Во-первых, подумайте о времени, которое имеется в вашем в распоряжении – 15 минут. Затем о главном ресурсе или инструменте, находящемся под рукой, – о своем компьютере.
Когда я предлагаю клиентам придумать финал этого сценария, они чаще всего дают один и тот же ответ, который им кажется наиболее очевидным: проверить ящик входящих сообщений. Однако я настойчиво прошу вас не поддаваться магнетическому притяжению электронной почты, разве что по какому-то стечению обстоятельств ответить на электронное письмо нужно безотлагательно. Вместо того чтобы заглянуть в почтовый ящик, посмотрите лучше свой список дел и решите: работа над какой задачей в течение 15 минут с использованием компьютера способна приблизить вас к вашим R.E.A.D.Y.-целям.
Если вы уже сгруппировали свои дела в TASK-перечне по времени и/или орудию труда, то на определение подходящей задачи у вас уйдет всего пара секунд. Если вы классифицировали их по другим параметрам, тогда вы потратите на эту операцию минуту или около того.
Допустим, вы нашли в своем TASK-перечне четыре задачи, которые можно выполнить в указанный временной интервал с помощью компьютера.
• Посмотреть документ, присланный вашим коллегой Тедом, где он описывает проблемы, возникшие с важным клиентом, и написать ему ответ, посоветовав, что делать.
• Сравнить меню трех кейтеринговых компаний, услугами одной из которых вы намереваетесь воспользоваться при организации выездного заседания в следующем месяце, и попросить своего ассистента сообщить им о вашем выборе.
• Вычитать текст презентации, с которой собираетесь выступить через шесть дней на конференции вашей отраслевой ассоциации.
• Посмотреть ежеквартальный отчет о доходах и расходах вашего отдела, поскольку его необходимо подготовить к заседанию у вице-президента компании, запланированному на следующую неделю.
А теперь подумайте о третьей переменной – запасе энергии, который у вас остался. Уже 15:00, и вы чувствуете первые признаки усталости. Глядя на четыре задачи, решите: какую из них вы сможете выполнить с минимальными усилиями?
Первая – дать Теду совет о том, как устранить трения с важным клиентом, – может потребовать от вас проявления дальновидности и креативного мышления. Если ситуация не предполагает экстренной реакции, наверное, лучше отложить ее до утра, чтобы обдумать на свежую голову.
Третья и четвертая задачи в равной степени требуют повышенного внимания к деталям. В обоих случаях малейший недосмотр может привести к тому, что вы попадете в очень неловкое положение. (Представьте себе, если заголовок на вашем первом слайде будет гласить: «Привет учасникам отраслевой конхеренции!». Или в отчете вашего отдела о доходах и расходах по одному из пунктов получится внушительное отрицательное сальдо, а вы не будете в состоянии объяснить своему боссу, откуда оно взялось.) Раз у вас еще имеется в запасе несколько дней на решение этих задач, отложите их на тот момент, когда энергии у вас будет больше, и на всякий случай попросите кого-нибудь из коллег подстраховать вас.
В итоге у вас остается только одна важная, но довольно приземленная задача – выбрать хороший ресторан для встречи, запланированной на следующий месяц. Выполните ее и вычеркните из своего перечня дел.
Учитывая при определении дальнейших действий три указанные переменные, вы сможете рационально использовать каждую минуту рабочего дня, взвешенно расходовать свою энергию и реализовать самые важные и значимые дела.
А теперь переходим ко второму шагу – эффективному выполнению работы. Прежде всего я расскажу, какие методы и тактики помогут вам повысить свою эффективность независимо от того, какой стиль продуктивности вам ближе. Я делю их на две группы: тактики выполнения задач и тактики управления проектами. Лучшие из них коротко описаны в следующих двух врезках.
Действуйте проще:СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИ И ТАКТИКИ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧЕсли вы приоритетчикВаши сильные стороны:
• Способность безошибочно выполнять значительные объемы работы.
• Умение точно определять приоритетность задач.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Оцените свои успехи с точки зрения качества работы, а затем и ее количества. Подумайте: что вам стоило бы изменить, чтобы оба эти показателя выросли.
• Объедините или сгруппируйте схожие задачи – так вы еще больше повысите свою результативность и эффективность.
Если вы плановикВаши сильные стороны:
• Умение составлять точные и детальные перечни задач.
• Способность выполнять работу досрочно.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Эффективно используйте имеющиеся в ваших электронных устройствах системы напоминания, чтобы не упускать из виду наиболее срочные и важные дела из вашего перечня.
• Заранее определяйте, сколько времени и сил вы готовы потратить на ту или иную задачу, и строго придерживайтесь отпущенного лимита.
Если вы организаторВаши сильные стороны:
Способность изготавливать и использовать визуальные, кинетические перечни. Четкое интуитивное понимание того, какую именно задачу необходимо выполнять в каждый конкретный момент времени.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Чтобы лучше концентрироваться и настраиваться на работу, слушайте инструментальную музыку.
• Не позволяйте коллегам, электронным письмам или телефонным звонкам прерывать ход ваших мыслей.
Если вы визуализаторВаши сильные стороны:
Способность эффективно решать несколько задач одновременно.
Умение рационально выполнять задачи.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Просто действуйте! Начните со срочных дел, требующих прежде всего скорости, а не безупречности реализации, чтобы избежать скатывания в «черную дыру» постоянных отсрочек.
• Оставайтесь сконцентрированным на текущей задаче, для чего уберите с поверхности своего стола все, что может вас отвлекать.
Действуйте проще:СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ РАЗЛИЧНЫХ СТИЛЕЙ ПРОДУКТИВНОСТИ И ТАКТИКИ И ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИЕсли вы приоритетчикВаши сильные стороны:
• Нацеленность на достижение намеченного результата.
• Логическое мышление и умение анализировать цели проекта.
• Способность быстро принимать правильные решения.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Помните о необходимости считаться с эмоциональными потребностями членов команды и тем, как удовлетворение или неудовлетворение этих потребностей может сказаться на реализации проекта.
• Инвестируйте время в выстраивание отношений, которые будут полезны для одобрения и выполнения проекта, в том числе отношений с клиентами и общественностью.
• Научитесь ценить чувства и относиться более спокойно к «подтверждениям» фактов, которые считаете спорными.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Todoist – бесплатное веб-приложение для управления задачами и проектами, которое идеально подходит для индивидуальной работы. С его помощью вы легко рассортируете свои задачи по проектам и подэтапам проектов, сможете управлять задачами внутри проекта с их дальнейшей разбивкой на подзадачи и назначать крайние сроки по каждому пункту даже самого подробного перечня. Вдобавок еще один бонус: приложение можно интегрировать с Gmail, что позволит вам легким движением руки переходить из своего ящика входящей почты в ящик для сообщений по конкретному проекту.
• Basecamp – веб-приложение для управления проектами, имеющее предельно понятный дружественный интерфейс. Приложение можно интегрировать с электронной почтой. Оно доступно для iPhone, iPad и Android-устройств и позволяет отслеживать задачи в рамках различных проектов, загружать файлы по ним, просматривать графики и сроки.
Если вы плановикВаши сильные стороны:
• Способность составлять детальные планы со строгой последовательностью шагов.
• Умение в процессе планирования проектов учитывать и соблюдать все законы, установки, правила, нормы и требования к качеству и безопасности работ.
• Умение концентрироваться на достижении целей проекта.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Думайте о том, как проект поддерживает стратегическое видение; фокусируйтесь на общей картине, логике процессов и рассматривайте их в широком организационном контексте.
• Научитесь ценить спонтанность и проще относиться к строгости форм и структур.
• Умение концентрироваться на достижении целей проекта.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Думайте о том, как проект поддерживает стратегическое видение; фокусируйтесь на общей картине, логике процессов и рассматривайте их в широком организационном контексте.
• Научитесь ценить спонтанность и проще относиться к строгости форм и структур.
• Учитывайте то, что другим членам команды для выполнения задач по тому же проекту может потребоваться больше времени, чем вам.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Tom’s Planner – бесплатное и интуитивно понятное веб-приложение для создания графиков Ганта, которое может работать и как индивидуальный инструмент для управления проектами. Простое в использовании. С его помощью можно вносить поправки в свои графики буквально на ходу.
• OpenProj – программа с открытым исходным кодом, бесплатная альтернатива Microsoft Project (к тому же свободно открывает «родные» Microsoft Project-файлы). Идеально подходит для управления проектами. Имеет очень динамичный движок, позволяющий легко строить не только временные графики и планы работ на основе ресурсов, но и ленточные и столбчатые диаграммы, сетевые графики (сетевые логические диаграммы), графики структуры трудозатрат, а также производить расчеты издержек и прибавочной стоимости и тому подобное.
Если вы организаторВаши сильные стороны:
• Способность быть лидером команды.
• Умение строить партнерские отношения с людьми.
• Интуитивное понимание того, каким должен быть следующий шаг к выполнению проекта.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Проявляйте осторожность в работе с цифрами, датами, финансовыми документами, любыми количественными данными, техническими требованиями и вообще с анализом осуществимости решений, так как любая ошибка в них может оказаться роковой для успеха проекта.
• Избегайте чрезмерного оптимизма по отношению ко времени, которое может потребоваться для выполнения задач. Убедитесь, что временные рамки, которые вы фиксируете, реалистичны.
• Сведите к минимуму коммуникации в процессе реализации проекта, так как это может замедлить темпы его выполнения.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Collabtive – бесплатное веб-приложение, позволяющее членам команды сотрудничать друг с другом в процессе планирования проекта, выполнения задач, определения этапов работ, а также обмениваться файлами и мгновенными сообщениями. С помощью функции экспорта задач iCal можно получать электронные письма с напоминаниями и предупреждениями о различных вопросах по проектам, а также синхронизировать свои графики.
• Asana – инструмент, сочетающий в себе возможности приложений для управления проектами, задачами и осуществления сотрудничества. Здесь все в одном месте – и переписка, и задачи, и файлы. Вы уже никогда ничего не потеряете. Письма и задачи можно группировать, так что вам больше не придется подолгу плутать в дебрях электронной почты.
Если вы визуализаторВаши сильные стороны:
• Способность стратегически мыслить.
• Умение выдвигать креативные, инновационные идеи и проекты.
• Способность высматривать и соединять несопоставимые на первый взгляд вещи в единое целое.
Поэтому попробуйте следующие тактики:
• Убедитесь, что планы проектов конкретны и ясны. В противном случае они могут показаться членам вашей команды нереалистичными и невыполнимыми, что будет вызывать у них стресс.
• Старайтесь концентрироваться на различных аспектах проекта по очереди, а не одновременно на всех.
• Учитывайте свою склонность избегать задач, которые кажутся вам неинтересными и рутинными. Боритесь с этим качеством, чередуя скучные задачи с увлекательными.
А также опробуйте следующие инструменты:
• Things – программа для управления задачами и проектами, которая работает под Mac OS X и iOS. У нее простой и симпатичный интерфейс, что предельно упрощает навигацию. Хорошо интегрируется во все основные Mac-приложения, такие как iCal. Так что вы легко сможете перетаскивать задачи, организовывать их по проектам и привязывать к своему календарю. И все это элементарно синхронизируется с вашим iPhone.
• Liquid Planner – мощное веб-приложение для управления проектами. Его гибкость позволит заниматься таск-менеджментом, расписывать графики проектов и сотрудничать с членами своей команды, буквально не сходя с места. Приложение позволяет завести ящик входящей почты для совместного использования и реагирования на поступающие по проекту запросы. Программа легко интегрируется с календарем и различными почтовыми клиентами, а также обеспечивает быстрый поиск и доступ к документам и комментариям.
Краткое руководство по стратегиям управления задачами и проектами вы можете также скачать, зайдя на сайт www.carsontate.com.
Настройтесь на долгосрочный успех
Эмили – одна из моих клиенток, с ней вы познакомились во второй главе книги. По стилю продуктивности она – визуализатор. Когда я начала с ней работать, она трудилась по 80–90 часов в неделю. Груз усталости давал о себе знать: качество работы Эмили постепенно ухудшалось. По оценке ее менеджера, она стала вести себя безответственно, постоянно увязала в текучке и не могла эффективно коммуницировать со своей командой.
Вот так! Неужели это правда? Ведь Эмили отдавала работе все свои силы!
Как оказалось: в том-то и проблема. Эмили просто выдыхалась: она не высыпалась, а последствия умственного и физического истощения пыталась преодолеть путем увеличения количества рабочих часов. Но такой подход неэффективен. Эмили следовало научиться рассчитывать свой темп и силы, ориентируясь на долгосрочный успех.
Лично я впервые узнала о том, насколько важно уметь регулировать свой темп, в колледже – от Джима Фемистера, тренера нашей команды по бегу по пересеченной местности. Он был мудрым, чутким и наблюдательным человеком. Прежде чем переехать в Лексингтон и начать преподавать будущим адвокатам – студентам Юридической школы Университета Вашингтона и Ли, – он сделал блестящую карьеру прокурора.
За те четыре года тренировок у Фемистера я получила от него множество жизненных уроков, облаченных в форму спортивных наставлений, как лучше тренироваться и побеждать на соревнованиях. Приведу пример. Поскольку наши тренировки проходили в горах Блу-Ридж, нам приходилось постоянно бегать вверх-вниз по холмам. И тренер посоветовал мне при подъеме в гору смотреть прямо перед собой – на два-три шага вперед, а не на вершину холма. И я обнаружила, что таким образом мне действительно удается концентрироваться на текущем моменте и поддерживать темп в течение всего затяжного восхождения. Жизненный урок: когда становится тяжело идти, сохраняй концентрацию на текущем моменте, используй предоставленную тебе возможность сделать следующий шаг и не слишком зацикливайся на конечной цели, потому что иначе дорога покажется тебе еще длиннее и утомительнее.
К числу любимых традиций, которые у нас появились по инициативе тренера, следует отнести и последний забег с подругами по команде перед свадьбой одной из девушек. Итак, утром моего самого счастливого дня я проснулась, честно говоря, разбитой после вчерашней вечеринки, но… надела шорты и кроссовки и пошла на встречу с тренером и подругами – Ким, Джозефиной и Натали, – чтобы в последний раз пробежаться с ними в своем прежнем статусе. Из нашей четверки только я еще не была связана узами брака.
Пока мы бежали по улицам моего родного города Колумбия, тренер сказал мне то, что до этого уже говорил и Ким, и Джозефине, и Натали: «Брак – это марафон, а не спринт. Ты должна настроиться так, чтобы тебя хватило до финиша. Если с самого начала бросишься вперед сломя голову, тебе может не хватить сил на затяжной подъем в середине».
Прошло уже много лет, но совет тренера я помню по сей день и неотступно следую ему. Я убеждена, что эта метафора применима не только к браку и личной жизни, но и к профессиональной карьере. Когда мне приходится туго – требования клиентов кажутся непомерными, график командировок выходит из-под контроля, коллега звонит и сообщает, что заболел и не придет на работу, или компьютер вдруг ломается – я вспоминаю мудрого тренера Фемистера и говорю себе: «Моя карьера – марафон. Я должна идти своим темпом, попивать водичку, когда чувствую жажду, и пополнять запасы сил – и есть, и отдыхать». И мне эта мысль всегда помогает продержаться до конца дня и взглянуть на проблемы, с которыми борюсь, в более широком, общем контексте своей деятельности.