Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем — отслеживать, в блокнот или вкладывайте папку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам, можете также составить перечень в категории «Ожиданий» на вашем компьютере. Если вы еще не создали надежную систему, поместите записку на листе бумаги — «Жду: ответа от Боба» — и положите его в стопку «Подвешенных» проблем, возникшую в ходе обработки информации и лежащую на отдельном подносе или лотке.
Что, если мяч уже на чужой половине поля? В описанном выше примере с ожиданием формы К-1, которая позволит вам подсчитать налоги, следующее слово уже за кем-то другим. В подобных ситуациях часто требуется отследить действие как делегированную задачу или как «ожидание». На листке, где написано «Подсчет налогов», нужно написать что-то вроде: «Жду форму К-1 из компании Acme Trust» и поместить его в стопку «Подвешенные».
Важно датировать все документы, которые вы передаете другим. Среди всех категорий, входящих в систему, эту группу документов важнее всего отслеживать. Ради нескольких раз, когда вам понадобится обратиться к информации («Но я звонил и заказал этот материал к 12 марта»), стоит завести постоянную привычку отслеживать эту группу.
Отложить делоБольшинство первоочередных шагов, которые будут намечены для решения проблем, накопившихся в корзине, придется предпринимать вам самим, и для этого потребуется больше двух минут. Звонок клиенту; электронное сообщение, над которым нужно немного подумать и разослать рабочей группе; подарок, который вы хотите купить для брата в магазине канцелярских товаров; программа, которую нужно загрузить из сети и протестировать; беседа с супругом о вложении, которое, на ваш взгляд, имеет смысл — все эти дела подходят под описание.
Эти действия нужно где-то записать, а затем упорядочить в соответствующие категории, чтобы можно было в случае надобности получить к ним доступ. А пока что, не раздумывая, наклеивайте на каждый документ в корзине самоклеющиеся листки с названием действия, которое нужно предпринять, и перекладывайте их в стопку уже обработанных «подвешенных» дел.
Оставшиеся «подвешенные» проблемыВнимательно следуя указаниям, изложенным в данной главе, вы выбросите массу предметов, рассортируете изрядное количество материала, совершите многочисленные действия, занимающие не более двух минут, и передадите определенное число документов другим людям. Образовавшаяся стопка документов потребует от вас выполнения определенных шагов, которые по-прежнему нужно предпринять — вскоре, когда-нибудь или в конкретный день — и напоминаний о действиях, которых вы ожидаете от других людей. Категория «подвешенных дел» состоит из действий, которые вы кому-то передали или отложили на более позднее время. Это — дела, которые нужно каким-то образом упорядочить в вашу индивидуальную систему: эта процедура пошагово раскрыта в следующей главе.
Список проектовПоследний шаг на пути ко дну корзины предполагает перенос внимания с отдельных действий на общую картину, т. е. на ваши проекты.
Опять-таки, я определяю «проект» как любой результат, в достижении которого вы заинтересованы, требующий от вас более одного активного действия. Если вы пересмотрите список дел, которые наметили («позвонить Фрэнку по поводу сигнализации для машины», «написать Бернадетт электронное сообщение касательно материалов конференции»), то, несомненно, найдете в нем ряд вещей, требующих от вас более одного действия. Вопрос установки сигнализации не будет исчерпан после звонка Фрэнку, а, связавшись с Бернадетт, вам не удастся закончить подготовку к конференции.
Надеюсь, практическая причина для широкого определения проектов, которого придерживаюсь я сам, вполне очевидна: если намеченный вами первоочередной шаг не позволит решить проблему, воспользуйтесь ярлычком, который бы напоминал вам о «подвешенных» делах до момента их завершения. Вам нужно составить список проектов. Он может включать любые «Проекты»: от «Праздничная вечеринка» до «Прекращение инвестирования в линию продукции Widget» или «Окончательное утверждение пакета оплаты труда». Назначение этого списка не в том, чтобы отражать приоритеты, а в том, чтобы обеспечить надежные напоминания обо всех незамкнутых циклах.
На данный момент, у вас, вероятно, намечено от тридцати до ста проектов.
Не имеет значения, когда будет укомплектован список «Проекты»: во время первичной обработки содержимого корзины или позже. Просто нужно в какой-то момент составить список и вести его, поскольку он является основным ориентиром, который показывает, на каком этапе вы находитесь и к чему стремитесь.
А сейчас подумаем над тем, как обеспечить «нормальную работу всех систем» в сфере организации материалов.
Глава 7. Сортировка материала: создание «правильных» корзин
Полная и единообразная система организации дает огромное преимущество, поскольку система позволяет сознанию отвлечься от рутинных забот и перейти к интуитивному принятию решений, от которого вас не будут отвлекать проблемы, оставшиеся без внимания. Но для того, чтобы вы смогли перейти в данное состояние, физическая система упорядочения данных должна быть лучше системы, созданной в вашем сознании.
Для того чтобы вы могли постоянно концентрировать внимание на дальнейших действиях, нужна безотказная система упорядочения данных.
В этой главе я ознакомлю вас с основными этапами и инструментами процесса организации, которые понадобятся при обработке корзины. Во время первичной обработки входящего материала вы будете создавать списки и группы проблем, которые нужно будет упорядочить, с тем чтобы в дальнейшем включить в них новые задачи. Иными словами, не обязательно создавать систему организации данных моментально, на пустом месте. Она будет развиваться по мере того, как вы будете обрабатывать рутинные проблемы и проверять наличие материалов.
Я собрал все воедино, но забыл, куда что положил.
Неизвестный авторВнешнее кольцо диаграммы рабочего процесса (рис. 7.1) содержит основные категории, в которые вы будете определять материалы, когда решите, что они собой представляют и как с ними поступить.
Рис. 7.1. Диаграмма рабочего процесса — организация данных
Основные категорииСуществует семь основных типов материала, который требуется отслеживать и контролировать с организационной точки зрения.
• Список проектов.
• Сопутствующие материалы по проектам.
• Действия и сведения, занесенные в календарь.
• Списки «Первоочередные шаги».
• Список «Ожидания».
• Справочные материалы.
• Список «Когда-нибудь/может быть».
Важность четких границОчень важно провести четкие границы между категориями. Каждая категория отражает отдельный тип соглашений, которые мы заключаем сами с собой, и если они утратят свои границы и начнут смешиваться, процесс организации будет лишен значительной доли эффективности.
Категории должны быть разделены: визуально, физически и психологически.
Например, если положить справочные материалы в ту же стопку, что и данные, с которыми только собираетесь ознакомиться, то ворох накопившихся бумаг приведет вас в замешательство. Если включить в список первоочередных действий дела, которые нужно поместить в календарь, поскольку они намечены на конкретные дни, то вы утратите доверие к своему календарю, в результате чего придется постоянно пересматривать списки дальнейших действий. Если у вас возник замысел, который вы не собираетесь реализовывать в ближайшее время, то его нужно поместить в список «Когда-нибудь/может быть», чтобы можно было с должным вниманием и решимостью отнестись к списку текущих проектов. А если какое-то из ваших «ожиданий» попало в один из списков дальнейших действий, много времени будет потрачено впустую на непродуктивное многоразовое обдумывание проблемы.
Списки и папкиКогда вы уясните, за какой информацией нужно следить (об этом речь шла в предыдущей главе, посвященной обработке данных), все, что вам понадобится — это списки и папки для справочных и вспомогательных материалов. Списки (они тоже могут содержаться в папках) позволят вам следить за выполнением проектов и задач, которые вы «когда-нибудь/возможно» собираетесь решить, а также — первоочередных шагов, направленных на завершение незамкнутых циклов. В папках (электронных или традиционных) можно хранить справочный материал и вспомогательную информацию по текущим проектам.
Мне совершенно безразлична простота, которая предшествует сложности, но за простоту, которая достигается преодолением сложности, я готов отдать жизнь.
Оливер Венделл ХолмсМногие составляли списки годами, но никогда не считали эту процедуру особо эффективной. Простые системы, вроде той, которую рекомендую я, вызывают устойчивое недоверие. Однако большинство составителей списков не помещали туда проблемы, которые должны были там находиться или не удосуживались их завершить: поэтому сами перечни не отличались особой функциональностью. А вот когда известно, что нужно помещать в перечни, гораздо легче работать: в таком случае необходим только эффективный способ ведения списков.
Не пытайтесь создавать некую внешнюю структуру приоритетов для своих списков, которые в этом случае придется переписывать после каждого изменения ситуации. Попытка наложения подобных ограничений может внести дополнительную сумятицу в системы личной организации многих людей. При рассмотрении списка в целом вы будете расставлять приоритеты на основе собственной интуиции, руководствуясь множеством переменных факторов. Для вас список является лишь средством отслеживания всей совокупности намеченных активных действий и делает весь набор задач доступным для пересмотра.
Когда речь идет о «списке», под этим словом следует понимать только перечень проблем с определенными сходными характеристиками. Список может быть составлен в одном из следующих форматов: (1) папка с отдельными заметками на бумаге, посвященными проблемам, относящимся к данной категории; (2) физический список, составленный на озаглавленном листе бумаги (часто в отрывном блокноте или памятной книжке); или (3) перечень, составленный с помощью компьютера или цифрового секретаря, (например, категория задач Microsoft Outlook или отдельная тема на PDA).
Сортировка напоминаний о дальнейших действияхЕсли вы опустошили корзину, то у вас наверняка появилась стопка «подвешенных» напоминаний о действиях, которые могут быть выполнены в течение двух минут и не могут быть никому переданы. Подобных дел, скорее всего, наберется от двадцати до шестидесяти-семидесяти. Не забудьте о делах, переданных другим людям, и, вероятно, о делах, которые были помечены вами в календаре или отнесены к категории «Когда-нибудь/может быть».
Можете упорядочить все это в категории, к которым будет легко обратиться, чтобы решением указанных проблем можно было заняться, когда будет время.
Придумайте наиболее подходящий способ физической группировки проблем: в виде документов в папках или списках, традиционных или электронных.
Дела, которые следует поместить в календарьПри организации данных, как уже отмечалось, возникает два основных типа действий: шаги, которые нужно предпринять в определенный день и/или в конкретное время, и задачи, которые следует выполнить как можно скорее, выделив для них время, свободное от дел, помеченных в календаре. Дела, внесенные в календарь, могут быть намечены на конкретное время (например, «с 4:00 до 5:00 — встретиться с Джимом») или на определенный день («Позвонить Рэйчел во вторник, чтобы узнать, получила ли она текст делового предложения»).
При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, необходимый для прохождения медосмотра, — позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сделали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.
Календарь должен содержать только основные «неровности рельефа», вокруг которых следует строить дальнейшую деятельность.
Но у многих людей, привыкших к составлению списков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется перенести на один из последующих дней. Сопротивляйтесь этому импульсу. Вы должны доверять своему календарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обязательно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории «как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами».
Классификация первоочередных действий в зависимости от контекстаЗа многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, — это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный «Компьютер». Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надлежит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг — обсудить что-то непосредственно со своей коллегой Эмили, то разумнее всего будет поместить проблему в список или папку под названием «Эмили».
То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества действий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.
Если вы относитесь к тем редкостным счастливчикам, у которых намечено всего двадцать пять первоочередных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые разнообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с начальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если накопилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас будет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, можете выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.
Еще один фактор производительности, обусловленный данным методом организации проблем, — это увеличение результативности, когда вы работаете в определенном режиме. Работая в режиме «телефон», вы обзваниваете массу людей — нужно только просмотреть список звонков. Когда ваш включен компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объем работы, не переключаясь на другие виды деятельности. Для того чтобы перейти от одного вида деятельности к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно гораздо больше энергии, чем большинство из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.
Самые распространенные категории напоминаний о дальнейших действияхОчевидно, несколько из следующих заглавий списков, вам хорошо знакомы:
• Звонки.
• Компьютер.
• Выезды.
• Офисные дела (В офисе (разное)).
• Дома.
• Повестки дня (для людей и для деловых встреч).
• Прочесть/просмотреть.
Звонки. Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно совершить; можно работать над этой категорией, пока включен телефон. Чем больше степень вашей мобильности (особенно если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее окажется список всех намеченных звонков; небольшие промежутки времени, которые возникают, когда вы не на рабочем месте или в дороге (вышли на перерыв или ждете самолета), предоставляют вам прекрасную возможность проработать свой список. Имея под рукой отдельный список звонков, гораздо легче сосредоточиться и интуитивно выбрать самый важный из них на данный момент.
Возьмите за правило записывать телефонный номер напротив каждой проблемы. Часто возникают ситуации, когда возможность сделать важный звонок остается нереализованной по той простой причине, что вы не можете найти нужный телефонный номер.
Компьютер. Если вы работаете на компьютере — точнее, если носите с собой портативный компьютер, а в офисе и дома стоят стационарные машины, — полезно будет сгруппировать все задачи, которые нужно выполнить, пока он включен. Это позволит проанализировать все возможные варианты работы за компьютером и напомнит обо всех не отосланных электронных сообщениях, о документах, которые нужно подготовить или отредактировать, и так далее.