• Включите музыку, зажгите ароматическую свечу или привнесите в пространство другие элементы, которые стимулируют все пять органов чувств.
Если вы визуализаторВизуализаторы – мечтатели, они умеют мыслить масштабно, играть концепциями и наслаждаться совмещением несопоставимых данных и задач. Это означает, что креативные, инновационные идеи для них – норма. Им нравится исследовать новые горизонты, они постоянно задаются вопросом «Что далее?».
Советы по оформлению пространства:
• Продумайте внутреннее убранство так, чтобы оно получилось красочным, разнообразным и эстетически притягательным.
• Мебель выбирайте неофициальную, непарадную, нетрадиционную, не жестко структурированную.
• Украсьте помещение оригинальными предметами и произведениями искусства.
• Сделайте акцент на пространстве и свете.
• Позаботьтесь о наличии места, где можно расположиться и предаться мечтам, творчеству и генеральному планированию.
• Добавьте забавные вещицы, которыми можно полюбоваться и поиграть.
• Наполните помещение памятными для вас сувенирами и уникальными коллекциями.
Однако, как я уже неоднократно подчеркивала, многие люди сочетают в себе качества, характерные для двух и более стилей продуктивности. Вы можете обнаружить, что хотели бы совместить в своем офисе элементы дизайна, рекомендуемого для разных стилей. Так действуйте! Важно одно: чтобы рабочее место было удобным, заряжало энергией и делало вас продуктивными в любых ситуациях, какую бы работу вы ни выполняли в тот или иной момент.
Подберите и используйте тот инструментарий для организации пространства, который вам подходит
Когда мы говорим «производственная среда», мы подразумеваем не только отделку интерьера, светильники, мебель. Данное понятие включает в себя также и все организационные инструменты и канцелярские принадлежности, которые использует человек, – начиная с папок и настенных календарей и заканчивая компьютерными программами и приложениями для мобильных устройств. Весь этот инструментарий оказывает огромное влияние на вашу производительность и может работать как на, так и против вас. Однако, как и при планировке офиса, многие люди не задумываются о том, какие именно «орудия труда» им бы пригодились, и даже те, что у них есть под рукой, они не пробуют адаптировать к своим нуждам. Они просто мирятся с тем инструментарием, которым их снабжает фирма-работодатель, или продолжают применять системы, освоенные много лет назад. Так или иначе, результат один: тяжелая форма технически обусловленной сверхзанятости. Такие люди ежегодно тратят бессчетное количество часов на то, чтобы заставить нефункциональные инструменты работать на них, и в лучшем случае просто терпят поражение в этой заведомо проигранной битве.
Не следует идти на компромисс, когда речь идет об орудиях труда, якобы предназначенных для повышения продуктивности, но на самом деле не отвечающих вашим потребностям. Сегодня рынок переполнен канцелярскими принадлежностями и инструментами для организации труда, что одновременно и упрощает, и усложняет задачу поиска оптимальных для себя. Наличие такого огромного выбора способно запутать и парализовать кого угодно. (Кто бы подумал, что одних только зажимов для бумаг существует сотни видов – самой разной формы, цвета и размера?!) Но подобное обилие возможных вариантов означает также и то, что, какими бы необычными и уникальными ни были ваши предпочтения, вы наверняка найдете инструменты, идеально подходящие именно вам. Иными словами, вы сможете создать собственную рабочую систему, которая упростит ваш труд, и тогда прежние муки и проблемы покажутся вам страшным сном.
При выборе инструментов для организации труда опять-таки постарайтесь исходить из своего стиля продуктивности. У людей с разными стилями разные потребности и предпочтения, в том числе и в отношении инструментов, предназначенных для оптимизации деятельности. Давайте-ка приглядимся к различным стилям и опробуем ряд инструментов, которые могут оказаться полезными в каждом конкретном случае.
Действуйте проще:ВЫБИРАЙТЕ ИНСТРУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ БУДУТ РАБОТАТЬ НА ВАСЕсли вы приоритетчикКак подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности
Ваши инструменты должны способствовать повышению результативности труда и быть легко доступными в любое время, но при этом не загромождать пространство и не создавать визуальный «шум». Используйте свою любовь к техническим устройствам, присмотритесь к каждому имеющемуся девайсу и спросите себя: «Что еще этот гаджет может сделать для меня?». Например, найдите время и поизучайте свою почтовую программу, поэкспериментируйте с кнопками быстрого доступа и встроенными функциями для повышения эффективности, запомните самые интересные клавишные комбинации, которые способны ускорить выполнение задач. То же самое проделайте и с любимым текстовым редактором, и с программой для работы с электронными таблицами.
Полезные советы
Вы цените постоянство и последовательность, а инструменты, которые вам мало подходят, не дают вам сосредоточиться на работе. Избегайте ярких цветных пятен, отвлекающих внимание, – пусть ваши ручки, папки, зажимы для бумаги и блок-кубики со стикерами будут одного цвета. Подумайте о том, чтобы окружить себя простыми предметами светлых тонов – наверняка они будут меньше раздражать вас. Сделайте достаточно большой запас блокнотов и тетрадей в линеечку, чтобы не оказалось вдруг, что они закончились. Обзаведитесь книжными полками и картотечными шкафами и разложите в них расходные и рабочие материалы, чтобы поверхность стола всегда оставалась чистой.
Если вы плановикКак подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности
Ваши инструменты должны поддерживать вас в стремлении к структурированности и организованности и таким образом повышать вашу эффективность. Магазины канцелярских принадлежностей и офисной мебели – ваши излюбленные места для шопинга, потому что вы пылаете страстью ко всему, что способствует хорошей организации. Однако остерегайтесь привычки в избытке запасаться различными канцтоварами, такими как зажимы для бумаги, ручки, папки и тетради, потому что они будут загромождать вашу рабочую среду и скорее снижать, нежели повышать эффективность.
Полезные советы
Используйте свою врожденную любовь к организованности и постарайтесь обзавестись офисными материалами только правильного типа. Например, найдите папку подходящего размера, в которой можно хранить квитанции, и заплатите немного больше, но купите вещь из пластика, потому что она прочнее и вынесет все тяготы ваших рабочих будней. Вложитесь в высококачественные контейнеры и разделители для ящиков – они помогут вам обустроить свое рабочее пространство и упростят работу. Машинка для печати этикеток тоже может стать вашим лучшим другом – наклейте с ее помощью этикетки на все папки, контейнеры и даже полки. Плавные обводы и единообразный шрифт наклеек покажутся вам привлекательными.
Если вы организаторКак подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности
Ваш инструментарий должен нравиться вам и визуально, и тактильно. Для вас очень важно, прежде чем что-либо купить, взять это в руки, пощупать, почувствовать. Масса, толщина и фактура ручки имеют для вас значение, как, впрочем, и цвет, и вес обложки тетради. (Одна из моих коллег говорит, что обложка тетради, в которой она ведет свой генеральный TASK-перечень, на ощупь напоминает шелковое масло, и все знают, как ей нравится гладить ее.) Если вы заказываете канцелярские принадлежности по интернету, узнайте условия возврата товара, предоставляемые поставщиком, потому что когда вы возьмете покупку в руки, она вам может не понравиться.
Полезные советы
Важно, чтобы инструменты для организации труда радовали глаз. Если предмет покажется вам несимпатичным, вы не будете им пользоваться. Ищите новинки среди офисных товаров с уникальными и визуально привлекательными характеристиками. Подумайте о варианте с цветными канцелярскими принадлежностями – яркими папками, зажимами для бумаги, корзинами и контейнерами. Затем создайте себе цветовую схему, в которой документы по различным видам работ, проектов или клиентов будут оформлены в разных тонах. Ваш офисный инструментарий должен также поддерживать вашу тягу к сотрудничеству. Используйте программы типа Skype или GotoMeeting, чтобы во время разговора с коллегами, клиентами и продавцами еще и видеть их. Узнайте, какие опции для обмена файлами предоставляют ваши технологические платформы, выберите те из них, которые удовлетворяют вашему чувству прекрасного, и наслаждайтесь ими.
Как подходить к выбору инструментария для повышения продуктивности
Ваши офисные принадлежности должны оказывать вам нужную помощь, когда вы будете жонглировать идеями, изучать перспективы и фокусироваться на работе, имеющей для вас наивысший приоритет. Используйте нелинованную бумагу, нелинованные тетради, большие белые доски и цветные ручки и маркеры, чтобы наглядно представлять свои идеи и запечатлевать находки. Не забывайте поддерживать достаточно большие запасы блок-кубиков с многоцветными листочками, чтобы в любой момент можно было обклеить ими стены, двери и белые доски – это замечательный способ перенести игру с идеями в материальный мир.
Полезные советы
Держите свою работу по проекту там, где она всегда будет у вас на виду. «С глаз долой – из сердца вон» – эти слова, должно быть, сказаны о вас. Попробуйте складывать папки в цветные корзины, а не в шкаф, и используйте прозрачные пластиковые контейнеры для хранения расходных материалов.
Разнообразие предлагаемых сегодня инструментов для организации труда гарантия того, что каждый найдет те из них, которые идеально ему подходят и окажут соответствующую помощь в работе. Вопрос о том, каким именно инструментарием пользоваться, вовсе не второстепенен – орудия труда имеют большое значение для повышения нашей продуктивности. При их выборе не идите на компромисс.
Реалистично оцените возможности изменения вашего рабочего пространства
Возможно, вы уже подумали: «Безусловно, все эти стратегии адаптации рабочего пространства под себя – прекрасная идея, вот только у нас в офисе ничего трогать не разрешается, хотя мое рабочее место совершенно нефункционально. И как быть?».
Многие люди, особенно работающие в крупных корпорациях, вынуждены считаться с жестким регламентом относительно интерьера. В такой ситуации вопросы о размере и форме кабинетов и офисных ячеек, цвете их стен и типе мебели и прочего инвентаря могут быть предопределены установленными правилами. Даже те, кто трудится дома или в своих собственных фирмах, могут быть ограничены в выборе, например, необходимостью делить помещение с домочадцами или коллегами. Однако все эти обстоятельства – не повод мириться с неудобствами. Я подскажу вам несколько способов обойти ограничения, с которыми вы, возможно, безуспешно боретесь.
Если вы работаете в большой компании, сначала решите, что вам действительно необходимо изменить на рабочем месте, чтобы сделать его более функциональным, а затем обратитесь к начальству с просьбой поддержать вас. Как говорит Карин Уорнер, моя коллега и надежный партнер по бизнесу: «Не попросишь – не получишь». Ясно дайте понять, что вам никак не обойтись без определенного инструмента или изменения в обстановке, и объясните, как это скажется на вашей продуктивности. Возможно, вас ждет приятный сюрприз и ваша организация пойдет вам навстречу гораздо охотнее, чем вы предполагали.
Зина работает девелопером в компании коммерческой недвижимости. В процессе обсуждения с клиентами аренды или покупки недвижимости ей часто приходится готовить и просматривать сложные многостраничные юридические документы. Но делать это непросто, тем более что Зина должна их еще и перепроверять на предмет соответствия налоговым нормативам, законодательным актам в области имущественного права, а также предыдущим договоренностям, то есть ей одновременно необходим доступ как к самим документам, так и к другим источникам информации. Поэтому Зина решила попросить, чтобы ей поставили два больших монитора вместо одного.
Однако прежде чем сделать это, Зина убедилась, что у нее есть шансы на победу. К тому же она была самым успешным сотрудником фирмы (в последние пять лет именно она заключила все крупнейшие сделки) и надеялась, что это тоже сыграет ей на руку. А еще Зина проявила должную осмотрительность: она проверила, сколько будут стоить мониторы, и была готова подсчитать рентабельность данной инвестиции для фирмы, если руководство согласится купить их. А потому, когда Зина наконец обратилась со своей просьбой, ее с радостью выполнили.
Если вы сотрудник крупной организации, последуйте примеру Зины. Решите, что конкретно вам необходимо для успешной и продуктивной работы, будьте готовы объяснить, как и почему компания выиграет, если пойдет вам навстречу, и затем озвучьте свою просьбу.
Существует и другой способ справиться с корпоративными ограничениями в отношении рабочего пространства, а именно: проявить креативность и придумать что-то новое. Например, среди людей, обращающихся к нам за помощью, немало консультантов, которым приходится работать в офисах своих клиентов. В таких условиях они совершенно лишены возможности что-либо менять в «своем» рабочем пространстве, хотя их нередко усаживают за стол в центре большого помещения либо «ссылают» в пустующие офисные ячейки или же в маленькие темные комнатушки.
В ответ находчивые консультанты придумывают самые разные способы адаптации. Для борьбы с шумом они держат при себе наушники и надевают их, когда нужно спокойно поработать. Чтобы повысить освещенность рабочей поверхности, они приносят с собой маленькие светильники с зажимом. Изначально такие лампы предназначались для чтения книг в постели, но теперь перепозиционировались как аксессуар для ноутбуков. Один мой клиент, чья компания не разрешала вешать на стены офисов что-либо еще, кроме уже висящих там репродукций, выпущенных этой организацией, все равно нашел выход из ситуации. Он изменил предназначение красующейся на стене репродукции, превратив ее в TASK-перечень. Как? Взял белую оберточную бумагу, обрезал ее по размерам рамы «произведения искусства» и прикрепил к стеклу с помощью малярного скотча. А затем облепил бумагу разноцветными стикерами со своими задачами. «Инсталляция» получилась очень функциональной, удовлетворяла потребностям моего клиента-визуализатора и не выходила за рамки корпоративного регламента на пространственные преобразования.
Конечно, не все ограничения на физические трансформации рабочего пространства можно обойти, особенно если вы делите помещение с коллегами. Стандартная ячейка в офисах с открытой планировкой накладывает очень жесткие рамки на объем пространства и тип освещения, сидения, шкафов и рабочей поверхности. Я не советую в подобных случаях вносить масштабные изменения, особенно такие, которые чреваты последствиями для окружающих вас людей, если вы заранее не посоветовались с ними. А обсудить проблему стоит – не исключено, что они разделяют ваше недовольство, и тогда изменение производственной среды станет вашим общим проектом.
Но даже в условиях жесточайших ограничений есть ряд шагов, которые можно предпринять, чтобы улучшить свое рабочее пространство, не посягая на чужое. Например:
• Если вы не можете сменить цвет или текстуру стен или перегородок вашей офисной ячейки, попробуйте повесить пару плакатов или произведений искусства непосредственно в своей рабочей зоне и таким образом создать более благоприятную атмосферу. Предметы, которые вы выберете, могут быть совсем крохотными, ненавязчивыми. Достаточно поставить одну-две фотографии в рамочках на стол или повесить репродукцию любимой картины на стену, и вы сразу ощутите, как повышается настроение. Даже выбор более привлекательной заставки на монитор может существенно улучшить ситуацию.
• Если верхний свет кажется вам резким и безжизненным, попробуйте принести с собой небольшую настольную лампу наподобие тех, что встречаются в студенческих общежитиях. Теплый круг света на бумаге, с которой вы работаете, может оказать на вас удивительно мощный успокаивающий эффект и при этом не будет беспокоить окружающих и портить общий вид офиса.
• Если вам не нравится цвет или текстура поверхности рабочего стола, зайдите в магазин канцелярских принадлежностей и купите такую недорогую вещь, как настольный коврик-подкладка с рисунком на ваш выбор. Обновленная поверхность поспособствует изменению вашего настроения.
• Если вы вынуждены трудиться в шумной среде или под звуки раздражающей музыки, подумайте о создании комфортной зоны тишины с помощью шумопоглощающих наушников. (Но оставайтесь начеку: вы можете понадобиться коллегам или клиентам. Будьте готовы быстро снять наушники, если окружающим потребуется ваше внимание. Иначе очень скоро вы заработаете репутацию нелюдимого человека.)
Не позволяйте ограничениям, касающимся рабочего пространства, снижать вашу эффективность и продуктивность. Проявите изобретательность и сделайте так, чтобы они работали на вас, а не против вас.
Верните стены на место