Когда я встретилась с Эмили месяц спустя, изменения были налицо. Она чувствовала себя намного свободнее, спокойнее и дееспособнее. Ее коллеги также отметили наступившие перемены. Те, кто до этого жаловался, что Эмили не отвечает на их письма и не выполняет работу в срок, теперь считали мою клиентку человеком ответственным и надежным. И что самое приятное: Эмили снова могла наслаждаться свободным временем по вечерам и уик-эндам. Она даже начала регулярно смотреть игры своей любимой команды New England Patriots по воскресениям – причем не украдкой, сидя за включенным компьютером, как делала еще недавно!
Я не могу гарантировать, что укрощение потока входящей почты изменит вашу жизнь в такой же степени, как это произошло с Эмили. Но я обещаю, что вы заметите разницу и оцените ее. Тем самым вы сделаете еще один шаг на пути к свободе, продуктивности и счастью.
10. Создайте себе пространство для физической и ментальной свободы
Все знают, что покойный Стив Джобс, основатель Apple, был гением дизайна, технологических инноваций и маркетинга. Но вряд ли вам известно, что он, как никто другой, понимал и умел решать проблемы индивидуальной продуктивности.
Когда встал вопрос о строительстве нового здания для штаб-квартиры Pixar – выдающейся киностудии, специализирующейся на компьютерной анимации, к становлению которой приложил руку Джобс, – он выдвинул требование: пространство должно проектироваться с таким расчетом, чтобы туалеты оказались в центре здания. Почему? Джобс хотел, чтобы студия была местом, где процветает креативность, и знал, что энергию для роста она черпает из постоянного случайного взаимодействия людей с различными талантами и интересами. Поэтому он и решил, что туалеты – единственные помещения, которые так или иначе вынужден посещать каждый, – должны находиться там, где пересекаются пути сотрудников самых разных подразделений. Говоря словами журналистки Карлийн Хоун: «Джобс понимал: когда люди вступают друг с другом в контакт, когда встречаются взглядом, возможно все. Вот почему он сделал так, чтобы вы просто не могли отгородиться от остальной части компании»{37}.
Результат получился впечатляющий: сотрудники Pixar трудились по 12 часов в сутки и даже не помышляли жаловаться, потому что им было «на работе нескучно»{38}. Киностудия могла похвастать непревзойденным перечнем коммерческих и художественных достижений: она выдавала на-гора один блокбастер за другим и завоевала больше дюжины «Оскаров».
Pixar – не единственная компания, которая воспользовалась силой толковых архитектурных решений для стимулирования креативности, продуктивности и способности добиваться успеха. Инженеры Motorola покинули свои офисные «ячейки» и перешли работать в открытое пространство, где и создали свою феноменально популярную модель мобильного телефона Razr. Компания – производитель игрушек Fisher-Price выделила специальное помещение, так называемую пещеру, где дизайнеры, инженеры и маркетологи могли собираться и строить прототипы игрушек из пеноматериалов, картона, клея и акриловой краски{39}. Подразделение «Развлечения и устройства» корпорации Microsoft спроектировало студию с прозрачными стенами и открытым рабочим пространством, через которую тянется один центральный хребет, а к нему пристыкованы рабочие станции; вдоль него можно формировать отдельные зоны или адаптировать их к текущим потребностям. При этом все легко реконфигурируется. Каждый сотрудник может включить еще один монитор для собственных нужд или передвинуть свое рабочее место ближе к другому члену команды, с которым в данный момент сотрудничает{40}.
Эти мудрые компании правильно оценивают важность пространства. Продуктивные, увлеченные работой сотрудники не функционируют в вакууме. Им необходимо рабочее место, которое позволит отдать лучшее, на что они способны, – эдакий центр «столпотворения» креативных людей, где бурлят потоки энергии и вдохновения.
Конечно, корпорации, нацеленные произвести очередной продукт на миллиард долларов, – не единственные, кому нужно думать о влиянии пространства на производительность. Каждый человек должен в равной степени осознавать, какой эффект окружающее пространство оказывает на его продуктивность. Вот почему при работе с индивидуальными клиентами я всегда выказываю желание увидеть их рабочее место – хотя бы на фотографии. Я убедилась, что на практике невозможно оказать клиенту полноценную поддержку в достижении им своего потолка продуктивности, если не учитывать реалий той обстановки, в которой он трудится.
Рабочее пространство должно отражать то, кто вы есть и чем занимаетесь
К сожалению, многие люди не желают или не считают себя вправе принимать решения относительно своего рабочего пространства независимо от того, трудятся они на крупную корпорацию либо они предприниматели, фрилансеры или члены небольшой команды коллег. Некоторые просто «поселяются» в выделенной для них «ячейке» или офисе, кое-как пристраивают на столе семейную фотографию и начинают вкалывать. Другие обустраивают себе рабочее место в укромном уголке своего дома, перетаскивают туда ненужный шкаф, кресло или что-нибудь еще из мебели, втыкают в розетку компьютер и лампу и решают, что дело сделано. Количество времени и энергии, затраченных на обустройство своего рабочего места, минимально. Однако гордиться тут нечем, даже наоборот: должно быть стыдно! Потому что инвестиции в переосмысление и перестройку рабочего пространства могут принести огромные дивиденды в виде повышения производительности труда и удовлетворенности жизнью.
Чтобы действовать и впрямь стало проще, необходимо приспособить свое пространство под себя, чтобы оно было отражением вас самих. И для начала нужно подумать над тем, какие виды работ вы выполняете.
Поразмышляйте над тем, какова ваша роль и какие обязанности накладывает на вас ваша должность. Может, вы – руководитель большой команды, проводящий 90 процентов рабочего дня на заседаниях. Или художник по интерьеру, создающий красивую, дышащую спокойствием обстановку в домах людей. А может, вы – менеджер квартального ресторанчика? Или финансовый аналитик в инвестиционном банке или брокерской фирме? В зависимости от того, чем вы занимаетесь, вам приходится решать задачи того или иного типа. Именно тип вашей работы и подскажет вам, как обустроить свое рабочее место.
Возьмем, к примеру, мою коллегу Киру – ведущего тренера с весьма успешной практикой в области консалтинга. Она проводит индивидуальные тренинги для топ-менеджеров иногда у себя, а иногда – у них в офисе, консультируя и помогая им совершенствовать свой стиль управления. Еще она занимается подготовкой семинаров и публикаций, осуществляет различные исследования и выполняет ряд административных задач, связанных с функционированием ее компании. Каждый из этих видов деятельности немного отличается от других и сопряжен с определенными, причем разными требованиями к инструментарию и пространственной среде.
Чтобы создать необходимые условия для работы, Кира реализовала модель, которую мы называем «детский сад».
Моя дочь Иси посещает местное дошкольное учреждение. В ее группе – еще двенадцать трехлеток. Стоит только подумать о подобной «производственной среде», и голова у меня уже идет кругом! Но две учительницы – очаровательные, любящие, милые и очень терпеливые женщины, – похоже, легко справляются с таким количеством малышей. Постепенно я пришла к выводу, что это им удается отчасти благодаря планировке помещения, в котором проходят занятия.
Когда заходишь в «классную комнату» Иси, справа вдоль стены видишь ряд уютных шкафчиков-«домиков» с именами детей. Каждый ребенок оставляет в них сумку, коробку для завтрака, пальто, шапку, перчатки и другие вещи. За шкафчиками расположена кухня, конечно, игрушечная, в которой есть две плиты, холодильник, набор пластиковых муляжей продуктов и тележка для покупок. Далее идут стеллажи с разными кубиками и игрушками-головоломками. За ними следует зона для переодевания, которая полностью заставлена большими корзинами со всевозможными сказочными костюмами.
Затем начинается зона для чтения. Полки вдоль стены забиты книгами, вокруг стоят мягкие кресла-пуфы для читателей. Рядом расположена зона сбора в круг и висит доска объявлений. В центре расставлены столики и стулья, за них дети садятся, когда рисуют, лепят из пластилина или же обедают или перекусывают.
Как видите, комната разбита на зоны в зависимости от вида деятельности или игры и каждая зона оборудована всеми необходимыми предметами для выполнения той или иной конкретной задачи. Книги не держат на кухне, бижутерию и прочие аксессуары к костюмам не хранят вместе с пазлами. У каждой вещи есть свое место, и там она находится. Дети знают, где взять игрушки, и легко могут вернуть их на место, когда игра закончится.
Как видите, комната разбита на зоны в зависимости от вида деятельности или игры и каждая зона оборудована всеми необходимыми предметами для выполнения той или иной конкретной задачи. Книги не держат на кухне, бижутерию и прочие аксессуары к костюмам не хранят вместе с пазлами. У каждой вещи есть свое место, и там она находится. Дети знают, где взять игрушки, и легко могут вернуть их на место, когда игра закончится.
Это и есть пространственная модель типа «детский сад» в ее лучшем виде – простая, рациональная и эффективная.
Конечно, помещения в детском саду, как правило, просторные, в них много места для различных специализированных ниш. Мало кто из взрослых располагает на работе такими большими площадями. Однако вам не придется оккупировать угловой кабинет президента компании, чтобы трудиться в хороших условиях, – достаточно просто переоформить свое рабочее место таким образом, чтобы ничто не мешало вам эффективно исполнять свои обязанности. Мне кажется, я уже перепробовала все возможные типы производственной среды и могу клятвенно заявить: любое пространство любого размера и вида можно перестроить под себя.
Вот как моя коллега Кира адаптировала модель детского сада к своим нуждам. Справа от ее рабочего стола стоят два расположенных друг напротив друга уютных кресла, которые она использует при проведении индивидуальных тренингов с клиентами. Рядом находится небольшой столик с телефоном, ей он необходим для удаленных тренингов. Слева от двух кресел возвышается солидный книжный шкаф. В нем хранятся все рабочие материалы, а также книги, которые Кира любит читать, отдыхая в одном из кресел. За ее столом виднеется маленький столик, это технологическая зона, поскольку на нем разместились компьютер и принтер. Кира старается очищать поверхность письменного стола от всего лишнего, так как именно на нем она выполняет большую часть работы по подготовке семинаров. Как видите, для каждого вида деятельности у нее выделено свое место, оборудованное всем необходимым.
Модель детского сада применима не только к архитектурному пространству. С некоторыми вариациями она может быть использована и при построении мобильного офиса и даже рабочего портфеля. Возьмем, к примеру, Джейсона. Он – предприниматель, причем крутится в разных сферах бизнеса: у него собственная девелоперская компания, специализирующаяся на коммерческой недвижимости, а еще он занимается строительным менеджментом, управлением недвижимостью, а также держит бар и картинную галерею, совмещенную с кафе. И всем этим он руководит из своего, как мы с Джейсоном говорим, «всем портфелям Портфелища».
Более 90 процентов рабочего времени Джейсон тратит на проезд от одного объекта недвижимости до другого и обход с клиентами больших коммерческих зданий. Мы с ним разработали планировку его Портфелища, позволяющую моему клиенту постоянно повсюду носить с собой все, что ему необходимо для продуктивности.
У Портфелища есть свои специализированные зоны для каждого вида деятельности, которой занимается Джейсон, имеющие форму карманов, папок и пластиковых конвертов. Во внешнем кармане Джейсон держит сотовый телефон – самый важный и часто используемый инструмент, а также ручки и блокноты для записей. Зарядное устройство для телефона аккуратно свернуто и обтянуто крепкой канцелярской резинкой.
Центральное отделение Портфелища состоит из трех отдельных карманов. В кармане посередине Джейсон хранит ноутбук вместе со шнуром питания и аксессуарами в маленьком пластиковом пакете. В левом кармане он держит записную книжку с генеральным TASK-перечнем, еще несколько ручек и маркер. В правом кармане находятся пластиковые папки с наклеенными на них именами клиентов, запасные папки и еще один блокнот. Таким образом, пространство Портфелища прекрасно адаптировано к разнородной деятельности Джейсона и содержит все необходимые инструменты для каждого типа работ, которые доводится выполнять.
И Джейсон, и Кира сконфигурировали свое рабочее пространство так, чтобы оно максимально соответствовало их деятельности. Оба следовали одному и тому же основному принципу: создать индивидуализированные рабочие зоны, оборудованные так, чтобы в них было удобно выполнять конкретные типы работ. Но при этом их решения отличаются друг от друга кардинальным образом, потому что у них совершенно разный образ жизни. Вам также необходимо продумать и найти собственное решение для организации рабочего пространства, которое будет подходить именно вам и вашему стилю ведения дел.
Адаптируйте рабочее пространство к своему стилю продуктивности
Итак, вы должны обустроить рабочее пространство в соответствии со своим стилем продуктивности.
Когда человек заходит в офис и учебную студию Кристины, у него возникает ощущение, что он знает ее давно, настолько царящая там атмосфера отражает вкусы хозяйки помещения. Кристина – эксперт в области коммуникаций, специалист по публичным выступлениям, а по стилю продуктивности – организатор. Ее офис и студия находятся в старой части города, в красивом здании бывшего пакгауза, в котором сохранились оригинальные полы из твердой древесины, стены из неоштукатуренного кирпича и высокие потолки с открытыми балками.
Когда ни зайдешь в офис Кристины, там всегда играет музыка – джаз или легкая классика, – а помещение залито теплыми лучами напольных и настольных светильников. Одна из стен окрашена в яркий синий цвет, а остальные увешаны подлинными произведениями искусства и фотографиями, на которых Кристина запечатлена с друзьями и коллегами. Сразу за дверью на столике лежат экземпляры последней книги Кристины и брошюры с информацией о ее фирме. В центре студии установлен огромный, сделанный на заказ П-образный стол, какие можно увидеть в конференц-залах. Однако его легко перенастроить для работы маленькими группами. Все кресла в офисе большие, плюшевые и очень удобные.
Рабочее пространство Кристины не только весьма функционально и в полной мере помогает ей в ежедневной работе, но и подогнано под ее основной стиль продуктивности.
Давайте, глядя на сильные стороны различных стилей продуктивности, подумаем, как их учесть при обустройстве рабочего пространства.
Действуйте проще:АДАПТИРУЙТЕ СВОЕ РАБОЧЕЕ ПРОСТРАНСТВО ДЛЯ МАКСИМАЛЬНОЙ ПРОДУКТИВНОСТИЕсли вы приоритетчикПриоритетчики умеют эффективно работать, аналитически мыслить и лаконично высказываться. Они всегда сконцентрированы на результате и действуют по-деловому, сводя идеи к самой сути и отсекая все лишнее.
Советы по оформлению пространства:
• Стремитесь к тому, чтобы все в вашем рабочем пространстве говорило: здесь трудится профессионал.
• Уберите все ненужные украшения, аксессуары и произведения искусства.
• Ищите во всем чистые, функциональные линии.
• Выбирайте мебель с простыми, четкими и тонкими формами.
• Добавьте источники яркого, мощного света.
• Поддерживайте чистоту и порядок на столе.
• Сведите к минимуму визуальный «шум».
Если вы плановикПлановики – люди организованные и практичные, у них всегда все структурировано и упорядочено. Они – выдающиеся разрешители проблем. Это означает, что они осмотрительны, консервативны и способны мастерски составлять и претворять в жизнь эффективные планы.
Советы по оформлению пространства:
• Стремитесь к тому, чтобы ваше рабочее место выглядело достаточно традиционно.
• Уберите с глаз долой все ненужные и непрактичные предметы.
• Разработайте для себя рациональную планировку с несколькими неброскими декоративными элементами.
• Поддерживайте хорошую организацию и порядок, не допускайте появления лишних предметов.
• Сведите к минимуму личные вещи, которые могут привносить визуальный «шум».
• Выбирайте подчеркнуто функциональную мебель, эстетическая привлекательность вторична.
Если вы организаторОрганизаторы настроены на сотрудничество, экспрессивны и эмоциональны. Если вы – организатор, то никогда не встречаетесь с незнакомцами – только с новообретенными друзьями. Ваше присутствие стимулирует командный труд – вы отлично умеете налаживать контакты с людьми ради выполнения поставленных задач.
Советы по оформлению пространства:
• Создайте гостеприимную, приветливую атмосферу.
• Используйте теплые цвета и мягкий свет.
• Наполните рабочее место памятными вещицами и личными фотографиями.
• Выберите аксессуары, которые придадут пространству черты вашего характера.
• Подбирайте удобную и легко перемещаемую мебель, чтобы ее можно было переставлять в случае проведения переговоров или выполнения совместных работ.