• выделяйте в своем ежедневном графике время для контакта и взаимодействия с людьми;
• планируйте выполнение задач в соответствии со своим энергетическим состоянием.
Организатор в действии
Автор нескольких книг Кейт Феррацци – типичный организатор. Название его бестселлера «Никогда не ешьте в одиночку»[18] – классический девиз организаторов. Вот какой совет он дает: «Если у вас есть лишние пятнадцать минут – потратьте их на то, чтобы перекинуться с кем-то парой слов, написать письмо или позвонить. Используйте свободное время в течение дня, чтобы переслать статью, позвонить по телефону или отправить сообщение. Время, проведенное в такси, – это повод напомнить кому-нибудь о себе. Полет в самолете тоже можно рассматривать как возможность для налаживания контактов. У меня такие моменты зарезервированы как раз для поддержания отношений».
Если вы визуализаторВаши сильные стороны:
• способность видеть общую картину;
• способность хорошо работать под давлением;
• умение работать очень быстро;
• талант эффективно совмещать и выполнять несколько задач и проектов одновременно.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• спросите себя: «На что мне лучше всего потратить время в настоящий момент?»;
• ставьте себе жесткие, но реалистичные сроки;
• держитесь подальше от скучной и монотонной работы;
• храните свой календарь постоянно на виду, но отмечайте в нем только общие временные рамки проектов.
Визуализатор в действии
Ричард Брэнсон, основатель Virgin Group, поделился с предпринимателями следующим классическим для визуализатора советом: «Предоставьте свой команде простор для работы – во многих случаях стоит даже перевести офис в другое здание. Отстраните себя от выполнения повседневных бизнес-функций и найдите кого-нибудь, кто сможет заменить вас в качестве операционного директора, чтобы у вас появилось достаточно не нарушаемого никем времени для изучения общей картины и принятия решений о дальнейшем направлении развития компании»{30}.
Держите свои инвестиции под контролем: составляйте планы и расставляйте приоритеты на каждый день, неделю, месяц
Бывают моменты, когда кажется, что наш мозг работает как машина для попкорна, непрерывно подбрасывающая задания: «Позвони Сью», «Напиши Алану», «Купи молоко», «Забеги в химчистку»… Поручения, идеи и распоряжения так и сыплются на нас – и их все нужно выполнить. Подобный поток задач не только раздражает – он также подавляет нашу способность определять приоритеты и планировать свою работу, потому что отнимает у нас очень много умственной энергии.
Планирование и расстановка приоритетов обычно предлагаются как инструменты, экономящие время, и как антидот для стресса, вызываемого перегруженными графиками и избытком дел. Планирование и определение приоритетов действительно ценные и полезные занятия, но сами по себе они не излечат вас от синдрома «попкорновых мозгов», а наоборот, способны еще больше усугубить состояние стресса.
Вспомните, когда в последний раз вы расставляли задачи в своем перечне дел в порядке их приоритетности, вам пришлось принимать решения и выбирать из множества конкурирующих друг с другом проектов, сроков и важных для вас лиц. Если вы похожи на большинство людей, то, скорее всего, этот процесс дался вам нелегко. Планирование и приоритетизация – энергоемкие задачи, которые способны тем больше вгонять вас в стрессовое состояние, чем дольше вы ими занимаетесь. Наш мозг нуждается в значительных количествах «горючего» – глюкозы и кислорода – и расходует их гораздо быстрее, чем нам кажется. Как объясняет профессор Рой Баумейстер из Университета штата Флорида: «У нас есть ограниченный объем ресурсов для таких видов деятельности, как принятие решений и сдерживание порывов, и когда мы активно их расходуем, то на следующий вид деятельности у нас их практически не остается»{31}. Стоит принять одно трудное решение – например, определить, что нужно сделать сегодня в первую очередь, – и следующее решение вам дастся уже труднее. Мыслить качественно вы можете лишь лимитированное количество времени.
Что мы можем в таком случае предпринять? Как сохранить энергетические запасы своего мозга и эффективнее их использовать в процессе планирования и расстановки приоритетов, что в конечном счете приведет также и к экономии времени? Ниже вашему вниманию предлагается несколько проверенных методов, которые помогут вам сберечь энергию и снизить естественную податливость синдрому «попкорновых мозгов», создающему многим проблемы.
• Устройте себе разгрузку мозга: составьте список дел, которые необходимо выполнить в следующие несколько дней. Выплесните на бумагу, белую доску или в компьютерную программу на выбор все и вся, что приходит на ум. Освободите голову от этих мыслей и излейте их в материальный мир. Очистите «кеш»[19] мозга от всего лишнего.
• Проведите мозговой штурм, примените инструменты для составления интеллект-карт или бумагу либо блок-кубик, чтобы ни одна важная идея не исчезла бесследно, а осталась для «истории» и могла быть реализована впоследствии без дополнительных усилий на ее поиски. Так вы избежите потери драгоценной умственной энергии, вспоминая, что нужно было сделать или с кем поговорить. Последуйте мудрому совету консультанта по вопросам продуктивности Дэвида Аллена, автора книги «Как привести дела в порядок»[20]: используйте свой мозг, чтобы придумывать идеи, а не припоминать их{32}.
Больше узнать о том, как правильно составлять перечни дел и какова их роль в преодолении синдрома «попкорновых мозгов», вы сможете в следующей главе. А сейчас выложите на бумаге сегодняшнюю порцию «попкорна», которую преподнес вам ваш мозг, и примените следующие отработанные приемы для планирования ваших действий. Я поделила эти методы на три группы по временному интервалу, для которого готовится план: месяц, неделя и день. Приучите себя использовать их регулярно и заметите, что ваш мозг начал меньше уставать. Это позволит превратить бесчисленное количество часов, ранее тратившихся впустую, в продуктивное время.
Лучшие методы месячного планирования
Месячный план должен отражать общую картину ваших целей, обязательств и приоритетов, как бы становясь своеобразной гарантией того, что в графике учтены эти три компонента. Следующие шаги по его составлению я советую вам проделывать раз в месяц, превратив их в рутинную процедуру, выполняемую в заранее условленное время: скажем, первого числа каждого месяца или в первый понедельник месяца – как вам будет удобнее.
• Просмотрите свои профессиональные и личные цели за квартал. Какие из проектов и задач в вашем перечне дел смогут приблизить вас к каждой из этих целей? Если таковых нет, дополните список проектами и задачами, выполнение которых вы считаете необходимым условием для достижения ваших профессиональных и личных целей. В вашем графике на предстоящий месяц выделено время для реализации этих проектов и задач? Если нет, то зарезервируйте его.
• Просмотрите свой календарь на предстоящий месяц и задайте себе следующие вопросы:
– Все ли этапы и крайние сроки моих проектов отмечены в календаре?
– Предусмотрел(а) ли я достаточно буферного времени?
– Сколько дней в рамках этого месяца у меня пройдут в непрерывных заседаниях и встречах? Какие из них я могу передвинуть или отменить, чтобы получить необходимое время на их обдумывание и выработку стратегии?
– Предусмотрено ли в календаре на предстоящий месяц личное время? (Оно вам жизненно необходимо, если хотите постоянно демонстрировать хорошее качество работы.)
– Если у вас есть семья, значимый для вас человек или некие иные жизненные приоритеты, то предусмотрено ли в вашем календаре время на удовлетворение потребностей этих людей и общение с ними?
• Анализируйте свой календарь до тех пор, пока не будете довольны своими ответами на все вышеперечисленные вопросы.
Лучшие методы недельного планирования
Смысл недельного планирования – освободить мозг от необходимости помнить, что и в какой момент нужно сделать, чтобы не расходовать зря драгоценную умственную энергию. Основная ваша цель – проконтролировать ход выполнения всех проектов, собрать и обработать информацию, которая накопилась за неделю, и позаботиться о том, чтобы она и впредь обрабатывалась и упорядочивалась. Такое планирование позволяет разгрузить мозг и подготовиться к предстоящей семидневке.
Я рекомендую завести привычку выделять время на составление плана на неделю в один и тот же день, например в конце пятницы или ранним утром в понедельник, чтобы вы были готовы приступить к работе без раскачки, сразу по приезде в офис в понедельник. Вот что нужно для этого сделать:
• Соберите все разрозненные документы, отдельные листки, визитные карточки и прочие материалы, которые накопились на вашем столе, в сумке и карманах. Нужное подшейте, остальное выбросите или добавьте в перечень дел – и так по каждой бумажке.
• Просмотрите и обработайте свои записи: заметки, которые вели во время заседаний, примечания, нацарапанные на отдельных листочках или полях документов, записи, сделанные в компьютере, например в OneNote. Включите вопросы, требующие принятия мер, в перечень дел, отметьте на календаре дни сдачи проектов и разложите по лоткам и ящичкам все записки и материалы с совещаний и встреч.
• Внимательно просмотрите свой календарь за прошедшую неделю, чтобы выявить невыполненные поручения или неучтенную информацию. Перенесите эти задачи в свой перечень дел и разложите информацию по папкам.
• Посмотрите на календарь на следующую неделю. Зафиксируйте все шаги, которые необходимо предпринять, все действия по проектам и все задачи по подготовке, организации или участии в предстоящих мероприятиях.
• Перечитайте список своих целей. Оцените степень приближенности к каждой из них и степень завершенности каждого проекта. Убедитесь, что на следующей неделе совершите хотя бы один шаг по направлению к их достижению.
Лучшие методы ежедневного планирования
Цель составления плана на день – выделить приоритетные задачи на конкретный день и решить их. Заранее определив, на чем именно следует сконцентрироваться, вы сведете к минимуму влияние отвлекающих факторов, которые неизбежно будут возникать. В идеале планировать свой день нужно после обеда или вечером накануне, чтобы наутро незамедлительно приступить к работе в соответствии с поставленными задачами. Если же составить план заблаговременно невозможно, выделите на него несколько минут в самом начале дня до того, как на вас обрушится поток электронных писем, телефонных звонков и личных встреч. Я рекомендую предпринять следующие шаги.
• Просмотрите текущие проекты и задачи. Прежде чем что-либо сделать (в том числе и проверить ящик электронной почты), определите три главных приоритета на день. Используйте их в качестве ориентиров и структурируйте свой день в соответствии с ними.
• Начните работу с самой важной задачи – той, которая будет максимально способствовать достижению ваших целей и наиболее тесно связана с итоговой строчкой в балансе, куда вписывается сумма заработанного вами и вашей организацией дохода.
• Отреагируйте на изменения, произошедшие в приоритетах и требованиях, и решите, что делать дальше в течение дня с учетом следующих моментов:
• Убедитесь в наличии нужных инструментов. Есть ли у вас все средства и орудия труда, необходимые для выполнения конкретных действий, которые вы запланировали на сегодня? Многие задачи могут потребовать вашего присутствия в том или ином месте (у себя в офисе или в офисе клиента, например) и/или наличия определенных инструментов (скажем, некоего конкретного приложения для смартфона или компьютера). Удостоверьтесь в начале дня, что весь требуемый инструментарий у вас под рукой.
• Проверьте наличие буферного времени. Если интервал между встречами всего пять минут, вы будете ограничены в выборе действий. Попробуйте передвинуть одно или несколько мероприятий так, чтобы иметь возможность немного передохнуть в течение дня.
• Оцените свой запас сил. Некоторые проекты и задачи требуют значительных объемов свежей, креативной умственной энергии. При необходимости перенесите те или иные виды деятельности на другой день, чтобы самые важные и сложные проекты и задачи пришлись на время, когда вы будете наиболее работоспособны.
• Расставьте задачи в порядке приоритетности. Посчитайте, сколько времени, сил и других ресурсов понадобится для их выполнения и какие из них дадут наибольшую отдачу и окупят ваши временные инвестиции.
Все описанные выше подходы к планированию работы на тот или иной период эффективны независимо от вашего основного стиля продуктивности. Однако между людьми с различным стилем всегда есть небольшие отличия, и их нужно учитывать, чтобы сделать процесс планирования оптимальным. Ниже перечислены вопросы, которые стоит себе задать при составлении планов на предстоящий день, неделю, месяц.
Действуйте проще:СПЕЦИФИКА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ ДЛЯ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИЕсли вы приоритетчикКак вы составляете планы
От природы вы человек целеустремленный, так что планирование дней, недель и месяцев в целях решения поставленных задач дается вам легко. Хотя порой ваша склонность фокусироваться исключительно на результате негативно сказывается на вашей способности предвидеть то, как именно нужно выполнять данную работу, кого еще следует к ней привлечь и почему она настолько важна.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Как следует выполнять эту работу, чтобы добиться поставленной цели?
• Кого еще необходимо привлечь или проинформировать о моей работе, чтобы заручиться его поддержкой в достижении цели? Кто входит в круг основных заинтересованных лиц? Кого затронут результаты работы?
• Почему эта работа важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы плановикКак вы составляете планы
Планирование – ваша стихия. Однако порой вы склонны чрезмерно концентрироваться на способах выполнения работы, в результате чего можете проявить близорукость в отношении прочих аспектов плана. Например, не заметить или недооценить значимости шагов, которые следует предпринять, необходимости подключить к делу других людей или же просто не осознать в полной мере всей важности предстоящей работы.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каковы заявленные цели и предполагаемые результаты работы?
• Кого еще необходимо привлечь к ее выполнению или проинформировать о ней, чтобы добиться его поддержки в достижении поставленной цели? Кто основные заинтересованные лица? Кого коснутся результаты работы?
• Почему эта работа настолько важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы организаторКак вы составляете планы
Вы интуитивно знаете, какую работу и к какому сроку необходимо выполнить. Но иногда вы так фокусируетесь на людях, вовлеченных в нее, что можете обойти вниманием цель или результат самой работы, не подумав о наиболее эффективном способе ее выполнения и вообще о ее смысле.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каковы заявленные цели или ожидаемые результаты работы?
• Какие конкретные, осязаемые шаги я должен предпринять, чтобы выполнить работу? Как ее выполняли в прошлом? Существуют ли некие исторические прецеденты или ранее накопленный опыт, на которые я могу опереться?
• Почему эта работа важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы визуализаторКак вы составляете планы
По своему типу мышления вы – стратег, вы видите общую картину и строите долгосрочные планы. Такой подход отвечает вашим врожденным предпочтениям. Однако временами ваша устремленность вдаль может помешать вам определить краткосрочные, промежуточные цели и шаги, выполнение которых необходимо для реализации более масштабной, стратегической задачи.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каких промежуточных целей и результатов нужно добиться, чтобы достичь более крупных целей, которые я или моя организация поставили перед собой?
• Какие конкретные, осязаемые шаги мне следует предпринять, чтобы выполнить эту работу? Помните: шаги должны быть небольшими, четко сформулированными и осуществимыми.
• Кого еще необходимо привлечь к работе или проинформировать о ней, чтобы он поддержал меня в процессе достижения цели? Кто основные заинтересованные лица? Кого затронут результаты работы?
Планирование и расстановка приоритетов – энергоемкие задачи. На их выполнение уходят значительные умственные ресурсы. Но применение лучших методов планирования своей деятельности на месяц, неделю и день, которые я вам порекомендовала, позволит вам повысить продуктивную мощь своего мозга. Результат вас порадует!
7. Разгрузите мозг с помощью генерального перечня задач