Рис. 6.1. Пример трехдневного графика для приоритетчика. Обратите внимание на небольшие временные блоки, зарезервированные под конкретные виды деятельности, в том числе под поездки до места проведения сторонних мероприятий
Если вы плановикПодумайте о том, чтобы поделить свое время на относительно большие отрезки длиной примерно около часа или даже на части дня (утро, предобеденное время, обед, время после обеда, конец рабочего дня). Данный подход позволит вам конструировать свой календарь так же, как разрабатывают план проекта (см. рис. 6.2). Ведь подобная работа вам ближе и приятнее, нежели создавать тактические линейные календари с перечислением задач, как любят делать приоритетчики.
Рис. 6.2. Пример трехдневного графика для плановика. Время поделено на относительно большие блоки, календарь своим видом напоминает план проекта
Если вы организатор или визуализаторПеречитайте еще раз свои цели, а затем направьте временные инвестиции на их достижение путем обособления тематических дней, то есть дней, в течение которых все построено вокруг определенной темы, категории или типа работы. Такими темами, например, могут стать административные задачи, развитие команды, работа с письмами, поиск потенциальных клиентов, творчество, восстановление сил и так далее. Чтобы определиться с графиком (см. рис. 6.3), выберите тему или несколько тем на каждый день недели. Обозначьте тему в вашем календаре и, когда наступит время, выполняйте задачи и проекты, связанные с темой этого конкретного дня. Тематические дни дадут вам возможность ощущать свободу и проявлять гибкость, о которых вы так мечтаете, и при этом обеспечат достижение целей.
Рис. 6.3. Пример трехдневного графика для организатора или визуализатора. Обратите внимание на использование тематических дней (понедельник и среда) для формирования и активизации различных видов деятельности
Однако организаторы и визуализаторы несколько отличаются друг от друга схемой использования тематических дней. Организаторам лучше подумать о тематических временных отрезках, нежели о тематических днях. Например, темой утра четверга может стать административная работа, а темой второй половины дня – развитие команды. Тематические отрезки разнообразят работу и помогают избавиться от скуки, одновременно способствуя структурированию рабочего дня. Визуализаторы, как правило, предпочитают тематические дни или даже тематические недели, что дает им простор для инноваций и творчества в условиях, не стесненных строгими временными рамками.
У Энди доминирует стиль продуктивности, характерный для визуализаторов, а потому она выбрала вариант с организацией тематических дней. Поскольку она работает на корпорацию, входящую в число 500 крупнейших компаний (по версии журнала Fortune), у нее нет таких возможностей контролировать свое время, как у человека со свободной профессией или владельца бизнеса. Это означает, что тематические дни, которые Энди для себя определила, вряд ли получатся такими в чистом виде. Они неизбежно будут корректироваться. Тем не менее Энди понравилась идея о тематических днях. Она увидела в них способ добиться разнообразия, в котором нуждалась, чтобы поддерживать интерес к профессиональной жизни и увлеченность своим делом.
Сегодня рабочий график Энди строится вокруг пяти тем: взаимоотношения с клиентами, анализы и отчеты, управление рисками, административные задачи, развитие команды. Каждая из этих тем напрямую связана с одной или несколькими ее целями. В разные недели тематические дни могут меняться местами, например на этой неделе административная работа может выпасть на понедельник, а на следующей – на пятницу. Однако Энди делает все возможное, чтобы каждая тема была отражена в ее недельном календаре и чтобы встречи, разговоры и проекты, осуществляемые в конкретный день, соответствовали заданной теме.
Энди убедилась: подобная организация работы и мышления повышает ее эффективность и, что еще более важно, подпитывает креативность, поскольку позволяет фокусироваться на более общих вопросах и свободно их исследовать. Благодаря смене подхода Энди удалось разработать инновационный метод проведения аудиторских отчетов и внести важные изменения в одну из знаковых для ее компании программ по управлению рисками.
Бриэм – еще один мой клиент, с которым мы познакомились в первой главе книги. Как и Энди, ему ближе всего стиль продуктивности, характерный для визуализаторов. Но в отличие от Энди, у Бриэма собственный бизнес и вполне контролируемый график. До нашей с ним встречи Бриэм, как и Энди, буквально транжирил свое время. Он никогда не отказывал другу или двоюродному брату друга, которому вдруг стало интересно, чем занимаются люди в компании, специализирующейся на организации специальных мероприятий. Помимо этого, Бриэм принимал участие во всех общественных начинаниях в своем городе и по первому зову мчался на помощь своим подчиненным, чтобы решить какую-нибудь проблему или уладить конфликт. В итоге он уставал, ему не хватало времени и сил на то, чтобы стратегически мыслить, и в результате он постепенно утрачивал контакт со своей командой.
После того как Бриэм набросал черновик своих R.E.A.D.Y.-целей и пересмотрел перечень задач, он увидел, что в них четко прослеживаются пять основных тем – по одной на каждый рабочий день: административные дела, работа с командой, налаживание связей и маркетинг, стратегическое планирование и, наконец, день Бриэма. И вот как он встроил их в структуру своего календаря.
Темой понедельника он объявил команду. В первый рабочий день недели Бриэм встречается с каждым ее членом по отдельности, а затем до конца дня работает в режиме открытого доступа на случай, если кому-то понадобятся его советы в работе над проектами, решении проблем или проведении мозгового штурма. Команда Бриэма уже привыкла, что по понедельникам он всегда находится у себя в офисе и готов прийти на помощь. И результаты не заставили себя ждать – не то, что в былые времена, когда отсутствие Бриэма тормозило прогресс его команды.
Вторники и четверги – дни налаживания связей и маркетинга. В эти дни Бриэм может вообще не появляться в офисе. Он завтракает, обедает и ужинает с клиентами (нынешними и потенциальными), производителями и поставщиками товаров и услуг для его бизнеса, а также принимает участие в общественных мероприятиях.
Среды посвящены административным делам и разработке стратегий. Административные обязанности, с которыми сопряжена его должность, наводят на Бриэма настоящий ужас. Поэтому он стремится разделаться с ними еще с утра, а затем в качестве компенсации за «каторжный», как он его называет, труд он посвящает вторую половину дня продумыванию стратегии компании. Бриэм – «сова», и к вечеру у него открывается второе дыхание. Разработка стратегий и широкомасштабное мышление даются ему в эти поздние часы легко, так как согласуются с его естественными биоритмами.
Пятница – день Бриэма. Он использует его для всего, что продвигает бизнес. В одни пятницы пишет, в другие – читает отраслевые журналы или устраивает мозговые штурмы. Как нетрудно догадаться, для Бриэма пятница – любимый день недели.
И у Энди, и у Бриэма налицо предпочтение продуктивного стиля визуализатора, однако реалии их рабочей среды требуют от них планировать свои тематические дни по-разному.
А как быть, если у вас одинаково сильно выражена склонность к двум различным стилям продуктивности? Тогда сочетайте разные стратегии и подстраивайте их под себя. У меня лично доминирует стиль плановика, но за ним с небольшим отставанием следует организатор. Поэтому при составлении графика я комбинирую выделение временных отрезков под определенные виды деятельности с планированием тематических дней и выполнением своих обязательств перед семьей. Так я получаю возможность жить сообразно своему ритму и поддерживать гармонию у себя в голове, сердце и душе. Мне часто приходится ездить в командировки, но я дала себе слово никогда не проводить вдали от дома больше трех ночей подряд. Мой календарь выстраивается в строгом соответствии с этим принципом, так что, принимая деловое предложение и планируя поездки, я всегда держу перед глазами визуальное напоминание о данном мной обете.
Помимо этого, у меня в графике четко обозначен и конец рабочего дня – 17:00. Неужели я действительно каждый день заканчиваю работу ровно в пять? (Не совсем.) Неужели мне никогда не приходится трудиться по ночам и на рассвете? (Иногда приходится.) Обычно мне все же удается соблюдать это общее правило, и я уверена, что такая жесткая политика – наступил конец рабочего дня, и точка! – позитивно сказывается как на продуктивности человека, так и на его психическом здоровье. Если работа по ночам или в ранние утренние часы становится для вас нормой, резко возрастает вероятность того, что от этого начнет страдать ваша эффективность и, как следствие, – ваше здоровье и личная жизнь.
Я также рекомендую отказаться от практики расписывать буквально каждую минуту своего дня и предусматривать все возможные встречи и виды деятельности. Лучше вводить в график буферные зоны – такие отрезки времени, на которые ничто не запланировано и которые можно использовать для решения непредвиденных проблем, задач и ситуаций. Или для того, чтобы поразмышлять или порефлексировать. График, в котором не предусмотрены буферные зоны, – это своеобразное приглашение форс-мажорным обстоятельствам оккупировать ваш день и основательно испортить его.
Мои понедельники и пятницы зарезервированы под административную работу. Ранние утренние часы, когда еще царят тишина и спокойствие, у меня забронированы под работу над книгами, статьями и составлением программ лекций и семинаров. Я – «жаворонок» и люблю эту часть дня. Тогда у меня мозги свежие, чистые и наиболее креативные. Вторники, среды и четверги я посвящаю работе с клиентами и поиску потенциальных. Но в каждом из этих дней я выделяю по несколько часов для выполнения задач, связанных с темой дня.
Можно ли сказать, что моя календарная система работает безотказно? Конечно, нет. Люди слишком разные, а жизнь слишком сложная, чтобы не вносить свои коррективы. Тем не менее моя система удерживает меня в нужной колее и помогает оставаться сфокусированной на своих целях. При этом я непрерывно вношу в нее небольшие поправки, которые позволяют мне продолжать совершенствоваться в деле инвестирования времени.
Пересмотрите свои временные затраты так, чтобы ваш календарь верно отражал ваши задачи и приоритеты. Используйте свой стиль продуктивности, чтобы определить, как лучше переориентировать свою инвестиционную политику в области времени на достижение поставленных целей. Сделайте так, чтобы график работал на вас, а не против вас. Помните: вы не можете повернуть время вспять, а потому убедитесь, что инвестируете его с наибольшей выгодой для себя.
Выберите тактику инвестирования времени, которая вам подходит
Президент сети кофеен Starbucks Мишель Гасс ежедневно встает в 4:30, чтобы успеть совершить утреннюю пробежку. Председатель компании Avon Андреа Джанг просыпается в 5:00. Редактор журнала Vogue Анна Винтур каждый день в 6:00 приходит на теннисный корт, чтобы размяться перед работой. Для всех этих женщин раннее пробуждение и начало дня – ключевой инструмент повышения своей продуктивности и эффективности на весь день.
Тим Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю», относится к инвестиции времени по-другому. Он утверждает, что существуют «два синергетических подхода, способствующих повышению продуктивности. Первый – ограничивать количество задач, оставляя только самые важные, чтобы сократить рабочее время. Второй – сокращать рабочее время, чтобы ограничить количество задач исключительно самыми важными».
Какой вариант вам кажется лучшим? Давайте извлекать максимальную выгоду из каждого часа каждого дня, выбрав инвестиционную тактику, которая подходит лично вам. Ниже описаны сильные стороны каждого стиля продуктивности и основные тактики временных инвестиций. Активно применяйте их, чтобы извлекать пользу буквально из каждой минуты. Они специально разработаны с учетом ваших конкурентных преимуществ в области временных инвестиций.
Помните о необходимости индивидуализировать выбранные вами тактики. Сначала посмотрите те, что предложены для вашего ведущего стиля продуктивности. Если ваши предпочтения делятся между двумя стилями почти поровну, тогда прочтите тактики, подходящие для обоих стилей, и комбинируйте их так, как вам нравится. Если захотите скачать краткое справочное руководство по тактикам инвестирования времени, это можно сделать, зайдя на мой сайт по адресу www.carsontate.com.
Действуйте проще:СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИ И ТАКТИКИ ИНВЕСТИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИЕсли вы приоритетчикВаши сильные стороны:
• эффективное и рациональное использование времени;
• высокая производительность труда;
• способность фокусироваться на самых значимых задачах;
• умение избегать лишней траты времени на непродуктивную работу или реализацию не особо важных проектов.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• посчитайте, сколько времени у вас уходит на выполнение рутинных задач, чтобы еще точнее распланировать свои дни и недели;
• начинайте день с работы над задачами и проектами, имеющими наивысший приоритет;
• устраните любой шум, будь то физический или умственный: отсутствие шума означает отсутствие потери времени на его преодоление;
• подумайте о задачах и проектах, которые можно выполнять в моменты вынужденного простоя или в низкий сезон, – если вы остаетесь без привычной для себя нагрузки, вам становится скучно, что негативно сказывается на вашей эффективности и продуктивности.
Приоритетчик в действии
Когда Марисса Майер занимала руководящую должность в Google, она обычно втискивала по 60 заседаний в свой недельный график, а в качестве компенсации за столь изнурительную работу примерно каждые шесть месяцев отправлялась в семидневную поездку, как правило, в какое-нибудь новое, незнакомое место. Осознание того, что ее не будет в офисе целую неделю, заставляло Майер отлаживать работу так, чтобы в ее отсутствие не было сбоев.
Если вы плановикВаши сильные стороны:
• способность планировать время, необходимое для выполнения задач;
• умение выстраивать задачи в четкой последовательности;
• талант создавать точные и подробные планы проектов;
• способность следовать передовому опыту или лучшим историческим прецедентам, тем самым минимизируя риски, связанные с возникновением проблем и необходимостью переделывать работу.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• оставляйте в своем еженедельном графике временной задел, чтобы иметь возможность воспользоваться неожиданными предложениями или разрешить непредвиденные ситуации и проблемы;
• включайте плавные переходы и гибкие решения в свои планы, оставляя себе простор для творческих прозрений и эффективного управления кризисными ситуациями;
• определяйте структуру и составляйте план на неделю;
• предусматривайте в своем графике время для размышлений и рефлексии – для вас как плановика это очень важно.
Плановик в действии
Айлин Гордон, СЕО Ingredion, одного из крупнейших в мире производителей ингредиентов для продуктов таких продовольственных компаний, как Nestle, Kraft и Unilever, рассказывает: «Я – ярая сторонница высокой самоорганизации. Каждый воскресный вечер – это вечер семьи. Мы обычно ужинаем, а затем я составляю себе план на неделю и месяц. Иногда моя дочь говорит: “Я сильно отстала со сдачей реферата, и мне нужна твоя помощь”. В таких случаях я копирую главу, на которой она застряла, беру материал с собой и, уже находясь в пути, звоню дочке и мы обсуждаем вопросы, которые она не смогла решить самостоятельно. Однажды я даже устроила ей тест на правописание прямо с заднего сиденья такси. Энергии, конечно, требуется много, а также желания все это делать, но мне никогда, ни на минутку не приходила в голову мысль, что такое невозможно. Просто нужен хороший план. И резервный вариант для каждого резервного варианта».
Если вы организаторВаши сильные стороны:
• способность видеть общую картину;
• умение работать в команде и добиваться повышения производительности труда;
• талант интуитивно принимать решения в реальном времени, в ходе процесса развития событий;
• способность выделять необходимое время для выполнения работы.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• оценивайте объем своего внимания и составляйте планы, исходя из этой оценки;
• выключите функцию оповещения о поступлении новых электронных сообщений;
• выделяйте в своем ежедневном графике время для контакта и взаимодействия с людьми;
• планируйте выполнение задач в соответствии со своим энергетическим состоянием.
Организатор в действии
Автор нескольких книг Кейт Феррацци – типичный организатор. Название его бестселлера «Никогда не ешьте в одиночку»[18] – классический девиз организаторов. Вот какой совет он дает: «Если у вас есть лишние пятнадцать минут – потратьте их на то, чтобы перекинуться с кем-то парой слов, написать письмо или позвонить. Используйте свободное время в течение дня, чтобы переслать статью, позвонить по телефону или отправить сообщение. Время, проведенное в такси, – это повод напомнить кому-нибудь о себе. Полет в самолете тоже можно рассматривать как возможность для налаживания контактов. У меня такие моменты зарезервированы как раз для поддержания отношений».