надиктовать краткое сообщение на чей-то автоответчик, звоните не мешкая.
Даже если задача не является приоритетной, займитесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает сохранение и сортировка документа, если вы не собираетесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы. Если документ не заслуживает внимания, просто выбросьте его. Если вы собираетесь предпринять необходимые шаги, то следует учитывать фактор эффективности.
Многие считают, что постоянное соблюдение правила двух минут позволяет существенно повысить производительность. Вице-президент одной крупной компании по изготовлению программного обеспечения признал, что благодаря этому правилу у него каждый день остается дополнительный час рабочего времени, которое можно использовать по собственному усмотрению! Он был одним из тех начальников, работающих в сфере высоких технологий, которые получают по триста электронных сообщений в день и большую часть рабочего времени уделяют разработке трех основных проектов. Многие сообщения приходили от людей, которые докладывали ему о чем-то, нуждались в его рекомендациях и разрешениях, чтобы продолжать свою работу. Но поскольку сообщения не попадали в фокус его основного внимания, он оставлял их в папке «Входящие», чтобы обратиться к ним позже. Когда накапливалось несколько тысяч таких сообщений, приходилось тратить выходные на их рассмотрение, чтобы не отстать от работы. Это было бы не так страшно, если бы ему было двадцать шесть: в таком возрасте любая деятельность вызывает приток адреналина; но ему было за тридцать, и он ко всему прочему обязан был уделять внимание маленьким детям. Работа на выходных была абсолютно неприемлема. После наших занятий он просмотрел все восемьсот сообщений, накопившихся в ящике. Оказалось, что большую часть из них можно было спокойно удалить, совсем немного можно было оставить в качестве ссылочной информации, а на рассмотрение каждого из оставшихся требовалось меньше двух минут, так что на все ушло очень мало времени. Я связался с ним год спустя, и он по-прежнему прекрасно справлялся с работой! Он больше не позволял сообщениям выходить за рамки экрана компьютера. Кроме того, применение правила изменило природу его подразделения вследствие существенного увеличения запаса рабочего времени на рассмотрение почты. Его подчиненные теперь были на все сто уверены, что у начальника железные нервы!
Правило двух минут — волшебное правило.
Конечно, данный пример весьма красочный, но он показывает, насколько важными могут оказаться некоторые из простых правил обработки информации, особенно если объемы и скорость накопления входящей информации в вашей корзине увеличиваются.
Вообще-то две минуты — это только ориентир. Если у вас есть изрядный запас свободного времени на обработку корзины для входной информации, можете расширить допустимый интервал до пяти или десяти минут. Если нужно быстро добраться до дна корзины, чтобы решить, как использовать остаток дня с максимальной эффективностью, попробуйте сократить время рассмотрения каждой проблемы до одной минуты или до тридцати секунд, чтобы быстрее покончить с ними.
Когда будете знакомиться с процедурой, полезно будет засечь время на обработку нескольких проблем. Большинство клиентов, с которыми я работаю, смутно представляют себе, сколько составляют две минуты на самом деле, и существенно недооценивают возможную продолжительность определенных действий. Например, если вы собрались оставить сообщение на автоответчике, а трубку берет сам адресат, то звонок обычно занимает гораздо больше времени.
Вы удивитесь, как много двухминутных действий можно совершить даже в рамках самых важных проектов.
Ничего не нужно отслеживать в процессе совершения первоочередных действий — их нужно просто выполнить. Впрочем, если вы что-то предпринимаете, и это не последнее действие, необходимое для завершения проекта, нужно выяснить, каков следующий шаг, и оценить его по аналогичному критерию. Например, если вы собираетесь заменить баллон с чернилами в своей любимой гелевой ручке и обнаруживаете, что кончились баллоны, тогда придется определить следующий шаг в рамках данной задачи («покупка баллонов в магазине») и совершить, передать или отложить данное действие.
Придерживайтесь правила двух минут и вы увидите, насколько больше успеете сделать в процессе чистки входящего материала. Многих удивляет обилие двухминутных действий, которые можно совершить даже в рамках самых важных проектов.
Позвольте поделиться с вами еще одним наблюдением, касающимся правила двух минут, а точнее — набора электронных сообщений. Если ваша рабочая среда предполагает получение больших объемов электронной почты, то вы сможете существенно увеличить производительность, если повысите скорость набора текста и будете пользоваться сокращенными клавиатурными командами как в операционной системе, так и в программе обработки почты. Слишком многие специалисты по-прежнему выискивают буквы на клавиатуре и пытаются эксплуатировать мышку. Можно увеличить темп выполнения работ, если совместить правило двух минут с усовершенствованными навыками владения компьютером. Я обнаружил, что многие руководители сопротивляются не технологическому прогрессу, а собственной клавиатуре!
Дать задание кому-то другомуЕсли для выполнения следующего действия требуется более двух минут, спросите себя: «А обязательно ли мое вмешательство в процесс решения данной проблемы?» Если это не так, то задание можно передать надлежащему субъекту в системном формате.
Передача проблемы не всегда предполагает движение сверху вниз. Вы можете решить: «Этот документ нужно отдать в отдел работы с клиентами» или «Мой начальник должен взглянуть на это» или «Я хотел бы услышать мнение своего партнера по этому поводу».
«Системный формат» может предполагать одно из следующих действий:
• Переслать электронное сообщение соответствующему лицу.
• Написать записку или дать ответ на бумаге и отправить ее адресату с внутренней почтой.
• Оставить голосовое сообщение.
• Добавить проблему в повестку следующей личной беседы с нужным человеком.
• Поговорить с ним или с ней непосредственно: лично или по телефону.
Хотя все перечисленные варианты могут подействовать, я бы посоветовал эксплуатировать их именно в указанном порядке, сверху вниз. Электронная почта обычно является самой быстрой формой сообщения с системой; она позволяет следить за ходом диалога, адресат может обрабатывать ее в любое удобное время. Записки на бумаге занимают следующее место в списке, поскольку они тоже моментально попадают в систему, причем у адресата сразу появляется предмет, который можно использовать в качестве напоминания. Если вы передаете кому-то документ, то письменное послание, конечно же, является наилучшим форматом; как и в случае электронного сообщения, адресат может обработать его в удобное для себя время. Голосовая почта также может быть эффективным средством и многие специалисты пользуются ею; недостаток данного формата состоит в том, что как отправитель, так и получатель, должны фиксировать ход диалога, и то, что вы говорите, не всегда совпадает с тем, что он слышит. Далее в списке идет сохранение информации в повестке дня или в папке, которую вы готовите к следующей встрече с требуемым субъектом. Иногда подобная необходимость обусловлена деликатностью или подробным рассмотрением вопроса, но в данном случае проблему следует отложить до упомянутой встречи. Наименее предпочтительный вариант — отодвинуть на второй план все дела и заняться непосредственным обсуждением проблемы. Это можно сделать сразу, но такой поступок тормозит рабочий процесс и обладает тем же недостатком, что и голосовая почта, — не позволяет следить за ходом диалога.
Отслеживание передачи материалов. Если вы передаете действие кому-то другому и вам не безразличен результат, тогда придется следить за процессом передачи. По мере того как я буду знакомить вас со следующей главой, посвященной организации информации, вы убедитесь, что важную категорию, с которой придется работать, составляет папка «Ожидания».
Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем — отслеживать, в блокнот или вкладывайте папку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам, можете также составить перечень в категории «Ожиданий» на вашем компьютере. Если вы еще не создали надежную систему, поместите записку на листе бумаги — «Жду: ответа от Боба» — и положите его в стопку «Подвешенных» проблем, возникшую в ходе обработки информации и лежащую на отдельном подносе или лотке.