Прикрепленные заметки. Большинство организационных программ позволяют прикрепить электронную «заметку» к списку или календарю. Если вы храните список проектов на компьютере, то можете перейти к проекту, о котором думали, открыть или прикрепить к нему «заметку» в цифровом формате и впечатать туда идею — это прекрасный способ фиксации проектного мышления «на обратной стороне конверта». Если ваш список проектов составлен на бумаге, можете прикрепить самоклеющийся листок под соответствующим пунктом основного списка или к отдельному документу, где указана проблема. В любом случае не забывайте взглянуть на прикрепленные данные, когда будете просматривать проект, чтобы с пользой задействовать информацию.
Электронная почта и базы данных. Электронные сообщения, содержащие ценную информацию по проектам, можно хранить в специальной папке (следуйте приведенным ранее инструкциям, касающимся списка «@Действия»: например, заведите список под названием «@Проекты»). Если вы еще не завели более подробной электронной базы данных для упорядочения своих мыслей по проекту или теме, то она тоже может вам пригодиться. Например, если ваша компания пользуется программой Lotus Notes, можете создать базу данных по проектам либо для собственного пользования (на своем ПК), либо для всех, кто подключен к локальной сети.[10] Имеет смысл ознакомиться с базами данных некоторых других типов, присутствующих на рынке, — даже если кроме вас никто не собирается ими пользоваться. Тогда вы научитесь вырезать и вставлять фрагменты электронных страниц и сообщений, размещать данные в определенной тематической категории или просто заносить идеи в компьютер. Не забудьте ознакомиться с технологией и инструментарием, уже имеющимся в вашем распоряжении: освоив все списки и приложения, установленные, к примеру, на цифровом блокноте Palm, вы получите дополнительные возможности фиксирования идей «на обороте конверта».
Традиционные папки. Наличие отдельной папки, посвященной каждому проекту, весьма резонно, если вы собираете бумажные материалы; возможно, данный подход не отличается высокой степенью автоматизации, но, тем не менее, является элегантным решением. Легкость и простота в обращении позволяют создать хорошую систему сортировки — заведите папку для клочков бумаги, на которых вы делали заметки в ходе совещания.
Страницы в блокнотах. Существенное преимущество бумажных отрывных блокнотов состоит в том, что вы можете посвятить целую страницу или несколько страниц одному проекту. Я годами вел блокнот среднего формата, в начале которого был расположен список проектов, а в конце — перечень вспомогательных материалов по ним: там всегда было несколько чистых страниц для записи любых случайных идей, планов или деталей проектов из списка.
Каждый из описанных методов может быть весьма эффективен при организации проектного мышления. Главное, не забывайте выполнять действия, о которых говорится в заметках, и просматривайте записи с периодичностью, соответствующей природе проекта.
Советую сразу же избавиться от массы заметок, которые утратили свою актуальность или релевантность, чтобы система не «застаивалась». Я обнаружил, что фиксировать идеи подобного рода весьма полезно, поскольку они помогают мыслительному процессу, а отнюдь не потому, что я обязательно задействую каждую из них (большинство я так и не использую!). Я пытаюсь следить за тем, чтобы устаревшие идеи не задерживались в списках слишком долго, и не делать вид, что они полезны, если они таковыми не являются.
Сортировка данных, которые не требуют активных действийКак ни странно, одна из самых серьезных проблем в системах личной организации большинства людей состоит в том, что они объединяют немногочисленные задачи, требующие активного решения, с большими объемами данных и материалов, которые, несомненно, полезны, но не предполагают никаких действий с их стороны. Создание хороших, согласованных структур сортировки материала, который не требует активных шагов, в вашей работе и в жизни так же важно, как и управление вашими действиями и напоминаниями о проектах. Когда вы не можете контролировать данные, не требующие активных шагов, они тормозят весь процесс.
Материалы, не требующие от вас активных действий, попадают в две крупные категории: справочная информация и напоминания о вещах, которые не предполагают срочных действий, но могут подразумевать какие-то шаги в будущем.
Справочные материалыЗначительную долю материалов, которые оказываются у вас на рабочем столе и накапливаются в вашей жизни, составляет справочная информация. От вас не требуется никаких активных действий, но речь идет об информации, которую вы хотите оставить у себя по разным причинам. Ваши ключевые решения будут содержать ответы на следующие вопросы: какое количество материала имеет смысл держать у себя, сколько места ему отвести, в какой форме его хранить и где. В значительной мере ответы будут определяться индивидуальными или организационными мотивами, основанными на юридических или логических доводах или личных предпочтениях.
Психологическая проблема, с которой сталкивается большинство людей, имеющих дело с рутиной, состоит в том, что она остается «рутиной»: они не могут решить, что требует от них активных действий, а что — нет. Если вы четко уяснили, что есть что, ссылочный материал не должен вызывать у вас чувства внутреннего напряжения или незавершенности: он должен стать вашей библиотекой. В таком случае единственный вопрос, на который вам следует ответить: насколько большая библиотека вам нужна. После того, как вы полностью внедрите данную методологию управления деятельностью, можете чувствовать себя абсолютно свободно в рамках предоставленного пространства (физического или виртуального). Увеличив размеры дискового пространства на своем компьютере, я стал хранить значительно больше электронных сообщений, чем раньше. По-моему, чем больше, тем лучше: ведь увеличение объемов сугубо ссылочных материалов не увеличивает психологической нагрузки.
Многообразие систем сортировки справочной информацииСуществует несколько способов организации справочного материала и множество инструментов, которые можно для этого использовать. Ниже приводится краткое описание некоторых из наиболее распространенных способов организации.
• Общее хранилище справочных материалов — бумажных и электронных.
• Объединение материалов в большие категории.
• «Ролодексы» и носители контактной информации.
• Библиотеки и архивы.
Общее хранилище справочных материалов. Хорошая система сортировки имеет критическое значение для обработки и упорядочения материалов. Она крайне необходима для упорядочения больших объемов бумажных материалов, которые обладают ценностью по той или иной причине. Общая система сортировки справочной информации формируется в процессе обработки «корзины». Вы должны быть в состоянии без труда поместить в хранилище любой клочок бумаги, к которому вам захочется обратиться позднее, причем система должна быть достаточно неформальной и доступной для того, чтобы этот клочок бумаги можно было уложить в алфавитный перечень, не отвлекаясь от текущей работы. (Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4.)
Ваша система организации данных должна представлять собой простую библиотеку, к которой можно без труда обратиться, а не только напоминание о действиях, проектах, приоритетах и перспективах.
Большинству людей хватает от двухсот до четырехсот папок с бумажными справочными материалами общего характера и от тридцати до ста электронных папок.
Объединение материалов в большие категории. Любая тематическая информация, для хранения которой нужно более пятидесяти папок, должна быть помещена в отдельный раздел или ящик, где данные отсортированы по единственному критерию. Например, если вы занимаетесь слиянием двух корпораций и сталкиваетесь с массой бумаг, можете выделить два или три шкафа целиком под документацию, возникающую в процессе работы. Если вы увлекаетесь садоводством, яхтенным спортом или приготовлением еды, то вам, возможно, понадобится целый ящик для папок, чтобы хранить всю документацию, касающуюся вашего хобби.
Помните, что если «предмет рассмотрения» предполагает наличие вспомогательных материалов, которые могут смешаться с другими тематическими сведениями, то вам, вероятно, придется выбирать, где держать данные: в общем хранилище или в специализированных папках для справочной информации. Когда вы читаете интересную статью о живых изгородях и хотите сохранить ее, куда она попадет: в шкаф под названием «Садоводство» или в общую систему, вместе с другими сведениями по домоводческим проектам? Общее правило таково: лучше всего придерживаться одной целостной системы хранения ссылочных сведений; исключение составляет только ограниченный диапазон отдельных тем.
«Ролодексы» и носители контактной информации. Значительная часть информации, которую вам нужно держать у себя, непосредственно касается людей из вашего окружения. Это может быть контактная информация всех типов — номера домашних, рабочих, мобильных телефонов, адреса, факсы, электронные адреса и т. д. Многие также хранят сведения о днях рождения членов семьи друзей и коллег, об их увлечениях, любимых винах и блюдах и т. д. В более официальной рабочей обстановке приходится отслеживать даты приема на работу, оценки производительности, цели и задачи, а также другие потенциально полезные сведения, необходимые для развития трудового персонала.
Раздел телефонов и адресов в большинстве блокнотов, которые продавались на протяжении последних пятидесяти лет, вероятно, является наиболее популярным (наряду с календарем). Важно отметить, что речь идет о сугубо справочном материале. От вас не требуется никаких действий — это только информация, доступ к которой может понадобиться в будущем.
Итак, нет особого секрета в том, как организовать информацию: все определяется характером ваших индивидуальных нужд. Повторяю: проблемы начинаются, когда люди пытаются использовать свои электронные адресные книги фирмы Rolodex для напоминания о намеченных делах. Такой подход не работает. Если все действия, касающиеся ваших знакомых, будут определены и упорядочены в списки напоминаний, телефонные и адресные системы будут обычными адресными книгами.
В данном случае единственный вопрос, на который предстоит ответить, будет состоять в следующем: сколько информации нужно хранить, где и на каких носителях, чтобы иметь к ней постоянный доступ. Для этого не существует идеальных инструментов, но по мере того как малогабаритные цифровые носители становится все легче применять и подсоединять к большим базам данных, у вас появляется возможность оперировать большими объемами данных с меньшими затратами.
Библиотеки и архивы: персонифицированный уровень. Потенциально полезная информация располагается на многих уровнях. Вы, вероятно, могли бы найти любые сведения, будь у вас воля докопаться до них. Ответы на вопросы, какой объем информации хранить у себя, в каких пределах и в какой форме, будут меняться в зависимости от характера ваших потребностей и умения обращаться с данными. По отношению к вашей личной организованности и производительности данный вопрос не является ключевым, поскольку все ваши проекты и действия упорядочены в систему, с которой вы регулярно работаете. Таким образом, справочный материал в любой форме представляет собой данные, которые нужно зафиксировать и сделать доступными в соответствии с вашими требованиями и наклонностями.
Если материал носит сугубо справочный характер, то единственный вопрос состоит в том, оправдывает ли он затраты места и времени, необходимые для его хранения.
Определенная степень согласованности позволяет упростить некоторые вещи. Какие сведения требуются постоянно? Их следует поместить в пресловутый блокнот или ввести в память цифрового секретаря? Какие данные требуются для деловых встреч и выездных мероприятий? Поместите их в портфель, пакет, ранец или сумку. Что может понадобиться для работы в офисе? Эти сведения следует поместить в личную файловую систему или в память компьютера, подключенного к сети. А как насчет ситуаций, возникающих в процессе работы? Материалы, относящиеся к ним, можно хранить в архиве отдела или в памяти внесистемного запоминающего устройства. Что можно при необходимости всегда найти в Интернете? Если информация понадобится вам после отключения от сети, распечатайте данные, пока вы подключены, и сохраните их в файл, который затем можно будет взять с собой на внешнем носителе.
Индивидуальная организация справочного материала обусловлена чисто логическими соображениями. В данной категории важнее всего разграничить проблемы, подразумевающие активное решение, и данные, не требующие от вас никаких действий. Как только вы это сделаете, у вас появится абсолютная свобода для упорядочения и сортировки необходимого объема ссылочного материала. Такое решение сугубо индивидуально: оно зависит от соотношения между ценностью полученной информации и затрат времени и сил, необходимых для ее записи и хранения.
«Когда-нибудь/может быть»Последняя проблема в рамках системы организации заключается в том, как отслеживать задачи, которые нужно будет пересмотреть в будущем. К ним могут относиться самые разнообразные задачи: от поездки, запланированной на неопределенное будущее, до проектов, намеченных на следующий фискальный год, или навыков, которыми вы хотите овладеть. Для полномасштабного внедрения данной модели вам понадобится что-то вроде хранилища «замороженных» дел.
Дела, которыми вы планируете заняться когда-нибудь (может быть), ни в коем случае не являются мусором. Они могут входить в число самых интересных творческих замыслов, которые рождаются у вас на протяжении всей жизни.
Есть несколько способов архивирования проблем для будущего рассмотрения, которые позволяют выбросить их из головы и освободить ваше сознание. Вы можете вносить проблемы в списки «Когда-нибудь/может быть» различного рода, оставлять напоминания в календаре или «памятной книжке».
Список «Когда-нибудь/может быть»Весьма вероятно, что, полностью расчистив все закоулки своего сознания при сборе содержимого мысленной оперативной памяти, вы наткнулись на дела, в необходимости выполнения которых не уверены. «Изучить испанский язык», «купить лошадь для Марси», «покорить гору Вашингтон» и «построить коттедж для гостей» — типичные проекты, относящиеся к данной категории.
Если вы еще не создали список «Когда-нибудь/может быть» в той организационной системе, которую выбрали, я рекомендую вам это сделать. Заполняйте список всевозможными проблемами подобного рода, о которых сможете вспомнить, — этот процесс вызовет у вас прилив разнообразных творческих идей.
Вас, возможно, удивит тот факт, что некоторые из проблем, которые вы заносите в список, будут приходить вам в голову без видимых умственных усилий. Если вы позволите силе воображения изменить ваше мировосприятие и производительность, то без труда заметите, как ощутимое присутствие списка «Когда-нибудь/может быть» может внести массу интересных приключений в вашу жизнь и работу. Мы склонны использовать возможности, если уже обнаружили их и признали, что они осуществимы. Я, несомненно, испытал данный принцип на собственном опыте: обучение игре на флейте и яхтенному спорту начались для меня именно с этой категории. Кроме вашей корзины, есть два обильных источника замыслов для списка «Когда-нибудь/может быть»: речь идет о вашем воображении и списке текущих проектов.
Создайте арсенал на базе творческой мысли. Чем бы вы хотели когда-нибудь заняться, будь у вас время, деньги и желание? Предлагаю вам составить свой список «Когда-нибудь/может быть». К типичным категориям относятся:
• вещи, которые необходимо купить или соорудить для дома;
• хобби, которыми можно заняться;
• навыки, которые стоит освоить;
• грани творческого самовыражения, которые можно исследовать;
• одежда и аксессуары, которые стоит купить;
• игрушки (приборы!), которые нужно приобрести;
• поездки, которые стоит совершить;
• организации, в которые нужно записаться;
• служебные проекты, в которых стоит поучаствовать;
• вещи, которые стоит увидеть и сделать.
Пересмотр текущих проектов. Теперь настало время пересмотреть список проектов с более высокой точки (т. е. с точки зрения вашей работы и целей) и подумать, не нужно ли перенести часть текущих проблем в список «Когда-нибудь/может быть». Если, поразмыслив, вы поняли, что одному из альтернативных проектов вы вряд ли сможете уделить внимание в течение нескольких месяцев, а то и дольше, то его следует переместить в данный список.
Мы вольны не совершать поступков, которые мы в силах совершить.
Аристотель Особые категории в списке «Когда-нибудь/может быть»Вероятнее всего, у вас есть особые увлечения, которые подразумевают возможность осуществления массы замыслов. Удобно будет объединить эти замыслы в списки. Примеры таких замыслов приведены ниже.
• Пища — рецепты, меню, рестораны, вина.
• Занятия с детьми.
• Книги, которые нужно прочесть.
• Компакт-диски, которые нужно купить.
• Видеокассеты, которые стоит купить или взять напрокат.
• Культурные мероприятия.
• Интересные подарки.
• Идеи по садоводству.
• Сайты.
• Интересные маршруты выходного дня.
• Идеи для деловых встреч.